Account payable (AP) adalah utang jangka pendek yang muncul karena adanya transaksi pembelian produk dari pemasok secara kredit.
Keberadaan AP sangat penting bagi bisnis karena menjadi salah satu sumber dana bagi perusahaan.
Oleh karenanya AP harus dikelola dengan bijaksana agar bisnis terus berkembang dan mempertahankan hubungan dengan pemasok maupun vendor.
Apabila AP tidak dikelola dengan baik, maka akan berdampak buruk terhadap stabilitas perusahaan Anda.
Untuk itu, artikel ini akan membahas seputar account payable untuk menambah pengetahuan akuntansi Anda.
Apa Itu Account Payable?
Account payable (AP), dikenal juga sebagai hutang usaha atau hutang dagang, adalah kewajiban jangka pendek bisnis untuk membayar pemasok atas produk dan layanan yang telah dibeli secara kredit.
Jika AP tidak dibayar dalam jangka waktu pembayaran yang disepakati dengan pemasok, hutang dianggap gagal bayar sehingga dapat memicu pembayaran denda atau bunga atau pencabutan atau pembatasan kredit tambahan dari pemasok.
Istilah account payable ini juga dapat merujuk pada departemen yang memproses hutang.
Account payable dianggap sebagai sumber kas karena memunculkan dana yang dipinjam dari pemasok.
Ketika hutang dagang dibayar, maka perusahaan harus mengeluarkan sejumlah kas sebesar utangnya.
Mengingat pertimbangan arus kas ini, pemasok memiliki kecenderungan alami untuk mendorong jangka waktu pembayaran yang lebih pendek, sementara kreditur ingin memperpanjang jangka waktu pembayaran.
Ketika bisnis kekurangan uang tunai, manajemen sering meminta keringanan agar pembayaran hutang usaha ditunda karena ini merupakan pinjaman tanpa bunga dari pemasok.
Baca juga: Mengetahui Apa Itu Hutang Jangka Panjang dan Jangka Pendek Dalam Bisnis
Contoh Account Payable
Toko pembuat kacamata trendi Optik ABC memesan bingkai baru senilai Rp. 5 juta dari pemasok grosirnya, UD. Jaya, yang mengirimkan faktur pada 15 Agustus 2022 dengan persyaratan net-30 dan tanpa diskon.
Pada tanggal terjadinya transaksi, Optik ABC akan melakukan pembukuan dengan mengkredit akun UD Jaya senilai Rp. 5 juta.
Pada tanggal 15 Septemeber 2022, Optik ABC melakukan pelunasan hutang sehingga melakukan pembukuan dengan cara mendebit UD. Jaya dan meng-kredit akun kas senilai Rp. 5 juta.
Baca juga: Akun Hutang dalam Akuntansi: Pengertian Lengkap dan Jurnalnya
Cara Mencatat Account Payable
Pencatatan kuntansi normal untuk account payable adalah dengan mendebit akun beban atau aset yang terkait dengan pembelian dan mengkredit akun hutang usaha (yang merupakan akun kewajiban).
Ketika kewajiban dibayar, entri yang digunakan adalah debit ke akun hutang (sehingga menghilangkan kewajiban) dan kredit ke akun kas (mengurangi saldo dalam akun itu).
Akuntansi ini digunakan dalam sistem pembukuan berpasangan.
Ketika hutang usaha individu dicatat, ini dapat dilakukan dalam buku pembantu hutang sehingga menjaga sejumlah besar transaksi individu dan tidak mengacaukan buku besar umum.
Sebagai alternatif, jika ada sedikit hutang, mereka dapat dicatat secara langsung dalam buku besar. Hutang usaha muncul dalam bagian kewajiban lancar dari neraca entitas.
Misalnya, Optik ABC memutuskan untuk memulai pembelian baru senilai Rp. 10 juta dari UD. Jaya dan setuju untuk membayar 50% dari biaya di muka dan sisanya akan dilunasi saat pengiriman.
Pada tanggal terjadinya transaksi, Optik ABC akan mengakui keberadaan hutang sebesar Rp. 10 juta meskipun masih membayar setengahnya.
Dan pada saat pelunasan, Optik ABC akan mendebit akun hutang usaha UD. Jaya.
Berbeda engan metode akuntansi cash-basis, perusahaan baru akan mencatat pengeluaran ketika benar-benar membayar pemasok.
Dengan begitu, pada saat tanggal transaki Optik ABC hanya melakukan pencatatan atas hutang yang telah dibayarkan (Rp. 5 juta) dan akan mencatat sisanya saat pelunasan hutang.
Baca juga: Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penjurnalannya
Account Payable Turnover
Indikator utama yang dijadikan pertimbangan adalah dengan menghitung rasio DPO
Rasio ini akan menunjukkan jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan sebuah perusahaan untuk membayar kreditur dan pemasok. Selain itu, DPO ini juga akan menunjukkan bagaimana pengelolaan arus kas bisnis Anda dan relasi dengan pemasok.
Sebelum menghitung DPO, Anda harus melakukan penghitungan account payable turnover terlebih dahulu. Adapun durasi lama waktu yang sering digunakan yakni sebulan atau kuartal.
Untuk menghitung rata-rata hutang usaha atau account payable turnover, Anda bisa menggunakan rumus berikut ini:
Utang usaha rata-rata = (saldo utang usaha awal periode – saldo utang akhir) : 2
DPO = utang usaha rata-rata : harga pokok penjualan x jumlah hari dalam periode akuntansi
Prosedur Pencatatan Account Payable
Dari sudut pandang manajemen bisnis adalah penting untuk memiliki catatan utang usaha yang akurat sehingga pemasok dibayar tepat waktu dan kewajiban dicatat secara penuh dan dalam periode waktu yang benar.
Jika tidak, pemasok akan cenderung tidak memberikan kredit dan hasil keuangan suatu bisnis mungkin salah.
Ini berarti bahwa hutang dagang harus diproses dengan tepat sesuai dengan prosedur ketat yang diikuti dengan cara yang persis sama dan setiap saat.
Prosedur ini mencakup kegiatan-kegiatan yang disebutkan di bawah ini.
Langkah 1. Terima Penagihan Pemasok
Semua faktur pemasok segera diteruskan ke departemen hutang segera setelah diterima.
Ini bisa menjadi langkah pemrosesan yang sulit karena faktur mungkin telah dikirim ke orang yang mengotorisasi pembelian atau mungkin ke anak perusahaan.
Dalam kedua kasus, harus ada persyaratan tegas bagi penerima untuk segera meneruskan faktur ke departemen hutang.
Perhatian khusus bisa dilakukan ketika faktur dikirim ke orang yang tidak lagi bekerja untuk perusahaan – mungkin melalui email; jika demikian, mungkin diperlukan pertanyaan berulang dari pemasok sebelum faktur ditemukan.
Langkah 2. Tinjau Detail Penagihan
Setiap faktur yang diterima harus diperiksa untuk memverifikasi apakah perusahaan benar-benar berhutang jumlah yang ditunjukkan serta untuk menentukan apakah itu berisi jumlah unit yang benar, harga unit, dan tanggal pembayaran.
Jika tidak, departemen hutang harus menghubungi pemasok untuk meminta agar faktur yang diperbaiki dikirim.
Departemen juga dapat membandingkan faktur dengan pesanan pembelian yang diotorisasi untuk memastikan bahwa pengiriman telah diotorisasi, dan membandingkannya dengan dokumentasi penerimaan untuk memastikan bahwa jumlah yang ditagih benar-benar diterima.
Juga, tergantung pada ambang persetujuan perusahaan, mungkin perlu untuk mendapatkan persetujuan supervisor sebelum faktur dapat dibayar.
Langkah 3. Perbarui Catatan Akuntansi
Setelah langkah sebelumnya selesai, faktur dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan, menggunakan tanggal faktur sebagai tanggal masuk.
Tanggal pembayaran didasarkan pada tanggal faktur.
Misalnya, jika faktur memiliki tanggal 1 September dan harus dibayar dalam 30 hari, maka sudah login per 1 September, sehingga sistem akuntansi akan membayarnya pada tanggal 30 September.
Langkah 4. Bayar Pemasok
Pada setiap tanggal pembayaran yang dijadwalkan, akuntan menjalankan daftar cek awal dan memeriksanya untuk memastikan bahwa semua pembayaran yang disebutkan harus dilakukan.
Jika tidak, mereka ditandai untuk dibayar di kemudian hari. Sisa pembayaran dilakukan, baik menggunakan cek atau pembayaran elektronik.
Bergantung pada kontrol yang digunakan, pembayaran ini mungkin perlu disetujui sebelum diterbitkan.
Hutang Usaha vs. Hutang Non-Utang
Hutang usaha adalah jumlah yang ditagihkan kepada perusahaan oleh pemasoknya untuk barang yang dikirim ke atau jasa yang dikonsumsi oleh perusahaan dalam kegiatan bisnis biasa.
Jumlah yang ditagih ini, jika dibayar secara kredit, dimasukkan ke dalam akun utang usaha dari perangkat lunak akuntansi perusahaan, setelah itu akan muncul dalam laporan utang usaha sampai mereka dibayar.
Setiap jumlah terutang kepada pemasok yang segera dibayar tunai tidak dianggap sebagai utang usaha, karena tidak lagi menjadi kewajiban.
Hutang non-usaha, seperti biaya yang masih harus dibayar, hutang dividen, atau hutang upah, dicatat dalam akun lain agar lebih mudah mengidentifikasinya.
Perbedaan utama antara utang usaha dan utang non-usaha adalah bahwa utang usaha biasanya dimasukkan ke dalam sistem akuntansi melalui jurnal utang usaha khusus, sedangkan utang non-usaha biasanya dimasukkan ke dalam sistem jurnal umum.
Perbedaan Antara Account Payable dan Account Receivable
Kebalikan dari account payable adalah account receivable yang merupakan kewajiban jangka pendek pelanggan yang dibayarkan kepada perusahaan.
Perbedaan penting antara keduanya adalah bahwa hutang mewakili kewajiban jangka pendek bisnis kepada pemasoknya sedangkan piutang mewakili kewajiban jangka pendek pelanggan terhadap bisnis.
Perbedaan lainnya adalah bahwa hutang diklasifikasikan sebagai kewajiban jangka pendek, sedangkan piutang diklasifikasikan sebagai aset jangka pendek.
Juga, utang usaha dicatat dengan kredit ke akun utang usaha, sedangkan piutang dicatat dengan debit ke akun piutang.
| Piutang usaha | Akun hutang |
|---|---|
| Uang yang akan diterima oleh perusahaan dari pelanggan | Uang yang harus dibayarkan kepada pemasok atau kreditur |
| Diakui sebagai aset lancar di neraca | Diakui sebagai kewajiban lancar di neraca |
| Catatan vendor | Catatan klien |
| Diakui sebagai pendapatan kecuali dihapusbukukan | Diakui sebagai kewajiban sampai dibayar |
Apakah Account Payable Merupakan Beban Bisnis?
Account payable adalah semua kewajiban lancar yang terutang kepada pemasok dan pihak lain.
Dengan demikian, hutang usaha adalah akun kewajiban dan bukan pengeluaran bisnis.
Karena perbedaan ini, utang usaha dinyatakan sebagai pos baris di bagian kewajiban lancar di neraca, sedangkan pengeluaran bisnis dimuat dalam beberapa pos di laporan laba rugi.
Kesimpulan
Demikian penjelasan seputar perbedaan account payable dan account receivable.
Dari penjelasan di atas, bisa disimpulkan bahwa AP dan AR mempunyai peran yang sangat penting bagi bisnis.
Kedua pos keuangan tersebut merupakan modal utama untuk menjaga kestabilak keuangan bisnis yang pada akhirnya berdampak pada kesuksesan bisnis Anda.
Dengan software akuntansi, perusahaan dapat meningkatkan pengelolaan hutang harian mereka dengan secara otomatis mengirim tagihan kepada pelanggan tentang faktur yang telah jatuh tempo dan meminta pembayaran segera.
Anda dapat menelusuri setiap akun, atau semua akun yang lewat jatuh tempo, untuk pelaporan yang lebih rinci tentang pelanggan, faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah jatuh tempo, dan persyaratan kredit.
Kledo merupakan software akuntansi terbaik yang bisa Anda jadikan sebagai pilihan untuk mendukung bisnis Anda.
Anda bisa memanfaatkan fitur utang dan piutang usaha yang tersedia di Kledo untuk pengelolaan keuangan yang lebih efektif dan efisien.
Dengan menggunakan Kledo, Anda tak perlu repot lagi mengirim faktur dan mengurus tagihan lainnya karena akan dikelola secara otomatisasi oleh Kledo.
Tak hanya fitur hutang dan piutang, Kledo juga mempunyai lebih dari 30 fitur akuntansi lainnya seperti invoice, purchase, manajemen stok barang, penyusunan laporan keuangan, dan fitur terbaik lainnya.
Anda bisa berlangganan menggunakan Kledo dengan harga mulai dari 129 ribu hingga 189 ribu saja. Sangat terjangkau dibandingkan software lainnya.
Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.
