Mempertahankan efisiensi departemen keuangan merupakan tantangan dan harus serius diperhatikan terus menerus, terutama bagi tim yang mengandalkan teknologi lama dan proses manual.
Kabar baiknya, kemajuan teknologi memungkinkan departemen keuangan untuk meningkatkan produktivitas dan melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit waktu. Namun, tetap saja akan ada tantangan dalam proses mengelola keuangan bisnis.
Seiring dengan meningkatnya kebutuhan untuk mendorong efisiensi, banyak tim mencari teknologi untuk mendigitalkan dan mengotomatiskan alur kerja mereka. Solusi otomatisasi pembukuan yang tepat dapat membantu departemen keuangan tidak hanya menghilangkan pekerjaan manual yang membosankan, tetapi juga merampingkan proses mereka dan tetap mematuhi peraturan yang terus berkembang.
Pada artikel kali ini, kita akan membahas cara meningkatkan efisiensi departemen keuangan dalam bisnis dan manfaat yang Anda dapatkan jika Anda melakukannya.
Apa Saja Tantangan yang Biasa Terjadi di Departemen Keuangan?
Departemen keuangan telah menghadapi berbagai hambatan dalam perekonomian yang tidak menentu. Mari kita lihat lebih dekat beberapa tantangan yang mendorong kebutuhan akan produktivitas yang lebih besar:
1. Kemampuan untuk mempekerjakan staf yang berkualitas
Menemukan dan mempertahankan profesional keuangan yang berkualitas dapat menjadi tantangan seiring dengan meningkatnya permintaan akan keahlian khusus. Hal ini menjadi tantangan utama bagi departemen keuangan pada tahun 2023 karena banyak karyawan yang berpindah pekerjaan dan karier akiba Resign besar-besaran. Bahkan jika sebuah organisasi berhasil menemukan talenta terbaik, masalah anggaran sering kali menghalangi.
2. Inflasi
Inflasi dan suku bunga meroket pada tahun 2023 dan di tahun ini, memberikan tekanan tambahan pada departemen keuangan untuk meningkatkan efisiensi di seluruh operasi mereka.
Faktanya, Deloitte mencatat bahwa inflasi merupakan salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh CFO, dengan 62% dari mereka yang disurvei setuju bahwa ini bukan waktu yang tepat bagi perusahaan untuk mengambil risiko.
Inflasi dapat berdampak signifikan terhadap kesehatan keuangan organisasi, mempengaruhi pendapatan dan pengeluaran.
3. Melakukan lebih banyak tugas dengan sedikit waktu
Departemen keuangan sering kali harus mempertahankan atau meningkatkan kinerja mereka saat menghadapi kendala anggaran dan tekanan untuk mengurangi biaya.
Dengan adanya hiring freeze dan pemotongan anggaran, wajar jika 59% pemimpin keuangan mengatakan bahwa melakukan tugas lebih banyak dengan lebih sedikit waktu adalah masalah utama bagi tim finance dalam iklim ekonomi saat ini.
Baca juga: Tips Mengelola Akun Utang Usaha yang Terlalu Banyak
8 Cara untuk Meningkatkan Efisiensi di Departemen Keuangan
Meningkatkan efisiensi tetap menjadi prioritas utama bagi departemen keuangan dalam menghadapi tantangan talenta dan kendala keuangan saat ini.
Jadi, bagaimana Anda dapat meningkatkan produktivitas departemen keuangan ketika sumber daya terbatas? Berikut adalah delapan langkah untuk menjaga agar operasional tetap berjalan lancar setiap saat:
1. Terapkan digitalisasi
Digitalisasi adalah kekuatan transformatif yang membentuk kembali industri keuangan. Namun, meskipun mayoritas pemimpin keuangan setuju bahwa transformasi digital mendisrupsi industri ini, banyak yang tidak yakin harus memulai dari mana.
Kurangnya talenta khusus dan masuknya teknologi inovatif yang telah kita lihat dalam beberapa tahun terakhir tidak membuat transformasi digital menjadi lebih mudah.
Kabar baiknya, digitalisasi tidak harus terjadi dalam semalam. Pertimbangkan area pengelolaan keuangan Anda yang akan menghasilkan nilai paling besar jika didigitalisasi.
Anda bisa menggunakan software akuntansi untuk pengelolaan pembukuan dan keuangan bisnis yang lebih mudah dan praktis. Salah satu software akuntansi yang memiliki fitur lengkap dan mudah digunakan adalah Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia. Jika tertarik, Anda bisa mencoba Kledo untuk meningkatkan efisiensi kerja departemn keuangan Anda secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
2. Kurangi human error
Human error seperti pembayaran ganda atau keterlambatan pembayaran dapat menjadi mahal dan memakan waktu untuk memperbaikinya.
Pertimbangkan untuk menggunakan solusi otomatis yang menyederhanakan persetujuan faktur dan menghilangkan potensi kesalahan manusia.
Banyak dari solusi ini juga memusatkan pengumpulan faktur dan meningkatkan alur kerja pemrosesan pembayaran. Menerapkan praktik terbaik seperti referensi silang faktur dengan catatan pembayaran juga dapat membantu meminimalkan kesalahan.
Baca juga: 20 KPI dan Metrik yang Harus Diperiksa CFO Bisnis
3. Memastikan akurasi data
Akurasi data sangat penting untuk semua aspek keuangan, mulai dari penganggaran hingga pelaporan. Data yang akurat mengurangi kemungkinan kesalahan yang merugikan dan memastikan keputusan keuangan Anda didasarkan pada informasi yang dapat diandalkan.
Hasilnya, Anda memastikan peramalan arus kas yang lebih baik dan meningkatkan penutupan akhir bulan, audit, dan kepatuhan.
4. Berinvestasi dalam tools pelaporan yang baik
Meningkatkan kemampuan pelaporan Anda sangat penting untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dan proses keuangan yang efisien. Alat pelaporan memberi Anda wawasan waktu nyata sehingga Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan membuat keputusan berdasarkan data.
Tools ini juga memberdayakan Anda untuk secara proaktif mengatasi tantangan keuangan dan mengoptimalkan alokasi sumber daya untuk manajemen keuangan yang lebih efektif dan gesit.
5. Mempermudah persetujuan faktur
Alur kerja persetujuan faktur yang efisien sangat penting untuk mencegah kemacetan dan menyederhanakan operasi keuangan.
Memanfaatkan proses dan solusi approval faktur yang mudah seperti yang ada pada Kledo memungkinkan Anda untuk merutekan faktur ke stakeholders yang sesuai untuk ditinjau, memastikan pemantauan dan pelacakan yang lancar. Hal ini mempercepat siklus persetujuan, menjamin faktur diproses secara tepat waktu.
Baca juga: 7 Alasan Pentingnya Menggunakan Software Cloud Based Invoice
6. Minimalisir risiko keamanan
Mengurangi risiko keamanan keuangan adalah hal yang terpenting dalam menjaga kesehatan keuangan organisasi Anda. Untuk memerangi fraud faktur, sangat penting untuk menerapkan mekanisme deteksi fraud yang ketat dan mengedukasi karyawan tentang potensi tindakan fraud.
Mengidentifikasi tindakan fraud yang dilakukan vendor memerlukan pendekatan proaktif yang melibatkan uji tuntas menyeluruh dan pemantauan hubungan secara teratur.
Penipuan Business Email Compromise (BEC) adalah risiko keamanan umum lainnya bagi tim keuangan. Memahami karyawan mana yang paling sering menjadi sasaran serangan BEC dapat membantu Anda memberikan pelatihan kesadaran keamanan siber yang disesuaikan untuk memastikan karyawan di semua tingkatan diperlengkapi untuk mengenali dan menggagalkan serangan BEC.
7. Berinvestasi dalam proses paperless
Bertransisi ke proses pengelolaan keuangan tanpa kertas meminimalkan kebutuhan dokumen manual dan mempercepat siklus pengambilan dan persetujuan dokumen.
Selain itu, hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan yang terkait dengan sistem berbasis kertas tradisional. Beralih ke prosedur tanpa kertas akan menghemat biaya dan meningkatkan produktivitas, sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu dan sumber daya untuk didedikasikan pada tugas-tugas yang memiliki nilai tambah.
8. Mengotomatiskan seluruh proses pengelolaan keuangan
Teknologi otomatisasi pengelolaan keuangan mencakup pengambilan faktur, alur kerja persetujuan, pemrosesan pembayaran, pembuatan laporan keuangan dan rekonsiliasi.
Mengotomatiskan tugas-tugas ini mengurangi entri data manual, meminimalkan risiko kesalahan, dan mempercepat seluruh siklus kerja departemen keuangan. Hal ini menghasilkan penghematan biaya dan memungkinkan Anda untuk mengalihkan fokus ke analisis keuangan strategis dan pengambilan keputusan – dan menjauh dari tugas-tugas administratif rutin.
Baca juga: 10 Metrik Untuk Mengukur Efisiensi Keuangan Bisnis & Rumusnya
Proses yang Dapat Diotomatisasi dalam Departemen Keuangan
- Proses harian – Software akuntansi seperti Kledo, memiliki banyak kemampuan otomatisasi bawaan sebagai standar. Beberapa proses harian yang dapat diotomatisasi termasuk menarik feed bank dan mencatat transaksi pembukuan.
- Akhir Bulan – Jurnal berulang, posting daftar aset tetap, dan konsolidasi grup dapat merampingkan alur kerja akhir bulan.
- Penghitungan Pajak – Sebagian besar penghitungan pajak dapat dilakuakan melalui software akuntansi, sehingga tidak perlu lagi menghitung secara manual. Setiap bulan Anda bisa memantau besaran pajak yang harus Anda bayar berdasarkan transaksi yang terjadi.
- Pengelolaan utang – Menggunakan alat otomatisasi utang yang terintegrasi langsung secara menyeluruh membantu memenuhi seluruh siklus pencatatan utang, mulai dari membuat invoice, pengingat pembayaran, menerima pembayaran, mencatat pembayaran di laporan keuangan, dan rekonsiliasi pembayaran.
- Payroll – Otomatisasi penggajian dapat ditingkatkan dengan mengintegrasikan secara langsung dengan software payroll untuk menghitung pajak, gaji bersih karyawan, dan memetakan data jurnal secara otomatis. Dengan Kledo misalnya, Anda bisa dengan mudah melakukan integrasi dengan software payroll Gajihub.
- Pembuatan faktur -Mulai dari pembuatan sampai penagihan, dengan otomatisasi Anda bisa menghemat waktu dan menerima pembayaran lebih cepat dengan berbagai metode pembayaran bagi pelanggan Anda.
Baca juga: 7 Masalah Departemen Keuangan dan Juga Solusi Mengatasinya
Manfaat Efisiensi Bagi Departemen Keuangan
Memudahkan staf keuangan Anda
Otomatisasi membebaskan waktu yang dihabiskan staf keuangan untuk melakukan tugas-tugas manual yang tidak bernilai tambah dan berulang-ulang. Sebaliknya, waktu mereka dapat digunakan untuk menganalisis data perusahaan secara real-time untuk membantu pengambilan keputusan dengan lebih baik dan pada akhirnya menjadi lebih terlibat dalam mendorong strategi bisnis secara keseluruhan.
Tugas-tugas yang lebih tinggi ini akan melibatkan anggota tim keuangan, membantu mereka mengembangkan karier, dan meminimalkan kemungkinan mereka keluar untuk bergabung dengan pesaing.
Kolaborasi antar aepartemen lebih baik
Efisiensi dari otomatisasi menciptakan peluang menarik bagi bagian keuangan untuk bekerja di seluruh bisnis, bukan hanya sebagai fungsi yang terkotak-kotak. CFO harus mendorong tim mereka untuk bekerja sama dengan kolega di semua departemen, mengedukasi mereka tentang bagaimana keuangan berdampak pada peran mereka, dan menyusun anggaran dan prakiraan yang lebih akurat dengan berkolaborasi.
Baca juga: 10 Strategi Manajemen Arus Kas untuk Stabilitas Keuangan Bisnis
Kemitraan bisnis menjadi lebih baik
Efisiensi otomatisasi dalam proses pengelolaan keuangan dan utang Anda juga dapat membantu mempertahankan dan meningkatkan hubungan bisnis Anda dengan pemasok dan mitra.
Selain mengotomatiskan proses pembayaran yang menguntungkan tim keuangan dan bisnis secara keseluruhan, proses ini juga merampingkan pengalaman pembayaran pemasok Anda.
Pembayaran yang cepat, andal, dan bebas dari kesalahan, serta kemampuan layanan mandiri (tergantung pada solusi), membantu memperkuat kepercayaan, sehingga kemungkinan besar mereka ingin terus bekerja sama dengan Anda, dan mengurangi jumlah pertanyaan yang masuk terkait pembaruan dan status pembayaran.
Keberlanjutan
Bisnis Anda akan menjadi lebih berkelanjutan karena kontrol yang lebih ketat terhadap saldo kas dan potensi untuk mendapatkan keuntungan jika Anda masih merugi. Hal ini akan mengurangi tingkat kerugian Anda dan memberi Anda waktu yang lebih lama untuk bernegosiasi dan mengakses putaran pendanaan baru.
Selain itu, otomatisasi memastikan data keuangan bisnis Anda selalu diperbarui sehingga pemimpin keuangan dapat membuat keputusan berwawasan ke depan berdasarkan apa yang terjadi saat ini, bukan apa yang terjadi di masa lalu. Sebagai contoh, hal ini dapat mencakup visibilitas yang lebih baik pada saldo kas masa depan dan wawasan tentang perubahan kondisi pasar, baik itu peluang atau ancaman.
Baca juga: Melakukan Planning, Budgeting, dan Forecasting Keuangan Bisnis
Pada Intinya…
Meningkatkan alur kerja dan menggunakan otomatisasi di seluruh departemen keuangan sangat penting dalam mencapai penghematan biaya, memenuhi tujuan keuangan, dan memastikan organisasi Anda dapat beradaptasi dan berkembang dalam lingkungan bisnis yang terus berkembang.
Berinvestasi pada alat yang tepat dan merangkul digitalisasi serta otomatisasi pengelolaan keuangan dapat meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kinerja keuangan Anda secara keseluruhan.
Jika Anda mencari alat untuk meningkatkan efisiensi dalam proses manajemen keuangan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur lengkap dan harga terjangkau.
Hanya dengan 5000 rupiah perhari, Anda bisa mendapatkan fitur akuntansi terlengkap, manajemen persediaan yang mudah, rekonsiliasi transaksi otomatis, dan masih banyak lagi.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis - 18 September 2024
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024