Manajemen invoice yang efektif adalah dasar dari kesehatan dan efisiensi keuangan organisasi. Sebagai komponen penting dari alur kerja utang usaha, proses manajemen invoice yang baik memastikan bahwa faktur dicatat, disetujui, dan dibayarkan secara akurat dan tepat waktu, yang secara langsung berdampak pada arus kas dan hubungan dengan pemasok.
Dengan mendigitalkan dan mengotomatiskan tugas-tugas seperti pencatatan faktur dan penjadwalan pembayaran, tim keuangan dapat merampingkan operasi keuangan mereka sambil meminimalkan kesalahan dan mendapatkan visibilitas ke dalam kesehatan keuangan mereka.
Salah satu yang bisa dilakukan dalam mengoptimalkan proses manajemen invoice, adalah menggunakan sistem otomatis seperti software akuntansi online untuk membuat dan mencatat setiap invoice atau faktur yang sudah dibayar.
Jika Anda ingin mengetahui cara mengoptimalkan manajemen invoice dalam bisnis. Anda bisa membaca artikel ini sampai selesai.
Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Invoice?
Manajemen invoice atau faktur mengacu pada pendekatan organisasi dalam menangani faktur yang masuk dari pemasok. Proses ini mencakup seluruh siklus pengelolaan faktur, mulai dari penerimaan dan pencatatan hingga persetujuan dan pembayaran.
Proses manajemen faktur yang efektif membantu organisasi mencatat, menyetujui, dan membayar faktur tepat waktu, yang mendukung kesehatan keuangan dan hubungan dengan pemasok.
Mengenal manajemen invoce tradisional
Manajemen invoice tradisional melibatkan proses manual, termasuk menerima dan mengarsipkan faktur kertas. Tim juga harus memastikan bahwa data faktur akurat dan menindaklanjuti dengan pengambil keputusan untuk mendapatkan persetujuan atas pembelian tersebut.
Manajemen faktur tradisional memakan waktu dan biaya. Kekurangan akuntansi dapat memperburuk tantangan ini jika perusahaan tidak berinvestasi dalam alur kerja digital.
Baca juga: 7 Tips Meningkatkan Efisiensi Pembayaran Vendor dalam Bisnis
Tantangan dalam manajemen invoice tradisional
Ada beberapa tantangan yang terkait dengan manajemen faktur tradisional, termasuk:
- Proses manual: Proses manual menjadi penghalang bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas di departemen keuangan mereka. Proses-proses ini juga dapat mengurangi visibilitas terhadap status pembayaran, yang mengakibatkan pembayaran ganda atau membuat pemasok frustrasi.
- Kemungkinan human error: Proses manual lebih rentan terhadap kesalahan manusia, yang dapat menyebabkan masalah keamanan, keterlambatan pembayaran, dan hubungan dengan vendor yang tegang. Kesalahan-kesalahan ini dapat memakan biaya yang besar bagi organisasi untuk diatasi dan diperbaiki.
- Kekurangan akuntansi: Indonesia sedang menghadapi kekurangan tenaga akuntansi, sehingga perusahaan dipaksa untuk melakukan lebih banyak hal dengan sumber daya yang lebih sedikit. Namun, 58% organisasi yang telah menggunakan otomatisasi akuntansi mencatat bahwa mereka telah mampu meningkatkan atau mempertahankan jumlah faktur yang diproses tanpa staf tambahan.
Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Invoice Otomatis?
Manajemen invoicr otomatis adalah proses digitalisasi yang terkait dengan pembayaran faktur.
Otomatisasi mengurangi kesalahan yang terjadi dalam proses pembayaran faktur sekaligus merampingkan alur kerja karyawan. Hasilnya, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya perusahaan dengan lebih baik untuk tugas-tugas yang lebih strategis.
Baca juga: Akuntansi dan ChatGPT: 12 Hal yang Bisa Anda Lakukan
Langkah-langkah Apa yang Terjadi dalam Manajemen Faktur?
Langkah-langkah utama dalam proses manajemen faktur meliputi:
Penerimaan dan pengambilan faktur
Langkah pertama dalam proses manajemen faktur adalah menerima dan mengekstrak data faktur. Anda dapat melakukan ini secara manual atau melalui solusi pengelolaan faktur otomatis yang mengekstrak data dari faktur dan memasukkannya ke dalam sistem akuntansi Anda.
Persetujuan faktur
Setelah mengekstrak data faktur, faktur harus diteruskan ke peninjau yang sesuai untuk disetujui. Alur kerja persetujuan faktur biasanya melibatkan banyak pemangku kepentingan, namun dapat disederhanakan melalui otomatisasi untuk tinjauan dan persetujuan yang lebih tepat waktu.
Baca juga: Invoice Approval: Tahapan, Tantangan dan Tips Mengelolanya
Otorisasi pembayaran
Setelah disetujui, faktur pindah ke tahap otorisasi pembayaran. Di sini, Anda dapat memverifikasi detail faktur dan mengotorisasi pembayaran, memastikan kepatuhan terhadap kontrol internal dan batasan anggaran.
Eksekusi pembayaran
Langkah terakhir dalam proses manajemen faktur adalah eksekusi pembayaran. Anda dapat melakukan pembayaran menggunakan berbagai metode, seperti transfer dana, VA, atau opsi pembayaran pilihan pemasok Anda. Mengotomatiskan langkah ini sangat penting untuk memastikan pembayaran tepat waktu dan akurat.
Mengapa Manajemen Invoice itu Penting?
Manajemen invoice yang efektif sangat penting untuk beberapa alasan, mulai dari mendapatkan wawasan tentang arus kas hingga meningkatkan efisiensi di seluruh operasi keuangan Anda.
Mengelola faktur dengan baik dapat membuat karyawan lebih produktif sekaligus mengurangi kesalahan.
Selain itu, banyak CFO yang memprioritaskan transformasi digital di seluruh organisasi mereka, dengan banyak perusahaan yang mencatat utang usaha sebagai prioritas utama untuk diotomatisasi karena sifatnya yang manual.
Baca juga: Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis
Manfaat Manajemen Invoice Otomatis
Ada beberapa manfaat dari mengotomatiskan manajemen faktur. Terus gulir untuk mengetahui apa saja manfaatnya.
Wawasan yang lebih baik tentang perkiraan arus kas
Proses manajemen faktur yang efisien memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap arus kas Anda. Dengan melacak invoicr dan pembayaran secara akurat, Anda dapat memperkirakan kebutuhan keuangan Anda dengan lebih efektif, menghindari kekurangan uang tunai, dan mengoptimalkan modal kerja.
Hubungan yang lebih baik dengan pemasok
Pembayaran yang tepat waktu dan akurat menumbuhkan kepercayaan dan keandalan dalam hubungan dengan pemasok. Menurut riset intenal kami, 86% manajer keuangan percaya bahwa hubungan dengan pemasok sangat penting di era sekarang.
Memberikan pembayaran tepat waktu secara konsisten kepada pemasok membantu memperkuat kemitraan ini, yang dapat menghasilkan persyaratan dan kerja sama yang lebih baik di masa depan.
Baca juga: 7 Alasan Pentingnya Menggunakan Software Cloud Based Invoice
Meningkatkan efisiensi
Merampingkan proses manajemen faktur mengurangi kesalahan manual dan beban administratif, sehingga anggota tim dapat fokus pada tugas yang lebih strategis. Peningkatan efisiensi dalam utang usaha juga dapat menghasilkan waktu pemrosesan yang lebih cepat dan mengurangi biaya operasional.
Mengurangi fraud
Sistem manajemen invoicr yang tepat akan secara otomatis memiliki otorisasi ketat dan memeriksa ulang informasi faktur dengan data vendor. Lapisan kontrol ekstra ini dapat membantu melindungi perusahaan dari berbagai skema pembayaran, seperti penipuan faktur dan penipuan vendor.
Pelaku kejahatan semakin canggih dan memanfaatkan skema penipuan yang berbeda untuk mencuri dana dari perusahaan. Faktanya, 80% organisasi mencatat bahwa mereka mengalami serangan atau percobaan penipuan pada tahun 2023, yang mana 15% lebih tinggi dari tahun sebelumnya.
Dalam kasus-kasus di mana penipuan berhasil, 30% organisasi mengatakan bahwa mereka tidak dapat memulihkan dana yang hilang. Alat manajemen invoice dapat membuat kontrol internal menjadi lebih kuat, sekaligus mengurangi kerugian yang terkait dengan upaya penipuan.
Meningkatkan kesiapan audit
Audit adalah upaya yang memakan waktu dan mahal. Semakin siap organisasi untuk proses ini, semakin cepat proses tersebut dapat difasilitasi. Sistem manajemen faktur memudahkan untuk mengakses informasi penting tanpa harus memilah-milah file dan email secara manual.
Meningkatkan skalabilitas
Manajemen invoicr otomatis memudahkan bisnis untuk mengukur alur kerja hutang dagang mereka. Sebagai hasilnya, anggota tim dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk inisiatif strategis seperti optimalisasi pembayaran dan analisis utang piutang usaha.
Baca juga: Cara Atasi Invoice Tidak Terbayar dan Dampaknya Pada Arus Kas
6 Tips Terbaik untuk Meningkatkan Manajemen Faktur
Anda dapat secara signifikan meningkatkan proses manajemen faktur organisasi Anda dengan mendigitalkan dan mengotomatiskan tugas-tugas utama. Di bawah ini adalah enam praktik terbaik yang dapat Anda terapkan hari ini.
Fokus pada data yang akurat dalam pencatatan faktur
Pencatatan faktur yang akurat menjadi dasar bagi manajemen faktur yang efektif. Menerapkan solusi otomatis memungkinkan Anda mengekstrak data faktur secara akurat, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses.
Dengan menghilangkan entri data manual selama pengambilan faktur, solusi ini meningkatkan efisiensi dan memungkinkan tim Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan bernilai lebih tinggi.
Selain itu, pengambilan dan pembuatan faktur otomatis memberikan visibilitas waktu nyata terhadap status faktur, sehingga meningkatkan kemampuan Anda dalam mengelola arus kas dan membuat keputusan keuangan yang tepat.
Mendigitalkan proses
Beralih dari proses manual berbasis kertas ke manajemen invoice digital secara signifikan meningkatkan efisiensi. Faktur digital lebih mudah disimpan, dilacak, dan diproses, sehingga mengurangi kebutuhan penyimpanan fisik dan meminimalkan risiko kehilangan dokumen.
Digitalisasi juga meningkatkan aksesibilitas, sehingga tim Anda dapat mengambil dan mengelola faktur dari mana saja. Hasilnya, Anda dapat mendorong proses AP yang lebih fleksibel dan responsif.
Jika ingin men-digital-kan proses pembuatan dan pencatatan invoice yang terintegrasi dengan sistem akuntansi seperti Kledo yang bisa dicoba secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: E-Invoice: Pengertian, Manfaat, Standar, Bedanya dengan Invoice Digital
Integrasi dengan sistem ERP
Mengintegrasikan sistem manajemen faktur Anda dengan sistem ERP menciptakan alur kerja yang lebih lancar dengan menghilangkan silo data. Sinkronisasi dua arah mendukung aliran data yang lancar antara kedua sistem, mempertahankan satu sumber kebenaran dan mengurangi perbedaan data.
Integrasi ini juga meningkatkan akurasi data dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam operasi keuangan Anda, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan manajemen sumber daya yang lebih efisien. Selain itu, integrasi ini juga menyederhanakan upaya pelaporan dan kepatuhan, memastikan semua data keuangan terbaru dan mudah diakses.
Membuat dokumen mudah diakses
Sistem manajemen dokumen yang efektif menyimpan file di lokasi yang terpusat, sehingga memungkinkan personel yang berwenang dapat dengan mudah mengakses dokumen yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Sistem ini meningkatkan transparansi dan memungkinkan penyelesaian cepat atas setiap sengketa atau pertanyaan yang terkait dengan faktur.
Dengan memusatkan penyimpanan dokumen dan memungkinkan akses yang aman, sistem manajemen dokumen meningkatkan kolaborasi di seluruh departemen dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan. Manfaat-manfaat ini pada akhirnya menumbuhkan proses pengelolan keuangan yang lebih efisien dan akuntabel.
Baca juga: Barang Sudah Dikirim, Tapi Invoice Telat Dibayar? Coba Solusi Ini!
Jadwalkan pembayaran di muka
Jika memungkinkan, Anda bisa menjadwalkan pembayaran di awal, sehingga memudahkan pembayaran kepada vendor tepat waktu dan dalam format yang mereka inginkan.
Pendekatan proaktif ini membantu menjaga hubungan pemasok yang baik dan menghindari denda keterlambatan pembayaran.
Menjadwalkan pembayaran di awal juga membantu manajemen arus kas yang lebih baik dengan memungkinkan Anda merencanakan dan mengalokasikan dana secara lebih efektif, memastikan stabilitas dan prediktabilitas keuangan.
Berinvestasi dalam otomatisasi keuangan
Otomatisasi keuangan yang menyeluruh menyederhanakan manajemen faktur, mulai dari pembuatan faktur hingga eksekusi pembayaran. Otomatisasi mengurangi intervensi manual, meminimalkan kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi.
Otomatisasi pencatatan keuangan memberikan wawasan real time tentang status keuangan Anda, memungkinkan forecasting yang lebih akurat dan perencanaan keuangan strategis. Investasi strategis dalam solusi otomatisasi keuangan pada akhirnya membebaskan waktu tim Anda untuk fokus pada tugas-tugas bernilai tambah, mendorong produktivitas dan pertumbuhan.
Baca juga: Disputed Invoices: Pengertian, Penyebab, dan Solusi
Kesimpulan
Meningkatkan proses manajemen invoice Anda sangat penting untuk menjaga kesehatan keuangan dan efisiensi operasional. Anda dapat mengubah operasi pengelolaan keuangan Anda dengan memprioritaskan praktik terbaik seperti pengambilan data yang akurat, digitalisasi, integrasi akuntansi, dan otomatisasi.
Solusi otomatisasi akuntansi Kledo yang komprehensif dapat membantu Anda mencapai proses manajemen invoice yang lancar dan efisien dengan fleksibilitas untuk berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda. Pelajari bagaimana Kledo dapat membantu Anda secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mengoptimalkan Manajemen Invoice dalam Bisnis - 26 September 2024
- 7 Tips Meningkatkan Efisiensi Pembayaran Vendor dalam Bisnis - 24 September 2024
- Digitalisasi Akuntansi Melalui Pelatihan dan Sertifikasi Kledo x IPB - 23 September 2024