Jika Anda bekerja di bidang akuntansi atau di bidang keuangan, Anda sering merasa seperti memiliki kunci “semesta” dengan semua data yang diperlukan di ujung jari Anda, begit juga dengan masalah dalam departemen keuangan itu sendiri.
Departemen keuangan adalah salah satu dari sedikit departemen yang memiliki pandangan terhadap kesehatan perusahaan secara keseluruhan – masa lalu, sekarang, dan masa depan.
Namun, ironisnya, bagian keuangan memiliki tanggung jawab fidusia untuk membantu perusahaan berjalan, sering tidak memiliki alat, data, atau talenta untuk menjalankan departemen mereka sendiri dengan sukses, dan disinilah masalah bermula.
Departemen keuangan mungkin memiliki kunci, namun sebagian besar tim keuangan harus memiliki dan mengelola alat, data, dan talenta di depertemen mereka sendiri. Akan jadi masalah jika tim keuangan masih beroperasi dengan data lama, alat lama, dan talenta yang tidak berkompeten
Apa yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan adalah secara aktif mengembangkan talenta keuangan mereka dengan budaya yang mengutamakan data yang menggunakan analitik untuk membangun wawasan tentang bisnis dan pasar mereka.
Lalu apa saja masalah yang biasanya ada dalam departemen keuangan dan bagaimana solusi menangani semua ini? Pada artikel ini kami akan membahasnya secara lengkap dan mendalam.
Apa yang Bisa Dilakukan Tim Keuangan Anda di Masa Depan untuk Organisasi yang Lebih Baik?
Kita tahu bahwa perusahaan yang maju ke depan memiliki volume, kecepatan, dan variasi data yang lebih besar. Namun, bagi mereka yang beroperasi dengan talenta lama, data lama, dan alat lama, hal yang “lebih besar” itu terlalu berat untuk ditangani untuk menjelajah ke perbatasan baru.
Berikut adalah tujuh tantangan yang dihadapi tim keuangan saat mereka mencoba melewati batas baru tersebut dan bagaimana cara mengatasinya. Saat Anda meninjau masing-masing tantangan, perhatikan bagaimana tim Anda menghadapi tantangan tersebut.
1. Proses Keuangan yang Tidak Terhubung
Kami akan menjelaskan secara gamblang: Proses pengelolaan keuangan umum sering kali terputus ketika masuk ke dalam proses penganggaran dan perencanaan. Bagian keuangan mencoba meramalkan apa yang akan terjadi dengan bertindak sebagai pengganti organisasi untuk melakukan penganggaran daripada melibatkan bagian produksi, operasi, rencana produksi, dan personil penjualan yang sesuai.
Selain itu, alat bantu yang digunakan departemen keuangan membatasi jangkauan siapa saja yang berpartisipasi dalam proses perencanaan. Meskipun akan lebih baik jika melibatkan fungsi-fungsi lain, alat bantu yang kuno memaksa tim keuangan untuk bertindak sendiri.
Mereka adalah satu-satunya yang mengetahui seluk beluk sistem; mereka tidak ingin membebani “tim lapangan” dan akan lebih mudah jika departemen keuangan melakukannya sendiri.
Bagaimana solusi atas masalah departemen keuangan ini?
Menyatukan penganggaran dan perencanaan dengan melibatkan lebih banyak orang. Dengan berkolaborasi dengan fungsi dan departemen lain, hal ini akan menghasilkan skenario yang lebih realistis.
Kemudian, departemen keuangan dapat mengevaluasi masing-masing dengan pandangan yang lebih rinci dan menarik para ahli untuk menyempurnakan dan terus membuat rencana.
Baca juga: Terminal Growth Rate: Pengertian, Rumus dan Cara Hitungnya
2. Kurangnya Visibilitas Terhadap Pos Pengeluaran Utama Bisnis
Deartemen keuangan sering kali merasa eksklusif atau sebaliknya, dan akibatnya tidak dapat berkolaborasi secara efektif dengan unit bisnis lain untuk menentukan dan menciptakan visibilitas pos pengeluaran utama.
Banyak depatemen keuangan kehilangan kesempatan untuk menghubungkan pos pengeluaran apa yang penting bagi departemen dan fungsi lain. Banyak tim yang memasukkan angka-angka yang disetahunkan untuk memperkirakan anggaran atau perkiraan.
Mereka mungkin sesekali mengubah dan membuat tren data dari waktu ke waktu. Hal ini tidak cukup baik untuk sebagian besar bisnis. Hal ini hanya memberikan sedikit wawasan dan tidak memberikan pandangan ke depan yang berharga dan dapat ditindaklanjuti.
Bagaimana solusi atas masalah departemen keuangan ini?
Beralih ke pendekatan business-driver approach dan kumpulkan data yang lebih rinci. Hal ini memungkinkan departemen keuangan menjalankan lebih banyak skenario dan menguji hipotesis.
Bagaimana jika tarif dinaikkan? Bagaimana jika biaya manfaat naik? Apa pengaruhnya terhadap biaya tenaga kerja? Hasilnya, bagian keuangan melacak lebih banyak faktor dalam rencana perusahaan, bukan lebih sedikit, dan mengarah pada hasil yang lebih baik dan lebih fleksibel yang dapat menjalankan jumlah skenario dan membuat rencana untuk menjalankan skenario “what if” yang lebih baik.
Baca juga: 9 Metode Penilaian Perusahaan. Ada yang Cocok Buat Usahamu?
3. Waktu yang Panjang untuk Perencanaan, Prakiraan, dan Pelaporan
Sebagian besar tim membuat anggaran tahunan yang terlalu tinggi, jarang sekali ada yang membuat anggaran yang terlalu rendah, dan dalam sejarah, hanya segelintir tim yang berhasil melakukannya dengan tepat.
Mencoba menemukan angka yang sempurna sama saja dengan mencari jarum di tumpukan jerami.
Kebanyakan bisnis melakukan ini seperti acara tahunan, tidak lebih. Tim mengaturnya dan melupakannya, hanya mengecek untuk memantau kemajuan.
Baca juga: 10 Metrik Untuk Mengukur Efisiensi Keuangan dan Rumusnya
Bagaimana solusi atas masalah departemen keuangan ini?
Alih-alih menetapkan dan melupakan, perusahaan dapat secara konstan dan terus menerus merencanakan dan menyempurnakan angka-angka ke depan.
Mereka dapat menggunakan history dan informasi terkini untuk mendapatkan skenario rencana secara alami. Perlu diingat, baik perencanaan satu kejadian maupun perencanaan berkelanjutan membutuhkan perawatan dan manajemen berkelanjutan.
Setiap siklus membutuhkan input yang tepat pada tingkat yang tepat untuk mendapatkan hasil yang tepat. Mencoba memprediksi masa depan dapat menjadi pekerjaan yang berat, namun akan bermanfaat jika memungkinkan organisasi mengalokasikan sumber daya secara lebih proaktif dan melakukan koreksi saat pasar berubah, bukannya setelah kekuatan pasar berubah.
Baca juga: 10 Strategi Manajemen Arus Kas untuk Stabilitas Keuangan Bisnis
4. Lambatnya Adopsi Perubahan dalam Perencanaan dan Analisis
Orang tidak suka perubahan. Biasa dan sederhana itulah yang mereka suka. Di dalam kebanyakan bisnis yang sedang mengalami transisi Anda akan mendengar salah satu dari yang berikut ini:
- Kedengarannya seperti pekerjaan tambahan.
- Wow, kedengarannya berisiko.
- Kami selalu melakukannya dengan cara ini.
- Sudah butuh banyak waktu untuk membuat rencana. Bukankah ini akan memakan waktu lebih lama
Perusahaan meluncurkan produk baru setiap saat. Website meluncurkan pembaruan. Dengan cara yang sama, departemen keuangan perlu mengubah dan memperbarui teknik yang mereka gunakan untuk mengelola perusahaan saat beradaptasi.
Bagaimana solusi atas masalah departemen keuangan ini?
Membuat rencana dengan cara yang saling melengkapi dan dengan cara yang berbeda menggunakan teknik dan analisis driver-based akan membantu departemen keuangan untuk fokus pada rencana daripada memilih angka secara ajaib.
Sebagai contoh, jika tim keuangan bermitra dengan spesialis lean dan Six Sigma, hal ini memungkinkan mereka untuk memahami apa yang menjadi pendorong, dan di mana serta bagaimana cara meningkatkan kualitas produk atau layanan. Jika dihubungkan, rencana dan operasi akan menghargai dan melacak pendorong utama yang sama.
Baca juga: Melakukan Planning, Budgeting, dan Forecasting Keuangan Bisnis
5. Keterbatasan untuk Beradaptasi Terhadap Sumber Daya Secara Dinamis
Pikirkan tentang perencanaan sumber daya manusia. Jika sebuah perusahaan ingin mempekerjakan sepuluh orang di bulan Maret, mereka dapat fokus pada perekrutan di bulan Januari dan Februari; namun, karyawan baru tersebut harus malewati masa onboarding hingga bulan Oktober.
Mereka yang meminta uang untuk proyek pasti akan merasa kecewa dan frustrasi. Sebuah proyek di bulan April yang seharusnya sudah mendapat lampu hijau malah tertunda karena bulan Maret sudah dialokasikan untuk karyawan baru yang mulai bekerja.
Perusahaan berusaha menghemat uang dan sumber daya dan akibatnya, ada banyak masalah dalam organisasi.
Bagaimana solusi atas masalah departemen keuangan ini?
Rencanakan dan buatlah dialog alokasi sumber daya secara terus menerus. Ketika Anda terus membuat perencanaan, Anda bisa cukup proaktif untuk mengatakan “Saya tidak akan membutuhkan sumber daya atau orang tersebut selama 6 bulan lagi. Uang tersebut akan lebih baik diberikan kepada kelompok lain.”
Sekarang organisasi Anda dapat berkomitmen pada area lain (teknik, R&D, dll.) yang akan memberikan hasil yang lebih besar.
Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Hotel dan Komponen di Dalamnya
6. Penggunaan Spreadsheet yang Memakan Banyak Waktu
Sungguh menakjubkan melihat kemajuan teknologi saaat ini(mobil tanpa pengemudi, TV HD, jam tangan yang dapat melakukan panggilan telepon!), namun spreadsheet tampaknya masih menjadi standar perusahaan untuk analisis keuangan. Spreadsheet adalah sebuah desktop, alat untuk satu pengguna yang bermain di dunia yang besar, luas, dan kolaboratif.
Saat Anda menyimpan dokumen keuangan dalam spreadsheet, pertanyaan-pertanyaan ini akan sering muncul dipikiran Anda: Versi apa yang sedang Anda kerjakan? Apakah ini versi terbaru? Siapa yang terakhir memperbaruinya? Apakah yang membuat laporan ini error?
Ada sesuatu di luar spreadsheet yang lebih mudah Anda gunakan dalam mengelola akuntansi dan manajemen keuangan. Selain itu, karena spreadsheet tidak terintegrasi secara penuh dalam proses bisnis, Anda akan kesulitan dalam melakukan analisis keuangan yang optimal.
Baca juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Departemen Keuangan dan Manfaatnya
Bagaimana solusi atas masalah departemen keuangan ini?
Menggunakan software akuntansi memudahkan Anda dalam melakukan kolaborasi, analisis keuangan yang mendalam, visualisasi yang luar biasa, dan kemampuan untuk benar-benar dapat diaudit dan dapat diandalkan. Penggunaan software akuntansi dapat meringankan beban kerja departemen keuangan dan menghemat waktu secara keseluruhan.
Jika Anda bingung software akuntansi mana yang cocok untuk bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia. Jika Anda tertarik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Cara Menilai Laporan Keuangan Bagi Investor dan Pemilik Bisnis
7. Kurangnya Tempat Penyimpanan Data dan Informasi Perusahaan
Data keuangan merupakan data yang sensitif, oleh sebab itu kerahasiaannya harus selalu terjaga. Namun melakukan manajemen data yang baik secara manual berarti memakan proses yang lama, melelahkan dan rawan kesalahan.
Padahal jika terjadi audit keuangan semua data ini harus bisa diakses dengan mudah dan akan menjadi masalah jika ada data yang hilang atau susah ditemukan.
Bagaimana solusi atas masalah departemen keuangan ini?
Untungnya, saat ini sudah banyak tools yang memudahkan Anda dalam menyimpan volume data yang besar dari yang dapat kita bayangkan, menghubungkan data lebih cepat dari yang kita ingat di masa lalu, dan menghasilkan analisis yang lebih bersih dan lebih cermat.
Secara praktis, menggunakan alat ini bisa menghemat waktu dan membangun proses analisis keuangan Anda lebih baik. Dan salah satu tools yang bisa Anda gunakan adalah software akuntansi Kledo yang memudahkan Anda menyimpan dan mengakses data keuangan bisnis.
Coba Kledo sekarang juga secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
Baca juga: Tips dan Metrik Manajemen Keuangan Bisnis UKM Serta Tantangannya
Pada Intinya….
Tujuan dari setiap organisasi bisnis adalah untuk mencapai keuntungan maksimal dan memenangkan kompetisi.
Agar pengelolaan keuangan bisnis menjadi lebih mudah di masa depan, kita perlu mengambil beberapa langkah besar ke depan. Hindari cara lama lama dan mulai mengadaptasi cara yang baru, untuk efesiensi bisnis secara menyeluruh
Berbagai cara untuk melakukannya adalah dengan memodernisasi alat, talenta, dan proses Anda. Kita perlu mengatur data, menganalisisnya berdasarkan bidang-bidang yang unik, dan menemukan peluang untuk mengambil risiko.
Tantangan berikutnya sudah di depan mata. Apakah departemen keuangan Anda siap untuk melakukan perjalanan bersama Anda?
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024
- 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia! - 13 September 2024