Saat sedang melihat-lihat akun media sosial suatu online shop, pasti Anda pernah melihat mereka menggunakan istilah open order.
Bukan hanya open order saja, mungkin Anda sudah pernah mendengar istilah lain seperti close order, pre order, made by order, dan istilah-istilah lainnya.
Sebenarnya, apa arti istilah-istilah ini dalam dunia jual beli online dan mengapa penjual menggunakannya?
Artikel ini akan membahas pengertian open order, bagaimana cara menerapkannya dalam bisnis, dan berbagai istilah jual beli online lainnya.
Apa Pengertian Open Order?
Open order artinya adalah toko sudah siap membuka dan melayani pesanan Anda.
Jika suatu toko berstatus open order, biasanya mereka sudah memiliki bahan baku dan waktu untuk mengurus pesanan Anda.
Contohnya, toko kue A membuka sistem open order untuk kue lebaran.
Artinya, mereka sedang menerima pesanan.
Anda boleh menghubungi mereka untuk menyampaikan pesanan mereka.
Lalu, penjual akan memproses pesanan dan menghubungi Anda kembali jika pesanan kue lebaran Anda sudah siap.
Biasanya, periode open order hanya berlangsung untuk waktu tertentu saja, lalu penjual akan mengakhirinya dengan close order.
Alasannya bisa jadi karena pemesanan sudah memenuhi kuota.
Beberapa bisnis yang sering menggunakan sistem ini seperti:
- Bisnis kuliner yang menawarkan menu khusus yang hanya bisa pembeli pesan dalam periode tertentu.
- Bisnis handmade seperti kerajinan tangan dan aksesori yang dibuat sesuai pesanan pelanggan.
Baca Juga: Cara Menghemat Biaya Operasional Agar Bisnis Untung
Mengapa Penjual Menggunakan Sistem Open Order?
Penjual biasanya memberlakukan sistem open order karena memiliki beberapa keuntungan sebagai berikut:
- Menghindari stok berlebih: Dengan sistem open order, penjual hanya memproduksi atau menyediakan barang sesuai jumlah pemesanan yang masuk. Hal ini membantu mengurangi risiko stok berlebih yang bisa menyebabkan kerugian atau pemborosan modal.
- Mengelola jumlah pesanan: Dengan sistem ini, penjual bisa mengatur sendiri jumlah pesanan yang bisa mereka kelola, sehingga tidak akan kewalahan nantinya.
- Mengurangi risiko kerugian: Karena membuat produk berdasarkan jumlah pesanan, penjual dapat menghindari risiko barang tidak laku atau menumpuk di gudang. Ini sangat bermanfaat bagi bisnis yang menjual produk dengan masa simpan terbatas seperti makanan.
- Meningkatkan arus kas bisnis: Dalam sistem open order, pelanggan biasanya wajib membayar uang DP di awal. Hal ini membantu bisnis dalam mengelola modal dan juga mencegah risiko kerugian jika pembeli kabur.
- Membuat produk terasa eksklusif: Open order bisa menciptakan kesan eksklusivitas. Sebab, produk yang hanya tersedia dalam waktu terbatas atau dalam jumlah tertentu cenderung lebih menarik bagi pelanggan. Dengan begitu, open order bisa meningkatkan permintaan.
- Cocok untuk usaha kecil dan UMKM: Bagi pelaku bisnis kecil atau UMKM, open order memungkinkan mereka menjalankan usaha tanpa harus menyimpan stok dalam jumlah besar. Hal ini dapat membantu penjual mengelola modal dengan lebih efisien dan mengurangi biaya operasional.
Baca Juga: Cara Menghemat Biaya Operasional Agar Bisnis Untung
Apakah Sistem Open Order Memiliki Kekurangan?
Meskipun memiliki banyak manfaat, sistem open order juga memiliki beberapa tantangan yang perlu diperhatikan oleh para penjual.
- Membuat pelanggan menunggu lama: Pelanggan harus menunggu lebih lama sebelum mendapatkan barang yang mereka pesan, berbeda dengan sistem ready stock yang memungkinkan barang dikirim segera setelah mereka membeli.
- Risiko keterlambatan produksi: Jika ada kendala dalam produksi atau pengadaan bahan baku, pesanan bisa mengalami keterlambatan. Ini dapat mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap bisnis.
- Kemungkinan pembatalan pesanan: Karena waktu tunggu yang cukup lama, beberapa pelanggan mungkin berubah pikiran dan membatalkan pesanan mereka. Oleh karena itu, sistem ini memerlukan kebijakan yang jelas terkait pembatalan dan pengembalian dana.
- Memerlukan sistem manajemen pesanan yang rapi: Dalam sistem ini, penjual harus mengumpulkan pesanan dalam jumlah besar sebelum mulai memprosesnya. Jadi, mau tidak mau penjual harus memiliki sistem pencatatan yang baik agar tidak terjadi kesalahan dalam pemenuhan pesanan.
Baca Juga: 7 Tips Mengelola Purchase Order Management yang Efektif
Bagaimana Cara Menerapkan Open Order dalam Usaha Anda?
Agar sistem open order berjalan dengan baik, berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda terapkan:
1. Tentukan sistem pemesanan
Gunakan platform yang sesuai untuk menerima pesanan. Platform apa saja bisa, yang penting Anda bisa menjangkau target audiens Anda dengan lebih baik.
Misalnya jika Anda berniat membuka order kue ulang tahun untuk area Semarang, Anda bisa mempromosikannya di media sosial.
Tapi jika target audiens Anda adalah orang-orang terdekat seperti teman, mungkin Anda bisa mencoba WhatsApp.
2. Tetapkan batas waktu
Pastikan pelanggan mengetahui kapan Anda memulai dan mengakhiri periode open order. Cantumkan jelas tanggalnya di platform Anda.
Dengan begitu, Anda membantu pelanggan dalam membuat keputusan pembelian dan memastikan mereka tidak melewatkan kesempatan untuk memesan.
3. Gunakan sistem pembayaran yang aman
Tentukan metode pembayaran yang aman dan nyaman, seperti transfer bank, e-wallet, atau pembayaran melalui marketplace. Pastikan pelanggan mendapatkan bukti pembayaran yang jelas.
Baca Juga: Ciri-Ciri Order Fiktif dan Cara Mencegahnya
4. Kelola komunikasi dengan pelanggan
Berikan update secara berkala kepada pelanggan mengenai status pesanan mereka, mulai dari proses produksi hingga pengiriman. Hal ini penting untuk menjaga kepercayaan pelanggan.
5. Gunakan aplikasi POS
Aplikasi Point of Sale (POS) dapat membantu Anda mencatat dan mengelola pesanan secara lebih efisien.
Anda dapat memantau stok, mencatat pembayaran, serta mengelola data pelanggan dengan lebih mudah. Data ini bisa Anda gunakan untuk meningkatkan penjualan Anda yang berikutnya.
Selain itu, aplikasi POS atau aplikasi kasir juga biasanya dilengkapi dengan kemampuan memberlakukan promo dan diskon.
Salah satu aplikasi kasir yang bisa Anda gunakan untuk mengelola pesanan Anda adalah Kledo POS.
Kledo POS memiliki antarmuka yang intuitif dan bisa berfungsi baik secara online maupun offline.
Harga berlangganan Kledo POS pun sangat terjangkau, yaitu hanya Rp39.900 per bulan saja, sehingga cocok untuk UMKM atau penjual mandiri.
Jika Anda tertarik mencoba Kledo POS, Anda bisa klik tautan ini.
Baca Juga: 10 Manfaat Mesin Kasir yang Sangat Membantu Bisnis Anda
Mengapa Open Order Penting untuk Memastikan Ketersediaan Produk?
Salah satu pertanyaan yang sering diajukan ketika membahas open order adalah mengapa open order penting untuk memastikan ketersediaan produk?
Dengan adanya open order, penjualan di dalam bisnis dapat terus berjalan tanpa adanya batas waktu, bisa mengurangi risiko kehilangan penjualan karena stok telah habis, hingga membantu penjual dalam mengelola persediaan dengan lebih efisien dengan produk atau memesan barang sesuai permintaan.
Dengan adanya sistem ini juga bisnis dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan pesanan secara fleksibel.
Ini termasuk memastikan pelanggan bisa mendapatkan produk yang diinginkan ketika mereka telah siap untuk membelinya.
Baca Juga: Cara Mengoptimalkan Order Cycle Time untuk Efisiensi Bisnis
Perbedaan Open Order dan Backorder dalam Bisnis
Selain open order, di dalam dunia bisnis juga dikenal dengan istilah backorder.
Berikut perbedaan keduanya yang penting untuk Anda pahami:
Open order:
Dari status yang dimiliki, open order artinya produk yang dijual dalam status tersedia atau ready stok.
Ini membuat pelanggan bisa memesan produk secara fleksibel kapan saja selama bisnis masih buka dan stok barang ada.
Untuk proses pemesanannya juga dapat diproses dan dikirim secara langsung setelah pemesanan dibuka.
Backorder:
Sedangkan pada backorder, produk telah habis stoknya dan tidak tersedia untuk dipesan.
Tentunya jika pelanggan ingin melakukan pemesanan maka harus masuk ke daftar tunggu dan proses pengiriman baru akan dilakukan setelah produk tersedia kembali.
Baca Juga: Average Order Value: Pengertian dan Cara Meningkatkannya
Cara Meminimalkan Risiko dalam Mengelola Open Order
Dalam mengelola open order tentunya Anda harus memiliki strategi yang tepat yang bisa meminimalisir risiko yang ada.
Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan:
1. Atur Waktu dan Stok yang Ada
Cara pertama untuk meminimalisir kerugian yang dapat terjadi ketiga Anda melakukan open order adalah dengan mengatur waktu dan stok yang ada.
Ini maksudnya batas waktu open order disesuaikan dengan stok yang ada, terlebih jika produk Anda termasuk jenis produk yang banyak diminati.
2. Gunakan Sistem Digital
Cara kedua adalah dengan menggunakan sistem digital atau sistem online untuk pemesanan.
Ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan atau keributan yang dapat terjadi.
Dengan sistem digital ini, Anda bisa dengan mudah mencatat pesanan secara otomatis.
3. Terapkan Batas Pesanan per Hari
Cara ketiga adalah dengan menerapkan batas pesanan setiap harinya atau setiap minggunya.
Ini dilakukan untuk menghindari pesanan yang membeludak yang akhirnya tidak bisa dipenuhi.
4. Pastikan Stok Tersedia
Terakhir adalah sebelum Anda memulai open order, terus pantau stok yang ada.
Membuka pesanan artinya bisnis Anda memiliki stok yang memadai.
Dengan cara ini Anda bisa memastikan setiap pesanan dapat dilayani dengan baik.
Tips Melakukan Manajemen Open Order
Untuk mendukung efektivitas open order yang dilakukan, ada beberapa tips yang dapat dilakukan, yaitu:
1. Buat Perencanaan dengan Matang
Tips yang pertama adalah dengan membuat perencanaan yang matang, khususnya sebelum Anda menerapkan strategi ini.
Pahami apa tujuan dari menerapkan strategi ini dan pilih strategi yang paling tepat, misalnya menggunakan limit order sehingga bisa memaksimalkan keuntungan.
2. Gunakan Teknologi
Jangan lupa untuk menggunakan teknologi dalam menerapkan strategi open order ini.
Misalnya dengan menggunakan aplikasi POS (Point of Sales) untuk memudahkan dalam mengelola pesanan, mencatat transaksi, hingga memantau stok barang secara otomatis.
3. Pastikan Komunikasi Berjalan dengan Efektif
Komunikasi jadi bagian penting yang mendukung kesuksesan strategi open order.
Misalnya dengan memberikan informasi yang jelas mengenai jadwal open order dan close order, serta dengan memberikan informasi status pesanan secara berkala dengan pelanggan.
4. Pantau dan Evaluasi
Tips terakhir adalah dengan memantau dan melakukan evaluasi.
Pantau keadaan pasar secara berkala untuk memastikan pesanan yang dibuat tetap relevan.
Ini termasuk melakukan evaluasi kinerja untuk memantau performa produk sehingga bisa mengoptimalkan pesanan di masa yang akan datang.
Baca Juga: Sales Taking Order: Pengertian, Contoh, dan Tugas
Istilah Lain dalam Dunia Jual Beli Online
Selain open order, masih ada lagi istilah dalam jual beli online yang perlu Anda ketahui. Apa saja?
- Close Order: Istilah ini menandakan bahwa toko atau penjual telah menutup pemesanan untuk sementara waktu atau mengakhiri periode open order.
- Pre-Order (PO): Sistem pemesanan di mana pelanggan membayar terlebih dahulu sebelum barang tersedia atau diproduksi. Perusahaan seperti Samsung dan Apple biasanya membuka sistem PO sebelum meluncurkan produk smartphone terbaru mereka.
- Ready Stock: Artinya, produk sudah tersedia dan penjual siap mengirimnya setelah pelanggan melakukan pembayaran.
- Restock: Penjual kembali menyediakan stok produk yang sebelumnya habis.
- Flash Sale: Penjualan dengan harga diskon dalam waktu terbatas, biasanya untuk menarik minat pelanggan dengan cepat.
- Dropship: Sistem jualan di mana penjual tidak menyimpan stok sendiri, melainkan meneruskan pesanan langsung ke supplier yang akan mengirimkan produk ke pelanggan.
- Refund: Pengembalian dana kepada pelanggan karena terjadi kesalahan dalam transaksi atau ketidaksesuaian barang.
- Return: Proses pengembalian barang dari pelanggan ke penjual karena cacat, salah kirim, atau alasan lainnya.
- Testimoni: Ulasan atau review dari pelanggan mengenai pengalaman mereka setelah membeli suatu produk.
- COD: Adalah singkatan dari cash on delivery. Artinya, Anda membayar begitu menerima pesanan.
- Refurbished: Barang refurbished adalah barang elektronik yang kualitasnya tidak memenuhi standar. Karena itu, pabrik pun menarik barang-barang tersebut, memodifikasinya, lalu menjualnya lagi dengan harga lebih murah.
- DP: Singkatan dari down payment atau uang muka. Artinya, Anda harus membayar sebagian uang di awal transaksi.
- Nett: Jika penjual melabeli barang mereka dengan ‘harga nett’, maka artinya harga barang tersebut adalah tetap dan tidak bisa ditawar lagi.
Baca Juga: 10 Cara Mendapatkan Testimoni Bisnis Positif dari Pelanggan
Kesimpulan
Open order merupakan istilah ketika penjual siap menerima pesanan pembeli untuk periode tertentu.
Dengan sistem ini, penjual dapat mengatur jumlah pesanan yang bisa mereka tangani, menyesuaikan pesanan dengan modal, bahan, dan waktu yang mereka miliki.
Dengan perencanaan yang matang, open order dapat menjadi strategi penjualan yang menguntungkan Anda dan fleksibel.
Jadi bagaimana, siap membuka sistem open order untuk bisnis Anda?
- 7 Tips Program Loyalitas Bengkel untuk Pertahankan Pelanggan - 11 September 2025
- Manfaat, Jenis, dan Contoh Program Loyalitas Bisnis Retail - 11 September 2025
- 8 Tantangan Keuangan Bisnis FnB dan Solusinya - 10 September 2025