Cara Menghemat Biaya Operasional Agar Bisnis Untung

Menghemat biaya operasional bisnis dapat meningkatkan profitabilitas. Menerapkan metode pengendalian biaya yang sistematis dapat menghasilkan penghematan langsung sambil memastikan margin keuntungan yang kompetitif

Usaha kecil sering kali bekerja dengan margin yang ketat, yang membuat pengusaha dan pemilik mencari cara untuk meningkatkan pendapatan dan mempertahankan keuntungan yang sehat.

Margin keuntungan adalah persamaan matematis yang bergantung pada dua faktor yaitu pendapatan dan beban. Untuk mencapai margin yang lebih tinggi, Anda harus meningkatkan pendapatan atau mengurangi pengeluaran.

Meningkatkan arus kas tanpa membebani karyawan atau mengorbankan kualitas produk atau layanan merupakan tantangan, terutama jika keuangan Anda terbatas dan sumber daya Anda terbatas. Menghemat biaya operasional lebih mudah dan secara langsung berdampak pada margin keuntungan Anda.

Artikel ini akan membagikan panduan menghemat biaya operasional dalam menjalankan bisnis yang bisa Anda praktikkan.

Apa Itu Biaya Operasional?

Biaya operasional adalah setiap pengeluaran yang diperlukan untuk pemeliharaan dan administrasi bisnis Anda sehari-hari.  Biaya ini juga dikenal sebagaioverhead” biaya bisnis penting ini termasuk listrik, gaji karyawan, dan sewa kantor. 

Salah satu komponen utama dari biaya operasi adalah harga pokok penjualan (HPP). HPP adalah biaya langsung yang terkait dengan produksi barang atau jasa bisnis Anda. Biaya operasional juga mencakup hal-hal seperti:

• Biaya tenaga kerja, seperti gaji
• Asuransi kesehatan karyawan, pensiun, dan tunjangan lainnya
• Komisi penjualan
• Depresiasi aset
• Amortisasi
• Biaya perawatan

Rasio Biaya Operasi

Di bawah ini adalah dua poin data terpenting yang dapat Anda peroleh melalui biaya operasional, pendapatan operasional, dan rasio biaya operasional.

Pendapatan Operasional

Pendapatan operasional adalah total keuntungan yang terkait dengan operasi perusahaan Anda. Rumus untuk menghitung pendapatan operasional adalah:

Pendapatan Operasional = Pendapatan Total – Biaya Operasional

Contoh:  Jadi bayangkan sebuah perusahaan memperoleh pendapatan $552.000 tahun lalu dan memiliki biaya operasional $100.000. Pendapatan operasional untuk tahun ini akan menjadi $452.000.

• Pendapatan operasional yang baik adalah relatif dan tidak selalu memberikan indikasi kuat kesehatan keuangan karena skala bisnis yang berbeda.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya

Rasio Biaya Operasional

Rasio biaya operasional, di sisi lain, memang menunjukkan kesehatan keuangan. Dengan mengukur efisiensi sebagai persentase, akan lebih mudah untuk membandingkan diri Anda dengan orang lain di industri Anda, tidak peduli seberapa besar atau kecil bisnis Anda.

Rasio biaya operasional memberi Anda perbandingan langsung antara pengeluaran Anda dengan pendapatan Anda, memungkinkan Anda untuk melacak efisiensi Anda. Persamaan untuk Rasio biaya operasional adalah:

Rasio Beban Operasional = Biaya Operasional : Pendapatan Total x 100%

Berdasarkan contoh kami di atas, kami akan menemukan:

Rasio biaya operasional= $100,000 : $552,000 x 1005 = 0,1812 × 100 = 18,12%

Rasio biaya operasional dapat bervariasi menurut industri.  Misalnya, bank memiliki rasio biaya operasional yang rendah, terkadang hanya 0%.  Lainnya, seperti industri bahan bangunan, memiliki Rasio biaya operasional setinggi 73%. 

Anda harus lebih memperhatikan bagaimana peringkat Anda dalam industri Anda. Jika Anda menemukan cara untuk memenuhi atau mengalahkan rata-rata industri, itu bisa menjadi indikator kesuksesan yang bagus.

Baca juga: Proyeksi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tips Membuatnya

Cara Menghemat Biaya Operasional

Jawaban singkat tentang cara menghemat biaya dan pengeluaran operasional adalah dengan menghabiskan uang lebih sedikit. Jika Anda menghabiskan banyak uang untuk gaji, maka mengurangi gaji atau jumlah karyawan akan mengurangi angka itu.

Tetapi mengatakan “menghabiskan lebih sedikit” tidak selalu merupakan saran yang bermanfaat. Beberapa bisnis secara aktif berusaha membelanjakan lebih banyak uang daripada yang mereka butuhkan.

Oleh karena itu, jika sebuah perusahaan menghabiskan banyak biaya dan pengeluaran operasional, kemungkinan besar karena ia merasa harus melakukannya untuk bersaing di pasar tempat ia beroperasi.

Dalam beberapa kasus, ini mungkin benar. Meskipun demikian, ada langkah-langkah yang dapat diambil organisasi

Mengevaluasi Pengeluaran untuk Pemasaran Bisnis

Berapa banyak yang perlu Anda keluarkan untuk pemasaran tergantung pada banyak faktor. Apakah Anda pendatang baru atau raksasa yang sudah mapan? Apakah Anda dalam bisnis mapan atau mencoba membentuk pasar yang baru? Persentase yang tepat dari biaya operasional yang Anda keluarkan untuk upaya pemasaran akan bervariasi berdasarkan semua faktor ini dan banyak lagi.

Tetapi Anda harus dapat menguranginya, baik dengan mencari cara gratis atau lebih murah untuk memasarkan barang dan jasa Anda, atau dengan melakukan analisis untuk mengetahui pengeluaran Anda yang paling efektif dan menghilangkan cara pemasaran lain yang mahal namun tidak efektif.

Pertimbangkan Kembali Anggaran Perjalanan

Ada suatu waktu, tidak terlalu lama yang lalu, di mana hampir semua bisnis jarak jauh harus dilakukan secara langsung, yang mengharuskan perjalanan dan biaya terkaitnya.

Setelah beberapa tahun COVID, dunia jauh lebih mudah menerima pertemuan virtual – sementara cakupan dari apa yang dapat dicapai secara virtual telah meningkat pesat.

Hal ini tidak hanya mengurangi biaya yang terkait dengan perjalanan, apakah itu biaya transportasi dan akomodasi. Tetapi juga lebih baik untuk lingkungan dan meningkatkan produktivitas.

Baca juga: Ikhtisar Laba Rugi: Pengertian Lengkap dan Cara Menjurnalnya

Melakukan Inefisiensi

Sebagai sebuah bisnis, Anda harus terus mencari inefisiensi dan cara untuk menyelesaikannya. Ketidakefisienan itu hampir pasti menghabiskan uang Anda. Mungkin dengan proses yang terlalu melelahkan yang dapat disederhanakan untuk mengurangi waktu karyawan.

Bisa juga dengan ketergantungan pada karyawan kontrak yang mahal daripada anggota staf resmi, atau dengan langganan mahal untuk layanan yang tidak pernah Anda gunakan.

Jika Anda menjalankan bisnis Anda secara efisien, Anda akan melakukan analisis manfaat biaya untuk setiap keputusan ini saat mengambilnya untuk memulai.

Namun, keadaan bisa berubah. Mungkin, misalnya, perangkat lunak langganan yang Anda investasikan digunakan untuk satu pekerjaan tertentu yang tidak lagi diperlukan, tetapi tidak ada yang berpikir untuk membatalkannya sejak karyawan tersebut meninggalkan perusahaan. Melakukan analisis rutin atas pengeluaran berulang Anda dapat membantu mengidentifikasi jenis efisiensi ini untuk Anda perbaiki.

Yang terbaik dari semuanya, karena ini biasanya berhubungan dengan pengeluaran yang berlebihan, Anda dapat memotong biaya tanpa memengaruhi layanan seperti biasa.

Anda bahkan dapat menemukan cara untuk memperbaikinya – mungkin dengan menemukan solusi teknologi untuk mengotomatiskan beberapa inefisiensi yang Anda miliki, seperti dengan bot RPA (Robotic Process Automation) untuk melakukan tugas berulang dengan volume tinggi tertentu.

Pertimbangkan Pekerjaan Jarak Jauh

Contoh rapat Zoom sebelumnya untuk menggantikan biaya perjalanan tertentu adalah salah satu ilustrasi bagaimana pekerjaan jarak jauh dapat membantu menghemat biaya operasional.

Tapi itu bisa lebih jauh dari ini. Saat ini, gerakan work form home (bekerja dari rumah) sedang berjalan lancar, dan banyak karyawan menghargai fleksibilitas dan pandangan ke depan semacam ini di atasan dan tempat kerja potensial.

Pekerjaan jarak jauh bukan hanya tentang membuat karyawan Anda lebih bahagia atau menarik orang baru untuk bekerja untuk Anda. Anda dapat mempertimbangkan kembali biaya seperti ruang kantor yang mahal dan biaya pemeliharaan yang menyertainya.

Karena menjalankan tempat kerja dapat menjadi pengeluaran yang besar bagi bisnis (walaupun mungkin hanya dalam satu digit atau dua digit pendapatan yang rendah, itu masih merupakan hasil yang cukup besar), menemukan cara untuk menurunkannya dapat menjadi pengubah permainan.

Negosiasi dengan Vendor

Cara menghemat biaya operasional selanjutnya adalah dengan melakukan negosiasi dengan vendor Anda. Apakah Anda membayar harga terbaik untuk barang dan jasa? Periksa biaya operasional Anda dan lihat di mana Anda mungkin dapat menegosiasikan tarif yang lebih baik. Pertimbangkan faktor-faktor berikut.

• Diskon volume: Jika Anda membeli produk atau bahan mentah dalam jumlah besar, Anda mungkin bisa mendapatkan diskon volume.
• Fleksibilitas pelanggan yang baik: Manfaatkan fakta bahwa bisnis Anda telah menjadi pelanggan vendor untuk waktu yang lama, memiliki riwayat pembayaran yang sangat baik, atau sering melakukan pemesanan dengan biaya tinggi. Vendor tidak ingin kehilangan Anda sebagai pelanggan dan mungkin fleksibel dalam hal harga.
• Status pelanggan utama: Apakah perusahaan Anda menyumbang setidaknya 10% dari pendapatan tahunan vendor? Jika demikian, Anda berada dalam posisi negosiasi yang baik dan harus dapat menurunkan harga.
• Harga pesaing: Lihat apa yang dikenakan vendor pesaing untuk layanan atau bahan yang sama, dan gunakan informasi ini untuk bernegosiasi. Jika vendor tidak mengalah pada harga, Anda selalu dapat beralih vendor.
• Ulasan atau testimonial: Tawarkan untuk memberikan ulasan positif atau testimonial kepada vendor untuk tujuan pemasaran. Vendor mungkin menunjukkan apresiasinya dengan harga yang lebih rendah.
• Konsesi non-harga: Meskipun Anda tidak dapat menurunkan harga keseluruhan, Anda mungkin dapat memenangkan perubahan persyaratan kontrak lainnya, seperti persyaratan pembayaran yang lebih baik atau pengiriman yang lebih cepat.

Baca juga: Memahami Penggunaan Transaksi Digital dalam Bisnis di Indonesia

Terus Menganalisis dan Melakukan Penyesuaian

Menjalankan bisnis yang sukses adalah proses berkelanjutan yang memerlukan pemantauan, analisis, dan penyesuaian yang berkelanjutan. Periksa beberapa faktor biaya untuk memastikan Anda bisa menghemat biaya operasional.

Berikut adalah beberapa contoh area yang harus dipantau agar bisa menghemat biaya operasional:

• Jam kerja karyawan: Apakah waktu-waktu tertentu dalam sehari, minggu, bulan atau tahun lebih sibuk daripada yang lain? Jika Anda memiliki karyawan per jam, jadwalkan lebih banyak selama periode sibuk dan lebih sedikit selama waktu lambat.
• Tingkat inventaris: Menyimpan inventaris bisa mahal, terutama saat menyewa ruang gudang. Dalam perangkat lunak manajemen inventaris Anda atau fitur inventaris sistem POS, periksa laporan penjualan berdasarkan periode waktu dan produk untuk menentukan tingkat inventaris yang optimal. Telusuri ke spesifik produk, karena satu ukuran, versi, atau warna mungkin terjual lebih baik daripada yang lain. Alternatifnya, terapkan strategi just in time untuk persediaan guna meminimalkan biaya; untuk pesanan e-commerce, pertimbangkan dropshipping langsung dari pemasok.
• Biaya keuangan: Meskipun biaya keuangan tidak berubah-ubah seperti biaya personel atau persediaan, lakukan tinjauan pengeluaran keuangan Anda setiap kuartal.

Memanfaatkan Teknologi

Periksa proses administrasi saat ini dan identifikasi area di mana otomatisasi dan teknologi dapat membebaskan karyawan dari tugas manual. Teknologi bisnis berubah dengan cepat, dan menerapkan perangkat lunak dan solusi terbaru dapat secara signifikan mengurangi biaya operasional.

Banyak solusi online dapat mengotomatisasi berbagai fungsi bisnis kecil dengan biaya yang lebih murah untuk mempekerjakan sumber daya manusia.

Dengan mengotomatiskan tugas yang berulang, Anda dapat menghemat berjam-jam upaya manual setiap hari, membebaskan karyawan untuk meluangkan waktu mereka untuk produktivitas bisnis. Selain itu, karena mesin tidak rentan terhadap kesalahan, teknologi mengurangi kesalahan manusia.

Misalnya saja, alih-alih mempekerjakan seorang pemegang buku dan staf departemen penagihan, menggabungkan faktur dan software akuntansi bisa meningkatkan efisiensi.

Software akuntansi dapat secara signifikan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas sehari-hari, membebaskan anggota tim untuk mengejar pengejaran bisnis penting lainnya.

Kledo merupakan software pembuat invoice, akuntansi, dan manajemen inventaris yang bisa Anda jadikan sebagai solusi untuk mengoptimalkan pengelolaan keuangan bisnis Anda. Dengan Kledo, Anda bisa memauntau performa bisnis Anda darimana saja dan kapan saja.

Jadi, tunggu apalagi? Yuk gunakan Kledo sekarang juga!

Baca juga: Ingin Berbisnis Toko Bangunan? Ikuti 10 Tips Berikut Ini

Kesimpulan

Menghemat biaya operasional adalah praktik yang terbukti untuk mendapatkan margin yang lebih baik. Tetapi untuk melakukannya secara efektif, Anda harus mengidentifikasi area yang memungkinkan untuk mengurangi overhead.

Pertimbangkan untuk melibatkan pelanggan dan pemasok untuk mengevaluasi kemungkinan area perbaikan. Penilaian yang tepat atas laporan laba rugi Anda sama pentingnya, karena Anda tidak ingin mengambil risiko yang tidak semestinya yang dapat membahayakan kinerja bisnis Anda.

Ingatlah bahwa tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua untuk memotong biaya dan meningkatkan profitabilitas. Sesuatu yang bekerja untuk bisnis lain mungkin tidak bekerja untuk Anda. Namun, bisnis dengan biaya operasional yang disederhanakan berada dalam kondisi yang lebih baik untuk mendorong peningkatan margin.

Salah satu cara guna menghemat biaya operasional adalah dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi terbaik. Kledo merupakan software all in one yang akan membantu Anda dalam pembuatan faktur, pengelolaan akuntansi, dan manajemen inventaris.

Mulai dari 140 ribu saja, Anda sudah bisa menggunakan paket terlengkap dari Kledo. Jadi, tunggu apalagi? Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis melalui link ini.