Tips Menghadapi Peak Order untuk Keuntungan Maksimal

Peak order adalah fenomena yang sering dialami oleh bisnis, terutama di sektor retail, logistik, dan e-commerce, di mana permintaan pelanggan mencapai puncaknya dalam waktu yang relatif singkat.

Bagi perusahaan, periode peak order bisa menjadi peluang besar untuk meningkatkan pendapatan, namun juga menghadirkan tantangan operasional yang signifikan seperti keterbatasan stok, pengelolaan tenaga kerja, hingga logistik yang lebih kompleks.

Semua tantangan di atas harus diantisipasi dengan strategi yang tepat agar bisnis tetap berjalan lancar dan pelanggan puas. Jika bisnis gagal menghadapi tantangan selama peak order, dampaknya bisa cukup signifikan dan merugikan dalam berbagai aspek operasional dan kepercayaan pelanggan.

Karena itu, artikel ini akan membahas tentang peak order dan 10 tips menghadapinya agar bisnis Anda bisa membawa keuntungan maksimal.

Pengertian Peak Order

Peak order adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan periode ketika pesanan atau permintaan untuk produk dan layanan mencapai titik tertinggi dalam jangka waktu tertentu. Fenomena ini sering terjadi karena berbagai faktor, seperti musim liburan, promosi khusus, acara besar, atau perubahan tren musiman.

Puncak permintaan ini menciptakan tantangan bagi bisnis karena volume pesanan yang tinggi memerlukan penyesuaian operasional yang tepat agar dapat memenuhi ekspektasi pelanggan tanpa mengorbankan kualitas layanan atau produk.

Dalam industri retail, misalnya, peak order biasanya terjadi selama musim belanja seperti akhir tahun atau Harbolnas. Periode ini biasanya mengakibatkan lonjakan pesanan online dan di toko fisik secara bersamaan.

Bagi perusahaan, memahami dan memprediksi waktu terjadinya peak order sangat penting untuk menjaga ketersediaan stok, tenaga kerja yang memadai, dan kelancaran logistik.

Ketika perusahaan gagal mempersiapkan diri, mereka dapat menghadapi keterlambatan pengiriman, kehabisan stok, atau masalah pelayanan yang akhirnya berdampak negatif pada kepuasan pelanggan.

Baca Juga: 7 Tips Promo Tanggal Kembar untuk Meningkatkan Penjualan

Tantangan yang Bisnis Hadapi Selama Masa Peak Order

Saat masa peak order, tidak jarang bisnis akan menghadapi beberapa tantangan berikut:

1. Keterbatasan stok

Salah satu tantangan terbesar selama peak order adalah memastikan ketersediaan stok yang memadai. Jika persediaan barang tidak dikelola dengan baik, maka risiko kehabisan stok akan meningkat secara signifikan.

Kehabisan produk bisa mengakibatkan hilangnya peluang penjualan dan menurunkan kepercayaan pelanggan. Tantangan ini sangat kritis terutama untuk bisnis yang bergantung pada produk musiman atau yang mengalami lonjakan permintaan tiba-tiba.

2. Pengelolaan tenaga kerja

Karena lonjakan pesanan, biasanya perusahaan akan memerlukan lebih banyak tenaga kerja untuk memenuhi permintaan yang meningkat. Ini bisa berarti penambahan jam kerja lembur, perekrutan tenaga kerja sementara, atau penugasan ulang karyawan dari tim lain.

Jika Anda tidak mengelola tenaga kerja dengan baik, maka bisnis dapat mengalami masalah dalam menjaga produktivitas dan kualitas layanan. Selain itu, beban kerja yang berlebihan pada karyawan tetap dapat menyebabkan penurunan moral dan efisiensi.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Departemen Keuangan dan Manfaatnya

3. Masalah dalam logistik

Sistem pengiriman sering kali terbebani selama periode peak order, baik dari sisi internal perusahaan maupun penyedia jasa pengiriman eksternal. Lonjakan pesanan dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, kesalahan dalam pengelolaan pesanan, dan biaya pengiriman yang lebih tinggi.

Jika tidak ditangani dengan baik, ini bisa menyebabkan ketidakpuasan pelanggan akibat keterlambatan atau ketidakakuratan pengiriman produk.

4. Gangguan dalam rantai pasokan

Selama peak order, rantai pasokan sering kali rentan terhadap gangguan, terutama jika pemasok juga menghadapi lonjakan permintaan. Keterlambatan dalam pengadaan bahan baku atau komponen penting dapat menghambat produksi dan mengakibatkan keterlambatan dalam pemenuhan pesanan.

Risiko ini meningkat jika perusahaan tidak memiliki pemasok alternatif atau jika mereka bergantung pada rantai pasokan global yang kompleks.

5. Kepuasan pelanggan

Dengan meningkatnya volume pesanan, menjaga kualitas layanan pelanggan menjadi lebih sulit. Keterlambatan pengiriman, kesalahan dalam pesanan, dan kurangnya komunikasi yang jelas dapat mengurangi kepuasan pelanggan.

Pelanggan cenderung memiliki harapan tinggi, terutama selama periode puncak, dan kekecewaan selama waktu-waktu ini dapat menyebabkan hilangnya loyalitas pelanggan. Mengelola ekspektasi pelanggan secara efektif adalah tantangan utama selama peak order.

Baca Juga: 10 Cara Menarik Pelanggan untuk Meningkatkan Penjualan Bisnis

Tips Menghadapi Peak Order

1. Rencanakan dengan matang

Strategi pertama untuk mengelola pesanan selama periode puncak adalah memebuat rencana yang matang. Dengan memanfaatkan data historis dan analisis tren, Anda dapat memperkirakan permintaan, inventaris, dan kapasitas selama periode peak order.

Peningkatan stok barang yang paling banyak diminati atau penyusunan inventaris yang lebih dinamis berdasarkan permintaan real-time dapat membantu mencegah kehabisan stok. Mempunyai cadangan stok yang memadai memungkinkan bisnis untuk memenuhi pesanan dengan lebih cepat dan efisien.

Anda juga perlu menetapkan tujuan dan prioritas yang realistis, serta mengomunikasikannya dengan jelas kepada tim dan pelanggan Anda.

Kesimpulannya, perencanaan yang matang akan membantu Anda menghindari kehabisan, kelebihan stok, delay, serta mengoptimalkan sumber daya dan biaya Anda.

Baca juga: 7 Tips Mengelola Purchase Order Management yang Efektif

2. Otomasi proses

Langkah kedua untuk mengelola pesanan selama peak order adalah mengotomatiskan proses. Anda perlu menggunakan teknologi dan perangkat lunak untuk menyederhanakan dan mengefisienkan tugas manajemen pesanan, seperti entri pesanan, pelacakan, pembuatan faktur, dan pelaporan.

Anda juga perlu mengintegrasikan sistem dan platform dengan pemasok, operator, dan pelanggan untuk memastikan keakuratan dan visibilitas data. Mengotomatiskan proses akan membantu mengurangi kesalahan, menghemat waktu, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Kembangkan strategi pemasaran

Strategi yang baik untuk mempersiapkan bisnis demi peak season adalah menciptakan kampanye pemasaran yang membantu mempromosikan brand Anda atau produk populer tertentu di musim penjualan itu,

Produk apa yang orang cari-cari? Produk apa yang mereka inginkan diskonnya? Saluran apa yang bisa membantu Anda mempromosikan kampanye Anda? Jenis konten apa yang harus Anda buat?

Semua pertanyaan ini akan membantu Anda menciptakan strategi pemasaran yang solid dan membuat pembeli Anda berdebar dan ingin membeli dari Anda.

Beberapa tips pemasaran untuk peak season mencakup:

• Mengidentifikasi dan memahami target audiens untuk peak season
• Memproduksi video berdurasi pendek
• Memanfaatkan media sosial untuk menjangkau lebih banyak pelanggan
• Berinvestasi ke paid ads atau sosial
• Mengembangkan sistem referral untuk mendapat pembeli baru
• Menciptakan kampanye yang menarik dan berdampak

Baca Juga: Tips Membuat Call To Action yang Menarik dalam Kampanye Pemasaran

4. Mengoptimalkan situs web untuk lonjakan kunjungan

Beberapa situs web mulai crash atau melambat selama peak season karena volume kunjungan yang tinggi. Karena itu, salah satu tips untuk mempersiapkan diri demi peak season adalah dengan menjaga waktu muat situs Anda tetap rendah sehingga dapat menangani kunjungan yang meningkat.

Waktu muat yang buruk meningkatkan bounce rate dan membuat bisnis berpotensi kehilangan calon pelanggan. Setiap 1 detik tambahan yang halaman Anda butuhkan untuk dimuat akan meningkatkan kemungkinan pelanggan berpindah ke pesaing Anda.

Oleh karena itu, sebaiknya pastikan situs web Anda optimal untuk belanja seluler, perbaiki gangguan yang ada, tingkatkan pengalaman pengguna, dan pastikan situs web responsif.

Detail ini dapat meningkatkan pengalaman belanja seluler, yang membantu mendorong lebih banyak konversi dan penjualan.

5. Manfaatkan saluran dengan tingkat konversi teratas

Beberapa platform dan saluran penjualan bekerja lebih baik daripada yang lain. Karena itu, manfaatkan platform dan strategi yang membawa tingkat konversi tertinggi selama peak season.

Dua saluran dengan tingkat konversi tertinggi adalah email marketing dan pemasaran media sosial. Berdasarkan penelitian, 39% pelanggan bilang mereka akan membeli dari suatu bisnis karena periklanan email langsung.

Buatlah kontak Anda tertarik dengan mengirimi mereka email terkait hitung mundur penjualan, kesepakatan, diskon, user-generated content, dan lainnya.

Jenis pemasaran seperti ini akan mengingatkan orang atas penawaran Anda dan mendorong mereka untuk membeli dari Anda selama peak season.

6. Monitor performa

Langkah ketiga untuk mengelola pesanan selama peak order adalah memantau kinerja. Anda perlu mengukur dan menganalisis indikator kinerja utama (KPI) Anda, seperti waktu siklus pesanan, rasio pemenuhan pesanan, jumlah pengiriman yang tepat waktu, dan umpan balik pelanggan.

Anda juga perlu melacak dan menyelesaikan masalah yang mungkin terjadi, seperti perubahan pesanan, pembatalan, atau pengembalian. Memantau kinerja akan membantu Anda mengevaluasi hasil, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan menyesuaikan rencana Anda.

Baca Juga: 20 KPI dan Metrik yang Harus Diperiksa CFO Bisnis

7. Melatih dan memotivasi karyawan

Langkah keempat untuk mengelola pesanan selama periode puncak adalah melatih dan memotivasi staf. Anda perlu memastikan bahwa staf Anda memiliki keterampilan, pengetahuan, dan alat untuk menangani peningkatan beban kerja dan tekanan.

Anda juga perlu memberi mereka umpan balik, pengakuan, dan insentif, agar mereka tetap terlibat dan termotivasi. Melatih dan memotivasi staf akan membantu Anda mempertahankan kualitas, produktivitas, dan moral.

8. Komunikasi dengan pelanggan

Selama periode peak order, menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan sangat penting untuk pengelolaan ekspektasi. Memberikan informasi yang jelas dan akurat mengenai estimasi waktu pengiriman, ketersediaan produk, serta kebijakan pengembalian dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Selain itu, mengirimkan notifikasi secara otomatis mengenai status pesanan dan pengiriman akan memberikan rasa nyaman bagi pelanggan, sehingga mereka merasa diperhatikan meskipun pesanan meningkat.

Transparansi dan pelayanan pelanggan yang responsif dapat membantu menghindari ketidakpuasan yang mungkin terjadi akibat keterlambatan atau kendala lainnya.

9. Membuat sistem retur

Langkah lain untuk mempersiapkan peak season adalah meninjau sistem retur Anda. Tercatat 58% pelanggan ingin sistem retur yang mudah dan tidak ribet.

Karena itu, penting bagi Anda untuk memfasilitasi keinginan ini dengan membuat sistem yang mampu menangani pengembalian barang dengan lancar.

Selain itu, pastikan untuk memperbarui peraturan pengembalian di situs web Anda agar tetap jelas dan mudah dipahami.

10. Meninjau peak order

Langkah terakhir dalam mengelola pesanan selama peak order adalah meninjau dan mempelajari bagaimana performa bisnis Anda saat peak order.

Karena itu, lakukan post-peak analysis, ukur kekuantan dan kelemahan bisnis Anda. Anda juga perlu merencanakan rencana masa depan.

Meninjau dan belajar akan membantu Anda untuk terus memperbaiki performa manajemen pesanan dan kesiapan bisnis menghadapi peak order.

Baca Juga: 7 Tips Mengurangi Barang Return yang Efektif untuk Bisnis

Kesimpulan

Jadi, dari artikel di atas, dapat Anda pahami bahwa peak order adalah periode di mana penjualan akan sangat meningkat. Ini adalah peluang yang harus bisnis manfaatkan jika ingin mengejar keuntungan.

Untuk membantu Anda bersiap menghadapi peak order, gunakan teknologi terkini seperti aplikasi kasir Kledo POS. Kledo POS bukan hanya aplikasi kasir yang mencatat transaksi saja, tapi juga jumlah stok dengan akurat.

Kledo POS akan membantu mengingatkan Anda jika Anda kekurangan stok, sehingga persiapan Anda untuk peak order pun jadi lebih mudah. Kesalahan dalam transaksi pun juga dapat terminimalisir.

Bagaimana? Tertarik menggunakan Kledo POS? Yuk, coba sekarang juga menggunakan tautan ini.