Retail Budgeting: Teknik, Jenis, dan Tahapan Melakukannya

Retail budgeting adalah proses perencanaan dan pengalokasian sumber daya keuangan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis di sektor ritel.

Dalam retail budgeting, perusahaan merencanakan segala hal mulai dari proyeksi penjualan hingga pengeluaran operasional, dengan tujuan untuk menjaga keseimbangan antara pendapatan dan biaya.

Penganggaran ini melibatkan berbagai aspek, seperti pengelolaan persediaan, biaya gaji, pemasaran, dan operasional yang berhubungan langsung dengan pengelolaan toko ritel atau bisnis e-commerce.

Tanpa perencanaan keuangan yang matang, sebuah perusahaan ritel berisiko menghadapi kesulitan finansial, kesalahan dalam pengelolaan persediaan, atau bahkan kerugian yang bisa berujung pada kebangkrutan.

Dengan anggaran yang jelas, manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik mengenai strategi pemasaran, pembelian stok, dan pengelolaan biaya operasional, yang semuanya berkontribusi pada efisiensi dan profitabilitas bisnis.

Tujuan utama dari retail budgeting adalah memastikan kelancaran operasional dan pencapaian target keuangan perusahaan. Melalui anggaran yang terstruktur dengan baik, bisnis dapat mengelola arus kas, memaksimalkan keuntungan, dan mengurangi risiko pemborosan sumber daya.

Penganggaran ini juga memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai performa bisnis, sehingga memungkinkan perusahaan untuk melakukan penyesuaian strategi bila diperlukan.

Dalam artikel ini, kita akan menggali lebih dalam mengenai teknik, tahapan, serta tantaangan dari retail budgeting yang dapat membantu bisnis meraih kesuksesan jangka panjang.

Pentingnya Retail Budgeting

Anggaran adalah target keuangan yang dibagikan di seluruh organisasi. Berbeda dengan perkiraan atau forecasting, yang merupakan dokumen keuangan yang terus diperbarui berdasarkan apa yang kemungkinan terjadi, anggaran adalah dokumen statis yang menetapkan ekspektasi keuangan untuk tahun fiskal. Menyusun anggaran dengan akurat dan tepat waktu, serta mengomunikasikannya secara efektif, penting untuk beberapa alasan.

Anggaran menciptakan tujuan yang terpadu bagi seluruh staf, mulai dari manajemen tingkat atas hingga bawah.

Misalnya, dua metrik anggaran kunci yang harus dipenuhi oleh tim ritel adalah penetapan harga produk dan volume penjualan.

Retail budgeting juga mendefinisikan area tanggung jawab untuk semua bidang fungsional, seperti target pembelian inventaris yang efisien atau perhatian yang cermat terhadap layanan pelanggan.

Selain itu, secara praktis, rencana kompensasi variabel, seperti komisi untuk tenaga penjualan, umumnya didasarkan pada target anggaran.

Dan yang paling penting, retail budgeting mengidentifikasi laba yang direncanakan untuk didistribusikan kepada pemilik atau diinvestasikan kembali ke dalam bisnis, serta arus kas yang direncanakan untuk memenuhi kewajiban dan komitmen.

Baca juga: 15 KPI Bisnis Retail Terpenting Yang Harus Anda Ketahui

Teknik-Teknik dalam Retail Budgeting

Dalam dunia ritel, penganggaran bukanlah suatu proses yang bersifat statis; sebaliknya, ia harus dapat beradaptasi dengan kondisi pasar yang terus berubah.

Berbagai teknik penganggaran dapat digunakan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa anggaran yang ditetapkan dapat mendukung tujuan bisnis, sekaligus memberikan fleksibilitas dalam menghadapi ketidakpastian ekonomi dan pasar.

Berikut ini adalah beberapa teknik penganggaran yang umum digunakan dalam industri ritel untuk mencapai efisiensi dan profitabilitas yang optimal.

Anggaran berbasis nol (Zero-based Budgeting)

Zero-based budgeting adalah pendekatan yang mengharuskan perusahaan untuk menyusun anggaran dari nol setiap periode.

Alih-alih hanya memperbarui anggaran berdasarkan angka dari periode sebelumnya, setiap bagian dari anggaran dipertimbangkan dan dievaluasi ulang dari awal.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kebutuhan sumber daya secara lebih cermat dan memastikan bahwa setiap alokasi dana memiliki tujuan yang jelas dan relevansi yang kuat dengan strategi bisnis yang sedang berjalan.

Teknik ini juga mencegah pemborosan, karena hanya pengeluaran yang benar-benar diperlukan yang akan disetujui dan dialokasikan.

Anggaran berdasarkan pendapatan (Revenue-based budgeting)

Berbeda dengan pendekatan yang lebih tradisional, anggaran berdasarkan pendapatan mengharuskan perusahaan untuk menyusun anggaran dengan dasar proyeksi pendapatan yang diharapkan.

Pendekatan ini mengasumsikan bahwa anggaran dan pengeluaran disesuaikan dengan tingkat pendapatan yang diraih oleh bisnis.

Ketika pendapatan meningkat, anggaran untuk pemasaran, pengembangan produk, dan biaya operasional lainnya dapat dinaikkan untuk mendukung pertumbuhan lebih lanjut.

Sebaliknya, jika pendapatan menurun, pengeluaran akan disesuaikan agar tetap seimbang. Teknik ini sangat berguna bagi perusahaan yang mengalami fluktuasi pendapatan yang signifikan dan memerlukan anggaran yang lebih fleksibel.

Anggaran fleksibel

Anggaran fleksibel dirancang untuk menghadapi fluktuasi pasar dengan cara yang lebih dinamis. Teknik ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan anggaran mereka sesuai dengan perubahan dalam kondisi pasar, seperti perubahan permintaan konsumen, fluktuasi harga bahan baku, atau pergeseran tren industri.

Dengan anggaran fleksibel, perusahaan dapat lebih cepat merespon tantangan pasar atau peluang baru yang muncul, tanpa terikat pada angka-angka yang telah ditetapkan di awal periode.

Pendekatan ini memberikan ruang gerak yang lebih besar dalam pengelolaan biaya dan pendapatan, serta membantu bisnis tetap adaptif dalam lingkungan yang sangat kompetitif.

Baca juga: Manajemen Procurement Retail: Langkah-Langkah dan Tipsnya

Elemen Penyusunan Retail Budgeting

Penyusunan anggaran biasanya dimulai dengan membuat laporan laba rugi anggaran, yang mencatat hasil dari operasi yang direncanakan.

Dari sana, laporan neraca anggaran dan laporan arus kas dapat disusun, keduanya bergantung pada data dari laporan laba rugi.

Tiga elemen kunci terlibat dalam pembuatan laporan laba rugi untuk retailer, terlepas dari apakah pendekatan anggaran berbasis nol, berdasarkan pendapatan, atau fleksibel digunakan.

Setiap elemen memerlukan pengumpulan data yang andal secara cermat, pemahaman yang baik tentang bagaimana bisnis retailer sebenarnya beroperasi, serta pengetahuan tentang tren industri.

Elemen anggaran utama yang perlu ditangani secara berurutan adalah:

Anggaran pendapatan

Pembuatan retail budgeting dimulai dengan menetapkan anggaran pendapatan, karena pendapatan adalah variabel yang menentukan banyak elemen anggaran lainnya.

Perhitungan tingkat penjualan yang direncanakan memerlukan perkiraan yang terinformasi tentang semua faktor pendorong pendapatan internal dan eksternal, seperti volume penjualan, harga penjualan, perubahan basis pelanggan, tren pasar, dan perubahan yang direncanakan dalam penawaran produk.

Perhitungan margin laba kotor

Elemen kunci berikutnya adalah menentukan laba kotor dari pendapatan yang dianggarkan. Laba kotor adalah jumlah pendapatan yang tersisa setelah dikurangi biaya langsung produk pengecer, yang dalam akuntansi disebut biaya barang yang dijual (HPP).

Retailer menerapkan margin laba kotor yang dianggarkan (laba kotor yang diwakili sebagai persentase dari pendapatan) ke pendapatan yang dianggarkan untuk menentukan laba kotor yang dianggarkan.

Menghitung margin laba kotor yang dianggarkan memerlukan analisis HPP saat ini dan mengidentifikasi serta mengukur perubahan yang diantisipasi. Ini merupakan bagian kritis dalam anggaran ritel karena HPP biasanya merupakan salah satu biaya terbesar bagi pengecer.

Di industri ritel, HPP umumnya mencakup biaya pembelian barang dagangan dan mempersiapkannya untuk dijual.

Estimasi biaya

Setelah menghitung laba kotor, biaya lain ditambahkan ke anggaran ritel. Setiap biaya diperkirakan menggunakan data yang sesuai.

Beberapa biaya bervariasi berdasarkan anggaran pendapatan, seperti biaya pengiriman ke pelanggan, utilitas toko, dan tenaga kerja musiman.

Biaya lain bersifat tetap, seperti sewa dan gaji; diskresioner, seperti pemasaran dan pengembangan produk; dan biaya non-operasional, seperti bunga pinjaman dan pajak penghasilan.

Semua biaya harus diperkirakan dan dimasukkan agar pengecer dapat mencapai laporan laba rugi yang lengkap.

Baca juga: 10 Strategi Terbaik Untuk Meningkatkan Kunjungan di Retail

8 Jenis Retail Budgeting

Dalam anggaran keseluruhan, retailer dapat mengembangkan anggaran terpisah untuk aspek-aspek spesifik bisnis. “Sub” anggaran ini dapat sangat berguna untuk menciptakan akuntabilitas dan fokus bagi manajer departemen.

Mereka juga harus selaras dengan anggaran keseluruhan dan strategi perusahaan. Teknologi yang tepat dapat memudahkan pemisahan dan agregasi jenis-jenis anggaran berikut:

1. Anggaran operasional

Seperti namanya, anggaran operasional berkaitan dengan aktivitas inti bisnis perusahaan. Bagi retailer, anggaran ini berfokus pada penjualan produk, biaya barang yang dijual (HPP), dan biaya penjualan serta administrasi.

Anggaran ini biasanya digunakan oleh eksekutif perusahaan dan pemimpin tim penjualan, persediaan, dan pemasaran.

2. Anggaran arus kas

Anggaran arus kas menggambarkan arus kas masuk dan keluar perusahaan selama periode tertentu. Ini adalah alat penting untuk memastikan bisnis memiliki saldo kas yang cukup untuk memenuhi kewajibannya, seperti gaji karyawan dan pembelian persediaan.

Selain itu, dengan membagi anggaran arus kas per bulan — yang dikenal sebagai “kalenderisasi”, manajer bisnis dapat memprediksi kapan mereka mungkin perlu mengandalkan pembiayaan untuk menutupi periode ketika arus kas diperkirakan tidak mencukupi, seperti selama musim sepi.

3. Anggaran keuangan

Anggaran keuangan adalah istilah umum untuk anggaran keseluruhan perusahaan dan tiga laporan keuangan yang dianggarkan.

Anggaran keuangan mencakup neraca anggaran, yang mencerminkan pengelolaan aset, liabilitas, dan perubahan ekuitas yang direncanakan.

Neraca anggaran memasukkan laba atau rugi bersih yang tercantum dalam laporan laba rugi anggaran ke dalam bagian ekuitasnya.

Dan laporan arus kas anggaran mencerminkan dampak perubahan yang direncanakan dalam neraca anggaran dan laporan laba rugi terhadap saldo kas.

Anggaran keuangan keseluruhan umumnya digunakan oleh pimpinan perusahaan dan tim perencanaan dan analisis keuangan untuk membandingkan dengan hasil aktual.

4. Anggaran penjualan

Anggaran penjualan adalah versi yang lebih rinci dari anggaran pendapatan. Anggaran ini menganalisis variabel-variabel pendapatan secara detail, seperti volume penjualan, campuran produk, strategi harga, dan diskon.

Anggaran penjualan juga dibagi berdasarkan periode, seperti bulanan, mingguan, atau harian, dengan mempertimbangkan waktu pelaksanaan kampanye pemasaran dan promosi, serta musim.

Baca juga: Berapa Modal Awal Bisnis Retail? Ini Perkiraan dan Rinciannya

5. Anggaran pembelian

Anggaran pembelian memastikan perusahaan memiliki bahan baku dan persediaan yang cukup untuk memenuhi penjualan yang dianggarkan.

Anggaran ini menunjukkan waktu dan biaya pembelian barang dagangan yang terencana. Anggaran ini juga mencakup perkiraan untuk peralatan yang diperlukan, seperti teknologi pemenuhan pesanan baru, rak, dan perlengkapan gudang.

Anggaran pembelian penting karena kelebihan persediaan menguras sumber daya (arus kas), dan kekurangan persediaan dapat menyebabkan kehilangan penjualan; mendapatkan anggaran yang tepat berarti mengkorelasikannya dengan anggaran lain.

6. Anggaran overhead

Anggaran overhead menunjukkan biaya yang direncanakan untuk mendukung operasional bisnis; dapat dianggap sebagai pelengkap anggaran operasional dan merupakan alat berguna untuk memantau dan mengontrol biaya aktual.

Anggaran overhead pada bisnis retail mencakup biaya administrasi, seperti sewa, asuransi, pajak, pembersihan dan pemeliharaan toko, serta biaya lain-lain.

Pedagang retail juga memasukkan biaya teknologi, seperti sistem point-of-sale dan keamanan, dalam anggaran overhead mereka.

7. Anggaran Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja merupakan pengeluaran besar lainnya bagi pengecer. Membuat anggaran khusus tenaga kerja dapat menjadi cara yang berguna untuk mengelola pengeluaran ini.

Anggaran tenaga kerja mencakup biaya perekrutan, pelatihan, dan pembayaran karyawan, serta biaya tenaga kerja tambahan, seperti seragam dan tunjangan karyawan.

Anggaran tenaga kerja terkadang dibuat dengan menggunakan persentase historis dari penjualan, sebagai alternatif dari pendekatan berbasis nol dan incremental.

Pendekatan biaya penjualan ini terutama berguna bagi pengecer dengan tingkat pergantian karyawan yang tinggi dan kebutuhan tenaga kerja yang konsisten.

8. Anggaran statis

Anggaran statis merujuk pada sifat anggaran itu sendiri, bukan jenis aktivitas bisnis yang dicakupnya. Anggaran statis ditetapkan sebelumnya dan digunakan sebagai acuan untuk mengukur aktivitas aktual. Anggaran statis juga digunakan untuk mengalokasikan sumber daya.

Berbeda dengan anggaran fleksibel dan perkiraan, yang diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan internal dan pasar, anggaran statis tetap sama dalam keadaan apapun.

Baca juga: Mengenal Manfaat AI untuk Retail dan 13 Contoh Penggunaannya

Melakukan Retail Budgeting dalam 9 Langkah

Membuat anggaran ritel adalah proses yang melibatkan berbagai langkah. Bergantung pada sumbernya, jumlah langkah yang tepat bisa berbeda, karena beberapa langkah sering digabungkan.

Namun, faktor yang lebih penting adalah urutan langkah-langkah tersebut (serta proses pemikiran yang mendasarinya). Kegunaan anggaran dipengaruhi langsung oleh kualitas data dan tingkat ketelitian yang diterapkan dalam pembuatannya.

1. Menetapkan tujuan dan sasaran keuangan

Sebelum memasukan dan memetakan “angka-angka,” langkah pertama dalam membuat anggaran adalah agar semua stakeholder perusahaan sepakat mengenai tujuan dan sasaran masa depan.

Anggaran harus mencerminkan rencana strategis peritel, seperti pembukaan atau penutupan toko, perubahan dalam lini produk, atau perubahan saluran penjualan (seperti peluncuran toko e-commerce, misalnya).

2. Meninjau data historis

Setelah menetapkan ekspektasi, langkah berikutnya adalah mengumpulkan data yang diperlukan untuk menentukan angka-angka anggaran.

Langkah ini mencakup melihat data historis untuk memahami apa yang telah berhasil dan untuk memahami metrik kunci, seperti margin laba kotor.

Penting juga untuk mengidentifikasi dan memisahkan peristiwa yang tidak berulang yang mungkin mempengaruhi data historis, seperti bencana banjir tahun sebelumnya yang menyebabkan penutupan toko.

Langkah ini juga mencakup pengumpulan informasi eksternal, seperti tren pasar, yang mungkin berdampak pada bisnis.

3. Memprediksi penjualan dan pendapatan

Langkah 3 berfokus pada perkiraan penjualan dan pendapatan untuk tahun berjalan, yang akan digunakan sebagai dasar untuk menyusun anggaran tahun berikutnya.

Hal ini sangat penting saat menggunakan metode anggaran inkremental, yang menerapkan tingkat pertumbuhan atas periode saat ini untuk memperkirakan penjualan.

Namun, ini juga sama pentingnya dalam pendekatan penganggaran lainnya karena menambahkan metrik tahun berjalan ke data historis yang ada.

4. Mengestimasi biaya dan pengeluaran

Demikian pula, mengestimasi saldo biaya dan pengeluaran tahun berjalan akan memberikan proyeksi pengeluaran sepanjang tahun.

Angka-angka ini bisa digunakan sebagai titik awal untuk anggaran tahun berikutnya, serta memberikan metrik efisiensi yang lebih terkini, seperti HPP (Harga Pokok Penjualan).

Baca juga: 7 Strategi Meningkatkan Manajemen Supply Chain Bisnis Retail

5. Menyusun anggaran penjualan

Sekarang saatnya bagi peritel untuk mengembangkan anggaran pendapatan dan anggaran penjualan yang lebih rinci.

Semakin spesifik, seperti mengidentifikasi pendapatan berdasarkan produk atau toko, semakin berarti analisis selisih yang dilakukan di masa depan.

Sangat berharga juga untuk mendapatkan persetujuan anggaran penjualan dari semua manajer yang relevan.

6. Membuat anggaran biaya

Anggaran biaya mencakup semua pengeluaran yang direncanakan untuk periode anggaran, termasuk HPP, tenaga kerja, biaya overhead, dan pengeluaran lainnya.

Sangat bermanfaat bagi peritel untuk membandingkan pengeluaran individual dalam anggaran biaya dengan tolok ukur industri ritel internal dan eksternal.

7. Membuat laporan laba rugi yang dianggarkan

Dengan menggabungkan komponen pendapatan yang dianggarkan dan pengeluaran yang dianggarkan, peritel dapat membuat laporan laba rugi anggaran.

Laporan laba rugi ini harus ditinjau untuk memastikan kewajaran dengan membandingkannya dengan periode sebelumnya, sambil mempertimbangkan perubahan strategi dan peristiwa tidak berulang.

Pos pengeluaran yang mempengaruhi laporan laba rugi, seperti keuntungan atau kerugian yang diharapkan dari penjualan aset yang direncanakan atau perubahan biaya bunga yang diharapkan dari pelunasan atau perpanjangan utang, juga harus dimasukkan.

Laporan laba rugi tahunan kemudian dapat dibagi menjadi kuartalan, bulanan, atau bahkan mingguan.

8. Merancang rencana arus kas

Rencana arus kas menunjukkan aliran masuk dan keluar kas selama periode anggaran, serta saldo kas yang diharapkan.

Merancang rencana arus kas membantu manajemen perusahaan untuk membuat pengaturan selama periode ketika saldo kas mungkin tidak mencukupi — misalnya, dengan menyisihkan kas berlebih saat arus kas positif atau menyiapkan fasilitas kredit untuk saat saldo kas mungkin rendah.

Rencana arus kas ini menggunakan saldo kas yang diharapkan di awal periode anggaran, kemudian mengandalkan informasi dalam laporan laba rugi yang telah dijadwalkan untuk menentukan saldo kas yang berjalan sepanjang tahun anggaran.

9. Memantau dan Menyesuaikan Anggaran

Kebanyakan proses anggaran bersifat iteratif, yang memerlukan beberapa kali penyempurnaan untuk memastikan bahwa manajer yang relevan setuju dengan rencana tersebut.

Setelah finalisasi, anggaran menjadi statis dan penyesuaian di masa depan akan menjadi bagian dari dokumen proyeksi perusahaan, bukan bagian dari anggaran itu sendiri.

Memantau hasil aktual dibandingkan dengan anggaran memerlukan upaya berkelanjutan untuk menciptakan budaya akuntabilitas.

Pengukuran kinerja harus dilakukan secara berkala untuk melacak kemajuan dan memberikan peringatan terkait dengan koreksi arah yang diperlukan.

Baca juga juga: Mengenal Jenis Pajak dalam Bisnis Retail dan Contoh Hitungnya

Prediksi dan Buat Anggaran Bisnis Retail Lebih Akurat dengan Kledo

Membuat anggaran menjadi jauh lebih mudah dan akurat ketika prosesnya didukung oleh alat yang tepat. Software akuntansi Kledo dilengkapi dengan modul pembukuan dan anggaran yang mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan data keuangan dan operasional historis.

Dan karena anggaran disimpan di satu platform terpusat, sistem ini memfasilitasi kolaborasi lintas fungsi dan transparansi dalam manajemen keuangan.

Solusi khusus, Kledo untuk bisnis retail membantu mengatasi tantangan unik yang dihadapi oleh retailer, seperti forecasting permintaan, manajemen persediaan, dan integrasi aplikasi kasir Kledo POS.

Selain itu, dasbor dapat disesuaikan dan memberikan akses berbasis peran untuk memberikan metrik aktual yang melacak kinerja dibandingkan dengan anggaran di semua tingkatan bisnis ritel.

Jika tertarik untuk melakukan proses pembukuan dan penganggaran bisnis retail terintegrasi dengan Kledo, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.