Surat permohonan pembayaran adalah surat resmi yang ditulis ketika seseorang belum menerima pembayaran dari seseorang / organisasi.
Surat permohonan pembayaran yang belum dibayarkan sangat penting ketika seseorang seharusnya menerima pembayaran mereka tetapi pembayaran tertunda karena beberapa alasan.
Jika pembayaran untuk pekerjaan/penjualan Anda belum dibayarkan oleh perusahaan, maka Anda selalu dapat menulis surat ini ke perusahaan, atau ke badan lain yang perlu melunasi pembayaran.
Surat ini adalah surat formal sederhana yang mencakup rincian tentang tanda terima pembayaran dan jumlah yang belum dibayar.
Kita harus bersikap sopan dan mempertahankan nada hormat saat menulis surat permohonan pembayaran. Surat tersebut dikirim ke penerima yang menyatakan bahwa Anda belum menerima pembayaran dan penerima harus segera melakukan tindakan yang diperlukan.
Pada artikel kali ini kami akan membahas cara menulis surat permohonan pembayaran dan juga memberikan contoh yang bisa Anda download secara gratis.
Bagaimana Cara Menulis Surat Permohonan Pembayaran?
Ketika pembayaran Anda jatuh tempo dari klien atau pelanggan, Anda dapat menulis surat ini. Permintaan untuk melakukan pembayaran dapat dilakukan secara online atau offline, dan yang paling mudah, melalui telepon.
Namun, komunikasi tertulis selalu lebih disukai karena dapat didokumentasikan. Jadi, menulis surat permohonan pembayaran atau email bisa menjadi pilihan terbaik Anda. Surat tersebut ditulis mirip dengan format surat formal lainnya.
Surat ini juga akan mencakup informasi mengenai alamat pengirim serta alamat penerima, nama, detail kontak, dan surat perjanjian (jika ada) yang harus dilampirkan bersama surat tersebut. Untuk pemahaman yang lebih baik tentang formatnya, nantinya kami akan memberikan contoh surat yang disediakan di bawah.
Baca juga: Cara Cek Legalitas Perusahaan Secara Online dengan Mudah
Bagaimana Tips Membuat Surat Permohonan Pembayaran yang Baik?
- Selalu periksa apakah kedua alamat, yaitu alamat pengirim dan alamat penerima, sudah benar. Alamat penerima harus disebutkan setelah tanggal.
- Sebutkan tanggal dengan benar karena akan membantu merekam data dan akan menjadi bukti bahwa Anda telah mengirimkan surat resmi jika terjadi masalah.
- Salam pembuka saat menulis surat harus formal.
- Buatlah subjek surat dengan tepat dan dalam satu kalimat.
- Rincian organisasi dari mana pesanan dibuat dan rincian pesanan itu sendiri harus diuraikan dengan jelas.
- Bagian utama harus informatif tentang alasan di balik penulisan surat dan pembayaran yang tertunda yang harus dilakukan.
- Sebagai penutup, ucapkan terima kasih kepada penerima dan akhiri isi surat.
- Pencantuman informasi informal apa pun dalam surat harus dihindari.
- Jaga agar nada surat tetap sopan dan hormat.
Format surat:
- Alamat pengirim
- Tanggal: (dd/mm/yyyy)
- Alamat penerima
- Perihal
- Salam hormat
- Isi surat
- Ucapan terima kasih.
- Hormat kami
- Nama pengirim
- Peruntukan
- Lampiran (jika ada)
Baca juga: Ingin Mencari Konsultan Bisnis? Perhatikan Beberapa Hal Ini!
Contoh Surat Permohonan Pembayaran
Untuk mengetahui lebih jauh surat ini, berikut kami berikan contoh surat permohonan pembayaran yang mungkin bisa Anda gunakan:
1. Permohonan pembayaran termin
Jenis surat ini biasanya digunakan untuk menagih termin pembayaran pada perusahaan yang sudah memberikan uang muka dan berjanji akan melunasi pembayaran jika pekerjaan sudah diselesaikan.
Biasanya digunakan oleh perusahaan konsturuksi atau perusahaan konsultan saat mereka menagih pembayaran klien.
2. Permohonan pembayaran sisa uang muka
Biasa digunakan oleh perusahaan kontraktor. Jenis surat ini biasanya digunakan untuk menagih sisa uang muka sebelum proyek dimulai.
Baca juga: Download Surat Penawaran Harga Beserta Contohnya
3. Permohonan pembayaran format .docs
Surat ini bisa digunakan untuk bisnis apa saja dan sangat mudah digunakan dan dibuat karena format .docs.
Template Surat Permohonan Pembayaran
Tempate surat permohonan pembayaran 1
[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Perusahaan Anda]
[Tanggal]
[Kepada Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan Penerima]
Dengan hormat,
Sesuai dengan perjanjian kerjasama yang telah terjadi antara perusahaan kami, kami ingin mengajukan permohonan pembayaran atas tagihan yang terlampir. Rincian jumlah tagihan dan tanggal jatuh tempo terlampir dalam surat ini.
Kami berharap untuk menerima pembayaran tersebut sebelum tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan. Mohon untuk melakukan pembayaran melalui transfer bank ke rekening perusahaan kami yang tertera di bawah ini:
[Nama Bank]: [Nomor Rekening]
[Atas Nama]: [Nama Perusahaan Anda]
Kami sangat menghargai perhatian dan kerjasama Anda dalam hal ini. Jika ada pertanyaan atau kebutuhan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama Perusahaan]
[Posisi di Perusahaan]
Baca juga: Download Contoh Surat Pengajuan Barang Beserta Pengertiannya
Template surat permohonan pembayaran 2
[Surat Kepala]
[Alamat Kantor]
[Tanggal]
[Kepada Nama Penerima/Pihak yang Bertanggung Jawab]
[Alamat Penerima/Pihak yang Bertanggung Jawab]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengajukan permohonan pembayaran atas faktur yang telah kami kirimkan kepada perusahaan Anda pada tanggal [Tanggal Faktur]. Kami telah memberikan waktu yang cukup bagi Anda untuk melakukan pembayaran, namun hingga saat ini kami belum menerima pembayaran tersebut.
Kami menghargai kerjasama dan keterbukaan perusahaan Anda dalam menyelesaikan kewajiban pembayaran ini. Kami berharap agar pembayaran dapat diselesaikan secepatnya. Rincian jumlah tagihan terlampir dalam surat ini.
Mohon untuk melakukan pembayaran melalui transfer bank ke rekening perusahaan kami yang tertera di bawah ini:
[Nama Bank]: [Nomor Rekening]
[Atas Nama]: [Nama Perusahaan Anda]
Kami siap memberikan informasi tambahan atau menjawab pertanyaan yang Anda miliki terkait dengan pembayaran ini. Silakan hubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Anda dalam hal ini. Kami berharap dapat melanjutkan kerjasama yang baik di masa mendatang.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama dan Jabatan]
[Perusahaan Anda]
Template surat permohonan pembayaran 3
[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Perusahaan Anda]
[Tanggal]
[Kepada Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
Dengan hormat,
Kami ingin mengajukan permohonan pembayaran atas faktur yang dikirimkan kepada perusahaan Anda pada tanggal [Tanggal Faktur]. Kami telah memberikan batas waktu pembayaran yang cukup, namun hingga saat ini kami belum menerima pembayaran tersebut.
Kami memahami bahwa ada situasi yang mungkin mempengaruhi keterlambatan pembayaran. Namun, kami berharap agar Anda dapat segera menyelesaikan pembayaran ini. Rincian jumlah tagihan terlampir dalam surat ini.
Mohon melakukan pembayaran secepatnya melalui transfer bank ke rekening perusahaan kami yang tertera di bawah ini:
[Nama Bank]: [Nomor Rekening]
[Atas Nama]: [Nama Perusahaan Anda]
Jika ada pertanyaan atau kebutuhan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah ini. Kami berharap dapat segera menyelesaikan pembayaran ini dan melanjutkan hubungan kerja yang baik di masa mendatang.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama Perusahaan]
[Posisi di Perusahaan]
Baca juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya
Template surat permohonan pembayaran 4
[Surat Kepala]
[Alamat Kantor]
[Tanggal]
[Kepada Nama Penerima/Pihak yang Bertanggung Jawab]
[Alamat Penerima/Pihak yang Bertanggung Jawab]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengingatkan dan mengajukan pembayaran atas tagihan kami yang masih tertunggak sejak tanggal [Tanggal Faktur]. Kami telah mengirimkan beberapa pemberitahuan sebelumnya, namun pembayaran belum juga dilakukan.
Kami berharap agar Anda dapat segera menyelesaikan pembayaran ini agar kami dapat menjaga kelancaran arus kas perusahaan kami. Rincian jumlah tagihan terlampir dalam surat ini.
Mohon melakukan pembayaran melalui transfer bank ke rekening perusahaan kami yang tertera di bawah ini:
[Nama Bank]: [Nomor Rekening]
[Atas Nama]: [Nama Perusahaan Anda]
Jika ada pertanyaan atau kebutuhan informasi lebih lanjut mengenai tagihan ini, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah ini.
Kami menghargai perhatian dan kerjasama Anda dalam menyelesaikan pembayaran ini. Terima kasih atas perhatian yang diberikan dan kami berharap dapat menyelesaikan pembayaran ini dengan segera.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama dan Jabatan]
[Perusahaan Anda]
Baca juga: Surat Pembatalan Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Download Contoh Surat Permohonan Pembayaran
Berikut adalah contoh surat permohonan pembayaran format .docs yang bisa Anda download secara gratis dan bisa Anda edit sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Baca juga: Format Isi dan Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Benar
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai surat permohonan pembayaran beserta contoh, tips membuatnya, dan file yang bisa Anda download secara gratis.
Surat ini sangat penting jika Anda adalah pemilik bisnis yang memiliki sistem pembayaran tempo kepada pelanggan untuk memastikan pencatatan piutang dalam bisnis berjalan dengan lancar.
Selain itu, pastikan juga Anda mencatat penerimaan pembayaran dalam bisnis pada sistem akuntansi modern untuk memudahkan Anda dalam mendapatkan informasi keuangan yang menyeluruh agar membantu Anda dalam mengambil keputusan bisnis yang tepat.
Salah satu solusi yang bisa Anda pilih adalah dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap.
Dengan menggunakan Kledo Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan hutang dan piutang bisnis, membuat laporan keuangan instan, integrasi ke akun marketplace atau toko online, manajemen multi gudang dan cabang, approval transaksi dari multi pengguna, dan masih banyak lagi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Biaya Tak Terduga dalam Bisnis: Arti, Jenis dan Contohnya - 30 April 2024
- Voucher Kas Kecil: Definisi, Contoh, Manfaat, dan Cara Menggunakannya - 30 April 2024
- Isi dan Elemen dalam Dalam Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu - 29 April 2024