Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya

Beberapa dari Anda mungkin masih bingung dengan arti sebenarnya dari administrasi keuangan.

Sebagian besar dari Anda percaya bahwa administrasi ekonomi terdiri dari karyawan yang menangani pembayaran.

Ini terkait erat dengan sumber daya yang tersedia untuk perusahaan atau organisasi.

Salah satu aspek terpenting dalam menjalankan bisnis adalah memiliki pemahaman yang kuat tentang administrasi keuangan.

Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini kita akan membahas lebih dalam mengenai pengertian administrasi keuangan dan topik-topik lain yang berkaitan erat dengan jenis administrasi tersebut.

Pengertian Administrasi Keuangan Adalah…

Istilah Administrasi Keuangan terdiri dari dua kata yakni administrasi dan keuangan.

Kata ‘administrasi’ mengacu pada organisasi dan pengelolaan upaya kolektif manusia dalam mengejar tujuan yang disadari. Sementara kata ‘keuangan’ mengacu pada sumber daya moneter.

Administrasi keuangan mengacu pada serangkaian kegiatan yang terkait dengan menyediakan uang ke berbagai cabang organisasi untuk memungkinkannya melaksanakan objeknya.

Apakah itu keluarga, bisnis atau departemen pemerintah, kegiatan sehari-hari tergantung pada ketersediaan dana yang berkaitan dengan administrasi keuangan.

Dalam arti sempit, administrasi keuangan merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan aktivitas pencatatan atas transaksi pemasukan dan pengeluaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan organisasi yang berbentuk tata usaha atau tata pembukuan keuangan.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi keuangan adalah kebijakan pengadaan dan penggunaan keuangan organisasi guna mewujudkan kegiatan organisasi itu sendiri.

Yang dilakukan dengan cara melakukan pengelolaan keuangan meliputi perencanaan, pengaturan, pertanggung jawaban, dan pengawasan terhadap keuangan organisasi.

Baca juga: Cost of Capital Adalah Hal Penting dalam Bisnis, Ini Pengertian Lengkapnya

Manfaat Administrasi Keuangan bagi Bisnis

Administrasi dalam bisnis mempunyai peranan yang sangat penting. Adapun pentingnya proses administrasi dalam bisnis adalah sebagai berikut:

Keberhasilan Pengembangan Bisnis Tergantung Administrasi Keuangan

Salah satu alasan terpenting kegagalan pengembangan bisnis adalah rencana keuangan yang rusak.

Jika rencana yang diadopsi gagal untuk menyediakan modal yang cukup untuk memenuhi kebutuhan modal tetap dan gagal untuk memikul kewajiban perusahaan tanpa membangun daya produktif, bisnis tidak dapat dijalankan dengan sukses.

Oleh karena itu rencana keuangan yang sehat sangat diperlukan untuk keberhasilan perusahaan bisnis.

Mendukung Kelancaran Menjalankan Perusahaan

Perencanaan keuangan yang baik diperlukan untuk kelancaran perusahaan.

Uang bagi perusahaan layaknya oli untuk mesin.

Karena keuangan diperlukan pada setiap tahap perusahaan, yaitu promosi, penggabungan, pengembangan, perluasan dan administrasi kerja sehari-hari, dll.

Oleh sebab itu, administrasi keuangan yang tepat sangat diperlukan.

Penatausahaan keuangan yang baik berarti perusahaan harus melakukan studi, analisis dan evaluasi atas semua masalah keuangan yang dihadapi oleh manajemen.

Kemudian mereka akan mengambil keputusan yang tepat dengan mengacu pada keadaan sekarang sehubungan dengan pengadaan dan penggunaan dana.

Mengkoordinir Berbagai Kegiatan Fungsional

Administrasi keuangan menyediakan koordinasi lengkap antara berbagai bidang fungsional seperti pemasaran, produksi dan distribusi untuk mencapai tujuan organisasi.

Jika adminstrasi keuangan rusak, efisiensi semua departemen lain sama sekali tidak dapat dipertahankan.

Misalnya, bagian keuangan sangat perlu menyediakan pembiayaan untuk pembelian bahan baku dan memenuhi pengeluaran sehari-hari lainnya untuk kelancaran unit produksi.

Jika departemen keuangan gagal memenuhi pembiayaan tersebut, maka proses produksi dan penjualan akan terhambat.

Dan sebagai akibatnya, pendapatan dan tingkat laba bisnis juga akan menurun.

Dengan demikian administrasi keuangan menempati tempat sentral dalam organisasi bisnis yang mengontrol dan mengoordinasikan semua kegiatan lain yang terkait.

Titik Fokus Pengambilan Keputusan

Hampir, setiap keputusan dalam bisnis diambil berdasarkan profitabilitasnya.

Administrasi keuangan menyediakan analisis ilmiah dari semua fakta dan angka melalui berbagai alat keuangan, seperti laporan keuangan yang berbeda, anggaran dll, yang membantu dalam mengevaluasi profitabilitas rencana dalam keadaan tertentu.

Sehingga keputusan yang tepat dapat diambil untuk meminimalkan risiko di masa yang akan mendatang

Penentu Kesuksesan Bisnis

Telah diakui oleh para pelaku bisnis, bahwa manajer keuangan memainkan peran yang sangat penting dalam keberhasilan organisasi bisnis dengan memberi nasihat kepada manajemen puncak solusi dari berbagai masalah keuangan sebagai ahli.

Mereka menyajikan fakta dan angka penting mengenai posisi keuangan dan kinerja berbagai fungsi perusahaan dalam periode tertentu di hadapan manajemen puncak sedemikian rupa.

Sehingga memudahkan manajemen puncak untuk mengevaluasi kemajuan perusahaan untuk diubah dengan tepat.

Manajemen keuangan membantu manajemen puncak dalam proses pengambilan keputusannya dengan menyarankan alternatif terbaik dari berbagai alternatif masalah yang tersedia.

Oleh karena itu, manajemen keuangan membantu manajemen pada tingkat yang berbeda dalam mengambil keputusan keuangan.

Ukuran Kinerja

Kinerja perusahaan dapat diukur dengan hasil keuangannya yaitu dengan ukuran risiko pendapatan dan profitabilitas yang menjadi dua faktor utama yang bersama-sama menentukan nilai bisnis.

Keputusan keuangan yang meningkatkan risiko akan menurunkan nilai perusahaan dan sebaliknya, keputusan keuangan yang meningkatkan profitabilitas akan meningkatkan nilai perusahaan.

Risiko dan profitabilitas adalah dua unsur penting dari urusan bisnis.

Baca juga: Mengapa Financial Advisor Penting dan Tips Memilihnya

Tujuan Pelaksanaan Administrasi Keuangan

Secara umum tujuan administrasi keuangan adalah untuk mengolah dan mengelola keuangan suatu perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat di dalam unit perusahaan tersebut dapat berfungsi dengan baik.

Akibatnya, adalah mungkin untuk mempertanggungjawabkannya sepenuhnya dengan menggunakan semua ketentuan yang berlaku saat ini.

Selain itu, administrasi keuangan memiliki tujuan lain, yaitu:

1. Meningkatkan efisiensi proses pengeluaran dan perolehan perusahaan.
2. Aktivitas transaksi keuangan menjadi lebih mudah diakses karena Anda dapat mendukung setiap transaksi dengan bukti yang dapat Anda verifikasi.
3. Hal ini memudahkan manajer untuk memahami kondisi keuangannya dalam jangka waktu yang ditentukan.

Baca juga: Fungsi dan Unsur Manajemen yang Harus Diketahui Pebisnis

4 Fungsi Administrasi Keuangan

Fungsi Investasi

Dalam hal ini administrasi keuangan berfungsi sebagai tempat penyimpanan debit atau dana perusahaan, yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Ada dua jenis investasi yang perlu diperhatikan dalam bidang administrasi:

• Investasi jangka panjang adalah penggunaan aset tertinggi perusahaan untuk kebutuhan masa depan perusahaan, seperti tanah, peralatan produksi, uang tunai, dll.
• Investasi jangka pendek merupakan aset perusahaan dengan nilai yang rendah sehingga nilainya dapat lebih cepat habis, seperti piutang, persediaan, kas, dll.

Fungsi Bagi Hasil

Pada titik ini, fungsi administrasi keuangan menunjukkan bahwa banyak perusahaan telah mempercayakan jenis administrasi ini dengan wewenang untuk melakukan pembelian atau pendebetan dari perusahaan yang Anda butuhkan untuk kebutuhan perusahaan.

Dalam situasi ini, staf administrasi keuangan akan menggunakan dana perusahaan dengan bijak.

Fungsi Belanja

Administrasi keuangan akan membebankan perusahaan dengan menetapkan dan menegakkan aturan untuk berbagi hasil perusahaan.

Fungsi Penggalangan Dana

Secara umum, fungsi yang kita bicarakan adalah menyediakan dana kepada perusahaan untuk memenuhi kewajiban keuangannya. Menurut interpretasi ini, perusahaan mencari investor atau sponsor untuk membantu mendanai operasinya.

Apa Saja Komponen Adminstrasi Keuangan?

Administrasi keuangan merupakan rangkaian beberapa kegiatan yang digunakan untuk mengatur keuangan organisasi.

Di bawah ini merupakan ruang lingkup atau kegiatan yang berhubungan dengan administrasi keuangan bisnis:

Perencanaan Keuangan

Secara garis besar, perencanaan keuangan adalah proses pembingkaian kebijakan keuangan dengan mengingat konsekuensi jangka panjangnya.

Administrasi keuangan mempertimbangkan bentuk keuangan, kebutuhan pengeluaran, pola aliran dana, kontrol kas, dll.

Perencanaan keuangan memastikan keseimbangan yang wajar antara arus keluar dan masuk dana sehingga stabilitas dipertahankan dengan menghilangkan ketidakpastian sehubungan dengan perubahan tren pasar.

Ini juga membantu dalam membuat program dan proyek pertumbuhan dan perluasan infrastruktur.

Penganggaran

Apa pun isi anggaran, dalam setiap kasus pasti disertai dengan perkiraan pengeluaran yang harus dilakukan oleh bisnis selama periode keuangan yang akan datang.

Anggaran bisnis adalah pernyataan kebutuhan dan sumber daya bisnis.

Pernyataan semacam itu memberikan informasi tentang keuangan suatu organisasi, termasuk sumber pendapatannya, pos-pos pengeluaran, dan tujuan penempatan pos-pos tersebut.

Oleh karenanya, penganggaran menjadi bidang inti administrasi keuangan yang berurusan dengan prinsip-prinsip, reformasi dan proses operasi.

Keputusan Investasi

Sebuah bisnis yang ingin melakukan investasi memerlukan administrasi keuangan guna menganalisisnya dengan bantuan konsep, teknik, dan metodenya.

Kontrol Pengeluaran

Administrasi keuangan berurusan dengan kontrol atas keuangan. Tujuannya adalah untuk melihat bahwa uang yang dibelanjakan digunakan dengan cara yang tepat untuk menghindari penyalahgunaan dana.

Akuntansi dan Auditing

Tujuan administrasi keuangan adalah untuk memastikan akuntabilitas.

Akuntabilitas merupakan bukti bahwa sebuah usaha menjalankan bisnisnya dengan penuh tanggung jawab dan transparan.

Perbedaan Antara Administrasi Keuangan dan Manajemen Keuangan

Hingga saat ini, masih banyak orang yang menganggap bahwa baik administrasi keuangan sama dengan manajemen keuangan. Padahal, sebenarnya keduanya sangat berbeda.

Seseorang harus dapat membedakan antara manajemen dan administrasi sebagai konsep yang digunakan secara bergantian dalam dunia bisnis saat ini.

Sementara manajemen lebih bersifat ‘eksekutif’, konsep administrasi menunjukkan seni ‘pengambilan keputusan’ di puncak dan ‘kebijakan yang berkembang’ dari usaha bisnis baik oleh pemerintah berbagai negara atau masing-masing promotor perusahaan bisnis tersebut. 

Manajemen adalah semua tentang rencana dan tindakan, tetapi  administrasi berkaitan dengan membingkai kebijakan dan menetapkan tujuan.

Manajer bertugas menjaga manajemen organisasi yang berfokus pada  pengelolaan  orang dan pekerjaan mereka., sedangkan  administrator bertanggung jawab atas administrasi  organisasi. 

Jadi disimpulkan bahwa administrasi keuangan harus mengambil keputusan terkait keuangan bisnis sementara manajemen bertugas untuk melaksanakan kerputusan tersebut untuk menyelesaikan permasalahan keuangan dengan dan melalui staf fungsional lain yang bekerja di bawah mereka yang disebut karyawan dari organisasi yang sama.

Misalnya, Dewan Direksi dengan CEO/MD dapat disebut Administrasi, sedangkan Manajer dari berbagai unit seperti Produksi, Pemasaran, Keuangan, Akuntansi, Distribusi dan Penelitian dan Pengembangan dapat disebut Manajemen organisasi tersebut.

Secara teoritis dapat dikatakan bahwa keduanya adalah istilah yang berbeda, tetapi secara praktis ditemukan bahwa istilah tersebut kurang lebih sama.

Seorang manajer melakukan kegiatan administratif dan fungsional. Meskipun para manajer yang bekerja di tingkat paling atas dikatakan sebagai bagian dari administrasi, para manajer yang bekerja di tingkat menengah atau bawah mewakili manajemen.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa secara hierarkis, administrasi berada di atas manajemen.

Baca juga: Biaya Konversi dalam Akuntansi: Pengertian, Cara Hitung, dan Contoh

Apa Saja Tugas Administrator Keuangan?

Seorang anggota staf administrasi di bidang ini memiliki peran atau tugas khusus dalam perusahaan, yang dapat mencakup tanggung jawab berikut:

Menyusun Anggaran Keuangan

Rencana keuangan ini membahas berbagai masalah, seperti pendapatan, pembayaran, dan pengeluaran. Perusahaan biasanya melakukan persiapan ini berdasarkan temuan laporan atau arsip dari beberapa periode sebelumnya, sebagaimana mestinya.

Membuat Laporan Keuangan

Anggota staf administrasi juga bertugas menyiapkan laporan keuangan tahunan.

Anda dapat mempersiapkan dan menerapkan secara bertahap, mulai dari persiapan dan kinerja harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.

Semua yang dapat Anda lakukan didasarkan pada nilai aktivitas, termasuk arus kas masuk, arus keluar, utang, dan transaksi keuangan lainnya.

Mengelola Keuangan Perusahaan

Tim manajemen keuangan biasanya bertanggung jawab atas manajemen kas dan modal.

Dalam hal ini, perusahaan harus menyelesaikan tugas-tugas berikut: melaporkan penarikan atau penyetoran, pembukaan rekening, menghitung jumlah dana yang disetor, dan mencatat semua transaksi tunai perusahaan.

Melakukan Analisis Keuangan

Personil administrasi juga bertugas mengelola pinjaman atau dana kredit yang menjadi tanggung jawab perusahaan.

Ini biasanya mengacu pada penerbitan faktur dan pengumpulan pembayaran atau hutang yang terutang oleh perusahaan.

Memahami Dasar-Dasar Pengelolaan Administrasi Keuangan

Memahami Pendapatan dan Pengeluaran

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memahami pendapatan dan pengeluaran Anda. Ini adalah dasar dari pengelolaan keuangan yang baik.

Pertama, cari tahu berapa banyak uang yang Anda peroleh setiap bulan dari pekerjaan atau bisnis Anda.

Kemudian, tulis semua pengeluaran bulanan Anda, termasuk tagihan, makanan, transportasi, hiburan, dan lain-lain.

Dengan mengetahui pendapatan dan pengeluaran Anda, Anda dapat membuat anggaran yang realistis dan memastikan bahwa pengeluaran Anda tidak melebihi pendapatan Anda.

Membuat Anggaran

Setelah Anda memahami pendapatan dan pengeluaran Anda, langkah selanjutnya adalah membuat anggaran.

Anggaran akan membantu Anda mengontrol pengeluaran Anda dan memastikan bahwa Anda mengalokasikan uang dengan bijak.

Buatlah anggaran bulanan yang mencakup pengeluaran rutin, seperti tagihan dan kebutuhan pokok, serta pos-pos pengeluaran lainnya, seperti hiburan dan tabungan.

Menggunakan Sistem Pembukuan

Menggunakan sistem pembukuan yang baik akan membantu Anda melacak uang masuk dan keluar dengan lebih mudah.

Anda dapat menggunakan aplikasi atau software keuangan, atau bahkan spreadsheet Excel sederhana untuk membantu Anda mengelola catatan keuangan Anda.

Pastikan Anda memasukkan semua pengeluaran dan pemasukan ke dalam sistem pembukuan Anda secara teratur.

Membuat Rencana Keuangan Jangka Panjang

Selain membuat anggaran bulanan, penting juga untuk memiliki rencana keuangan jangka panjang.

Ini bisa berupa tujuan untuk mengumpulkan dana pendidikan atau menabung untuk pensiun.

Dengan memiliki rencana keuangan jangka panjang, Anda dapat memotivasi diri sendiri untuk berhemat dan mengalokasikan uang dengan bijak.

Mengurangi Hutang

Jika Anda memiliki hutang, maka perlu untuk menguranginya. Mulailah dengan membuat daftar semua hutang Anda dan tingkatkan pembayaran minimum Anda agar hutang Anda bisa segera terlunasi.

Jangan menambah hutang baru kecuali jika memang benar-benar diperlukan.

Jika Anda kesulitan mengatasi hutang Anda sendiri, pertimbangkan untuk mengonsultasikan keuangan dengan ahli keuangan atau konselor keuangan.

FAQ

Apa yang dimaksud dengan administrasi keuangan?

Administrasi keuangan adalah proses pengelolaan, pengendalian, dan pengawasan keuangan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Apa saja kegiatan pengelolaan administrasi keuangan?

Berikut adalah beberapa kegiatan dalam pengelolaan administrasi keuangan:

1. Pencatatan Keuangan
2. Pengelolaan Kas
3. Penyusunan Anggaran
4. Pembuatan Laporan Keuangan
5. Pengendalian Keuangan
6. Pajak dan Perpajakan

Apa contoh administrasi keuangan?

• Pencatatan setiap transaksi keuangan harian, seperti pembelian bahan baku, penjualan produk, dan pembayaran gaji karyawan, serta pembuatan jurnal umum atau buku besar untuk mencatat setiap transaksi tersebut.
• Membuat anggaran tahunan untuk mengatur pengeluaran organisasi selama satu tahun ke depan, termasuk perencanaan alokasi dana untuk biaya operasional, investasi, dan pengembangan.
• Memantau kas dan saldo bank, dengan membuat jurnal kas kecil dan mencatat setiap transaksi kas dan bank yang terjadi.
• Mengendalikan biaya, dengan melakukan pengawasan terhadap pengeluaran organisasi, mengevaluasi efisiensi biaya, dan memastikan bahwa setiap biaya yang dikeluarkan organisasi memiliki manfaat dan tujuan yang jelas.
• Pemantauan laporan keuangan, dengan membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas secara teratur.

Kesimpulan

Pengertian administrasi dapat diartikan sebagai suatu jenis kegiatan yang dilakukan secara teratur oleh sekelompok orang, dengan beberapa tahapan, dan dipimpin secara lebih efektif dan efisien dengan menggunakan sarana yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan bekerjasama dengan pihak lain.

Sebagian besar jenis administrasi ini diadakan untuk memproses dan mengelola keuangan perusahaan untuk memastikan bahwa sistem keuangan yang terdapat di dalam unit perusahaan berfungsi dengan benar.

Keberadaan tenaga administrasi keuangan memegang peranan penting dalam operasional suatu perusahaan.

Software akuntansi dari Kledo dapat mempermudah penyelesaian tugas dengan menyederhanakan proses.

Kledo dapat membantu akuntansi perusahaan Anda dalam mengotomatisasi manajemen arus kas, laporan keuangan, rekonsiliasi bank, jurnal penyesuaian, faktur, dan proses akuntansi lainnya.

Selain itu, Kledo menggunakan sistem cloud sehingga data keuangan bisnis Anda bisa tersimpan secara aman.

Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.