Nota kosong adalah dokumen yang dapat Anda gunakan untuk menggambarkan barang atau jasa yang dijual kepada pelanggan Anda, biaya barang atau jasa tersebut serta rincian pembayaran lainnya sehingga Anda dapat menagih pelanggan Anda.
Selain itu, tempalate nota kosong menggabungkan berbagai hal yang dapat diedit dan fitur tertentu lainnya yang dapat disesuaikan sehingga Anda dapat mengumpulkan pembayaran dari pelanggan dengan mudah dan cepat.
Dengan menggunakan templat nota seperti itu, Anda benar-benar tidak perlu khawatir kehilangan detail informasi penting karena template nota kosong akan menanganinya.
Pada artikel kali ini kami akan memberikan tips cara mengisi nota kosong dan memberikan template nota kosong yang bisa Anda download secara gratis dengan berbagai format.
Bagaimana Cara Membuat Tagihan dari Template Nota Kosong?
Alternatif terbaik untuk menyiapkan tagihan yang terlihat profesional dengan mudah dan cepat adalah dengan menggunakan template nota kosong. Untuk membuat tagihan dari template nota kosong, Anda hanya perlu:
- Mengunduh dokumen template nota kosong
- Isi semua detail yang diperlukan
- Simpan template beserta detailnya dan
- Akhirnya, kirimkan ke klien Anda.
Baca juga: Ini Panduan Cara Menghitung Laba Bersih di Excel
Fungsi Nota dalam Bisnis
Secara garis besar, nota berfungsi alat bukti transaksi atau mencatat transaksi. Ada tiga macam transaksi yang biasanya ditulis oleh pedagang atau pengusaha.
Berikut adalah 3 fungsi dalam pencatatan transaksi bisnis:
1. Nota Sebagai Catatan Hutang
Transaksi jual-beli memang sangat beresiko jika tidak teliti, maka nota sangat berperan banget untuk menghindari hal-hal yang tidak dinginkan saat proses jual-beli atau sesudahnya.
2. Sebagai Catatan Transaksi yang Belum Dikeluarkan
Untuk pedagang atau perusahaan yang tak jarang membeli sesuatu produk tapi produknya belum sampai ke tangan si pedagang atau perusahaan maka nota ini sangat membantu pencatatannya.
3. Sebagai Catatan Transaksi yang Sudah Dikeluarkan
Nah ini kebalikannya yang diatas, selain mencatat in and out produk yang ada di storage, mencatatnya di nota juga bisa sangat membantu agar tidak kedoublean dan memastikan kalau barang tersebut jumlahnya tepat antara di storage dan dicatatan.
Selain tiga fungsi di atas, nota juga bisa digunakan sebagai kertas yang mencatat keuangan, dan selisih transaksi.
Jika ditarik garis merah dari semua fungsi nota, maka bisa diartikan sebagai pengingat transaksi.
Seandainya Anda melakukan transaksi yang menurut anda penting, tentu benda yang Anda sangat butuhkan adalah nota, sehingga Anda tahu kapan transaksi itu terjadi dan seperti apa transaksi itu.
Baca juga: Yuk, Kenali Pengertian dan Contoh Perusahaan Perseorangan
Contoh Nota Kosong yang Sering Digunakan Bisnis
Contoh 1
Baca juga: Download Nota Pembelian Word, Pdf, dan Excel Gratis
Contoh 2
Baca juga: Pembahasan Nota Retur atau Nota Pembatalan untuk Pajak
Contoh 3
Baca juga: Nota Debit: Definisi, Karakteristik, Komponen dan Bedanya dengan Nota Kredit
Komponen Penting yang Harus ada Pada Nota
Pada umunya, komponen nota terdiri dari belasan kolom kosong yang menjulur secara vertikal. Jumlah kolomnya juga bisa menyesuaikan secara horizontal guna memperdayakan space.
Dibawah ini adalah komponen penyusun nota jika Anda ingin membuat nota kosong secara manual:
1. Adanya data nomor dan waktu transaksi
Di bagian atas nota kosong selalu dimulai dengan data nomer dan kapan transaksi dimulai, sehingga memudahkan kita untuk mengetahui dengan cepat waktu dan tanggal transaksi.
2. Informasi jumlah barang yang ditransaksikan
Kolom pertama dan baris pertama dari nota kosong biasanya bertuliskan jumlah atau kuantiti dari suatu barang. Sehingga bisa diketahui berapa jumlah barang yang dipesan, belum dikirim dan barang stok.
3. Nama barang
Kolom disebelah jumlah barang bisa diisi dengan nama barang yang ditransaksikan.
4. Harga dan total keseluruhan
Setelah kolom jumlah barang dan nama barang, ada juga kolom yang dimana biasa diisi dengan harga dan grand total keseluruhan transaksi.
5. Tanda tangan penerima
Kolom terakhir berisikan tanda tangan dari si penerima. Kolom ini sangat penting karena jika kita lupa meminta tanda tangan si penerima dan tiba-tiba ada kesalahan dalam jumlah atau barang yang dipesan, kita bisa komplain ke toko tersebut.
Baca juga: Cara Menghitung Biaya Produksi Dengan Mudah dan Praktis
Jenis Nota
Jika dilihat sekilas dalam beberapa jenis, tidak terdapat perbedaan yang mencolok. Perbedaan yang bisa dilihat hanya pada nama toko atau logo yang tertera di nota tersebut.
Namun sebenarnya nota memiliki tiga jenis. Apa saja?
1. Nota Kontan
Nota Kontan, adalah nota yang dilakukan pada transaksi pembelian tunai. Nota ini mudah ditemukan, karena sebagian besar toko menggunakan nota jenis ini.
Biasanya nota ini dibuat dengan dua salinan, satu untuk penjual atau pemilik toko dan yang lainnya untuk pembeli. Ini juga bertujuan agar kita sebagai pembeli memiliki salinan nota yang dapat berguna jika terjadinya kesalahan.
2. Nota Kredit
Nota kredit atau memo kredit, adalah nota yang dibuat pada transaksi penerimaan barang yang telah dijual dengan kredit pada pihak-pihak yang bersangkutan.
Barang tersebut adalah item yang tidak memenuhi pesanan sehingga dikembalikan. Pemilik penjual atau toko pasti akan menyesuaikan item tetapi juga cocok untuk perjanjian penjual atau pemilik toko.
3. Nota Debet
Nota Debit, adalah nota yang dibuat pada transaksi pengembalian barang yang telah dibeli berdasarkan kredit. Atau juga pengurangan harga faktur karena item tersebut mengalami penurunan kualitas atau kerusakan.
Kemudian pemilik toko akan menunggu respons dari produsen barang itu untuk ditindak lanjuti. Ketika dia telah menerima tanggapan, ia dapat mencatat penyesuaian arsip dokumen toko.
Baca juga: Format Invoice yang Sering Digunakan dalam Bisnis
Format Template Nota Kosong yang Benar
Kebanyakan para pelaku bisnis akan membeli buku nota daripada membuatnya sendiri secara manual.
Hal tersebut karena selain untuk menekan pengeluaran juga menghemat waktu dalam pembuatan.
Meskipun desain atau template nota tidak terlalu penting saat digunakan, namun memiliki desain sendiri akan menambah daya tarik tersendiri bagi para pelanggan dan menjadi suatu bukti transaksi yang lebih orisinil.
Umumnya nota akan dibuat menjadi 2 rangkap menggunakan kertas NCR agar bisa disimpan dan diberikan kepada pihak pembeli.
Agar masing-masing pihak memiliki bukti transaksi yang sah tersebut.
Berdasarkan ukurannya, ada berbagai variasi template atau format nota kosong yang bisa dipilih.
1. Full Folio
Ukuran yang pertama adalah ukuran full folio. Buku nota ini berukuran besar, yang biasanya digunakan oleh instansi kedinasan yang memuat isi yang padat.
2. Seperempat Folio
Buku nota seperempat folio memiliki panjang 16.5 cm dan tinggi 10.8 cm. Ukuran nota ini tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil sehingga dapat memuat beberapa informasi terkait toko yang menjual barang tersebut.
Baca juga: Belanja Modal: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mengelolanya
3. Setengah dan Sepertiga Folio
Ukuran berikutnya adalah setengah folio dan sepertiga folio. Untuk nota setengah folio memiliki panjang sekitar 16.5 cm dan tinggi 21.6 cm.
Sedangkan untuk sepertiga folio memiliki tinggi yang sama namun dengan panjang 11 cm dengan desain landscape atau horizontal untuk penulisannya.
7. Seperenam Folio
Ukuran seperenam folio memiliki panjang sekitar 11 cm dan tinggi 10.8 cm. Ini biasanya bisa Anda dapatkan saat sedang berbelanja di supermarket atau minimarket.
8. Seperdelapan Folio
Ukuran pada buku nota terakhir yaitu seperdelapan folio, dengan ukuran 8.25 cm x 10.8 cm di mana dengan ukuran ini merupakan yang biasa digunakan dalam berbagai bisnis, oleh karena itu juga mudah ditemui.
Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Invoice Sederhana
Download Nota Kosong Berbagai Format
Berikut adalah beberapa contoh template nota kosong berbagai format yang bisa Anda download secara mudah dan gratis.
Download nota kosong word
Berikut adalah template nota format .docs yang bisa Anda download secara gratis:
Download nota kosong excel
Berikut adalah template nota format .xls yang bisa Anda download secara gratis:
Download nota kosong PDF
Berikut adalah template nota format pdf yang bisa Anda download secara gratis:
Download nota kosong JPG
Berikut adalah template nota format jpg. yang bisa Anda download secara gratis:
Download nota kosong dengan 50 tampilan
Jika Anda ingin menggunakan nota kosong dengan tampilan yang sesuai bisnis Anda, Anda bisa mengunduhnya melalui tombol di bawah ini:
Baca juga: Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah
Kesalahan yang Sering Dilakukan Ketika Membuat Nota
Dalam membuat nota, beberapa kesalahan umum bisa terjadi. Ini adalah beberapa di antaranya:
Ketidaktepatan dalam informasi
Salah satu kesalahan umum adalah tidak memberikan informasi yang cukup atau memberikan informasi yang salah. Hal ini bisa mengakibatkan kebingungan atau kesalahpahaman pada pembaca nota.
Tata letak yang tidak jelas
Susunan atau tata letak yang buruk juga bisa menjadi masalah. Nota yang tidak teratur, sulit dibaca, atau tidak memiliki aliran yang jelas bisa membuat informasi sulit dipahami.
Kurangnya detail penting
Beberapa orang sering kali mengabaikan detail penting dalam nota, seperti tanggal, nomor referensi, atau informasi kontak. Hal-hal ini bisa sangat diperlukan untuk kelengkapan atau pemahaman yang baik.
Kesalahan gramatikal atau ejaan
Kesalahan dalam tata bahasa, ejaan, atau penggunaan kata bisa mengganggu ketika membuat nota. Hal ini bisa menurunkan kredibilitas dan bisa membuat pembaca sulit memahami maksud dari nota tersebut.
Baca juga: Nota Kredit: Arti, Komponen, Contoh, dan Bedanya dengan Nota Debit
FAQ
Apa itu nota kosong?
Nota kosong adalah lembaran kertas yang berisi informasi penting tentang suatu transaksi, seperti barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah, dan tanggal transaksi, tetapi belum diisi oleh penjual atau pihak yang mengeluarkan nota.
Mengapa nota penting?
Nota penting karena dapat digunakan sebagai bukti pembelian atau pengeluaran yang sah. Selain itu, nota juga dapat membantu mengelola keuangan dan memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan keuangan.
Apakah ada perbedaan antara nota kosong dan faktur?
Nota kosong dan faktur merupakan dokumen yang sama dalam hal penggunaan, yaitu sebagai bukti pembelian atau pengeluaran.
Namun, faktur umumnya dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, sedangkan nota kosong dapat dikeluarkan oleh siapa saja yang membutuhkan.
Apa yang harus diisi dalam nota?
Informasi yang harus diisi dalam nota kosong meliputi nama atau identitas penjual atau pihak yang mengeluarkan nota, nama atau identitas pembeli, tanggal transaksi, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan total biaya.
Apa yang harus dilakukan jika nota hilang?
Jika nota kosong hilang, sebaiknya segera menghubungi penjual atau pihak yang mengeluarkan nota untuk meminta salinan nota yang baru.
Jika tidak memungkinkan, maka bisa dibuat surat pernyataan yang menyatakan bahwa nota asli hilang dan meminta penggantian dengan nota baru.
Dimana Anda bisa mendownload nota secara gratis?
Anda bisa mengunduh nota kosong pada tombol yang kami sertakan pada artikel ini, atau Anda juga bisa menggunakan 50 template invoice yang bisa Anda gunakan secara gratis melalui tautan ini.
Kesimpulan
Itulah beberapa template nota kosong dari berbagai format yang bisa Anda download dengan mudah dan praktis, serta tips dalam mengisi nota yang bisa Anda adaptasikan dalam operasional bisnis Anda.
Selain nota, hal yang tak kalah penting dalam proses transaksi adalah faktur. Anda juga bisa mencoba untuk mengunduh lebih dari 50 template faktur invoice dengan mudah melalui tautan ini.
Jangan lupa juga melakukan akuntansi dan pencatatan pembukuan agar Anda bisa mendapatkan perspektif mendalam akan kesehatan keuangan bisnis Anda.
Untuk memudahkan semua itu, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi gratis Kledo yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan memiliki harga terjangkau.
Tidak percaya? Anda juga bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo dengan paket gratis selamanya melalui tautan ini.
- Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor - 20 November 2024
- Contoh Laporan Neraca Manufaktur dan Download Templatenya - 20 November 2024
- Contoh Laporan Neraca Restoran dan Download Templatenya - 19 November 2024