Nota Debit: Definisi, Karakteristik, Komponen dan Bedanya dengan Nota Kredit

Nota debit merupakan dokumen resmi akuntansi yang digunakan oleh bisnis. Ini mirip dengan faktur tetapi bukan faktur karena memungkinkan pembeli mengetahui tentang kredit bisnis yang mereka miliki atau masih berutang.

Semua bisnis menggunakan nota debit untuk akuntansi penjualan dan retur pembelia sebagai dokumen resmi. Catatan ini sebenarnya membantu pembeli untuk mengetahui berapa banyak mereka berutang dan berapa banyak kredit yang mereka miliki. 

Untuk bisnis yang berurusan dengan nota debit, penting bagi mereka untuk memahaminya tetapi pemahamannya juga bervariasi dari pembeli ke penjual. 

Pada dasarnya dalam faktur atau tagihan dalam bisnis yang digunakan untuk menyimpan catatan, ketika nilai berubah setelah tagihan yang tepat dibuat, Anda tidak mengeditnya.

Transaksi dan catatan yang dihasilkan tidak dapat diubah sehingga seseorang membuat entri tambahan yang menunjukkan perubahan ini dalam dokumen asli dan merupakan bukti lebih lanjut dari nilai sebenarnya. Catatan baru ini disebut catatan debit.

Mengenal Definisi Nota Debit

Nota debit adalah dokumen yang digunakan penjual untuk mengingatkan pembeli tentang kewajiban utang saat ini, atau dokumen yang dibuat oleh pembeli saat mengembalikan barang yang dibeli dengan pinjaman.

Nota debit dapat mencakup informasi tentang pembayaran segera atau dapat berfungsi sebagai pengingat dana saat ini yang jatuh tempo.

Kumulatif jumlah kredit yang diharapkan dapat diberikan untuk barang-barang yang dikembalikan, bersama dengan inventaris barang-barang yang dikembalikan dan alasan pengembaliannya.

Nota debit diterbitkan sebagai permintaan pembeli atas penerimaan barang atau jasa yang rusak dari penjual. Ini dianggap sebagai permintaan resmi kepada penjual dari pembeli untuk mengeluarkan nota kredit.

Nota debit juga dikenal sebagai memo debit dan dapat dikeluarkan kepada penjual oleh pembeli yang meminta pengembalian seluruh atau sebagian jumlah pembayaran yang telah dilakukan. Ini bisa karena barang yang diterima rusak atau tidak benar atau bahkan pembatalan pesanan atau keadaan lainnya. 

Ini pada dasarnya adalah bukti retur pembelian yang disimpan di rekening pembeli.

Sedangkan nota kredit bertindak sebagai bukti retur penjualan dan diterbitkan ketika sebagai pelanggan Anda menerima layanan dan barang yang mungkin tidak sesuai dengan standar yang diharapkan saat Anda menerima tagihan akhir dari penjual.

Baca juga: Mengenal Jenis Invoice dalam Transaksi Bisnis

Penyebab Nota Debit Harus Dikeluarkan

Sekarang, mari kita pahami alasan dikeluarkannya nota debit. Pembeli mengeluarkan nota debit untuk memulai pengembalian pembelian untuk barang yang diperoleh secara kredit ketika:

• Barang yang dikirimkan oleh pemasok tidak sesuai standar—cacat, rusak, atau tidak sesuai dalam ukuran, bentuk, atau jumlah;
• Pemasok gagal mengirimkan barang atau jasa tepat waktu;
• Barang atau jasa ditagih berlebihan—kesalahan perhitungan;
• Pajak yang lebih tinggi diterapkan pada barang atau jasa;
• Pembeli tidak mau lagi melakukan pembelian. 

Penjual juga bisa menerbitkan nota debit dalam keadaan berikut:

• Ketika penjual membutuhkan penyesuaian dalam faktur;
• Ketika penjual mengubah (menaikkan) jumlah tagihan;
• Ketika pembeli meningkatkan jumlah pesanan;
• Untuk mengingatkan pembeli tentang kewajiban utang mereka saat ini.

Baca juga: Wesel Tagih: Pengertian, Komponen, dan Cara Jurnalnya

Karakteristik Nota Debit

Untuk memahami apa sebenarnya nota debit, kita akan melihat beberapa karakteristik khusus berikut ini:

• Dikeluarkan pada Pembelian Kredit : Ketika barang atau jasa dibeli secara kredit, sebuah memo debet menyertai.
• Diterbitkan oleh Pembeli atau Penjual : Pembeli mengirimkan dokumen ini ke penjual, yang mencantumkan rincian retur pembelian.Vendor juga menerbitkan dokumen ini ketika faktur mengandung kesalahan.
• Memerlukan Penerimaan : Dokumen menjadi valid hanya jika penjual menerima nota debit—penjual membuat perubahan yang diperlukan dalam pembukuan mereka.
• Menyatakan alasannya : dalam nota debit, pembeli dengan jelas menyebutkan alasan pengembalian barang.
• Ditampilkan dalam Buku Pengembalian Pembelian : Catatan ini mengurangi jumlah pembelian kredit pembeli dan meningkatkan angka pengembalian pembelian. Di entri akuntansi, pembelian didebet, dan retur pembelian dikredit.
• Mengurangi Kewajiban Hutang Pembeli : Dari sudut pandang pembeli, nota debit adalah jumlah positif yang akan mengurangi kewajiban mereka terhadap penjual.

Baca juga: Cara Membuat Invoice Excel Dengan Mudah dan Sederhana

Komponen Nota Debit

Memo debit terdiri dari beberepa komponen berikut ini:

1. Nama Perusahaan (Emiten);
2. alamat penerbit, kode pos, nomor telepon, dan alamat web;
3. Tanggal pembuatan memo debit;
4. nomor pesanan yang diterbitkan;
5. Tanggal menempatkan pesanan;
6. Syarat dan ketentuan pesanan;
7. Id Pelanggan—sebagaimana tercantum dalam faktur;
8. Nama Perusahaan (Pembeli);
9. alamat pembeli, kode pos, nomor telepon, dan id email;
10. Nama kontak person (Pembeli);
11. Rincian faktur—nama barang (barang atau jasa), deskripsi barang, alasan pendebetan, jumlah, harga, dan jumlah total;
12. Rincian persetujuan— tanggal, nama dan penunjukan, dan tanda tangan perwakilan penerbit.

Selain format surat, nota debit juga dapat diterbitkan dengan barang yang dibeli sebagai kwitansi pembayaran. Meskipun harus dicatat bahwa jumlah yang harus dibayar harus dibayar, pembayaran tidak diantisipasi sebelum faktur resmi diserahkan kepada pembeli.

Ini dapat memberi pelanggan kemampuan untuk mengembalikan barang tanpa harus melakukan pembayaran terlebih dahulu, jika perlu.

Banyak nota debit dapat dikirimkan sebagai kartu pos informatif yang berfungsi sebagai pengingat utang yang diperoleh pembeli.

Ini dapat berguna dalam situasi di mana vendor tidak yakin apakah faktur awal telah diperoleh atau diperbarui. Kartu pos juga akan memberikan informasi tentang cara melunasi hutang, seperti detail kontak tertentu.

Alternatif lainnya yang bisa Anda pilih untuk mempermudah pembuatan nota debit adalah dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo. Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa membuat memo debit cukup dengan sekali klik saja.

Baca juga: Debit dan Kredit dalam Akuntansi: Pahami Pengertian dan Penggunaannya

Perbedaan Nota Debit dan Nota Kredit

Tabel di bawah ini akan menunjukkan kepada Anda perbedaan utama antara nota kredit dan debit.

Perbedaan	Nota Debit	Nota Kredit
Siapa yang mengeluarkannya?	Dikeluarkan oleh pembeli barang.	Dikeluarkan oleh penjual barang.
Apa artinya?	Nota debet dikeluarkan kepada penjual oleh pembeli untuk mengembalikan barang yang diterima karena masalah kualitas atau alasan lainnya.	Nota kredit dikeluarkan oleh penjual barang untuk mengkonfirmasi bahwa pengembalian yang dibeli diterima.
Dapat dikeluarkan ketika:	Hanya dalam hal pembelian kredit dari sudut pandang pembeli.	Hanya dalam hal penjualan kredit.
Apa dampaknya?	Ini mengurangi piutang dalam pembukuan penjual.	Ini mengurangi hutang dagang dalam pembukuan pembeli.
Kegunaan	Catatan debit mencerminkan jumlah positif.	Catatan kredit mencerminkan jumlah negatif.
Penyebab	Ini adalah bentuk lain dari pengembalian pembelian.	Ini adalah bentuk lain dari retur penjualan.
Akuntansi	Ini mengarah pada pemutakhiran buku pengembalian pembelian.	Ini mengarah pada pemutakhiran buku retur penjualan.
Cara Menjurnal	Rekening Pemasok Debit Retur Pembelian Kredit	Rekening retur penjualan Debit Rekening Pelanggan Kredit
Dikeluarkan sebagai ganti dari:	Dikeluarkan untuk ditukar dengan nota kredit.	Diterbitkan sebagai ganti nota debit.
Dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli	Penjual menerbitkan nota debit kepada pembeli jika pembeli kekurangan biaya atau penjual telah mengirimkan barang tambahan.	Pembeli menerbitkan nota kredit sebagai pengakuan atas nota debet yang diterima

Baca juga: Download Nota Kosong Docs, PDF, dan Excel Gratis

Memahami Lebih Lanjut Mengenai Retur Pembelian dan Retur Penjualan

Retur Pembelian

Retur pembelian adalah sesuatu yang terjadi ketika pembeli mengirimkan kembali barangnya kepada penjual karena suatu masalah atau lainnya.

Pengembalian pembelian yang berlebihan dapat mempengaruhi profitabilitas bisnis sehingga pengembalian pembelian harus dipantau dengan sangat ketat. Ada beberapa alasan mengapa retur pembelian dapat terjadi dan diantaranya adalah sebagai berikut:

• Pembeli salah barang
• Barang tidak memadai dalam beberapa hal atau lainnya
• Penjual salah kirim barang
• Pembeli awalnya membeli dalam jumlah berlebihan dan sekarang ingin mengembalikan produk yang tersisa.

Pengembalian pembelian pada dasarnya adalah akun yang dikelola ketika pembeli mengembalikan produk ke penjual. Karena pengembalian barang yang dibeli dapat memakan waktu lama, maka pengembalian pembelian akun akan dipertahankan di bawah sistem persediaan periodik.

Saldo kredit dalam akun buku besar ini digunakan untuk mengimbangi saldo debet akun tersebut. Artinya retur pembelian dikreditkan dalam pembukuan. Sekarang mari kita lihat keuntungan dari entri jurnal retur pembelian:

• Ini membantu dalam melacak transaksi pengembalian.
• Ini membantu mengurangi saldo transaksi pengembalian dari total persediaan.

Baca juga: 10 Langkah Penting dalam Proses Akuntansi yang Wajib Anda Ketahui

Retur Penjualan

Retur penjualan didebit dalam pembukuan dan diambil sebagai akun kontra pendapatan. Jadi mari kita pahami apa itu retur penjualan. Retur penjualan adalah produk yang dikirim kembali oleh konsumen kepada penjual.

Pengembalian biasanya terjadi ketika pembeli mendapatkan produk yang cacat atau dibeli dalam jumlah banyak dan sekarang dia ingin mengembalikan sisanya. Alasan lainnya bisa karena produk tertunda, salah atau spesifikasi produk tidak benar.

Dan ketika pembeli menemukan masalah ini, dia ingin mengirim produk kembali ke penjual dan akan meminta untuk mengurangi saldo kredit atau mengembalikan uang tunai atau mengurangi saldo kredit.

Pengembalian ini dicatat sebagai debit oleh penjual ke akun retur Penjualan dan sebagai kredit ke akun piutang.

Tujuan mendasar dari akuntansi retur penjualan adalah untuk merevisi pendapatan yang dicatat sebelumnya dan harga produk yang dijual. Piutang usaha, serta setara kas dan kas, harus mempengaruhi apakah penjualan dilakukan secara tunai atau kredit.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Piutang dalam Akuntansi

Kesimpulan

Nota debit, yang banyak digunakan dalam transaksi bisnis kebisnis, juga dikenal sebagai memo debit. Kesepakatan ini juga memerlukan perpanjangan kredit, memastikan penjual harus mengirimkan pengiriman produk ke klien sampai pelanggan membayar harga barang.

Memo debit berbeda dengan faktur karena biasanya ditulis dalam bentuk surat dan tidak menuntut pembayaran segera. Nota debet mengingatkan konsumen akan komitmen utang potensial berdasarkan jumlah yang belum ditagih secara resmi.

Untuk mempermudah pembuatan memo debit, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur akuntansi terbaik seperti invoice, purchase, manajemen stok persedian, dan beragam fitur terbaik lainnya.

Dengan menggunakan Kledo, Anda tak perlu repot lagi harus membuat nota secara manual. Sebab, haya dengan sekali klik saja, Anda sudah bisa membuat nota yang Anda inginkan. Sangat mudah, bukan?

Yuk, Tinggalkan cara lama dan beralih menggunakan Kledo sekarang juga! Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.