Seiring pertumbuhan dan perkembangan organisasi, proses pembelian mereka perlu mengalami peningkatan tertentu untuk efisiensi lebih baik. Semakin banyak permintaan pembelian, semakin kompleks, dan semakin banyak pengeluaran akan menciptakan lingkungan yang tidak terorganisir dan perlu diperbarui, oleh sebab itu Anda perlu mengetahui tentang apa itu approval matrix.
Cara mengetahui approval matrix dengan lebih dalam adalah dengan mulai mengetahui alur kerja persetujuan dalam bisnis Anda, dan memahami operasional bisnis secara detail.
Selain menerapkan solusi yang membantu tim Anda mengotomatiskan proses dan meninggalkan tugas-tugas manual, merancang dan mengimplementasikan approval matrix resmi akan membantu Anda merampingkan dan mempercepat alur persetujuan untuk proses pembelian yang tidak terlalu rumit.
Proses persetujuan bisa sangat kompleks. Dalam lingkungan bisnis menengah hingga besar, persetujuan mungkin memerlukan keterlibatan banyak pemangku kepentingan dari berbagai unit dan tim.
Jadi, bagaimana departemen-departemen ini mengontrol alur kerja persetujuan mereka untuk transaksi yang bervariasi dalam hal jumlah, proyek, dan tahapan?
Pada artikel ini, kita akan membahas pengertian approval matrix, pentingnya, dan solusi untuk merampingkan alur kerja persetujuan Anda melalui otomatisasi.
Apa yang Dimaksud dengan Approval Matrix?
Approval matrix mewakili sekumpulan pengambil keputusan yang bertanggung jawab atas proses bisnis. Hal ini untuk memastikan bahwa mereka mematuhi standar operasi.
Approval matrix dengan jelas menguraikan individu yang bertanggung jawab untuk menyetujui tugas tertentu dan jadwal yang sesuai. Hal ini membantu menghindari kebingungan dalam pendelegasian tugas dan memastikan proses persetujuan yang lancar dan efisien.
Approval matrix terdiri dari rute alur persetujuan berdasarkan proses bisnis atau proyek. Para pengambil keputusan dapat berkisar dari kepala departemen atau manajer hingga eksekutif tingkat C seperti CEO, CMO dan lainnya.
Skala atau kategori yang berbeda akan memiliki pemangku kepentingan yang berbeda yang memegang persetujuan. Matriks ini bekerja dengan formula “Jika x maka y” untuk menetapkan peraturan yang jelas, yang dapat bervariasi berdasarkan hal-hal berikut:
- Jumlah item
- Batas moneter
- Pembelian tertentu
- Vendor dan anak perusahaan
Sebagai contoh, seorang analis memerlukan persetujuan atasannya untuk melakukan pembelian dalam jumlah kecil. Di sisi lain, pembelian yang lebih besar mungkin memerlukan persetujuan manajer atau eksekutif di tingkat yang lebih tinggi.
Baca juga: Accounting Cybersecurity: Tips Menjaga Data Keuangan Bisnis
Mengapa Penting Menggunakan Approval Matrix pada Bisnis?
Menggunakan template approval matrix untuk keputusan pengeluaran Anda akan sangat membantu karena memungkinkan bisnis Anda untuk
- Memperoleh Kejelasan atas Pengeluaran: Memastikan setiap pengeluaran tetap sesuai anggaran dan berdasarkan approval matrix yang telah dibuat, sehingga menstandarkan proses pengambilan keputusan.
- Menetapkan Akuntabilitas: Matriks ini menetapkan rantai tanggung jawab, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas setiap persetujuan. Hal ini membantu dalam melacak kemajuan dan menyelesaikan hambatan dengan segera.
- Pengambilan Keputusan yang Konsisten: Sistem ini mendorong konsistensi dalam pengambilan keputusan di berbagai tugas atau proyek. Hal ini sangat penting untuk menjaga standar kualitas dan menyelaraskan dengan tujuan organisasi.
- Penghematan Waktu: Approval matrix dapat menghemat waktu dengan mencegah komunikasi bolak-balik yang tidak perlu dan penundaan dalam proses persetujuan. Hal ini sangat penting untuk memenuhi tenggat waktu dan menjamin bahwa keputusan pengeluaran dibuat tepat waktu.
- Memungkinkan Alur Kerja yang Efisien: Dengan menentukan proses persetujuan, proses ini merampingkan alur tugas dan mencegah penundaan yang tidak perlu. Hal ini memastikan bahwa persetujuan diperoleh dengan segera dan tugas-tugas berjalan dengan lancar.
- Menghindari Kebingungan: Dengan approval matrix yang telah ditentukan, ruang untuk kesalahpahaman atau ketidakpastian mengenai prosedur persetujuan menjadi lebih kecil. Anggota tim tahu persis siapa yang harus didekati untuk mendapatkan persetujuan, sehingga tidak ada lagi kebingungan.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Cash Cow dalam BCG Matrix dan Cara Analisisnya
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Membuat Approval Matrix dalam Bisnis
Menentukan kebijakan Anda
Menetapkan pemberi persetujuan berdasarkan ambang batas moneter
Otoritas persetujuan mungkin merupakan hal yang paling penting untuk dipertimbangkan ketika merancang matriks sebagai bagian dari proses bisnis Anda.
Biasanya, pemberi persetujuan biasa akan dilewati dan digantikan oleh pemberi persetujuan dengan status yang lebih tinggi jika permintaan pembelian cukup besar atau spesifik.
Sebagai contoh, permintaan pembelian antara 15.000.000 dan 25.000.000 akan membutuhkan persetujuan dari VP Keuangan, melewati satu manajer atau banyak manajer tim dan supervisor sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya dalam proses persetujuan.
Tentukan ambang batas moneter yang biasanya Anda gunakan, dan otorisator mana yang harus menandatangani masing-masing ambang batas tersebut.
Tetapkan pemberi persetujuan sesuai dengan item anggaran tertentu
Permintaan pembelian dari departemen yang berbeda dan dengan jumlah yang berbeda memerlukan otorisasi yang berbeda. Buatlah garis besar setiap kelompok pemberi persetujuan per departemen dan item anggaran mana yang menjadi tanggung jawab mereka.
Buat garis besar situasi dan pembelian yang akan memerlukan otorisasi unik
Terkadang permintaan pembelian tertentu akan memerlukan pemberi persetujuan yang berbeda dari biasanya. Situasi khusus apa di perusahaan Anda yang akan membutuhkan pemberi persetujuan yang unik? Pastikan untuk mencantumkan rincian situasi tersebut, termasuk jumlah pembelian, item anggaran, dll.
Menetapkan pemberi persetujuan khusus untuk anak perusahaan
Tentukan otoritas yang menyetujui, atau siapa yang akan diminta untuk menyetujui permintaan pembelian untuk anak perusahaan tertentu.
Setiap anak perusahaan dalam sebuah organisasi kemungkinan akan memiliki proses yang sedikit berbeda, bahkan mungkin bahasa yang berbeda, tergantung pada lokasi dan ukurannya.
Pemberi persetujuan khusus ini mungkin juga bertanggung jawab untuk menyetujui vendor baru di anak perusahaan tersebut.
Baca juga: Ansoff Matrix: Pengertian, 4 Jenis Strategi, dan Pentingnya bagi Bisnis
Menentukan stakehoders Anda
Tentukan semua pemangku kepentingan dan uraikan setiap departemen tempat mereka berasal
Mendapatkan pemahaman yang benar tentang siapa saja yang terlibat dan tim atau departemen mana yang menjadi bagian dari mereka akan membantu memberikan gambaran yang jelas tentang pemain utama dan pemangku kepentingan yang lebih kecil dalam proses persetujuan.
Tentukan setiap tingkatan pemberi persetujuan
Membuat approval matrix mengharuskan organisasi untuk mendefinisikan dan menguraikan hierarki pemberi persetujuan dengan jelas.
Wakil Presiden Keuangan atau CFO biasanya berada di posisi teratas, diikuti oleh supervisor departemen atau manajer tim langsung. Hirarki ini tergantung pada struktur perusahaan, dan setiap perusahaan berbeda.
Memastikan semuanya sesuai dengan struktur organisasi Anda
Tinjau kembali hierarki
Anda hampir sampai, namun sebelum Anda bisa menerapkan semua ini ke dalam desain, Anda perlu memastikan bahwa kebijakan yang Anda buat didukung oleh struktur organisasi Anda.
Artinya, hirarki struktural perusahaan Anda yang terdiri dari tim, departemen, dan kepemilikan anggaran tercermin secara akurat dalam cara Anda menguraikan berbagai pemangku kepentingan dan kebijakan.
Siapa yang memberikan tanda tangan persetujuan akhir pada matriks ini?
Setelah semua kolaborator memberikan kontribusi dan matriks telah diuraikan dengan rapi, siapa yang bertanggung jawab untuk menandatanganinya? Apakah yang berwenang mengambil keputusan adalah VP keuangan atau CFO, approval matrix harus secara resmi diterima dan diimplementasikan sebelum digunakan.
Pergantian supervisor atau pergeseran departemen dapat menyebabkan organisasi Anda memerlukan amandemen atau pembaruan pada approval matrix. Tetap waspada terhadap setiap perubahan hierarki dan pastikan semua pemangku kepentingan mendapatkan informasi setelah pembaruan tersebut diimplementasikan.
Baca juga: BCG Matrix: Pengertian dan Cara Menggunakannya untuk Pengembangan Bisnis
Contoh Approval Matrix dalam Bisnis
Approval matrix secara teoritis dapat diterapkan di setiap tingkat organisasi, dan di setiap level. Berikut adalah beberapa contoh approval matrix:
- Pembelian
- Persetujuan proyek
- Klaim pengeluaran
- Perjalanan bisnis
- Proses konten
- Dokumen kontrak
Pembelian
Approval matrix pembelian perusahaan mengacu pada keputusan yang dibuat seputar vendor, proses pengadaan, dan pesanan pembelian. Ketika tim produk Anda perlu membeli persediaan utama, mereka harus mengetahui siapa yang menyetujui transaksi dan dokumentasi apa yang diperlukan.
Persetujuan proyek
Approval matrix proyek akan menetapkan hierarki, serta aturan, untuk membantu menentukan strategi bisnis. Meliputi gambaran besar dan rencana jangka panjang, approval matrix proyek dapat membantu supervisor dalam mengambil keputusan yang sesuai dengan arah bisnis secara keseluruhan.
Klaim pengeluaran
Klaim pengeluaran adalah bagian dari setiap bisnis. Namun akhir-akhir ini, karyawan semakin sering melakukan kesalahan dan pengeluaran yang tidak sesuai.
Dengan approval matrix, ada kemungkinan lebih kecil pengeluaran yang tidak dapat dijelaskan untuk disetujui, dan karyawan dapat mengakses kartu belanja perusahaan untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengganti pengeluaran pribadi.
Perjalanan bisnis
Perjalanan bisnis untuk acara dan konferensi memerlukan biaya, dan pemimpin perlu menjustifikasi pengeluaran ini. approval matrix juga dapat digunakan untuk menentukan perlunya kehadiran, berdasarkan potensi keuntungan bisnis.
Pengeluaran untuk pelatihan dan pengembangan juga dapat dibersihkan dengan menggunakan approval matrix. Tunjukkan dengan jelas kepada karyawan bagaimana dan kapan mereka harus mengklaim biaya, dan Anda akan mengurangi pemborosan waktu dan uang.
Proses pembuatan konten
Tim pemasaran dapat mengambil manfaat dari membuat approval matrix untuk sistem konten. Pertama, tentukan tahapan prosesnya seperti ide, pengarahan, pembuatan, pengeditan, penerbitan. Kemudian buat aturan mengenai tahapan mana yang memerlukan persetujuan, serta orang yang harus mengambil peran masing-masing.
Selain itu, karyawan lain tidak akan terbiasa dengan proses dan prinsip-prinsip hukum. Jadi, approval matrix publik membantu mereka bekerja dengan pemasok dan mitra secara lebih efektif.
Baca juga: Pengertian Lengkap Vendor Management, Jenis, dan Prosesnya
Tantangan dalam Proses Approval Matrix
Ada beberapa tantangan umum bagi perusahaan untuk menerapkan approval matrix. Pertama, tanpa transparansi mengenai otoritas pengambilan keputusan, prosesnya bisa menjadi lambat dan sulit. Hal ini sering kali membuat karyawan frustrasi dengan prosesnya, dan berpotensi mendorong pengeluaran yang tidak wajar (dan juga pemangku kepentingan yang tidak senang).
Permintaan dapat dengan mudah terlewat ketika approval matrix tidak memiliki lokasi sentral. Mereka terkubur dalam utas email, atau menyebabkan percakapan yang canggung.
Ada beberapa tantangan umum bagi perusahaan untuk mengimplementasikan approval matrix. Pertama, tanpa adanya transparansi mengenai otoritas pengambilan keputusan, prosesnya bisa menjadi lambat dan sulit. Hal ini sering kali membuat karyawan frustrasi dengan prosesnya, dan berpotensi mendorong pengeluaran yang tidak wajar (dan juga pemangku kepentingan yang tidak senang).
Baca juga: Supply Chain Management: Pengertian Lengkap Dan Metriks Pengukurannya
Menerapkan Approval Matrix dengan Kledo
Dengan approval matrix yang baru diterapkan, pengeluaran perusahaan Anda akan mendapat manfaat dari serangkaian kontrol keuangan dan internal yang terorganisir. Lebih banyak pemohon dan tidak harus menghasilkan lebih banyak kekacauan persetujuan; dengan adanya matriks, Anda akan memiliki lebih banyak visibilitas (tidak ada lagi kejutan di akhir bulan) dan kontrol atas setiap operasi.
Jika tim Anda mengandalkan proses manual seperti email dan spreadsheet untuk mengelola persetujuan, matriks adalah panduan yang disambut baik yang akan berkontribusi pada lebih banyak organisasi dan kolaborasi.
Namun, matriks baru Anda dapat diperkuat dengan alat bantu otomatis seperti platform manajemen keuangan berbasis cloud atau sistem manajemen akuntansi cloud yang akan sangat mempercepat proses pembelian dan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari kebijakan baru Anda. Salah satu yang bisa Anda gunakan adalah dengan menggunakan software akuntansi online Kledo.
Kledo dapat membantu Anda merampingkan komunikasi dan menghilangkan hambatan dalam proses pengelolaan dan persetujuan keuangan karena di Kledo Anda bisa menggunakan fitur approval yang memungkinkan Anda memberikan otoritas yang efisien dan transparansi keuangan lebih baik.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya - 16 Oktober 2024
- 21 Financial KPI yang Harus Ada dalam Bisnismu - 15 Oktober 2024
- Apa itu Approval Matrix dalam Bisnis? Ini Penjelasan Lengkapnya - 14 Oktober 2024