Sistem Akuntansi Otomatis: Cara Menggunakan dan Plus Minusnya

Apakah Anda bagian dari 65% pemilik usaha kecil yang ingin memanfaatkan otomatasisi dalam kehidupan bisnis sehari-hari? Membiasakan diri Anda dengan sistem akuntansi otomatis adalah langkah awal yang baik.

Mulai dari mengotomatiskan entri data dan pembuatan faktur hingga pelaporan keuangan, otomatisasi dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan akurasi.

Panduan kami akan memperkenalkan Anda pada dunia dengan sistem akuntansi otomatis, mengeksplorasi manfaatnya, potensi kekurangannya, dan tips penting untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat untuk bisnis Anda.

Jadi, baca terus artikel kami sampai selesai.

Cara Kerja Sstem Akuntansi Otomatis

Akuntansi otomatis memfasilitasi praktik akuntansi sehari-hari, yang secara dramatis meningkatkan fungsionalitas program-program ini.

Dengan memanfaatkan kecerdasan buatan dan fitur canggih lainnya, software akuntansi dapat melakukan segalanya, mulai dari melacak dan mencatat transaksi hingga membuat laporan keuangan.

Ini berarti bahwa tugas-tugas berulang seperti entri data dan memeriksa perhitungan akan diurus, sehingga para profesional akuntansi dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih besar.

Meskipun Microsoft Excel adalah alat yang tidak diragukan lagi bermanfaat, sudah waktunya untuk meningkatkan akuntansi Anda.

Opsi software akuntansi dengan fitur modern dan lebih lengkap seperti Kledo dapat merevolusi cara bisnis Anda menangani proses akuntansi.

Jika tertarik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis

Perbedaan akuntansi otomatis dengan akuntansi manual

Perbedaan utama antara akuntansi otomatis dan akuntansi manual adalah software yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan hampir semua aspek pembukuan dan akuntansi Anda.

Alih-alih memiliki departemen akuntansi dengan staf penuh atau CPA yang dikontrak untuk membantu Anda dengan tugas-tugas ini, software melakukan sebagian besar pekerjaan untuk Anda.

Akuntansi otomatis tidak sepenuhnya menghilangkan kebutuhan untuk menyewa seorang akuntan, tetapi dapat meminimalkan ketergantungan Anda pada seorang akuntan.

Meskipun software akuntansi dapat merampingkan semua tugas kecil yang diperlukan untuk akuntansi, perspektif seorang akuntan masih bisa berharga bagi bisnis Anda.

Sebagai contoh, seorang akuntan dapat menafsirkan kebenaran informasi keuangan dari software akuntansi otomatis Anda dan membantu Anda membuat keputusan yang tepat tentang bisnis Anda di masa mendatang.

Apa Manfaat Sistem Akuntansi Otomatis?

Dari menjadi lebih efisien dan terorganisir hingga menyederhanakan musim pajak, inilah saatnya untuk mempelajari mengapa akuntansi dan otomatisasi berjalan seiring.

Meningkatkan efisiensi

Mengalihkan proses akuntansi manual ke sistem akuntansi otomatis dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk memasukkan informasi, memeriksa perhitungan, menjalankan laporan, dll. Belum lagi efek domino yang akan terjadi pada alur kerja lainnya.

Menggunakan layanan keuangan eksternal berarti lebih sedikit jam kerja yang dapat ditagih dan, bagi staf akuntansi internal, meningkatkan produktivitas.

Menawarkan informasi yang berharga

Alih-alih menyerahkan interpretasi data keuangan kepada Anda atau akuntan, kini Anda dapat mengakses laporan yang terperinci dan mudah dibaca.

Memiliki pemahaman yang baik tentang situasi keuangan perusahaan Anda sangat penting untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dan stabilitas jangka panjang.

Menghemat penghitungan pajak

Menghitung dan melaporkan pajak, baik di tingkat pribadi maupun bisnis, adalah sesuatu yang ditakuti oleh sebagian besar dari kita.

Namun, dengan akuntansi otomatis, pengajuan pajak bisnis menjadi tidak terlalu membebani. Simpan tanda terima, lacak pajak penjualan, dan maksimalkan potongan, semuanya dengan software akuntansi Kledo.

Baca juga: Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif

Menjaga keuangan Anda tetap teratur

Sistem akuntansi otomatis menyediakan lokasi terpusat untuk semua dokumen dan data keuangan Anda. Tidak perlu lagi menumpuk kwitansi atau mencari-cari faktur di dalam folder.

Dengan semua tersimpan secara digital, Anda dapat dengan mudah menemukan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya, meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko dokumen hilang atau salah tempat.

Mencegah kekurangan uang kas

Banyak pemilik bisnis yang kesulitan dengan manajemen arus kas, yang dapat merugikan bisnis utama mereka.

Dapat dimaklumi, manajemen arus kas bisa jadi sulit, terutama jika akuntansi dilakukan dengan tidak benar.

Dengan mengotomatiskan akuntansi Anda dengan software yang canggih, Anda dapat mengakses alat yang akan membuat perkiraan arus kas Anda jauh lebih mudah.

Dengan analisis dan pelaporan data real-time, Anda bisa mendapatkan wawasan arus kas yang akurat dalam sekejap.

Mengurangi kesalahan

Entri data secara manual bisa penuh dengan kesalahan, terutama ketika mencatat sejumlah besar transaksi sekaligus.

Dengan mengintegrasikan software akuntansi Anda dengan alat bantu lain, data dapat diperbarui secara otomatis, memastikan bahwa data tersebut dicatat dengan benar.

Menyediakan akses cepat ke informasi

Akuntansi otomatis merevolusi aksesibilitas informasi dengan mengotomatiskan tugas-tugas entri data dan rekonsiliasi yang biasanya memakan waktu.

Otomatisasi ini secara drastis mengurangi potensi kesalahan manusia, memastikan keakuratan dan keandalan data.

Pembaruan data secara real-time merupakan landasan dari akuntansi otomatis, yang memberikan wawasan keuangan terkini kepada para pemangku kepentingan.

Wawasan ini dapat diakses dengan mudah melalui dasbor dan laporan yang intuitif, yang memberdayakan pengambilan keputusan yang tepat.

Dengan mengidentifikasi tren, peluang, dan potensi risiko dengan cepat, bisnis dapat mengoptimalkan operasi dan perencanaan strategis mereka.

Baca juga: 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya

Melindungi data keuangan Anda

Keamanan adalah hal yang sangat penting bagi bisnis dari semua ukuran, dan sistem akuntansi otomatis menawarkan perlindungan yang kuat untuk data keuangan Anda yang sensitif.

Sistem ini biasanya menggunakan langkah-langkah keamanan tingkat lanjut seperti enkripsi, kontrol akses, dan pembaruan rutin untuk melindungi informasi Anda dari ancaman keamanan data.

Memadukan akuntansi otomatis dengan solusi software berbasis cloud jauh lebih aman daripada metode kertas dan pena.

Seperti yang Anda ketahui, menjaga keamanan data keuangan sangat penting karena meningkatnya serangan siber selama dekade terakhir.

Penyimpanan cloud tidak hanya lebih aman, namun juga dapat diakses dari mana saja, sehingga Anda dapat mengawasi dan berbagi informasi keuangan kapan saja dari mana saja.

Solusi akuntansi berbasis cloud seperti Kledo memiliki keamanan berlapis, termasuk:

• Autentikasi multi-faktor
• Enkripsi data
• Pemberitahuan keamanan
• Fitur multi user sesuai hak akses
• Telah tersertifikasi ISO 27001

Pendekatan komprehensif ini membantu melindungi data keuangan Anda dari akses yang tidak sah dan pembobolan data.

Beradaptasi dengan bisnis Anda yang terus berkembang

Seiring dengan berkembangnya bisnis Anda, kebutuhan keuangan Anda pun akan berkembang.

Sistem akuntansi otomatis menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas untuk mengakomodasi kebutuhan Anda yang terus berubah.

Baik Anda menambah karyawan baru, membuka lokasi baru, atau meluncurkan produk baru, software akuntansi Anda dapat beradaptasi untuk mendukung pertumbuhan Anda.

Banyak sistem akuntansi otomatis seperti Kledo yang terintegrasi dengan aplikasi bisnis lainnya, seperti CRM dan platform e-commerce, memberikan solusi manajemen keuangan yang komprehensif dan efisien.

Baca juga: Akuntansi dan ChatGPT: 12 Hal yang Bisa Anda Lakukan

Tantangan Potensial dari Menggunakan Sistem Akuntansi Otomatis

Memang benar bahwa otomatisasi akuntansi dapat meningkatkan alur kerja Anda, namun, selalu ada tantangan yang muncul saat memperkenalkan software baru ke dalam proses bisnis Anda.

Proses onboarding mungkin merepotkan, namun mengotomatisasi akuntansi akan menghemat waktu dan mengurangi kesalahan setelah dikelola dengan benar.

Berpotensi membuat akuntansi menjadi terlalu rumit

Beberapa software akuntansi dapat menimbulkan kerumitan yang tidak perlu ke dalam proses keuangan.

Dilengkapi dengan fitur-fitur yang mungkin tidak relevan bagi setiap orang yang memulai bisnis kecil, sistem ini dapat menimbulkan kebingungan dan ketidakefisienan.

Namun, Kledo menawarkan bantuan tim hebat Kledo kapan pun Anda membutuhkannya, tutorial dalam aplikasi, sumber daya pendukung, dan opsi untuk terhubung dengan akuntan bersertifikat yang dapat menawarkan saran dan bantuan khusus.

Dan yang terpenting, semua ini gratis untuk Anda.

Berpotensi membutuhkan proses orientasi yang panjang

Menerapkan sistem akuntansi otomatis sering kali melibatkan investasi waktu yang signifikan bagi karyawan dan manajemen.

Kurva pembelajarannya bisa jadi curam, membutuhkan pelatihan ekstensif dalam fungsi sistem, prosedur entri data, dan pembuatan laporan.

Proses ini dapat mengganggu operasi harian dan mengurangi produktivitas selama masa transisi. Selain itu, pelatihan berkelanjutan mungkin diperlukan saat sistem berkembang atau saat karyawan berganti peran.

Baca juga: Akuntansi Otomatis: Manfaat, Tugas, Tantangan, dan Tahapannya

Migrasi data dapat menjadi rumit

Mentransfer data keuangan dari sistem yang ada ke platform akuntansi otomatis dapat menjadi proses yang rumit dan memakan waktu.

Ketidakkonsistenan data, kesalahan, dan masalah pemformatan dapat muncul selama migrasi, yang menyebabkan ketidakakuratan dalam laporan keuangan.

Selain itu, mengintegrasikan sistem baru dengan aplikasi bisnis lain, seperti penggajian atau CRM, dapat menimbulkan tantangan tambahan seperti kompatibilitas API, masalah sinkronisasi data, dan potensi gangguan pada alur kerja.

Dapat menyebabkan masalah kepatuhan

Meskipun otomatisasi dapat meningkatkan akurasi, namun penting untuk memastikan bahwa sistem tersebut sesuai dengan standar akuntansi yang relevan, peraturan pajak, dan persyaratan khusus industri.

Kesalahan dalam entri data atau konfigurasi sistem dapat menyebabkan pelanggaran kepatuhan, yang mengakibatkan denda, audit, dan kerusakan reputasi.

Perusahaan harus menginvestasikan waktu dan sumber daya dalam validasi sistem, pengujian, dan pemantauan berkelanjutan untuk memitigasi risiko-risiko ini.

6 Langkah untuk Mengotomatisasi Akuntansi Bisnis Anda

Beralih dari akuntansi manual ke otomatis adalah sebuah proses, jadi Anda perlu merencanakan fase transisi. Agar perubahan berjalan semulus mungkin, berikut adalah beberapa langkah penting yang dapat Anda ikuti.

1. Menganalisis proses akuntansi saat ini

Sebelum terjun ke otomatisasi, sangat penting untuk memahami proses akuntansi Anda saat ini secara rinci. Identifikasi semua tugas yang terlibat, mulai dari entri data hingga pembuatan laporan.

Analisis waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, potensi kemacetan, dan area yang rentan terhadap kesalahan.

Penilaian komprehensif ini akan membantu Anda menentukan proses mana yang cocok untuk diotomatisasi dan memprioritaskannya.

2. Mengevaluasi teknologi yang ada

Nilai alat teknologi yang saat ini digunakan dalam organisasi Anda. Evaluasi kemampuan, keterbatasan, dan kompatibilitasnya dengan otomatisasi.

Pertimbangkan apakah software akuntansi Anda yang sudah ada dapat diintegrasikan dengan alat otomatisasi bisnis kecil atau jika diperlukan sistem baru.

Identifikasi kesenjangan atau inkonsistensi data yang perlu diatasi sebelum otomatisasi.

Baca juga: Rekomendasi 7 Software Akuntansi yang User Friendly

3. Menetapkan pemilik proyek

Tunjuk pemilik proyek yang bertanggung jawab untuk mengawasi proses implementasi otomatisasi.

Individu ini harus memiliki pemahaman yang kuat tentang proses akuntansi, keterampilan manajemen proyek, dan kemampuan untuk berkolaborasi dengan departemen yang berbeda.

Mereka akan mengoordinasikan tugas, mengatur jadwal, dan memastikan proyek tetap berada di jalurnya.

4. Membuat dan mendokumentasikan alur kerja saat ini

Dokumentasikan alur kerja akuntansi Anda saat ini secara rinci, termasuk langkah-langkah yang terlibat, pihak yang bertanggung jawab, dan dokumentasi pendukung apa pun.

Dokumentasi ini akan berfungsi sebagai garis dasar untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi dan mengukur dampak perubahan.

Dokumentasi ini juga akan membantu mengkomunikasikan proses tersebut kepada anggota tim dan pemangku kepentingan.

5. Mengotomatisasi berdasarkan alur kerja yang telah diperbarui

Setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang proses Anda saat ini dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mulailah mengotomatisasi tugas secara bertahap.

Mulailah dengan tugas-tugas yang bervolume tinggi dan repetitif yang rentan terhadap kesalahan.

Prioritaskan proses yang akan memberikan ROI terbesar. Pertimbangkan untuk menggunakan alat otomatisasi untuk menyederhanakan entri data, pemrosesan faktur, dan rekonsiliasi.

6. Uji dan lakukan penyesuaian

Uji sistem otomatis secara menyeluruh untuk mengidentifikasi masalah atau kesalahan.

Pantau metrik kinerja untuk mengevaluasi efisiensi dan akurasi sistem.

Terus menyempurnakan dan meningkatkan proses otomatisasi berdasarkan umpan balik dan hasil.

Bersiaplah untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk mengoptimalkan sistem dan mencapai hasil yang diinginkan.

Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Multi Mata Uang

Pada Intinya….

Menangani kompleksitas yang meningkat sambil mempertahankan profitabilitas bisa menjadi hal yang luar biasa bagi pemilik bisnis.

Mengotomatiskan akuntansi adalah kunci untuk membuka efisiensi dan mendorong pertumbuhan.

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti entri data, pemrosesan faktur, dan rekonsiliasi, Anda dapat meluangkan waktu yang berharga untuk perencanaan dan analisis keuangan strategis.

Siap merampingkan proses akuntansi Anda dan meningkatkan efisiensi? Software akuntansi Kledo dapat membantu.

Dengan data yang akurat dan real-time di ujung jari Anda, Anda dapat membuat keputusan yang tepat, mengidentifikasi peluang pertumbuhan, dan memitigasi risiko dalam beberapa klik.

Jika tertarik Anda bisa mencoba sistem akuntansi otomatis Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.