Bukti pembayaran merupakan dokumen penting yang harus Anda simpan. Saat menjalankan bisnis, Anda harus membeli barang atau jasa dari pemasok. Setelah transaksi selesai dan Anda telah membayar faktur, Anda akan menerima dokumen yang membuktikan pembayaran Anda.
Dokumen tersebut adalah kwitansi, yang juga disebut sebagai tanda terima pembayaran atau bukti pembayaran.
Dalam artikel ini, kami akan membahas informasi penting tentang bukti pembayaran, mulai dari apa itu bukti pembayaran, mengapa hal ini diperlukan, contoh dan cara membuatnya.
Kami juga akan membahas cara mengirimkan tanda terima kepada pelanggan Anda sehingga Anda mendapatkan pemahaman yang jelas tentang cara kerjanya.
Apa yang Dimaksud dengan Bukti Pembayaran?
Bukti pembayaran adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual sebagai bukti pembayaran kepada pembeli atau pelanggan.
Tanda terima ini mengonfirmasi bahwa penjual telah menerima jumlah yang harus dibayarkan untuk produk atau layanan yang dijual, dan biasanya diberikan setelah transaksi diselesaikan.
Secara historis, manusia telah menggunakan tanda terima pembayaran untuk mencatat transaksi sejak lebih dari 5.000 tahun yang lalu, menurut The American Numismatic Society.
Mulai pedagang Mesopotamia dan vendor online abad ke-21, bukti pembayaran dibuat dalam berbagai bentuk. Di masa kini, bisnis biasanya menerbitkan tanda terima pada selembar kertas atau secara digital.
Tanda terima juga dapat diterbitkan ketika deposit atau pembayaran sebagian dilakukan untuk barang atau jasa.
Baca juga: Download Kwitansi Kosong Word, Excel, dan PDF Gratis
Apakah Bukti Pembayaran Sama dengan Faktur?
Bukti pembayaran yang biasanya disebut kwitansi tidak sama dengan faktur dan tidak dapat digunakan secara bergantian.
Meskipun tanda terima pembayaran mengonfirmasi bahwa penjual telah menerima pembayaran, faktur adalah dokumen formal yang menginformasikan pelanggan tentang jumlah terutang yang harus dibayar. Tujuan utama faktur adalah untuk menagih pembayaran.
Perbedaan utama antara faktur dan kwitansi adalah waktu dan tujuan penerbitannya:
- Faktur: Meminta pembayaran; diterbitkan sebelum pembayaran.
- Kwitansi: Mengkonfirmasi pembayaran; diterbitkan setelah pembayaran.
Faktur dan kwitansi adalah dokumen yang sama pentingnya untuk proses akuntansi bisnis Anda.
Memahami perbedaan di antara keduanya akan meningkatkan manajemen keuangan dan arus kas yang efisien.
Baca juga: Format Invoice yang Benar & Cara Membuatnya dengan Mudah!
Mengapa Bukti Pembayaran Penting?
Bukti pembayaran adalah bukti bahwa telah terjadi transaksi penjualan antara penjual dan pembeli.
Bukti ini penting karena tidak hanya mencatat ketentuan penjualan tetapi juga memberikan bukti penyelesaian transaksi.
Sebagai penjual, menyimpan salinan kwitansi untuk setiap transaksi akan membantu melacak pemasukan dan pengeluaran Anda, sehingga Anda dapat menjaga catatan keuangan dan persediaan yang akurat.
Sebagai pembeli, tanda terima juga dapat digunakan dalam akuntansi untuk menghitung pengeluaran.
Mari kita lihat bagaimana tanda terima pembayaran sangat penting dari sudut pandang bisnis dan pelanggan.
Pentingnya bukti pembayaran bagi bisnis
Mencatat semua penerimaan pembayaran penting untuk tujuan akuntansi di setiap bisnis. Kwitansi pembayaran dapat mencatat semua pembelian bisnis yang dilakukan sepanjang tahun pajak tertentu dan seterusnya.
Ketika tiba waktunya untuk mengajukan laporan pajak Anda, catatan tanda terima dan pembayaran memudahkan untuk menghitung total pengeluaran untuk pembelian jenis bisnis sambil memastikan bahwa atas permintaan dari otoritas pajak terkait, Anda dapat memberikan bukti dari setiap klaim yang Anda buat untuk pengurangan pajak.
Jika Anda diaudit oleh Ditjen Pajak di Indonesia, Anda mungkin akan diminta untuk memberikan catatan tanda terima yang terkait dengan bisnis Anda.
Sebagai sebuah bisnis, menerbitkan salinan tanda terima pembayaran akan memberikan transparansi transaksi, meningkatkan kepercayaan pelanggan dan membuat bisnis Anda lebih profesional.
Pentingnya bukti pembayaran bagi pelanggan
Salinan tanda terima pembayaran yang sah sangat penting ketika meminta pengembalian dana, penukaran, atau klaim garansi berdasarkan ketentuan penjualan, karena ini adalah bukti bahwa Anda telah membeli produk dari bisnis tertentu.
Menyimpan bukti pembauaran secara konsisten juga dapat membantu Anda menyimpan bukti nyata jika terjadi perselisihan tentang pembayaran.
Kwitansi pembayaran juga dapat berguna bagi mereka yang membuat anggaran dan memahami berapa banyak yang mereka belanjakan untuk barang dan jasa.
Kegunaan penting lainnya dari tanda terima adalah untuk memaksimalkan pengurangan pajak. Jika Anda adalah pemilik bisnis, melacak semua pengeluaran untuk tujuan pajak sangat penting.
Saat mengklaim potongan pada pengembalian pajak Anda, Anda harus memiliki dokumentasi untuk mendukung klaim Anda, termasuk tanda terima.
Meskipun laporan bank atau kartu kredit dapat menunjukkan jumlah transaksi, namun hal tersebut tidak dianggap sebagai bukti yang memadai atas pengeluaran bisnis.
Sangat penting untuk menyimpan tanda terima penjualan lengkap, yang mencakup tanggal, nama vendor, barang yang dibeli, dan jumlah total yang dibayarkan. Rincian ini diperlukan agar pemotongan Anda diperbolehkan.
Baca juga: Cara Mengoptimalkan Manajemen Invoice dalam Bisnis
Cara Membuat Bukti Pembayaran
Memiliki template kwitansi yang siap untuk diterbitkan adalah cara terbaik untuk mengatur dan merampingkan proses manajemen keuangan Anda.
Berikut adalah 3 cara praktis yang dapat Anda gunakan untuk membuat tanda terima pembayaran:
- Buku Penerimaan: Mengisi buku tanda terima adalah cara yang mudah untuk membuat bukti pembelian. Buku kwitansi terdiri dari beberapa halaman yang berisi template kwitansi kosong, dengan kertas fotokopi karbon yang disediakan untuk memfasilitasi pembuatan 2 salinan sekaligus. Biasanya dapat dibeli di toko peralatan kantor.
- Template Online: Menggunakan template kwitansi pembayaran online yang sudah jadi dapat membantu menghemat banyak waktu. Anda dapat menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Word, yang memiliki galeri template yang dapat disesuaikan, atau penyedia template seperti Kledo.com atau Template.net, yang memiliki banyak koleksi templat tanda terima berbayar dan gratis. Anda bisa mendownload template kwitansi pembayaran siap pakai disini.
- Buat Sendiri: Jika Anda tidak dapat menemukan template tanda terima yang sesuai dengan kebutuhan, Anda juga dapat membuat templat eyang unik. Ini dapat dibuat menggunakan software akuntansi dengan fitur kwitansi atau invoice generator untuk tampilan yang profesional.
Komponen Apa yang Harus Dicantumkan dalam Kwitansi Pembayaran?
Apa pun cara Anda membuat tanda terima, Anda harus memberikan detail tentang transaksi dalam tanda terima pembayaran.
Ini adalah komponen penting yang harus ada didalamnya:
- Judul: Anda harus selalu menyatakan bahwa dokumen ini adalah tanda terima pembayaran.
- Nomor Tanda Terima: Nomor tanda terima yang unik memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi transaksi.
- Detail Bisnis: Cantumkan nama, alamat, dan informasi kontak penjual dengan jelas.
- Tanggal Pembayaran: Cantumkan tanggal yang tepat saat pembayaran diterima.
- Jumlah yang dibayarkan: Anda harus menyertakan daftar produk yang dijual, harga per unit, dan jumlah total yang dibayarkan.
- Rincian pembelian: Berikan daftar barang yang dijual dengan rincian dan jumlahnya.
- Pajak, Biaya, atau Promosi yang Berlaku: Sebutkan faktor penambahan atau pengurangan harga seperti PPN, biaya layanan, atau diskon.
Dalam beberapa situasi, Anda juga dapat menyertakan rincian ini:
- Nomor Faktur: Nomor unik faktur yang digunakan untuk melakukan pembayaran.
- Informasi Pelanggan: Nama, alamat, dan informasi kontak pelanggan.
- Metode Pembayaran: Tentukan bagaimana pembayaran dilakukan, misalnya, tunai, kartu kredit, atau cek.
- Verifikasi Pembayaran: Anda dapat membubuhkan tanda tangan untuk memverifikasi pembayaran.
Baca juga: Invoice Approval: Tahapan, Tantangan dan Tips Mengelolanya
Bagaimana Anda Dapat Memberikan Bukti Pembayaran?
Setelah menerbitkan tanda terima, langkah selanjutnya adalah mengirimkannya ke pelanggan Anda. Untuk toko fisik, salinan tanda terima dapat diberikan kepada pelanggan segera setelah pembayaran.
Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan oleh bisnis untuk mengirimkan struk kepada pelanggan.
Bukti pembayaran offline
Ini adalah cara umum untuk memberikan tanda terima kertas kepada pelanggan di tempat penjualan. Ini telah menjadi metode utama dalam menerbitkan tanda terima pembayaran untuk sebagian besar abad ke-20.
Beberapa contoh bukti pembayaran offline meliputi:
- Kwitansi tulisan tangan: Ini adalah tanda terima tertulis yang menyertakan rincian seperti tanggal transaksi, nama bisnis, deskripsi barang atau jasa yang disediakan, dan jumlah yang dibayarkan.
- Kwitansi cetak: Struk ini dibuat oleh sistem POS. Struk ini dapat disesuaikan untuk menyertakan barcode, kode QR, dan detail lainnya.
Bukti pembayaran online
Untuk bisnis di industri e-commerce yang sebagian besar melakukan transaksi virtual, mengirim dan menyimpan bukti pembayaran online lebih efisien.
Hal ini sangat penting karena semakin banyak konsumen yang beralih ke belanja online dan transaksi digital.
Bagi pelanggan, struk digital menawarkan cara yang nyaman untuk melacak pembelian dan mengelola keuangan pribadi.
Bukti pembayaran digital dapat dengan mudah disimpan dan diakses di perangkat digital, sehingga mengurangi kebutuhan akan penyimpanan fisik dan menyederhanakan proses pelacakan pengeluaran dari waktu ke waktu.
Beberapa contoh bukti pembayaran online antara lain:
- Tanda terima email: Ini adalah catatan elektronik yang biasanya dikirim melalui email. Tanda terima ini harus menyertakan informasi yang serupa dengan tanda terima yang ditulis tangan atau dicetak.
- Konfirmasi pembayaran elektronik: Ini disediakan oleh sistem pembayaran e-wallet seperti OVO, Dana, atau Gopay. Konfirmasi ini dapat digunakan sebagai tanda terima dan menyertakan rincian seperti tanggal dan waktu transaksi, jumlah yang dibayarkan, dan metode pembayaran.
- Tanda terima seluler: Beberapa aplikasi seluler atau portal web memungkinkan Anda untuk memindai, membagikan, dan menyimpan tanda terima, dengan fitur-fitur seperti pelacakan pembelian, riwayat transaksi, dan menyimpan tanda terima untuk referensi di masa mendatang.
Baca juga: 7 Alasan Pentingnya Menggunakan Software Cloud Based Invoice
Download Contoh Bukti Pembayaran
Berikut adalah beberapa contoh template bukti pembayaran kosong berbagai format yang bisa Anda unduh secara gratis:
Dowload bukti pembayaran kosong word
Berikut merupakan link download template tanda terima pembayaran kosong format docs gratis:
[DOWNLOAD TANDA TERIMA PEMBAYARAN FORMAT DOCS]
Download bukti pembayaran excel
Berikut merupakan link download template tanda terima pembayaran kosong format xls gratis:
[DOWNLOAD TANDA TERIMA PEMBAYARAN FORMAT EXCEL]
Download bukti pembayaran PDF
Berikut merupakan link download tanda terima pembayaran kosong format PDF gratis:
[DOWNLOAD TANDA TERIMA PEMBAYARAN FORMAT PDF]
Download bukti pembayaran siap pakai
Jika Anda tertarik untuk membuat tanda terima pembayaran kosong yang langsung di edit di website, Anda bisa mencobanya melalui tombol di bawah ini:
Baca juga: 10 Tips dalam Membuat Desain Invoice Terbaik dan Contohnya
Pada Intinya…
Tanda terima atau bukti pembayaran adalah dokumen penting yang memberikan bukti transaksi yang telah selesai. Baik bagi bisnis maupun pelanggan, menyimpan tanda terima diperlukan untuk melacak pemasukan dan pengeluaran secara akurat untuk tujuan manajemen keuangan dan pajak.
Kwitansi juga merupakan catatan penjualan nyata yang biasanya diperlukan saat memproses pengembalian dana atau klaim garansi.
Untuk memudahkan Anda dalam membuat invoice, tanda terima, atau bukti pembayaran, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur pembuatan invoice terlengkap seperti Kledo.
Tidak hanya membuat invoice, dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah menerima pembayaran secara online dan sistem akan otomatis mencatat transaksi tersebut ke sistem akuntansi Anda dengan fitur payment connect.
Jadi tunggu apalagi? Coba Kledo sekarang juga gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya - 16 Desember 2024
- 11 Perbedaan Akuntansi Manajemen dan Akuntansi Keuangan - 16 Desember 2024
- Mengetahui Analisis ABC dalam Manajemen Persediaan Bisnis - 13 Desember 2024