Untuk bisnis yang berkembang, pembayaran faktur tumbuh dengan cepat dalam hal volume dan kompleksitas. Namun, banyak perusahaan masih mengandalkan proses manual untuk mengelola akun utang usaha dan praktik yang sudah ketinggalan zaman ini menyebabkan banyak masalah di seluruh operasi keuangan mereka.
Pendekatan manual memperlambat proses pembayaran dan meningkatkan risiko kesalahan dan penipuan sekaligus membahayakan hubungan dengan vendor strategis. Tim AP sudah berurusan dengan sumber daya yang terbatas dan jumlah karyawan yang berkurang. Kini, mereka berada di bawah tekanan yang lebih besar untuk memastikan pembayaran yang tepat waktu dan akurat yang dapat mengimbangi volume dan permintaan yang tinggi.
Pertanyaannya adalah: Bagaimana bisnis dapat mencapai efisiensi, akurasi, dan kecepatan yang diperlukan untuk mengelola utang usaha yang bervolume tinggi? Dengan menerapkan praktik terbaik AP dan mengintegrasikan solusi otomatisasi canggih, bisnis dapat merampingkan transaksi pembayaran dan memberdayakan tim mereka untuk mengelola operasi keuangan secara efektif, apa pun skalanya.
Pada artikel kali ini kami akan membagikan tips dan cara mengelola banyak akun utang usaha dan cara mengoptimalkannya bagi bisnis Anda.
Gambaran Umum Tentang Akun Utang Usaha yang Banyak dan Bervolume Tinggi
Akun utang usaha yang banyak dan bervolume tinggi melibatkan pengelolaan faktur dan pembayaran dalam jumlah besar. Proses ini mencakup pemrosesan faktur, verifikasi, persetujuan, dan eksekusi pembayaran.
Mengelola utang usaha bervolume tinggi dengan efektif sangat penting karena berdampak pada manajemen arus kas perusahaan, akurasi pelaporan keuangan, dan hubungan dengan pemasok dan vendor.
Pemrosesan, persetujuan, dan eksekusi pembayaran yang efisien membantu meminimalkan kesalahan, mengurangi risiko penipuan, dan memastikan pembayaran tepat waktu, yang sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan vendor, efisiensi operasional, dan stabilitas keuangan.
Baca juga: 20 KPI dan Metrik yang Harus Diperiksa CFO Bisnis
Langkah-langkah dalam Memproses Pembayaran Faktur
Alur kerja persetujuan faktur memungkinkan tim untuk meninjau, menyetujui, dan memproses faktur untuk pembayaran. Meskipun proses ini dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan prosedur spesifik perusahaan Anda, namun biasanya melibatkan lima langkah berikut:
- Pengambilan faktur
- Persetujuan faktur
- Otorisasi pembayaran
- Eksekusi pembayaran
- Analisis AP
1. Pengambilan faktur
Pertama, faktur diterima melalui berbagai cara seperti surat, whatsapp, email, atau portal web dan dimasukkan ke dalam sistem AP secara manual atau melalui pemeriksaan otomatis. Tantangan dapat muncul pada langkah ini jika tidak ada proses yang ditetapkan untuk menerima faktur atau perusahaan memiliki banyak lokasi. Entri data secara manual juga rentan terhadap kesalahan.
Perusahaan yang menggunakan pendekatan otomatis untuk menangkap faktur biasanya memanfaatkan teknologi seperti OCR. Namun, teknologi ini memiliki keterbatasan karena memberikan tingkat akurasi yang lebih rendah daripada solusi lainnya.
Banyak platform teknologi OCR yang mengiklankan tingkat akurasi 85%-90%. Namun, angka ini masih menyiratkan bahwa satu (atau lebih) dari setiap pemeriksaaan 10 faktur terjadi kesalahan. Meskipun tingkat akurasi tinggi, ada keterbatasan dalam mendapatkan informasi, dengan beberapa solusi tidak dapat membedah data item baris dari sisa faktur.
2. Persetujuan faktur
Setelah faktur masuk ke dalam sistem, rincian dan jumlah pada faktur diverifikasi dan disetujui. Langkah ini mungkin memerlukan pengkodean atau pencocokan PO. Jika ditangani secara manual, langkah ini mungkin mengharuskan tim AP untuk membawa faktur secara fisik dari meja ke meja untuk mendapatkan tanda tangan.
Jika diotomatisasi, permintaan persetujuan faktur secara otomatis diarahkan ke orang yang tepat. Solusi otomatisasi AP yang tepat juga akan memungkinkan para pengambil keputusan untuk meninjau dan menyetujui faktur secara digital melalui email, sehingga mereka tidak perlu masuk ke dalam sistem yang rumit untuk menyetujui pembayaran.
Baca juga: 7 Alasan Pentingnya Menggunakan Software Cloud Based Invoice
3. Otorisasi pembayaran
Sebelum pembayaran dapat dilakukan, pembayaran harus diotorisasi oleh pengawas atau CFO. Hal ini dapat dilakukan secara manual, melalui email, atau dengan bantuan otomatisasi AP.
4. Eksekusi pembayaran
Pembayaran yang telah disetujui dieksekusi dengan melakukan pembayaran menggunakan metode yang dipilih oleh departemen AP dan pemasok, seperti cek, transfer langsung, kartu virtual, atau metode lainnya.
Namun, proses manual dapat menyebabkan alur kerja yang terpisah untuk tim utang usaha. Khususnya proses pemeriksaan AP. Untuk beberapa perusahaan, ini adalah langkah terakhir dalam proses.
Tahukah Anda? Biaya yang dibutuhkan untuk menyiapkan setiap cek adalah antara $4 hingga $20, termasuk tenaga kerja, bahan, dan ongkos kirim. Namun, bukan hanya itu saja – cek adalah metode pembayaran yang paling rentan terhadap fraud. Faktanya, fraud cek diperkirakan akan mencapai $24 miliar pada tahun 2024.
5. Analisis utang usaha
Perusahaan yang menggunakan platform teknologi otomasi utang usaha dapat mengakses data analisis untuk data real-time pada metrik AP, membantu dalam pengambilan keputusan strategis dan peningkatan operasional.
Analisis dan pelaporan AP dapat membantu tim mengoptimalkan bauran pembayaran, meramalkan utang usaha dengan lebih baik, atau memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal.
Baca juga: Utang Gaji Termasuk Akun Apa? Ini Penjelasan Lengkapnya
Tantangan dalam Mengelola Akun Utang Usaha yang Banyak dan Bervolume Tinggi
Mengelola akun utang usaha yang banyak memiliki tantangan tersendiri. Proses berbasis kertas dan alur kerja persetujuan faktur manual dapat menyebabkan penundaan dan gangguan, seperti faktur yang hilang atau rangkap, penundaan pembayaran, dan peningkatan risiko kesalahan.
Berikut adalah beberapa tantangan utama dalam mengelola AP bervolume tinggi:
- Kemampuan untuk scale up
- Mencapai target penjualan
- Pembayaran internasional
- Metode pembayaran
- Pembayaran yang terlambat atau ganda
1. Kemampuan untuk scale up
Perusahaan sering kali kesulitan untuk meningkatkan proses pengelolaan akun utang mereka. Menurut PYMNTS, 98% perusahaan dengan jumlah pembayaran yang tinggi mengatakan bahwa mereka tidak akan mencapai tujuan bisnis yang berkaitan dengan pertumbuhan jika mereka tidak dapat menangani peningkatan manajemen utang.
Kegagalan dalam mengukur proses ini dapat sangat membatasi fleksibilitas operasional dan potensi pertumbuhan Anda, yang berdampak negatif pada kemampuan Anda untuk mencapai tujuan bisnis strategis dan mempertahankan keunggulan kompetitif.
2. Mencapai tujuan penjualan
Ketidakefisienan dan penundaan dalam memproses pembayaran juga dapat merenggangkan hubungan dengan vendor dan mengganggu rantai pasokan, sehingga menghambat kemampuan Anda untuk memenuhi permintaan pasar. Hal ini secara langsung dapat berdampak pada kemampuan Anda untuk mencapai target penjualan dan tujuan perusahaan.
Studi PYMNTS menemukan bahwa 97% perusahaan mengatakan bahwa akan sulit bagi perusahaan mereka untuk memenuhi target penjualan jika mereka tidak dapat menangani volume AP.
Baca juga: Cara Menghitung Rasio Utang Terhadap Pendapatan Bisnis
3. Pembayaran internasional
Seiring pertumbuhan perusahaan, bisnis sering kali diharuskan untuk membayar vendor di seluruh dunia. Namun, mengelola banyak akun utang usaha dan bervolume tinggi sangat menantang terutama dengan pembayaran internasional, karena hal ini menimbulkan kerumitan yang terkait dengan nilai tukar mata uang, kepatuhan terhadap berbagai peraturan internasional, dan kesulitan logistik dalam melaksanakan transaksi lintas batas secara efisien. Faktor-faktor ini dapat secara signifikan meningkatkan beban dan risiko bisnis internasional.
4. Metode pembayaran
Anda memiliki lebih banyak pilihan untuk membayar faktur. Bagi banyak tim, membayar vendor dalam format yang mereka sukai adalah prioritas. Namun, setiap metode pembayaran biasanya membutuhkan alur kerja baru, yang dapat mempersulit sistem pemrosesan, membutuhkan sumber daya dan waktu tambahan, dan membebani tim AP Anda yang sudah kelebihan beban.
Tim dan vendor AP sering kali lebih memilih pembayaran digital, tetapi mengoptimalkan payment mix bisa jadi sulit.
Sekitar 71% perusahaan yang disurvei ingin mengubah lebih banyak pengeluaran AP ke metode pembayaran elektronik. Namun, 40,4% bisnis mencatat bahwa pendaftaran vendor merupakan sebuah tantangan. Proses ini dapat memakan waktu, terutama untuk departemen dengan jumlah faktur yang tinggi. Platform otomasi AP yang tepat akan menjadi mitra kolaboratif yang dapat membantu mendaftarkan vendor dalam metode pembayaran digital.
Karena 93,3% perusahaan menggunakan cek kertas setidaknya dalam sebagian pembayaran mereka, maka memastikan bahwa proses pemeriksaan AP mudah dilakukan oleh tim adalah hal yang penting. Dengan otomatisasi AP, tim dapat menggunakan satu alur kerja untuk mencakup berbagai jenis pembayaran.
Baca juga: Utang Lancar: Definisi, Contoh, dan Bedanya dengan Utang Tidak Lancar
5. Pembayaran yang terlambat atau duplikasi
Metode berbasis kertas dan alur kerja manual dapat menyebabkan hilangnya faktur dan keterlambatan pembayaran. Vendor mungkin tidak dibayar tepat waktu karena faktur dikirim ke kantor yang salah, atau mungkin ada pembayaran ganda karena vendor dapat mengirim faktur melalui berbagai cara.
Masalah-masalah ini membuat hubungan dengan vendor menjadi tegang dan meningkatkan beban administrasi pada departemen AP Anda untuk memperbaiki kesalahan dan melacak faktur yang salah kirim.
5 Tips Mengelola Akun Utang Usaha yang Banyak dan Bervolume Tinggi
Melakukan pembayaran faktur tepat waktu adalah fungsi penting dalam bisnis apa pun. Ketika mengelola akun utang bervolume tinggi, Anda memerlukan proses dan praktik yang dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan manajemen operasi keuangan secara keseluruhan.
Kami menyusun daftar 5 tips untuk membantu Anda meningkatkan AP bervolume tinggi di bawah ini.
1. Tingkatkan efisiensi dalam proses persetujuan faktur
Menyederhanakan proses persetujuan faktur dapat meningkatkan efisiensi secara signifikan sekaligus mengurangi kesalahan dan penundaan serta memungkinkan operasi jarak jauh.
Dengan bertransisi dari proses manual berbasis kertas ke solusi otomatisasi tingkat lanjut, Anda dapat secara langsung mengarahkan faktur ke pemangku kepentingan yang tepat untuk disetujui dengan pengingat tindak lanjut terjadwal sesuai kebutuhan.
Pendekatan ini memungkinkan pihak yang berwenang untuk meninjau dan menyetujui faktur dari mana saja pada perangkat apa pun yang terhubung ke internet. Hasilnya, tim Anda dapat meningkatkan proses utang usaha yang efisien di lingkungan kerja jarak jauh.
Jika Anda menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa menggunakan fitur approval untuk memastikan semua faktur pembayaran dan pembelian dalam bisnis terkontrol lebih transparan dan tidak ada lagi informasi yang Anda lewatkan.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Jurnal Utang Usaha: Contoh dan Cara Membuatnya
2. Optimalkan metode pembayaran menggunakan data dan analisis
Anda dapat mengoptimalkan metode pembayaran menggunakan analisis utang usaha untuk menganalisis tren pembayaran dan preferensi pemasok, sehingga membantu tim mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.
Dengan memanfaatkan analisis pembayaran, tim AP Anda mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan dan berinovasi dalam operasional.
Tim dapat menggunakan analisis untuk memperkirakan utang usaha, mengelola uang tunai dengan lebih baik, atau mengoptimalkan bauran pembayaran. Pendekatan ini memastikan transisi yang mulus dan strategis yang selaras dengan kemampuan dan preferensi pemasok.
3. Beralih dari penggunaan cek ke kartu virtual
Mengonversi pengeluaran cek ke kartu virtual merupakan langkah strategis untuk mengelola utang usaha bervolume tinggi secara efisien. Kartu virtual menawarkan alternatif yang aman dan efisien dibandingkan metode pembayaran tradisional, memberikan potongan harga dan penghematan biaya yang menguntungkan keuntungan. Kartu virtual juga merupakan metode pembayaran yang lebih aman.
Baca juga: Manajemen Utang: Hal Penting yang Harus Diperhatikan Bisnis
4. Menggunakan sistem cloud
Pengelolaan utang usaha berbasis cloud mempermudah pengelolaan dan pelacakan faktur, sekaligus memastikan vendor dibayar tepat waktu. Hal ini juga menawarkan fleksibilitas untuk tim hutang, yang mungkin bekerja di lingkungan hybrid atau yang mungkin memiliki beberapa lokasi kantor.
5. Mengotomatiskan proses manajemen utang end-to-end
Otomatisasi manajemen utang tingkat lanjut adalah cara paling efektif bagi tim keuangan untuk melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit waktu.
Otomatisasi menggunakan software akuntansi Kledo misalnya, memungkinkan tim Anda memproses faktur secara efisien dan membayar vendor dengan cepat dan mudah-menyederhanakan proses pengelolaan utang secara menyeluruh mulai dari pengambilan dan persetujuan faktur hingga pemrosesan pembayaran dan rekonsiliasi.
Hal ini mencakup fitur-fitur seperti pembuatan faktur otomatis, pengingat persetujuan, dan operasi lain yang dapat berkembang seiring pertumbuhan organisasi Anda. Tidak heran mengapa sebagian besar perusahaan mengatakan bahwa AP adalah fungsi terpenting dalam keuangan yang harus diotomatisasi.
Baca juga: 11 Jenis Laporan Utang Usaha, Manfaat, dan Tips Mengelolanya
Pada Intinya…
Saatnya beralih dari proses manual. Mengintegrasikan otomatisasi end-to-end dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memperkuat hubungan pemasok yang penting untuk proses manajemen akun utang usaha yang banyak dan bervolume tinggi.
Kledo dapat membantu bisnis mengelola faktur dalam jumlah besar. Dengan menghilangkan langkah-langkah manual, tim AP dan finance Anda akan lebih terbantu, sehingga anggota tim dapat fokus pada inisiatif strategis.
Kelola akuntansi dan manajemen utang piutang bisnis lebih mudah dengan menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis - 18 September 2024
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024