Jurnal Utang Usaha: Contoh dan Cara Membuatnya

Data keuangan umumnya dicatat secara struktural dalam buku besar untuk disimpan. Ayat jurnal utang usaha adalah metode pencatatan data utang usaha dalam buku besar.

Hutang dicatat dalam neraca di bawah kewajiban lancar. Jadi barang atau jasa yang diperoleh secara kredit akan ditransaksikan terhadap kewajiban lancar.

Mencatat transaksi keuangan dalam buku besar membantu dalam penganggaran dan peramalan yang lebih baik dan membantu kesehatan keuangan perusahaan Anda.

Jika Anda masih menggunakan proses pembukuan manual, penting bagi Anda untuk membuat jurnal utang usaha yang akan kita bahas pada artikel ini.

Apa itu Ayat Jurnal Utang Usaha?

Utang usaha adalah jumlah utang bisnis kepada vendor atas barang atau jasa yang dibeli secara kredit. Utang usaha umumnya diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya yang telah disepakati oleh pelanggan dan vendor. Oleh karena itu, utang usaha dicatat sebagai kewajiban lancar dalam buku besar.

Pada saat pembelian barang dari vendor, jumlah tersebut dicatat sebagai debit dari akun pembelian dan dikreditkan ke akun AP atau akun utang. Pada saat pembayaran dilakukan kepada vendor, jumlah tersebut didebit dari akun AP dan dikreditkan ke vendor sebagai kas.

Baca juga: Contoh Jurnal Pendapatan Akuntansi dalam Bisnis

Komponen Ayat Jurnal Utang Usaha

Ayat jurnal berisi semua rincian transaksi yang dilakukan ke dalam atau ke luar perusahaan. Informasi berikut umumnya dicatat:

• Tanggal transaksi: Tanggal transaksi dicatat sebagai tanggal di mana pembayaran diproses ke vendor atau ketika barang atau jasa ditagih.
• Jumlah yang didebet atau dikreditkan: Ini berisi rincian jumlah yang didebet atau dikreditkan ke akun. Terkadang, transaksi dapat ditandai sebagai debit terhadap satu akun dan dikreditkan ke akun lain dalam perusahaan yang sama.
• Deskripsi transaksi: Ini berisi deskripsi transaksi singkat, termasuk nama vendor, syarat pembayaran, barang yang dibeli, dan nomor faktur.
• Rincian akun: Berisi jenis akun yang didebet atau dikreditkan dari transaksi.
• Akun pengeluaran: Ini adalah akun yang didedikasikan untuk jenis pengeluaran atau pembelian yang dilakukan.
• Hutang Usaha: Akun ini didedikasikan untuk semua pembayaran yang harus dilakukan kepada kreditur atau vendor perusahaan.

Baca juga: Rumus ROA, Cara Hitung, dan Contoh Kasusnya

Cara Catat Ayat Jurnal Utang Usaha

Pencatatan jurnal utang usaha dilakukan sesuai dengan jenis transaksi yang dilakukan. Pencatatan ini dapat dilakukan terhadap transaksi dari akun biaya ke akun utang usaha.

Persediaan atau pembelian

Pembelian yang dilakukan untuk persediaan atau pembelian satu kali akan didebet ke akun persediaan atau pembelian.

Akun	Debit/Kredit
Pembelian / Akun Persediaan	Debit
Akun Utang Usaha	Kredit

Pembelian yang rusak atau tidak diinginkan

Dalam kasus di mana barang yang rusak dikembalikan ke vendor, jumlahnya akan disesuaikan dengan pembelian berikutnya dari vendor atau dikreditkan ke akun pembeli dengan segera.

Dalam hal ini, uang yang ditahan di akun utang usaha didebit dan dikreditkan kembali ke akun retur.

Akun	Debit/Kredit
Akun Utang Usaha	Debit
Akun Penyisihan Pengembalian	Kredit

Baca juga: 3 Sistem Pemungutan Pajak di Indonesia dan Contohnya

Pembelian aset

Dalam kasus di mana aset selain pembelian persediaan dilakukan dari vendor, jumlah tersebut ditandai sebagai debit terhadap akun aset yang relevan. Jumlah tersebut dikreditkan ke akun utang usaha.

Akun	Debit/Kredit
Akun Aset yang Relevan	Debit
Akun Utang Usaha	Kredit

Jasa yang dibeli secara kredit

Jika pembelian yang dilakukan dari vendor adalah untuk jasa, biaya akan didebit terhadap akun biaya yang relevan.

Jika suatu departemen membutuhkan jasa hukum atau konsultasi secara kredit dari vendor, jenis entri ini akan ditambahkan ke buku besar.

Akun	Debit/Kredit
Akun Pengeluaran yang Relevan	Debit
Akun Utang Usaha	Kredit

Pembayaran yang dilakukan kepada vendor

Ketika kewajiban dilunasi kepada vendor, jumlah tersebut didebit dari akun utang usaha dan dikreditkan ke kas atau rekening bank vendor. Utang usaha kemudian berkurang untuk perusahaan.

Akun	Debit/Kredit
Akun Utang Usaha	Debit
Kas	Kredit

Baca juga: Pengertian Account Receivable, Jenis, dan Contoh Jurnalnya

Proses dalam Pembuatan Jurnal Utang Usaha

Proses utang usaha dimulai dengan pembuatan Purchase Order. Pesanan pembelian adalah permintaan pembeli untuk barang atau jasa kepada vendor.

Kewajiban hanya dicatat setelah pembelian telah dilakukan dan faktur dikirim oleh vendor.

Menerima faktur

Faktur dikirim oleh vendor setelah pembelian dikirimkan. Faktur berisi nomor faktur, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan deskripsi pengiriman. Faktur biasanya dikirim melalui surat atau email.

Tinjau faktur

Setelah faktur diterima, faktur biasanya ditinjau oleh tim utang usaha untuk mengetahui adanya perbedaan.

Hal ini melibatkan pencocokan faktur, memasukkan detail faktur ke dalam sistem akuntansi, dan mengembalikan faktur yang salah ke vendor.

Menerapkan otomatisasi AP untuk mengotomatiskan pencatatan detail faktur dapat membantu proses ini.

Menyetujui faktur

Setelah faktur diverifikasi untuk kesalahan, faktur dikirim ke kepala bisnis terkait untuk disetujui.

Hal ini memastikan bahwa layanan yang disebutkan dalam faktur telah disetujui dan dapat dibayarkan kepada vendor. Jika ada tagihan yang tidak sesuai, business approver dapat menolak faktur tersebut, dan tim AP akan menyampaikan masalah ini kepada vendor.

Baca juga: Deferred Revenue: Pengertian, Contoh, dan Cara Penjurnalannya

Catat fakturnya

Setelah pembayaran faktur diverifikasi, maka dicatat dalam sistem akuntansi. Semua rincian faktur dan waktu pembayarannya dicatat dalam perangkat lunak dan dalam buku besar di bawah kewajiban hutang dagang.

Bayar tagihannya

Setelah faktur dipertanggungjawabkan, maka dibayarkan ke vendor. Pada titik ini, kewajiban hutang berkurang, dan jumlah tersebut dikreditkan ke rekening bank vendor melalui ACH, cek, atau transfer kawat.

Contoh Pencatatan Ayat Jurnal Utang Usaha

Contoh jurnal utang usaha 1:

Sebuah perusahaan furnitur membeli bahan baku dari produsen secara kredit pada tanggal 22 Agustus 2023. Perusahaan menerima faktur dari produsen setelah pengiriman bahan baku pada tanggal 24 Agustus 2023.

Faktur tersebut menyatakan bahwa jumlah terutang sebesar 150.000.000 akan dibayarkan kepada vendor sebelum tanggal jatuh tempo 1 September 2023.

Setelah keabsahan faktur diverifikasi, transaksi dicatat sebagai berikut:

Akun	Debit	Kredit
Akun Persediaan	150.000.000
Akun Utang		150.000.000

Setelah tagihan dibayar, dibuatlah transaksi kebalikan pendebetan rekening hutang dan pengkreditan ke rekening bank vendor sebagai berikut.

Akun	Debit	Kredit
Akun Utang	150.000.000
Kas		150.000.000

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penutup Perusahaan Dagang dan Contohnya

Contoh jurnal utang usaha 2:

Sebuah perusahaan IT membeli perlengkapan kantor senilai 20.000.000 dari vendornya secara kredit pada tanggal 20 Agustus 2023 dengan syarat pembayaran Net30. Perusahaan mencatat entri jurnal untuk transaksi tersebut sebagai berikut:

Akun	Debit	Kredit
Akun Perlengkapan Kantor	20.000.000
Akun Utang Usaha		20.000.000

Setelah menerima persediaan, perusahaan menyadari bahwa persediaan senilai 3.000.000 tidak memenuhi standar kualitas.

Karena vendor tidak dapat mengganti produk tepat waktu, perusahaan mengembalikan produk ke vendor dan sekaligus mengurangi saldo utang usaha.

Akun	Debit	Kredit
Akun Utang Usaha	3.000.000
Akun Penyisihan Pengembalian		3.000.000

Setelah vendor dibayar kembali sesuai dengan tanggal jatuh tempo, entri jurnal akhir dicatat untuk transaksi tersebut, mendebit seluruh jumlah dari akun hutang.

Akun	Debit	Kredit
Akun Utang Usaha	17.000.000
Akun Bank Vendor		17.000.000

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penutup Perusahaan Jasa

Otomatisasi Proses Pembuatan Jurnal Utang Usaha dengan Kledo

Proses pembuatan ayat jurnal utang usaha sangat memakan waktu dan berkelanjutan. Memasukkan data secara manual ke dalam buku besar rentan dengan kesalahan manual, yang menyebabkan transaksi atau faktur terlupa dibayar dua kali.

Software akuntansi Kledo akan membuat semua jurnal transaksi secara otomatis termasuk dengan jurnal utang dan menghitung biaya segera setelah biaya tersebut terjadi.

Hal ini memastikan bahwa Anda dapat memperhitungkan pengeluaran Anda bahkan sebelum membayarnya, sehingga menghindari biaya yang tidak terduga.

Jika tertarik menggunakan software akuntansi Kledo. Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Alur Penerimaan Kas Beserta Contoh dan Jurnalnya

Kesimpulan

Ayat jurnal utang usaha mencatat pembelian yang dilakukan secara kredit berdasarkan kewajiban lancar.

Setelah didebet dari rekening pembelian atau pengeluaran yang bersangkutan, ini ditandai sebagai kredit terhadap akun utang. Utang akan lunas atau berkurang ketika tagihan dibayar dengan kas atau rekening bank vendor.

Proses pencatatan utang melibatkan berbagai langkah, mulai dari menerima faktur, meninjau faktur, mendapatkan persetujuan, menghitung faktur, dan terakhir, faktur dibayar.

Memanfaatkan tools canggih seperti software akuntansi Kledo yang dapat mengurangi beban kerja pembuatan ayat jurnal manual dengan menghitung pengeluaran secara akurat segera setelah dibuat.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.