Dalam menjalankan sebuah bisnis, sering kali ada pelanggan yang mengajukan pembelian secara kredit. Meskipun ada pelanggan yang mampu membayar sesuai tanggal yang sudah disepakati, namun ada beberapa pelanggan yang tidak bisa membayar di tanggal jatuh tempo. Hal ini sering menjadi permasalahan bagi pemilik bisnis.
Untuk mengatasinya ada beberapa cara yang bisa Kawan Kledo lakukan, salah satunya adalah mengingatkan pelanggan tentang tanggal jatuh tempo. Namun ternyata ini cukup mengganggu dan tidak dianjurkan, takutnya pelanggan merasa tidak diberi kepercayaan dapat membayar tepat waktu.
Di lain sisi, tanpa adanya pengingat ini pelanggan akan lupa dan menunggak pembayaran. Tentu Kawan Kledo tidak ingin hal itu terjadi, bukan? Maka dari itu invoice dibuat dengan tujuan menyelesaikan masalah tagihan kredit pelanggan.
Invoice digunakan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada pembeli dimana di dalamnya berisi rincian barang yang dibeli, harga yang harus dibayar, dan tanggal pembelian.
Penagihan yang dimaksudkan di sini adalah dalam bentuk kredit. Kawan Kledo dapat menggunakan template invoice untuk penagihan, namun sebenarnya gimana sih cara mengirimkan invoice ini?
Sebelum membahas lebih lanjut tentang pengiriman invoice, ada beberapa hal yang harus Kawan Kledo ketahui tentang invoice. Apa saja kira-kira?
Hal-Hal yang Harus Diketahui tentang Invoice
Sebagai alat yang digunakan untuk penagihan kepada pelanggan yang membeli secara kredit, invoice harus benar-benar dipahami oleh pemilik bisnis, termasuk kompenan yang ada di dalam invoice. Berikut komponen invoice yang harus Kawan Kledo ketahui sebelum mengirimkan invoice kepada pelanggan:
- Pelanggan yang menjadi tujuan penagihan
- Identitas penagih atau perusahaan yang membuat invoice
- Nomor invoice
- Daftar barang-barang yang dibeli oleh pelanggan
- Jumlah pembayaran yang harus dibayar
- Tujuan pembayaran yaitu rekening atau bank perusahaan.
Setelah mengetahui komponen-komponen yang ada dalam invoice, selain sebagai alat tagihan pembayaran kredit, invoice memiliki fungsi apa lagi?
- Dokumen yang didalamnya memuat rincian pembelian, hal ini dikarenakan invoice memiliki fungsi melakukan tagihan agar pelanggan segera membayar barang atau jasa yang telah dibeli.
- Menjadi informasi mengenai barang atau jasa yang telah dibeli.
- Memuat kalkulasi barang apa saja yang dibeli oleh pelanggan dan bagaimana pembayaran akan dilakukan. Metode pembayaran ini biasanya dilakukan sesuai dengan kesepakatan.
- Lebih mudah dalam melakukan pengelolaan keuangan.
- Sebagai tujukan ketika ingin menjual kembali barang yang telah dibeli.
Tips Supaya Invoice Segera Dibayar oleh Pelanggan
Dalam mengirimkan invoice, ada beberapa cara yang bisa dilakukan, yaitu mengirimkannya saat jatuh tempo, menggunakan reminder, memberikan diskon, dan melakukan review invoice. Kawan Kledo bisa membacanya lebih lengkapnya di bawah ini:
Saat Jatuh Tempo
Cara pertama yang bisa dilakukan agar pembayaran dapat dilakukan lebih cepat adalah dengan cara menjelaskan waktu jatuh tempo. Di sini Kawan Kledo harus menjelaskan kapan terakhir harus dilakukan pembayaran. Kawan Kledo dapat menunda pengiriman produk jika pelanggan belum juga melakukan pembayaran. Pihak penjual biasanya memberikan info yang kurang akurat seperti 30 hari setelah pembelian. Padahal dibandingkan seperti itu lebih baik tetapkan tanggal yang jelas untuk waktu jatuh tempo.
Memberikan Diskon
Cara selanjutnya yang bisa dilakukan untuk mengirimkan invoice ke pelanggan adalah dengan cara memberikan diskon khusus. Semua orang pasti menyukai diskon, terlebih jika diskon yang diberikan cukup besar. Kawan Kledo bisa menggunakan strategi diskon untuk agar invoice dapat dibayar lebih cepat. Kawan Kledo bisa memberikan diskon yang lebih besar bagi pelanggan yang bisa membayar invoice lebih cepat.
Sebagai contoh, Kawan Kledo memberikan potongan harga atau diskon sebesar 5% bagi pelanggan yang dapat melakukan pembayaran di hari pertama dari waktu jatuh tempo yang disepakati. Sedangkan potongan harga 4% di hari kedua waktu jatuh tempo yang disepakati. Agar lebih menarik lagi, berikan maksimal potongan harga Rp5.000 untuk pelanggan.
Lakukan Review Invoice
Keterlambatan pembayaran invoice bisa disebabkan oleh beberapa hal, salah satunya adalah pemilik bisnis atau penjual melakukan kesalahan dalam penulisan invoice.
Misalnya, Kawan Kledo menggunakan kalimat yang kurang sopan atau kurang jelas dalam penulisan tanggal jatuh tempo. Untuk itu melakukan review invoice perlu dilakukan. Hal ini dikarenakan template invoice memengaruhi tingkat kesadaran pembeli untuk segera membayar tagihan.
Kledo memiliki template invoice buat Kawan Kledo yang membutuhkannya untuk membuat tagihan kepada pelanggan. Template invoice Kledo dapat digunakan secara gratis bagi setiap penggunanya. Jadi Kawan Kledo tidak perlu repot-repot membuat invoice secara manual karena semuanya sudah tersedia di Kledo.
Cara Membuat Invoice Paling Mudah
Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk membuat invoice, mulai dari memakai template invoice atau menggunakan software akuntansi Kledo yang telah memiliki template invoice di dalamnya. Namun ada beberapa hal yang harus Kawan Kledo perhatikan dalam pembuatan invoice. Apa saja hal-hal tersebut?
- Buatlah invoice sesuai dengan barang yang telah terjual atau telah diterima oleh pelanggan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penolakan pada saat barang diterima oleh pelanggan. Untuk itu Kawan Kledo dapat mengirim invoice setelah proses pengiriman disetujui oleh pelanggan.
- Buatlah invoice untuk setiap transaksi yang dilakukan. Satu kali invoice untuk satu kali transaksi. Selain itu, pembuatan invoice juga dapat dilakukan secara bertahap, sehingga pembayaran dapat dilakukan setelah pemesanan diselesaikan.
- Untuk transaksi yang dilakukan beberapa kali, maka invoice harus dibuat secara keseluruhan. Hal ini dikarenakan penjual atau pelanggan membutuhkan pencatatan yang detail terkait rincian pembelian.
- Sebagai pemilik bisnis, Kawan Kledo harus membiasakan diri untuk membuat invoice. Invoice sangat dibutuhkan bagi bisnis untuk memantau piutang perusahaan. Kawan Kledo yang masih menggunakan sistem manual dapat menggunakan kontrol sistem akuntansi agar nomor invoice disesuaikan berdasarkan urutan. Namun bagi Kawan Kledo yang menggunakan komputerisasi, hal itu tidak perlu dilakukan karena sistem komputerisasi tidak akan mencetak nomor urut ganda.
Jika Anda ingin membuat invoice digital dengan mudah dan praktis, Anda bisa mencoba mengunjungi halaman ini.
Cara Mengirimkan Invoice dengan Mudah
Setelah membuat invoice, selanjutnya yang harus dilakukan Kawan Kledo adalah mengirimkan invoice tersebut kepada pelanggan.
Kawan Kledo dapat mengirimkannya dengan beberapa cara, yaitu secara manual yaitu mengirimkannya secara langsung kepada pelanggan atau bisa juga Kawan Kledo mengirimkannya melalui email ke pelanggan.
Pastikan Kawan Kledo sudah membuat invoice secara tepat dan jelas agar pelanggan lebih mudah untuk memahaminya. Jika Kawan Kledo mengalami kesulitan dalam membuat invoice, Kawan Kledo dapat menggunakan software akuntansi Kledo.
Kledo memiliki berbagai fitur yang akan memudahkan Kawan Kledo dalam mengelola keuangan termasuk dalam pembuatan invoice. Invoice di Kledo akan secara otomatis dapat Kawan Kledo cetak setelah melakukan mencatatan penjualan.
Kesimpulan
Bagi sebuah bisnis, membuat dan mengiriman invoice ke pelanggan menjadi sesuatu yang sangat penting.
Hal ini dikarenakan invoice berhubungan langsung dengan penjualan produk secara kredit. Kawan Kledo dapat menggunakan cara-cara di atas untuk membuat invoice dan mengirimkannya ke pelanggan sehingga pelanggan dapat segera menyelesaikan pembayaran.
Namun untuk lebih mudah, Kawan Kledo dapat menggunakan software akuntansi dari Kledo. Bersama Kledo membuat invoice jadi lebih mudah dan anti ribet. Yuk daftar Kledo sekarang juga.
- Strategi Bisnis Online: Ini Cara Terbaik Menerapkannya - 29 Maret 2022
- Cara Terbaik Menghindari Bisnis Bangkrut, Penting! - 23 Maret 2022
- 15 Ide Bisnis Minuman Kekinian Ini Wajib untuk Dicoba, Apa Saja? - 21 Maret 2022