7 Langkah Mudah Membuat SOP Perusahaan dan Manfaatnya

7 Langkah Mudah Membuat SOP Perusahaan

Standard Operating Procedures atau SOP perusahaan adalah prosedur standar yang menjadi acuan proses kerja suatu entitas. Untuk melakukan pekerjaan atau kegiatan operasional dalam perusahaan dibutuhkan standar atau target yang jelas, agar tujuan bisa tercapai. Dengan demikian, dibutuhkan suatu sistem yang terangkum dalam Standard Operating Procedures pada setiap lini divisi atau unit organisasi.

SOP merupakan sebuah sistem yang dijadikan pedoman melakukan kegiatan operasional dalam suatu pekerjaan, berbentuk alur, untuk mempermudah menyelesaikan proses sesuai dengan prosedur berlaku. Pekerjaan tersebut harus dilakukan sesuai alur yang tersedia, dari satu tahap ke tahap lainnya, tanpa ada bagian yang terlewatkan hingga dianggap selesai. Dengan adanya SOP diharapkan kualitas dan kuantitas yang dihasilkan dalam suatu divisi bisa seragam, menciptakan suatu efisiensi kerja, mencegah terjadinya miskomunikasi antar pihak, dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan pihak berwenang.

Fungsi Dasar SOP Perusahaan

Sebenarnya apa sih fungsi Standard Operating Procedures? Dalam setiap kegiatan operasional pekerjaan untuk lini divisi apapun, pasti ada alurnya. Urutan tindakan ketika melakukan pekerjaan, hingga proses tersebut dianggap selesai, jelas harus dilakukan secara runtut. Sangat dilarang untuk melakukan pekerjaan atas fungsi tertentu tanpa mengikuti alur tersebut. Jika ada bagian yang terlewatkan, baik sengaja maupun tidak sengaja, akan mempengaruhi alur selanjutnya lho, Kawan Kledo. Atau fatalnya nih, alur yang tidak sesuai dimungkinkan dapat menyebabkan hal yang tidak diinginkan di masa mendatang.

Maka dari itu, Standard Operating Procedures ini digunakan sebagai rujukan knowledgebase bagi kegiatan operasional yang setiap kali bisa dilakukan pembaruan. Misal pada alur pemasaran dan penjualan, pembelian, pengiriman barang dari logistik, hingga pelayanan kepada pelanggan, semua akan tertata dengan rapi dan terstruktur berkat adanya knowledgebase dalam bentuk SOP. Jadi, Standard Operating Procedures juga harus segera diperbarui ketika ada pembaruan atau alur kerja yang berubah. Update SOP perusahaan yang sah melalui keputusan auditor penjamin mutu.

Selain itu, apabila ditemukan masalah di kemudian hari atas suatu transaksi, Standard Operating Procedures difungsikan sebagai pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan. SOP ini menjadi bukti otentik atas alur pekerjaan yang membutuhkan arsip (terdokumentasikan). Biasanya, pada setiap alur dalam SOP akan menghasilkan suatu dokumen atau formulir atau berita acara atau bukti secara tertulis atas suatu transaksi atau kegiatan. Oleh karenanya, perlu adanya audit internal maupun eksternal secara berkala, untuk melakukan penilaian, perbaikan, serta penyempurnaan atas SOP.

Manfaat SOP Perusahaan

Contoh SOP Bagian Produksi
Contoh SOP Bagian Produksi – http://karyaone.co.id/

Penerapan SOP tidak bersifat paten dan pakem ya, Kawan Kledo. Setiap entitas memiliki Standar Operating Procedures yang berbeda, tergantung dari sektor bisnis dan manajemen perusahaan itu sendiri. Intinya, Standar Operating Procedures ini dibuat berdasar kebutuhan masing-masing entitas. Meskipun demikian, tidak mungkin pembuatan SOP ini tanpa ada keuntungan yang berarti. Menurut Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008, manfaat dengan adanya SOP secara umum bagi suatu entitas di antaranya yaitu:

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan tenaga kerja dalam menyelesaikan pekerjaan operasional secara khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian,
  2. SOP membantu tenaga kerja menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan direksi dalam pelaksanaan proses sehari-hari,
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas,
  4. Menciptakan ukuran standar kinerja akan memberikan pegawai, cara konkret untuk memperbaiki kinerja, serta membantu dalam mengevaluasi usaha yang telah dilakukan,
  5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya,
  6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisiensi dan dikelola dengan baik,
  7. Menyediakan pedoman bagi setiap tenaga kerja di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari,
  8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan,
  9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan,
  10. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Langkah Membuat SOP Perusahaan

Langkah Membuat SOP Perusahaan
Langkah Membuat SOP Perusahaan

Standard Operating Procedures tidak bisa dirumuskan oleh beberapa orang yang bahkan tidak mengerti sistem perusahaan. Paling tidak ada suatu tim khusus berkompeten yang dibuat untuk membentuk SOP perusahaan. Hal ini untuk mengantisipasi adanya ketidaksesuaian antara SOP yang dibentuk dengan alur sebenarnya di perusahaan. Pembuatan SOP tentu memerlukan persiapan dan harus melalui proses yang cermat dan detail, karena akan menjadi aturan baku yang harus dipatuhi perusahaan. Langkah-langkah untuk membuat SOP adalah sebagai berikut:

1. Menentukan tim pembuatan SOP

Pertama yang harus dilakukan adalah membentuk tim khusus untuk menyusun SOP. Pada umumnya, pembuatan SOP ini melibatkan SDM yang kompeten dari masing-masing divisi dari perusahaan. Misalnya Manager Accounting, Manager Marketing, dan sebagainya. Hal tersebut dikarenakan mereka bertanggung jawab atas bawahan dan paling mengerti cara kerja atau prosedur pada divisinya. Human Resources Department (HRD) juga terlibat dalam proses ini lho, Kawan Kledo. Bila diperlukan, merekrut konsultan juga tidak ada salahnya dalam penyusunan SOP, agar mendapat informasi dan masukan yang tepat. Pastikan orang-orang dalam tim pembuatan SOP ini benar-benar paham dan mengenal cara kerja atau prosedur perusahaan dengan baik.

2. Pemetaan proses bisnis perusahaan

Tim sudah terbentuk kan? Bagi tim dalam masing-masing bagian, lalu berikan tugas dan tanggung jawab untuk memetakan deskripsi kerjanya. Tim ini akan mempelajari seluruh proses operasional yang berlangsung dalam perusahaan. Catat jenis kegiatan operasional yang terjadi dalam masing-masing divisi dan rinci dengan detail sebagai penjelasan. Misalnya, pada saat terjadi penjualan, mulai lah dari bagaimana menerima order, siapa yang menerima, lalu bagaimana proses selanjutnya, hingga pelanggan menerima invoice. Jangan lupa, buatlah analisa dokumen apa saja yang dibutuhkan dan digunakan salam setiap proses, sampai keluar invoice. Setiap departemen harus memberikan gambaran yang jelas, hubungan antar departemen akan terlihat melalui proses dan dokumen yang ada.

3. Pengumpulan data dokumentasi sistem

Setelah mendapatkan gambaran besar sampai mikro terkait keseluruhan proses yang terjadi dalam perusahaan dari masing-masing divisi, semua data dan dokumen dicatat dengan detail. Sudah? Semua dokummen ya, Kawan Kledo. Mulai dari bagian akuntansi, penjualan, dsb. Kemudian kumpulkan juga dokumen-dokumen seperti retur, invoice, PO, dan lain-lain. Catat dari nama hingga penomoran dokumen. Jangan lupa masalah urutan otorisasi juga penting ya, Kawan Kledo. Siapa yang bertanggung jawab dan pihak-pihak yang terlibat, semuanya perlu dideteksi. Hal tersebut untuk mengetahui arus informasi dan menghindari terjadinya kemungkinan kebocoran (fraud).

4. Menyusun flowchart dan narasi

Dari semua data, informasi, dan dokumen yang sudah ditelusuri dengan detail dan jelas, buatlah bagan alur dalam bentuk flowchart. Saatnya Kawan Kledo menyusun gambaran besar tersebut dalam bentuk flowchart dan prosesnya yang berisi narasi. Proses pembuatan flowchart dan narasi harus benar-benar sesuai dengan urutan yang memang terjadi dalam proses bisnis ya. Di dalam flowchart juga bisa dituliskan PIC (person in charge) atau penanggung jawab dari setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan lebih detail tentang durasi dari masing-masing aktivitas. Jika perlu, tambahkan kemungkinan case yang bisa terjadi beserta solusinya. Semakin detail flowchart yang dibuat, semakin baik lho, Kawan Kledo.

5. Review hasil penyusunan flowchart dan narasi

Flowchart dan narasi sudah selesai dibuat? Ayo lakukan review hasil penyusunan flowchart dan narasi. Periksa ulang semua, dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen untuk dilakukan review. Hal ini karena merekalah yang melakukan tugas tersebut sehari-harinya dan harus menaati aturan dari SOP tersebut. Amati kembali seluruh bagan dalam flowchart ya, Kawan Kledo. Usahakan tidak ada yang terlewat satu bagan pun. Dipimpin oleh masing-masing kepala departemen, SDM bisa memberikan koreksi, masukan, atau bahkan tambahan sebelum finalisasi SOP. Biasanya dalam proses review ini, Kawan Kledo akan menemukan hal-hal yang dianggap belum sesuai.

6. Simulasikan SOP

Sebelum diterapkan, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pemimpin untuk dijadikan dokumen legal. Nah, sebelum disahkan, tentu SOP ini harus disimulasikan terlebih dahulu, sesuai dengan kondisi sebenarnya. Lakukan uji coba atas SOP yang sudah dilakukan review. Dengan melakukan uji coba, Kawan Kledo dapat segera tahu jika ada ketidaksesuaian dan melakukan review ulang secepat mungkin. Kalau ternyata setelah dilakukan simulai, ditemukan masalah. Tim SOP harus mengadakan evaluasi dan review ulang. Bila dibutuhkan, lakukan simulasi ulang, sampai dengan tidak ada lagi temuan masalah dan SOP layak untuk digunakan.

7. Penetapan SOP perusahaan

Sudah yakin dengan SOP yang disusun dan disimulasikan berulang? Saatnya Kawan Kledo meminta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Pihak tersebut mengacu pada jabatan tertinggi yang berkepentingan di perusahaan. Idealnya sih, SOP diotorisasi oleh 3 (tiga) pihak, yaitu pembuat, yang melakukan evaluasi, dan pimpinan tertinggi. Kalau sudah mendapatkan persetujuan dan otorisasi, artinya SOP tersebut sudah bisa disosialisasikan ke seluruh divisi yang terlibat. Adakan rapay khusus untuk hal ini ya, Kawan Kledo. Beritahukan bahwa implementasi sudah siap dilakukan dan setiap karyawan diwajibkan untuk mematuhi SOP yang berlaku.

Selanjutnya, lakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala dalam kurun waktu beberapa bulan. Pemeriksaan juga harus terus dilakukan untuk menilai kendala yang terjadi, efektivitas dan efisiensi, serta masalah lain terkait pelaksanaan SOP di lapangan. Pastikan bahwa setiap SDM mematuhi Standard Operating Procedures yang berlaku.

Kesimpulan

Untuk menghasilkan kinerja yang maksimal, Kawan Kledo memerlukan suatu sistem bekerja secara formal dan tertulis pada setiap divisi. SOP perusahaan digunakan sebagai knowledgebase, pelacakan, penilaian, dan perbaikan sistem, apabila memungkinkan. Pekerjaan pada setiap lini divisi menjadi lebih terstruktur, target secara kualitas dan kuantitas bisa tercapai dengan baik. Jadi, apakah SOP ini penting untuk UMKM yang dimiliki Kawan Kledo? Tentu saja, sangat penting dong Kawan Kledo. Sistem terbentuk dalam waktu yang tidak sebentar dan perlu dibiasakan. Akan lebih baik apabila SOP terbentuk dengan apik, bahkan ketika perusahaan didirikan.

Bingung mau bisnis apa? Masuk ke clothing line seru lho, Kawan Kledo. Yuk bisa dipelajari Bisnis Kaos Distro Kekinian, Berani Coba? Kalo udah terbentuk usahanya, langsung bikin SOP ya. Dalam membuat SOP, tentu Kawan Kledo butuh manajemen sistem yang baik, bahkan mampu menghandle keseluruhan lini divisi dalam bisnis. Ada Kledo nih, software akuntansi berbasis Cloud yang mampu memberikan laporan secara real time, dan bisa diakses kapanpun dan dimanapun Kawan Kledo berada. Yuk daftar Kledo di sini!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *