SOP perusahaan adalah dokumen tertulis yang menjelaskan urutan kerja, tanggung jawab, dan standar pelaksanaan suatu proses bisnis.
Perusahaan menggunakan Standard Operating Procedure (SOP) untuk menjaga konsistensi pekerjaan, mengurangi kesalahan, dan membantu karyawan menjalankan tugas sesuai prosedur yang berlaku.
Tanpa SOP yang jelas, karyawan dapat menjalankan proses berdasarkan kebiasaan masing-masing. Kondisi ini berisiko menimbulkan keterlambatan, kesalahan pencatatan, pekerjaan berulang, dan ketidakjelasan tanggung jawab.
Pembuatan SOP yang efektif tidak hanya membutuhkan daftar instruksi. Perusahaan juga perlu menetapkan pihak yang berwenang, dokumen pendukung, mekanisme persetujuan, kontrol versi, dan indikator evaluasi.
Artikel ini membahas tujuh langkah membuat SOP perusahaan, manfaatnya, contoh format dokumen, formulir permintaan, alur persetujuan, serta penerapan SOP pada beberapa proses bisnis.
Apa Itu SOP Perusahaan?
SOP perusahaan adalah dokumen yang menetapkan cara menjalankan pekerjaan atau proses bisnis secara konsisten. Dokumen ini menjelaskan aktivitas yang harus dilakukan, pihak yang bertanggung jawab, urutan pelaksanaan, dan pemeriksaan yang diperlukan.
Contohnya, SOP pembelian barang mengatur pengajuan kebutuhan, pemeriksaan anggaran, persetujuan pembelian, pemesanan kepada pemasok, penerimaan barang, dan dokumentasi transaksi.
SOP dapat digunakan oleh berbagai departemen, seperti keuangan, sumber daya manusia (HR), pengadaan, gudang, operasional, dan layanan pelanggan. Setiap SOP perlu menyesuaikan alur kerja, risiko, dan kewenangan yang berlaku pada proses tersebut.
Apa perbedaan SOP, kebijakan, dan instruksi kerja?
Ketiga dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda.
| Jenis dokumen | Fungsi | Contoh |
|---|---|---|
| Kebijakan | Menetapkan aturan atau prinsip umum | Pembelian harus disetujui sesuai kewenangan |
| SOP | Mengatur tahapan proses dan tanggung jawab | Alur pengajuan sampai penerimaan barang |
| Instruksi kerja | Menjelaskan cara melakukan tugas tertentu | Cara memasukkan permintaan pembelian ke sistem |
Perusahaan dapat menghubungkan ketiga dokumen tersebut. Kebijakan menetapkan aturan, SOP menjelaskan proses, sedangkan instruksi kerja memberikan detail teknis ketika diperlukan.
Apa Manfaat SOP bagi Perusahaan?
SOP membantu perusahaan mendokumentasikan proses kerja dan menetapkan standar pelaksanaan. Manfaatnya bergantung pada kesesuaian prosedur dengan kondisi operasional serta konsistensi penerapannya.
1. Menjaga konsistensi pekerjaan
SOP memberikan urutan aktivitas yang menjadi acuan karyawan. Standar tersebut membantu perusahaan mengurangi perbedaan cara kerja yang tidak diperlukan.
Sebagai contoh, SOP penutupan kas harian dapat menetapkan pemeriksaan saldo, pencocokan transaksi, pencatatan selisih, dan persetujuan laporan. Setiap petugas mengikuti tahapan yang sama.
2. Memperjelas tanggung jawab
SOP menetapkan pihak yang menjalankan pekerjaan, memeriksa hasil, dan memberikan persetujuan. Pembagian tersebut membantu mengurangi tugas yang terabaikan atau keputusan yang tidak memiliki penanggung jawab jelas.
Pada proses pengadaan, karyawan mengajukan kebutuhan, atasan memeriksa permintaan, tim pengadaan memproses pembelian, dan bagian keuangan memeriksa dokumen pembayaran sesuai kewenangannya.
3. Mengurangi kesalahan dan pekerjaan ulang
SOP dapat membantu mencegah kesalahan akibat langkah yang terlewat, dokumen yang tidak lengkap, atau pemeriksaan yang tidak konsisten.
Misalnya, SOP pencatatan transaksi dapat mewajibkan karyawan memeriksa tanggal, nominal, bukti transaksi, dan akun pencatatan sebelum menyimpan data. Pemeriksaan tersebut membantu mengurangi risiko kesalahan input.
4. Mempermudah pelatihan karyawan
SOP menyediakan panduan tertulis untuk orientasi dan pelatihan karyawan baru. Karyawan dapat mempelajari urutan tugas, standar hasil, dan pihak yang perlu dihubungi ketika menemukan kendala.
Supervisor juga dapat menggunakan SOP untuk memeriksa pemahaman karyawan. Untuk pekerjaan kompleks, dokumen perlu dilengkapi demonstrasi dan praktik langsung.
5. Mendukung pengendalian internal
SOP dapat menetapkan pemeriksaan, persetujuan, dokumentasi, dan pembagian kewenangan untuk mengendalikan risiko proses.
Pada pembayaran pemasok, misalnya, perusahaan dapat memeriksa pesanan pembelian, bukti penerimaan barang, dan tagihan sebelum memproses pembayaran. Pemeriksaan tersebut membantu mendeteksi ketidaksesuaian dokumen.
SOP tidak otomatis menghilangkan seluruh risiko atau menjamin kepatuhan hukum. Perusahaan tetap perlu menilai risiko, melaksanakan pengawasan, dan memenuhi ketentuan yang relevan.
Baca juga: Mengenal 3 Standar Audit yang Berlaku di Indonesia
Bagaimana Cara Membuat SOP Perusahaan dalam 7 Langkah?
Penyusunan SOP sebaiknya dimulai dari kebutuhan operasional, dilanjutkan dengan pemetaan proses, penetapan tanggung jawab, dokumentasi, pengujian, dan evaluasi.
Urutan berikut dapat digunakan sebagai panduan:
1. Tentukan tujuan dan ruang lingkup SOP
Tentukan masalah yang ingin diselesaikan. Tujuan yang jelas membantu perusahaan menetapkan aktivitas yang perlu diatur dan hasil yang ingin dicapai.
Identifikasi masalah seperti keterlambatan persetujuan, kesalahan pencatatan, perbedaan cara kerja, atau ketidakjelasan tanggung jawab.
Kemudian, tetapkan:
- Proses yang akan diatur.
- Departemen dan jabatan yang terlibat.
- Aktivitas yang termasuk dalam ruang lingkup.
- Hasil yang diharapkan.
- Risiko yang perlu dikendalikan.
Contohnya, SOP kas kecil dapat mengatur pengajuan dana, persetujuan, penggunaan uang, pengumpulan bukti transaksi, dan pertanggungjawaban.
Output: tujuan dan ruang lingkup SOP yang telah ditetapkan.
Baca Juga: 9 Tips Jitu Membuat SOP yang Efektif
2. Petakan proses kerja yang sedang berjalan
Amati pekerjaan yang sebenarnya dilakukan oleh karyawan. Periksa formulir, sistem, dokumen, dan tahapan persetujuan yang digunakan.
Pemetaan proses membantu perusahaan menemukan aktivitas yang berulang, tahapan yang tidak jelas, dan pemeriksaan yang belum memadai.
Gunakan tabel sederhana untuk mencatat alur kerja.
| Elemen | Pertanyaan |
|---|---|
| Input | Dokumen atau permintaan apa yang memulai proses? |
| Aktivitas | Pekerjaan apa yang harus dilakukan? |
| Penanggung jawab | Siapa yang menjalankan dan memeriksa pekerjaan? |
| Keputusan | Persetujuan apa yang diperlukan? |
| Output | Apa hasil akhir proses? |
| Bukti | Dokumen apa yang perlu disimpan? |
Perusahaan dapat menggunakan flowchart untuk menggambarkan hubungan antartahap. Pendekatan pemetaan dan analisis proses juga dibahas dalam buku Fundamentals of Business Process Management karya Dumas dan rekan-rekan (2018).
Output: peta proses yang menggambarkan alur kerja dan titik pemeriksaan.
3. Libatkan karyawan dan pihak terkait
SOP perlu mencerminkan kondisi operasional. Libatkan karyawan yang menjalankan pekerjaan, supervisor, pemilik proses, dan departemen pendukung yang relevan.
Karyawan dapat menjelaskan kendala di lapangan. Supervisor membantu memeriksa pembagian tugas. Bagian keuangan, HR, legal, atau teknologi informasi dapat memberikan masukan sesuai keterlibatan mereka dalam proses.
Pastikan setiap langkah dapat dijalankan dengan sumber daya yang tersedia, menggunakan sistem yang sesuai, dan memiliki penanggung jawab yang jelas.
Output: kebutuhan pengguna, pembagian peran, dan kendala proses yang telah divalidasi.
4. Tetapkan alur kerja dan mekanisme persetujuan
Susun urutan aktivitas dari awal hingga akhir. Setiap langkah harus memiliki pelaksana, hasil yang diharapkan, dan pemeriksaan yang diperlukan.
Gunakan kata kerja spesifik, seperti mengajukan, memeriksa, menyetujui, mencatat, dan mengarsipkan. Hindari instruksi seperti “proses dengan baik” tanpa kriteria yang jelas.
Untuk proses yang melibatkan banyak pihak, perusahaan dapat menggunakan matriks RACI:
- Responsible: pihak yang melaksanakan pekerjaan.
- Accountable: pihak yang bertanggung jawab atas hasil akhir.
- Consulted: pihak yang memberikan masukan.
- Informed: pihak yang perlu menerima informasi.
Tentukan juga pihak yang berwenang memberikan persetujuan. Untuk transaksi berisiko tinggi, pertimbangkan pemisahan fungsi pengajuan, persetujuan, penerimaan, dan pembayaran sesuai kemampuan organisasi.
Output: alur kerja, pembagian tanggung jawab, dan mekanisme persetujuan.
Baca juga: Contoh SOP Hotel dan Tips Menerapkannya
5. Tulis SOP menggunakan format yang konsisten
Dokumentasikan proses dalam format yang mudah dipahami. Gunakan kalimat singkat, penomoran langkah, istilah konsisten, dan tabel untuk menjelaskan tanggung jawab.
Setiap instruksi perlu menjelaskan tindakan, penanggung jawab, serta bukti atau hasil yang harus dihasilkan.
Contohnya, instruksi “periksa permintaan pembelian” dapat diperjelas dengan daftar pemeriksaan nama barang, jumlah, alasan pembelian, anggaran, dan persetujuan atasan.
Tambahkan formulir, diagram, atau tangkapan layar apabila membantu pelaksanaan pekerjaan. Panduan EPA tentang penyusunan SOP juga dapat digunakan sebagai referensi teknis untuk dokumentasi prosedur.
Output: draf SOP beserta formulir dan dokumen pendukung.
6. Uji coba, periksa, dan sahkan SOP
Sebelum diterapkan secara luas, uji SOP menggunakan proses kerja yang sebenarnya. Mintalah pengguna menjalankan tahapan berdasarkan dokumen tertulis.
Catat instruksi yang membingungkan, dokumen yang belum tersedia, dan tahapan yang tidak dapat dijalankan. Perbaiki masalah tersebut sebelum meminta persetujuan dari pejabat yang berwenang.
Periksa hal-hal berikut:
- Apakah urutan kerja dapat dijalankan?
- Apakah setiap aktivitas memiliki penanggung jawab?
- Apakah formulir dan sistem pendukung tersedia?
- Apakah persetujuan sesuai dengan kewenangan?
- Apakah versi dan tanggal berlaku tercantum?
- Apakah penanganan penyimpangan telah ditentukan?
Output: SOP yang telah diuji, diperbaiki, dan disetujui.
7. Sosialisasikan, terapkan, dan evaluasi SOP
Sampaikan SOP kepada karyawan yang menggunakannya. Jelaskan tujuan, langkah kerja, perubahan penting, dan lokasi penyimpanan dokumen.
Gunakan pelatihan, demonstrasi, atau simulasi sesuai kompleksitas pekerjaan. Pastikan karyawan dapat mengakses versi terbaru.
Setelah penerapan, ukur hasil menggunakan indikator yang relevan, seperti waktu penyelesaian, tingkat kesalahan, kelengkapan dokumen, dan jumlah penyimpangan.
Tinjau SOP ketika proses, sistem, struktur organisasi, risiko, atau ketentuan yang relevan berubah.
Output: SOP yang digunakan, dipantau, dan diperbarui sesuai kebutuhan.
Baca juga: Manajemen Mutu: Pengertian, Fungsi, Komponen, Prinsip dan Contohnya
Apa Saja Komponen dalam Dokumen SOP?
Format SOP dapat berbeda menurut kebutuhan perusahaan. Namun, dokumen yang digunakan sebagai acuan operasional umumnya perlu menjelaskan identitas, tujuan, tanggung jawab, prosedur, dan kontrol dokumen.
| Komponen | Isi |
|---|---|
| Identitas dokumen | Judul, kode, departemen, dan pemilik proses |
| Kontrol versi | Nomor revisi, tanggal berlaku, dan riwayat perubahan |
| Persetujuan | Nama atau jabatan penyusun, pemeriksa, dan pemberi persetujuan |
| Tujuan | Hasil yang ingin dicapai |
| Ruang lingkup | Proses dan pihak yang tercakup |
| Definisi | Penjelasan istilah khusus |
| Tanggung jawab | Pelaksana, pemeriksa, dan pemberi persetujuan |
| Peralatan dan dokumen | Sistem, formulir, dan referensi pendukung |
| Prosedur kerja | Urutan aktivitas secara terperinci |
| Pemeriksaan dan eskalasi | Kriteria pemeriksaan dan penanganan penyimpangan |
| Catatan dan arsip | Bukti pelaksanaan yang perlu disimpan |
Tidak semua SOP membutuhkan tingkat detail yang sama. Perusahaan perlu menyesuaikan komponen dengan kompleksitas proses, risiko, dan persyaratan yang berlaku.
Baca juga: Cara Membuat SOP Bisnis Retail dan Contohnya
Bagaimana Cara Membuat Kontrol Versi SOP?
Kontrol versi membantu perusahaan memastikan bahwa karyawan menggunakan dokumen yang telah disetujui.
Tanpa kontrol yang jelas, karyawan berisiko mengikuti instruksi lama setelah prosedur diperbarui.
Terapkan langkah berikut:
- Berikan kode unik. Gunakan kode yang konsisten, misalnya
SOP-PROC-001untuk prosedur pengadaan. - Cantumkan nomor revisi. Tandai dokumen awal sebagai revisi 00, lalu naikkan nomor sesuai kebijakan revisi perusahaan.
- Catat tanggal berlaku. Bedakan tanggal pengesahan dari tanggal mulai berlakunya SOP apabila keduanya tidak sama.
- Dokumentasikan perubahan. Catat bagian yang berubah, alasan perubahan, tanggal revisi, dan pihak yang menyetujui.
- Batasi akses pengubahan. Tetapkan pihak yang boleh menyunting dan mengesahkan dokumen.
- Tarik versi lama dari penggunaan aktif. Simpan arsip sesuai kebijakan retensi, tetapi tandai dokumen lama agar tidak digunakan sebagai prosedur aktif.
Contoh riwayat revisi:
| Versi | Tanggal | Perubahan | Persetujuan |
|---|---|---|---|
| 00 | Diisi saat pengesahan | Dokumen awal | Pejabat berwenang |
| 01 | Diisi saat revisi | Perubahan alur persetujuan | Pejabat berwenang |
Tabel tersebut merupakan contoh format. Nomor versi, masa penyimpanan, dan mekanisme pengesahan perlu mengikuti kebijakan dokumentasi perusahaan.
Download Template SOP Perusahaan PDF dan Word
Untuk membantu Anda memudahkan menyusun SOP perusahaan, berikut kami bagikan template SOP PDF dan word yang dapat Anda unduh secara gratis:
[DOWNLOAD TEMPLATE SOP PERUSAHAAN PDF]
[DOWNLOAD TEMPLATE SOP PERUSAHAAN WORD]
Apa Contoh Penerapan SOP pada Berbagai Departemen?
SOP tidak hanya digunakan dalam pengadaan. Perusahaan dapat menyusun prosedur sesuai aktivitas utama setiap departemen.
| Departemen | Contoh SOP | Kontrol atau bukti utama |
|---|---|---|
| Keuangan | Penggantian biaya karyawan | Bukti transaksi, pemeriksaan, dan persetujuan |
| HR | Perekrutan karyawan | Persetujuan kebutuhan tenaga kerja dan catatan seleksi |
| Gudang | Penerimaan barang | Pencocokan barang dengan dokumen pengiriman |
| Layanan pelanggan | Penanganan keluhan | Nomor tiket, status penyelesaian, dan eskalasi |
| Pengadaan | Pembelian barang | Formulir permintaan, persetujuan, dan pesanan pembelian |
Contoh SOP penggantian biaya karyawan
Karyawan mengajukan klaim beserta bukti transaksi. Atasan memeriksa relevansi pengeluaran, lalu bagian keuangan memeriksa kelengkapan dokumen dan memproses pembayaran sesuai kebijakan.
Jika bukti tidak lengkap, klaim dikembalikan untuk diperbaiki. Dokumen pemeriksaan dan status pembayaran disimpan sesuai prosedur perusahaan.
Contoh SOP penerimaan barang di gudang
Petugas gudang mencocokkan barang yang datang dengan pesanan dan dokumen pengiriman. Petugas mencatat kuantitas serta kondisi barang, kemudian melaporkan selisih atau kerusakan kepada pihak terkait.
Barang yang memenuhi kriteria dapat dilanjutkan ke proses penyimpanan dan pencatatan persediaan. Barang yang tidak sesuai perlu mengikuti prosedur penanganan ketidaksesuaian.
Contoh SOP penanganan keluhan pelanggan
Petugas mencatat keluhan, mengidentifikasi kategori masalah, dan menetapkan pihak yang menangani. Keluhan yang membutuhkan kewenangan khusus diteruskan kepada supervisor atau departemen terkait.
Perusahaan dapat memantau waktu respons, waktu penyelesaian, status keluhan, dan jumlah kasus yang dibuka kembali. Target setiap indikator perlu ditetapkan berdasarkan kebutuhan layanan dan kapasitas perusahaan.
Contoh-contoh ini menunjukkan bahwa format SOP dapat disesuaikan, tetapi setiap prosedur tetap perlu memiliki alur yang jelas, penanggung jawab, bukti pelaksanaan, dan mekanisme penanganan masalah.
Baca juga: Cara Membuat SOP Bisnis Retail dan Contohnya
Bagaimana Cara Mengukur Efektivitas SOP?
Perusahaan dapat mengevaluasi SOP dengan membandingkan hasil aktual terhadap tujuan proses. Pilih indikator yang benar-benar berkaitan dengan fungsi prosedur.
| Indikator | Cara pengukuran |
|---|---|
| Waktu penyelesaian | Durasi dari awal hingga akhir proses |
| Tingkat kesalahan | Transaksi yang mengandung kesalahan dibandingkan total transaksi |
| Pekerjaan ulang | Jumlah pekerjaan yang perlu diperbaiki atau diulang |
| Kelengkapan dokumen | Transaksi dengan dokumen lengkap dibandingkan total transaksi yang diperiksa |
| Kepatuhan prosedur | Pelaksanaan langkah yang diwajibkan |
| Penyimpangan | Jumlah dan jenis kejadian yang tidak sesuai prosedur |
Contoh rumus tingkat kelengkapan dokumen:
Tingkat kelengkapan dokumen = (Jumlah transaksi dengan dokumen lengkap / Total transaksi yang diperiksa) × 100%
Jika 92 dari 100 transaksi memiliki dokumen lengkap, tingkat kelengkapannya adalah 92%. Angka ini merupakan contoh perhitungan, bukan data penelitian atau hasil kinerja perusahaan tertentu.
Hasil evaluasi perlu ditafsirkan bersama indikator lain. Waktu penyelesaian yang lebih singkat belum tentu menunjukkan perbaikan apabila tingkat kesalahan meningkat. Perusahaan perlu mempertimbangkan efisiensi, kualitas, dan pengendalian secara bersamaan.
Apa Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Membuat SOP?
Beberapa kesalahan dapat membuat SOP sulit digunakan atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan operasional.
- Menulis prosedur terlalu rumit. Cantumkan detail yang dibutuhkan untuk menjalankan dan mengendalikan proses.
- Tidak melibatkan pelaksana. Validasi prosedur dengan karyawan yang memahami pekerjaan sehari-hari.
- Menggunakan instruksi ambigu. Jelaskan tindakan, penanggung jawab, dan kriteria hasil.
- Melewatkan uji coba. Periksa apakah setiap langkah dapat dijalankan sebelum SOP diterapkan.
- Tidak memberikan pelatihan. Pastikan pengguna memahami prosedur dan perubahan yang berlaku.
- Mengabaikan kontrol versi. Catat revisi dan tarik versi lama dari penggunaan aktif.
- Tidak mengevaluasi hasil. Gunakan indikator operasional untuk menentukan apakah SOP perlu diperbaiki.
Kapan SOP Perusahaan Perlu Diperbarui?
Perusahaan perlu meninjau SOP ketika prosedur tidak lagi sesuai dengan proses aktual atau persyaratan yang berlaku.
Peninjauan dapat dipicu oleh perubahan alur kerja, struktur organisasi, sistem, peraturan, temuan audit, atau penyimpangan berulang.
Setiap revisi perlu diperiksa dan disetujui sesuai kewenangan. Perusahaan juga perlu memperbarui riwayat revisi, menyampaikan perubahan kepada pengguna, dan memastikan versi lama tidak digunakan secara tidak sengaja.
Frekuensi peninjauan bergantung pada risiko dan kebutuhan proses. Perusahaan dapat menetapkan jadwal berkala serta melakukan peninjauan tambahan ketika terjadi perubahan penting.
Baca juga: SOP Cafe: Contoh dan Cara Menyusunnya
Kesimpulan
SOP perusahaan membantu bisnis menjalankan setiap proses kerja secara lebih terstruktur, konsisten, dan terukur.
Untuk membuat SOP yang efektif, Anda perlu menetapkan tujuan, memetakan alur kerja, menentukan tanggung jawab, menyusun prosedur tertulis, serta menguji dan mengevaluasinya secara berkala.
Pastikan setiap karyawan memahami prosedur yang berlaku dan menggunakan dokumen versi terbaru.
SOP juga membantu perusahaan mengelola aktivitas keuangan, mulai dari pengajuan biaya, persetujuan pembelian, hingga pencatatan transaksi.
Agar pengelolaan keuangan berjalan lebih rapi, Anda dapat melengkapi SOP dengan sistem pencatatan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Software akuntansi seperti Kledo dapat membantu Anda mencatat transaksi, memantau arus kas, dan menyusun laporan keuangan dalam satu sistem.
Dengan prosedur kerja yang jelas dan pencatatan keuangan yang terorganisasi, Anda dapat memantau kondisi keuangan bisnis dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang lebih mudah ditelusuri.
Untuk mempelajari lebih lengkap berbagai fitur Kledo, silakan kunjungi tautan ini.
- Download Contoh SOP Perusahaan PDF dan Word Gratis - 11 Oktober 2026
- Cara Membuat Laporan Keuangan yang Benar untuk Pemula, Lengkap dengan Contoh - 11 Oktober 2026
- Download Contoh Laporan Neraca Excel Gratis Berbagai Format - 8 Oktober 2026