Jika Anda adalah pemilik bisnis atau mengelola pembukuan dalam bisnis, pernahkah Anda mendengar tentang apa itu cash shortage?
Cash shortage yang berkepanjangan dapat dengan cepat menjadi masalah bagi perusahaan dan, dalam kasus terburuk, berakhir dengan kebangkrutan.
Oleh karena itu, kekurangan kas atau cash shortage harus selalu ditanggapi dengan serius dan diselesaikan sedini mungkin supaya tidak berdampak serius bagi bisnis Anda
Di artikel kami akan menunjukkan kepada Anda apa itu cash shortage, penyebab dan juga bagaimana cara mengatasinya agar bisnis Anda selamat.
Cash Shortage: Penjelasan
Cash storage atau kas adalah ketika perusahaan memiliki terlalu sedikit uang kas yang tersedia untuk menutupi biaya operasionalnya. Dengan kata lain, pengeluaran melebihi pemasukan.
Ada banyak alasan untuk cash shortage – beberapa bukan karena kesalahan Anda sendiri dan beberapa disebabkan oleh diri Anda sendiri. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:
- Masalah pengiriman yang menyebabkan produksi terhenti
- Menurunnya permintaan pelanggan dan/atau persaingan yang ketat
- Manajemen piutang yang tidak optimal
- Kurangnya perencanaan arus kas
Jika perusahaan tidak dapat mengumpulkan cukup uang kas pada waktu yang tepat untuk menutupi biaya-biayanya, kebangkrutan akan segera terjadi. Untuk mencegah hal ini terjadi, penting untuk memeriksa arus kas secara teratur dan membuat perencanaan ke depan.
Melalui perencanaan yang akurat, cash shortage sering kali dapat diketahui beberapa waktu sebelumnya, sehingga kita dapat bereaksi tepat waktu dan masalah tidak muncul sejak awal.
Baca juga: Cara Hitung Cost Per Unit, Contoh, dan Cara Optimasinya
Cash Shortage: Rumus
Untuk menghitung uang kas yang dimiliki perusahaan pada suatu titik waktu tertentu, kita membandingkan semua pendapatan dengan pengeluaran:
Total Kas = Jumlah semua arus kas masuk – Jumlah semua arus kas keluar
Jika hasilnya negatif (pengeluaran lebih tinggi dari pendapatan), berarti ada kekurangan kas. Jika hasilnya positif (pendapatan lebih tinggi dari pengeluaran), berarti ada kelebihan kas
Contoh Tabel Cash Shortage
Sebuah perusahaan menyiapkan laporan arus kas untuk beberapa bulan terakhir:
| Bulan | Arus kas masuk | Arus kas keluar | Total Kas |
|---|---|---|---|
| Mei | 200.000.000 | 150.000.000 | 50.000.000 |
| Juni | 150.000.000 | 160.000.000 | -10.000.000 |
| Juli | 180.000.000 | 160.000.000 | 20.000.000 |
Pada bulan Juni terdapat kekurangan kas, pada bulan Mei dan Juli terdapat kelebihan kas. Selama kekurangan tersebut dapat dikompensasi, tidak ada alasan bagi Anda untuk khawatir.
Satu-satunya hal yang harus dihindari adalah kekurangan tidak terjadi secara teratur, jika tidak maka akan semakin sulit untuk menutupi biaya operasional.
Baca juga: 10 Tips Mengelola Bisnis FnB agar Semakin Sukses dan Berkembang
Cash Shortage dan Overage: Konseskuensinya dalam Bisnis
Konsekuensi cash shortage
Contoh di atas sudah menunjukkan pentingnya uang kas bagi perusahaan: Kas berfungsi untuk menjaga agar bisnis tetap berjalan. Jika pengeluaran sering kali melebihi pemasukan, cadangan likuiditas perusahaan akan habis seiring berjalannya waktu. Setelah ini habis dan masalah terus berlanjut, kebangkrutan mengancam.
Dalam kasus ini, perusahaan harus mengumpulkan uang kas untuk terus menutupi biayanya, baik dengan menjual aset atau dengan mengambil pinjaman bank. Namun, jika perusahaan sudah sangat tertekan, prospek untuk mendapatkan pinjaman sangat kecil.
Segera setelah kekurangan kas teridentifikasi, perusahaan harus bereaksi dan mencoba menghindari kekurangan tersebut atau setidaknya mengurangi dampaknya.
Konsekuensi cash overage
Jika sebuah perusahaan secara teratur memiliki pendapatan yang lebih tinggi daripada pengeluaran, ini adalah pertanda baik, karena ini berarti model bisnisnya berhasil dan permintaan pelanggan tinggi.
Namun, jika perusahaan mengumpulkan kelebihan kas dalam jumlah yang sangat tinggi, mereka sedang membuang potensi. Jika uang jas hanya mengendap di rekening bank, maka itu tidak berguna bagi perusahaan. Meskipun membangun cadangan itu penting, pemikiran lebih lanjut harus diberikan pada surplus yang sangat tinggi.
Setelah Anda membangun cadangan yang cukup, Anda dapat menggunakan surplus kas lebih lanjut, misalnya, untuk investasi atau memperluas model bisnis. Dengan cara ini, uang tunai secara efektif berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan, meningkatkan omset dan laba.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Forecast Barang Kebutuhan Dagang?
Apa Penyebab Cash Shortage?
Ada banyak kemungkinan penyebab cash shortage, dan ini termasuk:
1. Kesalahan dalam perhitungan
Penyebab pertama dari cash shortage adalah kasir tidak menghitung uang kembalian yang diberikan kepada pelanggan dengan benar, sehingga memberikan jumlah yang lebih tinggi dari yang seharusnya mereka terima.
Sistem POS modern seperti Kledo POS secara otomatis menghitung uang kembalian untuk kasir dan memberi tahu mereka berapa jumlah yang harus diberikan kepada pelanggan, sehingga kemungkinan hal ini terjadi sangat kecil jika toko menggunakan POS.
Jika Anda tertarik menggunakan Kledo POS, Anda bisa mencobanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
2. Salah memasukkan kas awal
Ketika kasir membuka kasir, uang jas awal dimasukkan ke dalam kasir di awal shift, sehingga kasir memiliki uang untuk memberikan kembalian kepada pelanggan.
Pada akhir shift, jumlah ini dipisahkan terlebih dahulu, dan kemudian jumlah yang tersisa yang dikumpulkan dari hasil penjualan dihitung.
Jika ada kekurangan dalam jumlah uang kas, misalnya memasukkan 150.000 bukan 200.000, ini akan mengakibatkan kasir kekurangan uang di akhir shift.
Itulah mengapa setiap kasir harus menghitung till float dan menandatanganinya ketika mereka menerimanya sebelum shift, untuk memastikan keakuratannya.
Baca juga: Income Smoothing: Pengertian, Dampak, Contoh dan Analisisnya
3. Memilih metode pembayaran yang salah
Memilih metode pembayaran tunai, ketika transaksi sebenarnya dibayar dengan kartu, akan menghasilkan jumlah transaksi yang ditampilkan sebagai cash shortage di akhir kasir.
Namun, karena jumlah tersebut diambil dari pelanggan dengan menggunakan metode pembayaran lain, maka hal ini akan menjadi “naik & turun” dan bukan merupakan kekurangan kas yang sebenarnya.
4. Fraud pelanggan
Terkadang, ini bukan kesalahan kasir, dan pelanggan telah menipu kasir, dengan mengklaim bahwa mereka tidak menerima kembalian yang benar, dan kasir mempercayainya dan memberikan selisihnya, hanya untuk mengetahui kemudian bahwa ini adalah tindakan penipuan dan bahwa uang tunai sekarang kurang di kasir mereka.
Praktik terbaik ketika situasi ini terjadi dan pelanggan mulai berargumen bahwa mereka tidak menerima jumlah yang tepat adalah menghentikan operasi di kasir dan memanggil manajer untuk melakukan pemeriksaan kasir, di mana mereka menghitung semua uang di kasir dan membandingkannya dengan apa yang ada di sistem.
Jika pelanggan benar, jumlah tersebut akan ditampilkan sebagai kelebihan pembayaran di kasir.
Baca juga: 10 Manfaat Mesin Kasir yang Sangat Membantu Bisnis Anda
6. Pencurian
Alasan terakhir untuk kekurangan kasir adalah pencurian, di mana mereka mengambil uang dari kasir selama shift mereka, sehingga jumlah yang terkumpul di akhir lebih sedikit dari hasil transaksi mereka.
Perlu dicatat bahwa ketika seorang kasir mencuri, hal ini tidak sesederhana mengalami kekurangan di akhir shift, terutama karena sebagian besar bisnis memiliki kebijakan cash shortage, di mana jumlah tersebut dipulihkan dari gaji kasir.
Sebaliknya, operasi yang lebih kompleks biasanya terjadi, di mana produk tidak dipindai di kasir sejak awal, dan pelanggan tidak diberi tanda terima untuk transaksi tersebut, atau diberi tanda terima yang tidak berlaku untuk transaksi yang dibatalkan.
Meskipun operasi ini mungkin tidak diketahui untuk sementara waktu, kesalahan pada akhirnya terjadi, mengakibatkan seringnya terjadi kekurangan dan kelebihan dari kasir yang sama.
Itulah mengapa kekurangan dan kelebihan yang berulang kali dari kasir yang sama harus diselidiki oleh manajer, karena hal ini dapat mengungkap kesalahan yang telah terjadi selama beberapa waktu.
Bagaimana Cara Mengatasi Cash Shortage?
Jika kasus cash shortage telah terjadi, tindakan cepat diperlukan, karena solvabilitas harus dipastikan setiap saat untuk menghindari kebangkrutan. Pertama, tingkat keparahan kekurangannya harus dinilai. Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut kepada diri Anda sendiri:
- Dapatkah kita menghasilkan pendapatan yang cukup dengan menjual saham untuk menutupi cash shortage?
- Dapatkah kita menjual aset keuangan untuk meringankan kemacetan? – Apakah kita membutuhkan pinjaman bank?
- Jika ya, dapatkah kita memperkirakan berapa lama cash shortage akan berlangsung?
Jika cash shortage belum akut namun dapat diperkirakan, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk bertindak. Semakin cepat Anda mengenali kekurangannya, semakin baik.
Untuk mengurangi risiko cash shortage, Anda harus melakukan segala hal yang memungkinkan untuk memiliki uang tunai yang cukup setiap saat, bahkan di saat-saat sulit sekalipun. Ada banyak cara untuk melakukan hal ini.
Membangun cadangan kas untuk setidaknya 6 bulan
Gunakan surplus kas untuk membangun cadangan kas. Kami menyarankan Anda untuk membangun cadangan uang tunai agar Anda dapat menutupi pengeluaran Anda setidaknya selama 6 bulan tanpa harus mengambil pinjaman atau menjual aset.
Jika terjadi cash shortage, Anda memiliki waktu 6 bulan untuk menerapkan langkah-langkah untuk mengatasi kekurangan tersebut.
Baca juga: Pengertian Cash Conversion Ratio, Cara Menghitung, dan Contohnya
Memperpendek periode pembayaran untuk pelanggan
Jika pelanggan Anda membayar dengan faktur dan Anda memberi mereka waktu yang lama untuk membayar, hal ini dapat menyebabkan cash shortage karena Anda harus menunggu lebih lama untuk mendapatkan pemasukan.
Jika memungkinkan, dorong pelanggan Anda untuk membayar di muka daripada di rekening. Jika hal ini tidak memungkinkan atau tidak diinginkan, pilihlah jangka waktu pembayaran yang sesingkat mungkin.
Perpanjang jangka waktu pembayaran dengan pemasok
Jika Anda memiliki kesempatan, bicaralah dengan pemasok Anda dan mintalah untuk memperpanjang jangka waktu pembayaran.
Anda mungkin dapat menegosiasikan persyaratan pengiriman yang baru sehingga hal ini memungkinkan dan tidak berdampak negatif pada arus kas Anda. Dapatkan juga penawaran dari pemasok lain sehingga Anda memiliki pilihan seluas mungkin.
Gunakan anjak piutang
Ketika Anda menjual piutang Anda kepada penyedia layanan anjak piutang, Anda akan langsung dibayar. Artinya, tidak peduli berapa lama periode pembayaran faktur, Anda akan segera mendapatkan uang, sehingga Anda memiliki lebih banyak uang tunai untuk digunakan.
Anjak piutang memang memerlukan biaya, yang mengurangi keuntungan Anda, tetapi ini bisa menjadi cara yang baik untuk mempercepat arus kas masuk pada saat perputaran kas rendah.
Baca juga: Manfaat Cash Drawer bagi Bisnis dan Tips Memilihnya
Memantau dan merencanakan arus kas ke depan
Dalam jangka panjang, Anda dapat mengurangi risiko cash shortage dengan memantau arus kas secara teratur dan menyiapkan rencana arus kas.
Dalam perencanaan tersebut, Anda memperhitungkan perkembangan yang diharapkan di masa depan dalam bisnis Anda dan kemudian melihat bagaimana hal itu akan mempengaruhi arus kas Anda.
Jika cash shortage akan segera terjadi, Anda dapat melihatnya beberapa minggu sebelumnya dan memiliki lebih banyak waktu untuk bertindak.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Cash Cow dalam BCG Matrix dan Cara Analisisnya
Kesimpulan
Mengetahui apa itu cash shortage, penyebab, dan cara mengatasinya sangat penting bagi Anda pemilik bisnis agar bisnis memiliki kas yang mencukupi untuk menutup biaya yang terjadi.
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memiliki data keuangan mulai dari data transaksi, laporan keuangan, dan data stok atau aset yang ada dalam bisnis Anda.
JIka Anda belum memiliki semua data ini, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online seperti Kledo untuk proses pengelolaan dan analisis data keuangan yang lebih mudah dan praktis.
Dengan menggunakan Kledo Anda bisa mencatat transaksi pengeluaran dan pembelian, membuat lebih dari 50 laporan keuangan secara instan, manajemen aset dan persediaan, dan terintegrasi ke sistem kasir juga payroll.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Contoh Laporan Laba Rugi Apotek dan Template Gratisnya - 29 Oktober 2024
- Contoh Laporan Laba Rugi Bisnis Retail dan Templatenya - 29 Oktober 2024
- Contoh Laporan Laba Rugi Bengkel dan Templatenya - 28 Oktober 2024