Invoice yang tidak terbayar adalah tagihan atau faktur yang telah diterbitkan oleh suatu bisnis kepada pelanggannya tetapi belum dibayar. Faktur ini dianggap sebagai piutang usaha bagi bisnis tersebut, yang berarti bahwa faktur tersebut merupakan arus kas masuk masa depan yang diharapkan akan diterima oleh bisnis tersebut.
Invoice atau faktur yang belum dibayar dapat memengaruhi kesehatan keuangan perusahaan, dan sebuah studi tahun 2022 menemukan bahwa 49% faktur yang diterbitkan oleh bisnis gagal dibayar saat jatuh tempo.
Penting untuk menagih faktur yang belum dibayar karena pendapatan yang belum direalisasi dalam bentuk kas dapat memengaruhi kemampuan bisnis untuk mengelola keuangannya dan berinvestasi dalam pertumbuhan atau operasi.
Namun, bagi banyak perusahaan, hal ini juga menjadi bagian dari masalah klasik, karena pelanggan sering kali tidak membayar tagihan mereka dengan berbagai alasan.
Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda apa yang dapat Anda lakukan jika Anda mendapati invoice yang tidak terbayar, apa penyebabnya, indikator awal, cara mencegahnya, dan cara menanggapinya jika terjadi.
Invoice Tidak Terbayar: Pengertian
Invoice atau faktur yang tidak terbayar adalah faktur terbuka yang jatuh tempo. Ini berarti bahwa pelanggan belum membayar jumlah yang terutang dan batas waktu pada faktur telah berakhir. Dalam kasus seperti itu, ada baiknya untuk mengirimkan pengingat pembayaran sesegera mungkin sehingga Anda tidak perlu menunggu terlalu lama untuk pembayaran.
Jika suatu perusahaan memiliki banyak invoice pelanggan yang tidak terbayat, ini dapat membebani likuiditas karena perusahaan telah melakukan pembayaran di muka dan sekarang menunggu pendapatan.
Segera setelah batas waktu faktur berlalu dan pembayaran belum diterima, pengingat harus dikirimkan kepada pelanggan. Sering kali, pelanggan hanya lupa mentransfer jumlah tersebut dan segera memenuhi permintaan
Bagaimana Invoice yang Tidak Terbayar Memengaruhi Kesehatan Bisnis
Faktur yang belum dibayar dapat memengaruhi kesehatan keuangan bisnis dengan cara berikut:
- Arus kas: Bisnis bergantung pada arus kas masuk yang stabil untuk menutupi biaya operasional seperti gaji, sewa, dan utilitas. Ketika pembayaran tertunda, hal itu dapat menciptakan kesenjangan arus kas, sehingga menyulitkan bisnis untuk memenuhi kewajiban keuangannya.
- Alokasi sumber daya: Mengelola invoice yang belum dibayar sering kali memerlukan sumber daya tambahan seperti waktu dan personel untuk menindaklanjuti klien dan berupaya menagih pembayaran yang belum dibayar. Upaya ini mengalihkan sumber daya dari aktivitas produktif lainnya, yang berpotensi memengaruhi efisiensi bisnis secara keseluruhan.
- Penganggaran: Pendapatan yang belum terkumpul dari faktur yang belum dibayar dapat menyulitkan bisnis untuk memperkirakan keuangan mereka secara akurat, mempersulit penganggaran dan perencanaan keuangan, serta mempersulit alokasi sumber daya secara efektif untuk proyek atau investasi di masa mendatang.
- Kredit: Bisnis sering kali mengandalkan jalur kredit atau pinjaman untuk operasi dan pertumbuhan mereka. Tingkat faktur yang belum dibayar yang tinggi dapat memengaruhi status kredit bisnis, sehingga lebih sulit atau mahal untuk mendapatkan pembiayaan.
- Investasi dan pertumbuhan: Ketidakpastian dan tekanan finansial yang disebabkan oleh faktur yang belum dibayar dapat membatasi kemampuan bisnis untuk berinvestasi pada peluang atau area pertumbuhan baru. Tanpa arus kas yang andal, sulit untuk mendanai inovasi, memperluas operasi, atau merekrut staf tambahan.
- Hubungan pemasok: Invoice yang tidak terbayar dapat membebani kemampuan perusahaan untuk membayar pemasoknya tepat waktu, yang dapat merusak hubungan bisnis dan menyebabkan persyaratan yang kurang menguntungkan di masa mendatang.
Buat invoice lebih mudah, praktis, dan gratis menggunakan invoice generator Kledo
Baca juga: Insolvency Akuntansi: Arti, Jenis, Dampak, dan Penyebabnya
Penyebab Umum Invoice yang Tidak Terbayar dan Cara Mencegahnya
Invoice yang sering tidak dibayar dapat berdampak langsung pada kesehatan keuangan dan mengindikasikan masalah yang lebih dalam dalam bisnis, seperti masalah dengan kualitas produk atau layanan, kepuasan pelanggan, atau efektivitas proses pengendalian kredit perusahaan.
Bisnis harus mengurangi dampak langsung dari faktur yang belum dibayar dan berusaha memahami alasan yang mendasari terjadinya hal tersebut. Berikut adalah penyebab umum di balik faktur yang belum dibayar, beserta beberapa kiat untuk mencegahnya.
Komunikasi yang buruk
Pelanggan mungkin tidak membayar faktur karena kesalahpahaman atau kurangnya kejelasan tentang ketentuan pembayaran atau detail produk atau layanan.
Pencegahan: Berkomunikasilah dengan jelas kepada pelanggan tentang ketentuan pembayaran, tenggat waktu, dan detail barang atau layanan yang diberikan. Pastikan faktur mencakup semua informasi yang diperlukan dan dikirim ke orang atau departemen yang tepat.
Tagihan yang bermasalah
Pelanggan mungkin tidak membayar faktur jika mereka tidak setuju dengan tagihan atau tidak puas dengan barang atau layanan yang diterima.
Pencegahan: Sediakan produk atau layanan berkualitas tinggi untuk menghindari perselisihan. Miliki proses yang jelas untuk menangani keluhan atau perselisihan dengan cepat dan efektif.
Baca juga: E-Invoice: Pengertian, Manfaat, Standar, Bedanya dengan Invoice Digital
Penagihan yang tidak akurat
Kesalahan dalam penagihan seperti mencantumkan jumlah yang salah, menagih pelanggan yang salah, atau tidak merinci layanan dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran.
Pencegahan: Terapkan pemeriksaan menyeluruh untuk memastikan semua faktur akurat dan lengkap sebelum mengirimkannya. Gunakan perangkat lunak penagihan untuk mengurangi risiko kesalahan manusia.
Proses pembayaran yang rumit
Jika proses pembayaran rumit, pelanggan mungkin menunda pembayaran karena ketidaknyamanan tersebut.
Pencegahan: Buat proses pembayaran sesederhana mungkin. Sertakan beberapa opsi pembayaran dan instruksi yang jelas dan sederhana.
Kesulitan keuangan pelanggan
Pelanggan mungkin menghadapi masalah arus kas mereka sendiri, yang memengaruhi kemampuan mereka untuk membayar tepat waktu.
Pencegahan: Jika memungkinkan, lakukan pemeriksaan kredit pada pelanggan baru atau untuk pesanan besar. Pertimbangkan untuk meminta setoran atau pembayaran sebagian di muka untuk proyek yang lebih besar.
Baca juga: Anjak Piutang (Invoice Factoring): Pengertian, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya
Kurangnya tindak lanjut
Pelanggan mungkin lupa atau tidak memprioritaskan pembayaran tanpa pengingat tepat waktu atau tindak lanjut dari bisnis.
Pencegahan: Terapkan proses tindak lanjut yang sistematis untuk faktur yang belum dibayar. Kirim pengingat sebelum tanggal jatuh tempo dan segera tindak lanjuti jika pembayaran terlambat.
Tanda Dini Pelanggan Tidak Membayar Invoice Anda
Perusahaan yang mengenali tanda-tanda dini pelanggan tidak membayar dan dapat mengambil tindakan proaktif dan mengurangi risiko yang terkait dengan faktur yang tidak dibayar.
Berikut adalah beberapa tanda peringatan bahwa pelanggan mungkin tidak membayar tepat waktu atau tidak membayar sama sekali.
- Riwayat pembayaran terlambat: Jika pelanggan memiliki riwayat membayar terlambat atau tidak konsisten dengan pembayaran mereka di masa lalu, pola ini memiliki peluang bagus untuk berlanjut. Memantau riwayat pembayaran dapat membantu mengidentifikasi tren ini.
- Komunikasi yang buruk: Pelanggan yang tidak responsif atau terus-menerus menghindari komunikasi, terutama mengenai faktur atau pertanyaan pembayaran, mungkin berisiko tidak membayar. Kesulitan dalam menghubungi orang atau departemen yang tepat untuk masalah pembayaran juga bisa menjadi tanda bahaya.
- Ketidakstabilan keuangan: Waspadai tanda-tanda bahwa pelanggan mungkin mengalami kesulitan keuangan. Ini dapat mencakup berita tentang PHK, kerugian keuangan publik, atau kemerosotan industri yang dapat memengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar.
- Perselisihan dan keluhan: Seringnya perselisihan atas faktur atau keluhan tentang barang atau jasa, meskipun tampaknya kecil, dapat menjadi pertanda tidak membayar. Hal ini dapat digunakan sebagai alasan untuk menahan pembayaran di kemudian hari.
- Perubahan mendadak dalam pola pesanan: Peningkatan atau penurunan pesanan secara tiba-tiba tanpa alasan yang jelas dapat menjadi tanda adanya masalah. Misalnya, pesanan dalam jumlah besar dan tidak biasa dapat menunjukkan bahwa pelanggan melampaui batas kemampuannya.
- Keengganan untuk memberikan informasi keuangan: Jika pelanggan dalam transaksi bisnis-ke-bisnis (B2B) enggan memberikan referensi kredit atau informasi keuangan, hal ini dapat menunjukkan potensi masalah pembayaran.
- Perubahan informasi kontak: Seringnya perubahan alamat penagihan, nomor kontak, atau personel kunci tanpa komunikasi yang jelas dapat menjadi pertanda buruk, yang menunjukkan kemungkinan upaya untuk menghindari tanggung jawab pembayaran.
- Urgensi yang tidak biasa: Jika pelanggan baru sangat mendesak untuk pekerjaan yang terburu-buru tanpa kemauan untuk mengakomodasi biaya yang terburu-buru atau pembayaran di muka, hal ini dapat menjadi tanda bahwa mereka berencana untuk menerima layanan atau produk tanpa membayar.
- Negosiasi ketentuan pembayaran setelah pengiriman: Pelanggan yang mencoba menegosiasikan kembali ketentuan pembayaran setelah menerima barang atau layanan mungkin mencari cara untuk menunda atau mengurangi pembayaran.
- Pembayaran sebagian: Meskipun pembayaran sebagian terkadang dapat menjadi upaya itikad baik untuk melunasi faktur, hal itu juga dapat mengindikasikan ketidakmampuan pelanggan untuk membayar jumlah penuh.
Mengenali tanda-tanda peringatan ini sejak dini dapat membantu bisnis menerapkan langkah-langkah yang tepat seperti mewajibkan pembayaran di muka, menyesuaikan ketentuan kredit, atau meningkatkan upaya pemantauan dan tindak lanjut untuk meminimalkan risiko tidak membayar dan melindungi kesehatan keuangan mereka.
Baca juga: Disputed Invoices: Pengertian, Penyebab, dan Solusi
Praktik Terbaik untuk Penagihan Invoice
Ketentuan dan syarat pembayaran
Tetapkan ketentuan pembayaran di muka: Uraikan ketentuan pembayaran dengan jelas termasuk tanggal jatuh tempo, metode pembayaran yang dapat diterima, dan potensi biaya keterlambatan sebelum memulai pekerjaan. Minta pelanggan untuk mengakui ketentuan ini secara tertulis.
Sesuaikan ketentuan berdasarkan penilaian risiko: Sesuaikan ketentuan pembayaran berdasarkan kredit pelanggan. Pertimbangkan untuk mewajibkan ketentuan yang lebih pendek atau pembayaran di muka untuk pelanggan yang berisiko lebih tinggi.
Sertakan ketentuan pembayaran ke dalam kontrak: Tanamkan ketentuan pembayaran Anda dalam kontrak untuk menegakkan harapan Anda secara hukum terkait pembayaran.
Terbitkan faktur yang transparan: Kirimkan faktur terperinci dengan layanan atau produk terperinci dan petunjuk tentang cara membayar.
Baca juga: 10 Tips dalam Membuat Desain Invoice Terbaik dan Contohnya
Menindaklanjuti pembayaran yang terlambat
Berkomunikasilah dengan segera: Segera hubungi pelanggan setelah pembayaran jatuh tempo. Pengingat pertama harus ramah, dengan asumsi bahwa itu mungkin kelalaian atau masalah kecil.
Tindak lanjuti secara teratur: Miliki pendekatan sistematis untuk menindaklanjuti, termasuk jadwal pengingat melalui berbagai saluran komunikasi (misalnya, email, panggilan telepon, dan surat). Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak penagihan yang secara otomatis mengirimkan pengingat untuk pembayaran yang terlambat, dengan melacak semua komunikasi.
Tetapkan proses eskalasi: Proses eskalasi Anda untuk pembayaran yang terlambat harus mencakup kapan harus menghentikan pekerjaan yang sedang berlangsung, melibatkan agen penagihan, atau mengambil tindakan hukum.
Dokumentasikan semua komunikasi yang terjadi: Simpan catatan terperinci dari semua interaksi dengan pelanggan terkait tindak lanjut pembayaran. Ini penting untuk setiap proses hukum yang potensial.
Baca juga: Faktur Adalah: Definisi, Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya
Hubungan pelanggan
Berkomunikasilah dengan empati: Dekati setiap interaksi dengan pengertian dan empati. Kenali bahwa pelanggan dapat menghadapi masalah keuangan sementara dan nyatakan keinginan untuk bekerja sama dengan mereka.
Negosiasikan rencana pembayaran: Jika pelanggan menghadapi kesulitan keuangan yang serius, bersikaplah terbuka untuk menegosiasikan rencana pembayaran yang realistis sambil memastikan kebutuhan bisnis Anda juga terpenuhi.
Pertahankan profesionalisme: Bahkan dalam situasi yang menantang, pertahankan profesionalisme. Hindari bahasa yang konfrontatif dan fokuslah untuk menemukan solusi.
Hargai hubungan: Tekankan pentingnya hubungan bisnis Anda dalam komunikasi, yang menandakan bahwa Anda menghargai kemitraan yang sedang berlangsung lebih dari sekadar transaksi.
Minta feedback: Setelah menyelesaikan masalah pembayaran, mintalah umpan balik tentang bagaimana situasi tersebut ditangani dan apa yang dapat ditingkatkan. Ini dapat meningkatkan proses dan hubungan pelanggan Anda.
Baca juga: Faktur Pembelian: Pembahasan Lengkap Dan Perbedaannya Dengan Faktur Penjualan
Bagaimana Cara Menangani Invoice yang Tidak Terbayar dalam Akuntansi?
Tergantung pada keadaannya, ada berbagai cara untuk menangani invoice yang belum dibayar.
Membatalkan faktur
Jika Anda belum mengirimkan barang atau menyediakan layanan dan pelanggan membatalkannya, Anda dapat membatalkan faktur yang telah dicatat dengan nota kredit.
Nota kredit adalah faktur terbalik yang dicatat terhadap faktur yang telah dicatat. Dengan demikian, jumlah faktur dibatalkan dan saldo buku kembali seimbang.
Menghapus faktur yang tidak terbayar
Jika Anda telah mengirimkan barang atau menyediakan layanan, tetapi pelanggan tidak membayar faktur tersebut, Anda tidak dapat melakukannya tanpa nota kredit. Dalam hal ini, faktur yang belum dibayar harus dihapuskan sebagai “piutang tak tertagih“.
Baca juga: Format Invoice yang Sering Digunakan dalam Bisnis
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai invoice tidak terbayar, beserta cara mencegah, tanda, dan tips terbaik dalam menagih invoice ke pelanggan Anda.
Mengalola tagihan invoice dengan efisien merupakan suatu keharusan untuk memastikan optimalisasi kesehatan arus kas dalam bisnis. Jika Anda memliki jumlah invoice yang tidak terbayar dengan nilai yang tinggi, ini bisa menjadi tanda bahaya dalam bisnis Anda.
Mudahkan proses manajemen faktur dan pencatatan transaksi menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur pembuatan dan penagihan invoice yang terintegrasi dengan akuntansi seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia. Jika tertarik, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024
- 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia! - 13 September 2024