Faktur Pembelian: Pembahasan Lengkap Dan Perbedaannya Dengan Faktur Penjualan

Faktur pembelian adalah instrumen penting yang digunakan perusahaan untuk menjual dan membeli barang dan jasa. Jika peran Anda dalam organisasi melibatkan pelacakan transaksi, mengetahui apa itu faktur pembelian dapat menjadi pengetahuan yang berharga.

Dalam artikel ini, kita membahas apa itu faktur pembelian secara lengkap dan apa perbedaannya dengan faktur penjualan agar proses bisnis Anda menjadi lebih baik.

Apa itu Faktur Penjualan?

Faktur pembelian atau purchase invoice adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk mengkonfirmasi pesanan pembelian.

Faktur ini dihasilkan setelah pesanan pembelian dikirimkan. Ini memverifikasi semua barang dan jasa yang dibeli oleh bisnis dan mencatat jumlah uang yang harus dibayarkan kepada pemasok barang dan jasa.

Tanggal faktur untuk faktur pembelian adalah tanggal pengiriman pesanan pembelian, dan tanggal jatuh tempo adalah tanggal sampai pembeli mengharapkan untuk melakukan pembayaran total.

Baca juga: Mengetahui Akun Prive dalam Akuntansi dan Contohnya

Mengapa Faktur Pembelian itu Penting?

Pada dasarnya, faktur pembelian adalah dokumen yang membuat Anda mengtahui berapa nilai yang harus Anda atau bisnis bayarkan kepada penjual, tetapi ada aspek penting lainnya di dalamnya.

Misalnya, purchase invoice memungkinkan Anda untuk:

Sebagai bukti berkekuatan hukm

Salah satu tujuan utama faktur adalah untuk membuat bukti yang jelas antara pembeli dan penjual.

Mengirim, menerima, dan menyelesaikan faktur membuktikan bahwa kedua belah pihak berkomunikasi, sementara sifat faktur yang terperinci membuat transaksi bisnis Anda tetap transparan.

Membantu setiap orang tetap pada jalurnya

Sebagai pemilik usaha, Anda sibuk, klien Anda sibuk, dan pemasok Anda sibuk.

Faktur adalah cara yang diperlukan untuk membuat semua orang tetap pada jalur pembayaran.

Setiap faktur menunjukkan barang atau jasa yang diperinci untuk pengiriman terbaru, tetapi juga menyimpan total saldo akun, jika Anda atau pelanggan Anda menggunakan paket pembayaran.

Faktur dapat membantu perusahaan melacak untuk apa mereka membelanjakan uangnya.

Ini tidak hanya akan melihat berapa banyak yang keluar dengan setiap pembelian, tetapi tim keuangan juga akan dapat melacak di mana uang itu dibelanjakan, dan berpotensi mencari cara untuk mengurangi pengeluaran.

Baca juga: Cara Efektif Mengelola Arus Kas Untuk Bisnis yang Lebih Baik di Tahun 2022

Memudahkan pelaporan pajak

Siapa yang tidak ingin musim pajak berjalan sedikit lebih lancar? Memastikan seluruh faktut pembelian Anda tersimpan dengan baik akan melindungi Anda dan perusahaan Anda dari kesalahan pajak

Hal ini juga membuat segalanya lebih mudah ketika bisnis diaudit dan saat melakukan rekonsiliasi transaksi

Mempercepat pembayaran dan pemrosesan

Anda mungkin tergoda untuk memasukkan jumlah minimum dalam faktur Anda sebagai cara untuk menghemat waktu, tetapi tahan keinginan itu.

Semakin banyak informasi yang Anda sertakan, semakin sedikit pertanyaan yang akan diajukan klien Anda, yang dapat mempercepat proses pembayaran.

Memperkuat identitas merek

Jika Anda menggunakan perangkat lunak atau aplikasi faktur, Anda harus dapat mempersonalisasi konten dan tampilan faktur Anda.

Personalisasi membantu memperkuat identitas merek dan juga meningkatkan persepsi pelanggan tentang bisnis Anda.

Komponen yang Ada dalam Faktur Pembelian

Faktur pembelian yang baik dan sah secara hukum harus berisi semua informasi yang Anda butuhkan untuk melakukan pembayaran dan memberikan jalan untuk menjawab pertanyaan apa pun.

Mari ketahui beberapa elemen penting dalam purchase invoice:

• Nmor faktur
• Tanggal layanan atau produk diberikan
• Tanggal pengiriman faktur
• Kontak dan nama org/penjual
• Nama dan kontak pembeli
• Syarat dan ketentuan
• Garis atau kolom yang merinci setiap produk atau layanan
• Biaya per unit produk
• Tarif pajak
• Jumlah total terutang dengan mata uang
• Catatan pribadi

Bagaimana Cara Mencatat Faktur Pembelian dalam Proses Pembukuan?

Jika Anda mengoperasikan sistem akuntansi terkomputerisasi atau software akuntansi, maka akan ada fasilitas untuk memasukkan detail faktur pembelian ke akun pemasok.

Catat informasi pada faktur sedetail mungkin: ini akan membantu jika Anda perlu melacak faktur atau mencari tahu berapa biaya produk saat Anda memesan ulang.

Untuk proses pencatatan dan pembuatan faktur yang lebih mudah dan praktis, Anda juga bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisins di indonesia. Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Namun jika Anda menjalankan sistem akuntansi dan pembukan manual, simpan daftar semua faktur pemasok yang Anda terima.

Anda perlu mencatat hal-hal berikut: Tanggal Faktur, Nama Pemasok, Jumlah Bersih, PPN, dan Jumlah Kotor.

Anda mungkin juga memerlukan deskripsi singkat untuk membantu Anda jika Anda perlu melacak faktur di kemudian hari.

Jika Anda menjumlahkannya setiap bulan, ini akan memberi tahu Anda tentang total pembelian Anda untuk bulan itu.

Baca juga: Mengetahui Karakteristik Kualitatif Laporan Keuangan Secara Mendalam

Apa Perbedaan Antara Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan?

Jika Anda adalah pemilik bisnis baru, perbedaan antara faktur pembelian dan faktur penjualan mungkin sangat tipis

Namun, sangat umum terjadi kebingungan antara pemula baru dan terutama bagi mereka yang tidak memiliki pengalaman akuntansi.

Oleh karena itu, mari kita bedakan keduanya dalam sebuah tabel untuk pemahaman yang jelas.

Faktur Pembelian	Faktur Penjualan
Pemasok menerima	Pemasok mengirim
Pembeli mengirimkan	Pembeli menerima
Dikeluarkan oleh pelanggan	Dikeluarkan oleh vendor atau pemasok
Menyebutkan hutang akun	Menyebutkan piutang
Ini menegaskan pesanan pembelian	Ini menegaskan penyelesaian pesanan
Digunakan untuk melacak pengeluaran perusahaan	Digunakan untuk melacak pendapatan perusahaan
Akan tercatat menjadi arus kas yang keluar	Akan tercatat menjadi arus kas yang masuk

Bagaimana Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan Bekerja?

Sekarang setelah kita mengetahui perbedaannya dengan jelas, mari kita ketahui cara kerja faktur pembelian dan faktur penjualan.

Karena purchase invoice dibuat sebelum faktur penjualan dalam proses akuntansi, kami akan mulai dengan faktur pembelian.

Faktur Pembelian

Ketika pemasok memenuhi pesanan pembelian, pelanggan membuat faktur pembelian untuk memastikan pengiriman barang atau jasa sesuai dengan perjanjian pembayaran seperti kuantitas, kualitas, dan waktu pengiriman dalam pesanan pembelian dan kutipan.

Untuk membuat pesanan pembelian, Anda perlu menyebutkan informasi kontak kedua belah pihak (penjual dan pembeli), daftar barang atau jasa yang diberikan, total harga barang yang dibeli, total biaya, hutang, tanggal jatuh tempo, dan biaya keterlambatan.

Purchase invoice sebagian besar dibuat untuk dokumentasi internal barang dan jasa yang dibeli.

Karena itu, pelanggan mengirim faktur pembelian ke penjual untuk membuat transaksi setransparan mungkin.

Ini membawa kedua belah pihak pada halaman yang sama, dan keduanya dapat memeriksa silang catatan dan akurat dengan pembayaran.

Ketika penjual menerima faktur pembelian, mereka menghitungnya dengan pesanan pembelian dari perdagangan yang relevan.

Selain membuat faktur akurat, ini membantu penjual menyimpan catatan setiap bisnis dan mengetahui kapan harus menerima pembayaran dari pelanggan.

Setelah penjual yakin tentang purchase invoice, dia mengeluarkan faktur penjualan kepada pelanggan, yang membawa kita ke bagian selanjutnya.

Baca juga: Mengatahui Apa itu Analisis Horizontal Pada Laporan Keuangan

Faktur penjualan

Setelah pelanggan menerima faktur penjualan dari pemasok barang atau jasa, pelanggan meneruskan faktur ke departemen pemrosesan faktur untuk mencocokkannya dengan daftar permintaan pembelian dan pesanan penjualan sebelum persetujuan.

Jumlah akhir di dalamnya mungkin berbeda dari jumlah pada faktur pembelian dari pesanan pembelian yang sama karena perbedaan pajak yang berlaku, harga barang yang dibeli, dan tarif layanan yang tersedia.

Faktur penjualan mencakup persyaratan penjual seperti metode pembayaran yang disukai, tanggal jatuh tempo, dan rincian piutang. Ini membantu pelanggan dengan instruksi pembayaran dan membayar faktur untuk mendorong pembayaran lebih awal.

Jika faktur penjualan dibuat dan dikirim melalui software akuntansi Kledo, penjual bisa mengirimkan faktur tersebut melalui email atau aplikasi whatsapp. Yang perlu dilakukan pelanggan hanyalah mengklik tombol kirim faktur.

Selain itu, seperti yang kami katakan sebelumnya bahwa faktur ini juga berfungsi sebagai dokumen untuk menghitung pajak.

Dengan mencatat semua penjualan, perusahaan dapat dengan mudah melacak bisnis yang dilakukan pada tahun tersebut dan membayar pajak yang akurat dengan mudah.

Baca juga: Mencari Software Akuntansi Untuk Toko Online? Perhatikan Hal ini

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap tentang faktur pembelian dan perbedaannya dengan faktur penjualan.

Artikel ini mungkin berguna untuk Anda yang masih bingung mengenai perbedaan antara faktur pembelian dan faktur penjualan. Hal ini bisa dimaklumi karena tidak semua orang memiliki latar belakang akuntansi.

Namun, sekarang, setelah membaca blog ini, kami harap Anda tahu cara membedakan keduanya dan menggunakannya untuk praktik terbaik dalam bisnis Anda.

Di blog ini, kami membahas definisi dasar dari kedua jenis faktur, mempelajari perbedaan di antara keduanya, dan cara kerjanya untuk bisnis terbaik.

Jika Anda ingin membuat faktur terbaik (pembelian atau penjualan) untuk bisnis Anda, gunakan pembuat faktur online gratis dari Kledo melalui tautan ini. Atau bisa langsung mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.