Kecurangan Kasir: Cara Mendeteksi dan Tips Mengatasinya

Kecurangan dan pencurian di tempat kerja telah menjadi permasalahan yang meresahkan. Sebagai pengelola bisnis toko, Anda akan memiliki banyak uang tunai dan koin yang keluar masuk mesin kasir setiap harinya.

Tanpa keamanan ekstra, sama saja Anda membuka kesempatan bagi orang lain untuk melakukan tindak kecurangan. Kecurangan dapat datang dari mana saja dan siapa saja, bahkan termasuk karyawan Anda sendiri. Tidak peduli seberapa besar rasa percaya Anda pada karyawan, kecurangan kasir terjadi lebih sering dari yang Anda pikirkan.

Bisnis toko dengan skala yang lebih kecil memiliki margin keuntungan yang kecil juga, sehingga pencurian uang yang tidak seberapa pun akan tetap memberikan dampak yang besar. Karena itu, kecurangan kasir dapat menjadi masalah besar jika tidak Anda atasi.

Artikel ini akan membahas tanda-tanda kasir melakukan kecurangan, modus pencurian yang umum, serta cara mengatasinya. Simak artikel ini hingga selesai agar Anda dapat meningkatkan keamanan bisnis Anda.

Tanda Kasir Anda Melakukan Kecurangan

Jika Anda mengidentifikasi beberapa permasalahan ini di toko Anda, maka berhati-hatilah. Beberapa hal di bawah ini adalah indikasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir:

1. Perbedaan antara jumlah uang tunai dan laporan penjualan

Jika terdapat selisih yang cukup signifikan antara jumlah uang tunai yang ada di kasir dengan total penjualan yang tercatat dalam laporan, maka ada indikasi kasir mengambil sebagian uang untuk keuntungan sendiri.

Mintalah mereka untuk mencocokkan data penjualan dan jumlah uang tunai yang ada. Jika mereka menolak atau merasa kesulitan tanpa bisa memberikan alasan yang jelas, maka kemungkinan besar telah terjadi kecurangan.

2. Perubahan perilaku karyawan

Melakukan kecurangan atau pencurian biasanya akan membuat pelaku merasa tidak nyaman atau merasa was-was dalam menjalani keseharian. Anda patut memerhatikan gerak-gerik karyawan jika merasa perilaku mereka mengalami perubahan.

Jika kasir menolak atau merasa tidak nyaman ketika Anda membahas mengenai audit atau mengecek mesin kasir, maka Anda memiliki alasan kuat untuk meningkatkan kewaspadaan.

Baca juga: 10 Rekomendasi Software POS Terbaik untuk Bisnis Anda

3. Ketidaksesuaian dalam laporan penjualan

Jika Anda mendeteksi adanya transaksi penjualan dengan jumlah yang tidak wajar, seperti terlalu besar atau terlalu kecil dalam waktu yang berdekatan, segera lakukan pengecekan. Adanya pembatalan transaksi dalam jumlah yang tidak sedikit tanpa alasan yang jelas juga bisa menjadi tanda-tanda kecurangan.

Jika mengidentifikasi tanda-tanda di atas, langkah Anda selanjutnya haruslah pengecekan transaksi dan pengawasan karyawan yang lebih ketat.

4. Masalah dengan stok barang

Jika Anda menemukan selisih yang besar antara jumlah barang yang tercatat dalam sistem dengan jumlah barang sebenarnya di gudang, maka hal ini bisa menjadi indikasi bahwa telah terjadi pencurian atau kecurangan.

Anda perlu melakukan manajemen pengelolaan persediaan barang secara reguler untuk mengatasi masalah persediaan barang dengan lebih efektif.

Baca juga: Fraud Akuntansi: Jenis dan Cara Meminimalisirnya

5. Keluhan dari pelanggan

Karyawan yang melakukan kecurangan terkadang akan menuduh orang lain untuk menghilangkan kecurigaan. Mereka bisa saja menuduh pembeli melakukan pencurian atau perusakan barang yang tidak mereka lakukan.

Selain itu, banyak pembeli yang melakukan transaksi dengan terburu-buru, sehingga mereka tidak sempat menghitung uang kembalian. Beberapa karyawan mungkin akan memanfaatkan hal ini dengan mengurangi jumlah uang kembalian, berharap pembeli tidak akan menyadarinya.

Jika Anda menerima keluhan dari pelanggan tentang tuduhan pencurian atau kurangnya kembalian, bisa jadi masalahnya justru pada kasir Anda sendiri. Oleh karena itu, selalu pasang CCTV dan sistem keamanan yang baik untuk menjadi bukti.

Baca Juga: Manajemen Kasir: Komponen, Manfaat, dan Pengelolaannya

Modus Kecurangan Kasir

Berikut ini adalah beberapa modus kecurangan yang sering dilakukan oleh kasir:

Skimming

Salah satu metode kecurangan kasir yang paling umum adalah skimming. Dalam skenario ini, karyawan akan menagih pembeli dengan harga barang yang lebih mahal dari yang semestinya dan mengambil keuntungan dari kelebihan uang tersebut. Jika mereka memasukkan transaksi tersebut ke sistem POS, maka yang terjadi adalah ketidakseimbangan dalam mesin kasir.

Namun, jika kasir yang melakukan kecurangan juga bertanggungjawab menghitung jumlah uang di penghujung hari, mereka dapat menutupi tindak kriminal mereka. Oleh karena itu, sebaiknya Anda mempekerjakan orang yang berbeda untuk melakukan rekonsiliasi uang agar bisa mendeteksi potensi pencurian.

Tidak merekam transaksi

Pencurian akan lebih sulit terdeteksi jika karyawan yang bersalah tidak mencatat transaksi tersebut. Dalam hal ini, tidak ada catatan pembelian dan ketidakseimbangan pada jumlah uang di mesin kasir. Satu-satunya bukti yang tertinggal adalah ketidaksesuaian antara inventaris perusahaan Anda dan penjualan yang tercatat.

Perbedaan inventaris dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti kesalahan pencatatan dan penempatan produk yang salah, sehingga pencurian jenis ini sulit dilacak hingga ke karyawan yang mencuri.

Baca juga: Fraud Laporan Keuangan: Pengertian, Deteksi, dan Pencegahan

Melakukan refund

Salah satu metode pencurian yang sulit dideteksi adalah melakukan refund. Karyawan yang tidak jujur ​​dapat melakukan refund setelah pembeli meninggalkan toko dan mencuri uangnya. Jika pelanggan membayar dengan kartu kredit, karyawan bahkan mungkin mencoba mengembalikan transaksi tersebut ke kartu kreditnya sendiri.

Mewajibkan karyawan untuk menunjukkan alasan pengembalian dapat membantu mengurangi penipuan pengembalian dana. Banyak sistem POS yang juga dapat membuat laporan riwayat pengembalian. Meninjau laporan ini akan memungkinkan Anda menentukan apakah pelanggan atau karyawan tertentu melakukan refund yang berlebihan dan menyelidikinya.

Baca Juga: Hati-Hati! Ini Modus Penipuan Online yang Wajib Dihindari

Cara Mengatasi Kecurangan Kasir

Pelatihan integritas kerja

Pendidikan adalah salah satu metode terpenting untuk mencegah kasir melakukan pencurian. Berikan karyawan Anda sesi pelatihan mengenai etika dan integritas, serta pastikan mereka mengetahui bahwa setiap tindakan memiliki konsekuensi.

Jelaskan pada mereka bahwa mencuri uang dari mesin kasir adalah hal ilegal dan akan membuat mereka kehilangan pekerjaan dan dituntut. Selain itu, anjurkan mereka untuk melapor jika melihat rekan kerja melakukan aktivitas yang mencurigakan.

Jika kasus pencurian terjadi, tim manajemen atau Anda selaku pemilik bisnis tidak boleh menoleransi masalah ini sama sekali.

Gunakan CCTV

Memasang kamera CCTV di toko-toko adalah salah satu metode yang dapat Anda gunakan untuk mengatasi kecurangan kasir dan meningkatkan keamanan. Dengan CCTV, Anda dapat memantau gerak-gerik karyawan dan juga pembeli.

Beberapa toko menyembunyikan CCTV mereka dengan maksud agar tidak terlihat jelas oleh pembeli. Tetapi sebaiknya, Anda tidak melakukan ini. Sebab, akan lebih efektif jika Anda menginformasikan pada karyawan dan pembeli bahwa toko Anda berada dalam pengawasan kamera.

Dengan cara ini, baik pembeli maupun karyawan akan merasa segan atau mungkin mengurungkan niat untuk melakukan hal-hal ilegal. Selain itu, lakukan inspeksi pada video untuk mengecek apakah kasir mengikuti proses transaksi yang Anda ajarkan.

Baca Juga: Pengertian Loss Prevention dan Cara Melakukannya dalam Bisnis

Ciptakan lingkungan kerja yang positif

Ciptakanlah lingkungan kerja yang positif dengan cara menghargai kejujuran dan transparansi serta menghormati karyawan. Anda juga dapat memberikan apresiasi terhadap karyawan yang bekerja keras dengan cara memberikan bonus atau keuntungan lain.

Karyawan yang bahagia dan termotivasi akan cenderung menghindari kecurangan dan lebih bersemangat dalam bekerja. Jadi, selain menghindari kecurangan, Anda juga dapat meningkatkan produktivitas mereka.

Lakukan audit Secara berkala

Meskipun Anda sudah memiliki karyawan untuk melakukan pekerjaan Anda, tetapi Anda tetap harus melakukan audit secara pribadi. Hal ini meliputi peninjauan terhadap catatan transaksi, jumlah uang, dan membandingkan data penjualan dengan struk penjualan yang ada.

Dengan melakukan audit secara berkala, Anda dapat mendeteksi kecurangan lebih awal dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Implementasikan sistem POS

Berinvestasi pada sistem point-of-sale (POS) dengan sistem keamanan adalah jalan yang baik untuk mencegah pencurian kasir.

Pertama, Anda harus bisa mengidentifikasi siapa karyawan yang bertanggungjawab dalam melakukan suatu transaksi, terlebih lagi jika Anda mempekerjakan lebih dari satu karyawan. Setiap kasir harus memiliki detail login mereka masing-masing.

Anda juga harus memastikan bahwa sistem POS yang Anda gunakan memiliki fitur yang mengizinkan staff dengan otoritas yang lebih tinggi seperti manajer untuk meninjau perubahan dalam invoice atau catatan transaksi.

Hal ini akan men-checkmate kasir yang melakukan kecurangan seperti mengurangi jumlah item dalam catatan keuangan, tetapi menagih pembeli dengan jumlah penuh dan mengantongi sendiri keuntungannya.

Baca Juga: Contoh SOP Kasir yang Efektif dan Panduan Membuatnya

Cara Mengatasi Kecurangan Kasir dengan Software POS

Software POS (Point of Sale) memiliki peran yang sangat penting dalam mencegah dan mendeteksi kecurangan kasir.

Berikut adalah beberapa cara software POS dapat mengatasi kecurangan:

1. Pelacakan transaksi secara real-time

• Detail Transaksi: Aplikasi POS akan mencatat setiap transaksi secara detail, mulai dari jenis produk, harga, jumlah, hingga metode pembayaran. Hal ini dapat mempersulit kasir untuk memanipulasi data.
• Laporan Transaksi: Software POS dapat menghasilkan laporan transaksi yang rinci dan akurat, sehingga memudahkan pemilik bisnis untuk melakukan audit dan verifikasi.

2. Manajemen stok

• Pencatatan Stok: Software POS secara otomatis mencatat setiap perubahan stok barang, baik karena penjualan, pembelian, atau kerusakan.
• Peringatan Stok: Sistem akan memberikan peringatan jika stok suatu barang menipis atau bahkan habis. Oleh karena itu, Anda dapat memantau apakah stok tersebut menipis karena penjualan atau pencurian.

3. Integrasi dengan berbagai metode pembayaran

• Transaksi Elektronik: Dengan integrasi dengan berbagai metode pembayaran elektronik, seperti kartu debit/kredit atau e-wallet, maka semua transaksi akan tercatat dengan jelas. Sehingga, tidak akan ada peluang untuk memalsukan transaksi.
• Minimalisir Penggunaan Uang Tunai: Penggunaan uang tunai dapat memicu peluang terjadinya kecurangan karena tidak adanya bukti yang jelas mengenai berapa banyak yang pembeli bayarkan dan apakah kasir sudah menerima nominal tersebut. Dengan lebih banyak menggunakan pembayaran elektronik, maka risiko tersebut dapat diminimalisir.

Baca Juga: Manajemen Stok: Pengertian, Manfaat, Teknik, dan Tips Melakukannya

4. Akses yang terkontrol

• Hak Akses: Anda dapat memberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan tugas dan tanggung jawab karyawan Anda. Misalnya, Anda memberi karyawan hak untuk mengakses fitur transaksi saja dan tidak ke fitur-fitur yang lain. Hal ini mencegah mereka mengakses data-data sensitif.
• Audit Trail: Software POS dapat melacak setiap aktivitas pengguna, sehingga jika terjadi kesalahan atau kecurangan, dapat dengan mudah diketahui siapa pelakunya.

5. Laporan keuangan yang akurat

• Otomatisasi Laporan: Software POS dapat menghasilkan laporan keuangan secara otomatis, seperti laporan penjualan harian, bulanan, atau tahunan.
• Analisis Data: Dengan menganalisis data penjualan, pemilik bisnis dapat mendeteksi adanya anomali atau ketidaksesuaian yang mungkin mengindikasikan adanya kecurangan.

6. Fitur keamanan tambahan

• Enkripsi Data: Aplikasi POS biasanya mengenkripsi data-data yang ada di dalamnya untuk melindungi kerahasiaan.
• Backup Data: Fitur backup data secara berkala dapat mencegah kehilangan data akibat kerusakan sistem atau bencana alam.

Baca Juga: Mengenal Fraud Dalam Keuangan dan Cara Mengatasinya

Bagaimana Kledo Dapat Membantu Anda?

Sebagai aplikasi kasir dengan sistem POS, Kledo POS memiliki semua fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk mendeteksi dan mengatasi kecurangan kasir seperti mengawasi stok produk, menyediakan laporan keuangan, dan terintegrasi dengan semua metode pembayaran.

Dengan fitur-fitur di atas, Anda dapat mengawasi penjualan toko dari mana saja dan kapan saja. Anda jadi tidak perlu khawatir jika harus meninggalkan toko untuk urusan lain, karena Anda cukup membuka Kledo POS untuk melanjutkan pengawasan.

Kledo POS memiliki tampilan yang sederhana dan mudah dipahami, sehingga Anda tidak perlu takut akan kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi, terutama jika sebelumnya Anda belum pernah menggunakan aplikasi POS.

Jika Anda ingin meningkatkan keamanan di toko Anda dan mengatasi kecurangan kasir, Kledo POS siap membantu Anda. Nah, jika Anda tertarik dengan Kledo POS, Anda bisa mencobanya terlebih dahulu melalui tautan ini.