Mungkin di mata orang awam, momor lot terlihat seperti sekadar rangkaian angka dan huruf di label produk.
Namun, di balik kode sederhana tersebut, tersimpan informasi penting yang membantu bisnis mengelola persediaan, menjaga kualitas, dan memastikan keamanan produk di tangan konsumen.
Jika Anda ingin manajemen inventaris yang lebih efisien, Anda harus memahami itu nomor lot, karena ini dapat membantu bisnis Anda lebih efisien sekaligus meminimalkan risiko di kemudian hari.
Pada artikel ini, kami akan membahas apa itu nomor lot untuk inventaris, kapan harus menggunakannya, hingga cara membuatnya. Simak, ya!
Apa Itu Nomor Lot?
Nomor lot atau lot number adalah nomor identifikasi unik yang diberikan pada sekelompok produk atau bahan yang diproduksi atau diproses bersama dalam kondisi yang sama.
Nomor lot memungkinkan bisnis melacak kumpulan produk yang diproduksi secara bersamaan.
Jadi, jika suatu produk ditarik dari peredaran (recall), seluruh barang lain dalam batch tersebut dapat dengan mudah diidentifikasi karena memiliki nomor lot yang sama.
Penarikan produk menjadi jauh lebih mudah dengan adanya nomor lot, karena Anda bisa segera menghapus atau mengisolasi barang dari peredaran atau lini penjualan tanpa memengaruhi persediaan lainnya.
Selain itu, nomor lot mendukung pengendalian kualitas yang lebih baik.
Bisnis dapat melacak dengan tepat produk mana yang bermasalah, yang mendapatkan keluhan pelanggan, atau tidak laku di pasaran.
Baca Juga: Tips Melakuan Inventory Monitoring, Metode, dan Tahapannya
Perbedaan Nomor Lot, Nomor Seri, dan SKU
Ketiga pengidentifikasi ini memang mirip sehingga sering tertukar, tetapi berikut penjelasan mengenai perbedaannya:
1. Nomor lot
Seperti yang telah kami sebutkan, nomor lot berfungsi untuk mengidentifikasi sekelompok produk yang diproduksi di bawah kondisi yang sama.
Kapan menggunakan nomor lot:
- Saat penarikan produk, pengendalian kualitas, dan kepatuhan hukum menjadi prioritas utama bisnis.
- Umumnya digunakan di industri yang mendistribusikan produk yang diatur oleh regulasi, produk mudah rusak, atau barang lain yang memerlukan pengendalian kualitas dan pelacakan.
- Contoh: farmasi, kosmetik, dan makanan.
Nomor seri
Nomor seri adalah pengidentifikasi unik untuk setiap produk atau unit, dan tidak ada dua nomor seri yang sama.
Kapan menggunakan nomor seri:
- Saat setiap barang perlu dilacak secara individual.
- Umumnya digunakan untuk barang bernilai tinggi atau produk kompleks, seperti untuk layanan atau pelacakan garansi.
- Contoh: kendaraan, elektronik, peralatan rumah tangga, atau mesin.
SKU (stock keeping unit)
SKU adalah kode yang pengecer gunakan untuk mengidentifikasi produk tertentu atau variasi produk guna keperluan inventaris.
Kapan menggunakan SKU:
- Saat produk perlu dibedakan berdasarkan karakteristik seperti ukuran, warna, model, dan lainnya.
- Contoh: bisnis apa pun yang mengelola berbagai versi dari suatu produk.
- Untuk mengategorikan inventaris secara internal agar dapat melacak jumlah dan lokasi barang yang dijual.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Persediaan, Fungsi, Jenis, & Cara Hitungnya
Kapan Anda Harus Menggunakan Nomor Lot?
Sebaiknya, gunakan nomor lot hanya ketika diwajibkan oleh hukum atau ketika hal tersebut penting untuk tujuan pengendalian kualitas.
Sebab, dalam sistem manajemen persediaan yang akurat, terlalu banyak data bisa sama bermasalahnya dengan terlalu sedikit data.
Oleh karena itu, melacak hal-hal yang memang diperlukan akan membantu Anda mengambil keputusan yang tepat.
Misalnya, jika Anda memproduksi obat-obatan atau produk lain yang diatur secara ketat, Anda memerlukan nomor lot untuk melacak dan menelusuri bahan baku sepanjang proses produksi.
Namun, jika Anda menjual barang yang mudah rusak seperti produk makanan, nomor lot perlu untuk memantau tanggal kedaluwarsa dan memastikan produk Anda memenuhi standar kualitas tertentu.
Beberapa pertanyaan yang perlu Anda jawab untuk membantu menentukan apakah Anda perlu menerapkan nomor lot antara lain:
- Apakah Anda menjual produk di sektor atau industri yang disebutkan di atas?
- Apakah kesalahan dalam pengendalian kualitas dapat membahayakan pelanggan Anda?
- Apakah Anda menjual produk yang rentan terhadap penarikan kembali (recall)?
- Apakah Anda menjual produk yang menggunakan bahan baku dari berbagai pemasok?
Jika jawaban Anda “ya” untuk salah satu pertanyaan tersebut, berarti Anda perlu menggunakan dan melacak nomor lot.
Namun, jika semua jawabannya “tidak”, sebaiknya Anda fokus membangun strategi manajemen persediaan yang solid dan tetap menggunakan SKU serta nomor seri.
Jika masih ragu, sebaiknya gunakan saja dan integrasikan ke dalam sistem manajemen persediaan atau sistem otomasi produksi Anda.
Alasannya, menghapus data yang tidak perlu jauh lebih mudah daripada menambahkan data yang hilang.
Baca Juga: Manfaat Batch Tracking, Strategi, dan Implementasinya
Mengapa Nomor Lot Penting?
Bayangkan Anda baru saja menerima email dari salah satu pemasok bahan baku Anda.
Dalam email tersebut, mereka memberitahu bahwa mereka menemukan masalah kontaminasi pada salah satu bahan yang mereka jual dan yang pernah Anda beli sebelumnya.
Karena itu, mereka melakukan penarikan kembali (recall) penuh terhadap bahan tersebut dan meminta Anda untuk mematuhi instruksi mereka.
Email tersebut meminta Anda untuk:
- Menemukan bahan yang terdampak yang masih ada di stok Anda, lalu membuangnya atau mengembalikannya ke pemasok.
- Mengidentifikasi produk yang ada di stok yang dibuat menggunakan bahan tersebut, lalu membuangnya jika ditemukan.
- Mengidentifikasi produk yang sudah terjual kepada pelanggan dan dibuat dengan bahan tersebut, lalu memberi tahu pelanggan untuk segera berhenti menggunakan produk tersebut.
Kedengarannya merepotkan, bukan? Namun, dengan nomor lot, Anda bisa menemukan produk dan pelanggan tersebut dengan cepat dan efisien.
Alasan lain mengapa nomor lot penting:
- Kepatuhan Industri dan Regulasi: Bergantung pada jenis produk yang Anda jual dan/atau lokasi tempat Anda berjualan, mungkin ada regulasi yang mengharuskan Anda menyimpan catatan lengkap yang dapat diaudit terkait penggunaan bahan.
- Pengendalian / Penjaminan Mutu: Nomor lot dapat membantu mengidentifikasi kapan produk dibuat, siapa yang membuatnya, dan bahan apa saja yang digunakan. Dari sini, Anda akan mengetahui apakah ada faktor umum yang menyebabkan masalah tersebut dan memeriksa produk lain dari batch yang sama untuk melihat apakah mereka juga mengalami masalah serupa.
- Penarikan Bahan dengan Cepat: Jika pemasok menarik kembali bahan baku, Anda bisa menggunakan nomor lot untuk mencari tahu produk mana saja yang terdampak. Anda bisa menemukan dan mengeluarkan produk tersebut dari gudang, sekaligus menghubungi pelanggan yang mungkin sudah membeli produk tersebut.
- Peningkatan Layanan Pelanggan: Pelacakan lot juga bermanfaat untuk layanan pelanggan. Jika ada pelanggan yang mengalami masalah dengan suatu produk, nomor lot dapat digunakan untuk melacak produk tersebut hingga ke titik produksinya.
Baca Juga: Kartu Stok Barang: Pengertian, Contoh dan Fungsi dalam Akuntansi
Cara Membuat Nomor Lot
1. Pilih format untuk nomor lot Anda
Format yang digunakan sebaiknya memuat informasi yang bermakna, seperti:
- Nomor batch: nomor unik untuk setiap batch produk
- Tanggal produksi: membantu melacak proses pembuatan produk
- Kode lokasi: memudahkan identifikasi asal produk
- Kode produk/kategori: membedakan antar lini produk
- Kode pemasok: sangat berguna jika Anda memiliki beberapa pemasok berbeda
Contoh format:
- Lokasi-YYYYMMDD-Batch#
- Pemasok-YYYYMMDD-Batch#
- Batch#-YYYYMMDD-Produk
Seperti terlihat pada contoh di atas, lot number tidak harus mencakup semua informasi yang disebutkan.
Selama Anda memiliki sistem yang sesuai dengan kebutuhan, Anda bisa menggunakan kombinasi informasi apa pun atau elemen lain yang relevan.
2. Tentukan informasi yang akan dimasukkan
Lot number sangat bergantung pada kebutuhan bisnis dan industri Anda. Anda dapat memilih kombinasi elemen tertentu berdasarkan faktor-faktor seperti:
- Tanggal kedaluwarsa: sangat berguna untuk produk makanan dan farmasi, bahkan bisa menjadi persyaratan hukum tergantung wilayah Anda.
- Ukuran lot: jumlah unit yang diproduksi atau dibuat dalam satu batch. Gunakan nomor batch berbeda jika barang diproduksi di batch terpisah.
- Informasi pemasok: memudahkan identifikasi pemasok asal barang.
3. Gunakan format yang konsisten
Setelah menentukan jenis informasi yang ingin Anda masukkan, tetapkan format yang konsisten.
Buat proses yang seragam untuk menghasilkan lot number untuk memastikan lot tersusun rapi.
Format yang umum digunakan meliputi:
- Format berbasis tanggal: menggunakan tanggal sebagai pengenal utama
- Format berurutan: format sederhana tanpa menggunakan tanggal
- Format kombinasi: menggabungkan beberapa elemen sekaligus
4. Mulai otomatisasi lot number
Gunakan sistem manajemen persediaan yang menyediakan pelacakan otomatis dan alat bawaan untuk membuat lot number.
Dengan ini, Anda bisa memastikan nomor bersifat unik dan tidak akan terduplikat.
5. Pastikan pencatatan yang rapi
Seperti yang kami bahas sebelumnya, banyak industri yang wajib untuk menyediakan catatan rinci terkait lot number dan informasi batch.
Karena itu, simpan data dengan rapi, termasuk tanggal produksi, bahan yang digunakan, lokasi, dan lainnya. Otomatisasi proses administrasi akan meminimalisir risiko kesalahan manusia.
6. Tempelkan nomor lot pada produk
Patuhi persyaratan regulasi untuk memberi label lot number pada produk. Nomor ini harus terlihat jelas pada setiap item.
Pelabelan dapat dilakukan melalui barcode, label cetak, kode QR, atau langsung dalam proses produksi oleh pemasok. Selain itu, jangan lupa untuk selalu simpan catatan digitalnya.
Baca Juga: Daftar Inventaris: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya
Cara Menangani Tanggal Kedaluwarsa
Jika produk Anda memiliki tanggal kedaluwarsa, Anda dapat memasukkan informasi ini ke dalam nomor lot.
Ada berbagai cara untuk melakukannya, namun yang paling umum adalah mencantumkan tanggal kedaluwarsa sebagai bagian dari nomor lot.
Contoh:
220101-001-EXP230530
220101-002-EXP230531
Dalam contoh ini, lot number akan mencakup:
- 220101 = tanggal produksi
- 001 = nomor urut produk dalam lot
- EXP230530 = tanggal kedaluwarsa
Masukkan informasi tentang tanggal kedaluwarsa pada semua nomor agar Anda mudah mengidentifikasi kapan produk akan kedaluwarsa.
Cara umum lainnya adalah dengan menggunakan kolom terpisah untuk nomor lot dan tanggal kedaluwarsa. Ini dapat dilakukan menggunakan barcode, QR code, atau RFID tag.
Contoh:
- Nomor lot: 220101-001
- Tanggal kedaluwarsa: 230531
Dengan metode ini, nomor lot dan tanggal kedaluwarsa disimpan di kolom yang berbeda. Pendekatan ini bermanfaat jika Anda perlu melacak nomor lot dan tanggal kedaluwarsa secara terpisah.
Baca Juga: 8 Software Akuntansi dengan Fitur Manajemen Persediaan Terbaik
Cara Melacak Inventaris dengan Nomor Lot
Jika Anda ingin memantau persediaan berdasarkan lot, ada beberapa langkah penting yang perlu Anda ikuti.
Langkah pertama adalah membangun infrastruktur yang andal untuk melacak dan menyimpan data.
Ini dapat mencakup pembuatan sistem penandaan dan identifikasi, serta membuat proses pencatatan data secara rutin. Setelah sistem ini berjalan, pelacakan persediaan akan menjadi lebih sederhana.
Berikut beberapa tips untuk memulai:
- Buat sistem penandaan dan identifikasi — memudahkan pelacakan persediaan dan memastikan keakuratan data.
- Terapkan proses pencatatan data secara rutin — membantu memantau tingkat persediaan dan selalu mengetahui stok yang tersedia.
- Gunakan alat seperti barcode scanner atau tag RFID untuk mengotomatisasi pengumpulan data, menghemat waktu dan tenaga, sekaligus meningkatkan akurasi.
- Lakukan pemeriksaan dan audit secara berkala — membantu menemukan kesalahan atau ketidaksesuaian data serta memastikan pelacakan dilakukan dengan benar.
- Catat data secara teratur dan ringkas — mempermudah pemantauan persediaan dari waktu ke waktu dan membantu mengidentifikasi tren atau potensi masalah lebih cepat.
Dengan mengikuti tips ini, Anda akan dapat melacak persediaan dan gudang berdasarkan lot secara efektif.
Dengan sedikit upaya, Anda dapat memastikan bahwa stok selalu terpantau dan data yang Anda miliki tetap akurat.
Baca Juga: Pengertian Lengkap Moving Average dalam Manajemen Persediaan
Kesimpulan
Mengelola nomor lot dengan benar dapat menjadi kunci untuk menjaga kelancaran operasional dan kepercayaan pelanggan.
Dengan pencatatan yang rapi, Anda dapat melacak setiap batch produk, meminimalkan risiko kerugian saat terjadi recall, dan memastikan kualitas tetap terjaga.
Selain itu, untuk membantu operasional bisnis Anda, gunakan aplikasi kasir Kledo POS yang bisa mencatat transaksi, membantu Anda menginput produk inventaris, dan membuat laporan penjualan.
Bukan hanya itu, Kledo POS juga terintegrasi dengan software akuntansi Kledo untuk manajemen persediaan yang lebih mudah, efisien, dan bebas dari kesalahan manual.
Yuk, majukan pengelolaan inventaris Anda dengan Kledo POS! Coba sekarang juga lewat tautan ini!
- Nomor Lot Inventaris: Pengertian dan Cara Membuatnya - 14 Agustus 2025
- 10 Cara Melakukan Likuidasi Persediaan Untuk Bisnis Retail - 14 Agustus 2025
- Ciri-Ciri Order Fiktif dan Cara Mencegahnya - 13 Agustus 2025