Manajemen Persediaan: Metode & Contoh Studi Kasusnya

Manajemen persediaan adalah area yang sangat menantang dalam manajemen supply chain.

Bisnis dan perusahaan harus punya stok persediaan di gudang untuk memenuhi permintaan pelanggan, sementara stok ini punya holding cost yang menahan dana Anda.

Karena itu, proses manajemen inventaris ini bertujuan untuk mengetahui berapa jumlah persediaan yang bisa memenuhi permintaan, tapi tetap tidak akan menghasilkan overstock.

Pada artikel ini, kita akan membahas manajemen persediaan, fungsi, faktor yang memengaruhi, metode manajemen persediaan yang umum digunakan, dan studi kasusnya.

Apa itu Manajemen Persediaan?

Manajemen persediaan adalah adalah proses perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan penjualan barang dan bahan baku perusahaan.

Persediaan sendiri adalah stok barang atau sumber daya apapun yang digunakan. Bisnis, perusahaan, atau pabrik memerlukan persediaan untuk beberapa alasan ini:

• Memenuhi permintaan yang sudah diperkirakan
• Melancarkan produksi
• Mencegah kehabisan stok
• Memanfaatkan order cycle
• Melindungi dari kenaikan harga atau memanfaatkan diskon jika membeli dalam jumlah besar
• Agar operasional bisnis berjalan lancar

Jika tidak ada persediaan, maka produksi akan tertunda, lalu terjadi kelangkaan produk yang membuat pembeli tidak puas.

Kunci dari manajemen inventaris adalah, kita harus memiliki persediaan, tapi jangan sampai terlalu banyak karena akan ada dana yang tertahan.

Inilah yang membuat manajemen persediaan menjadi sangat menantang.

Proses manajemen persediaan memerlukan penggunaan berbagai jenis data untuk melacak barang, termasuk jumlah barang, harga pokok barang, nomor seri, nomor lot sampai tanggal.

Baca Juga: Inventory Control: Pengertian, Metode, Manfaat, dan Langkah Prosesnya

Mengapa Manajemen Persediaan Penting untuk Bisnis Anda?

Manajemen persediaan penting karena stok yang tidak dikelola dengan baik dapat memengaruhi penjualan, biaya operasional, hingga cash flow bisnis.

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, persediaan yang terlalu banyak maupun terlalu sedikit sama-sama menimbulkan masalah.

• Overstock terjadi ketika bisnis menyimpan stok melebihi kebutuhan. Modal yang seharusnya bisa digunakan untuk operasional atau pengembangan bisnis justru tertahan dalam barang di gudang. Semakin lama persediaan disimpan, semakin besar pula biaya penyimpanan dan risiko barang rusak, kedaluwarsa, atau tidak lagi diminati pelanggan.
• Stockout terjadi ketika stok tidak tersedia saat pelanggan membutuhkannya. Akibatnya, bisnis berisiko kehilangan penjualan dan membuat pelanggan beralih ke kompetitor.

Kedua kondisi tersebut akhirnya berdampak pada cash flow. Overstock membuat uang tunai tertahan dalam persediaan, sedangkan stockout membuat bisnis kehilangan peluang menghasilkan uang.

Baca Juga: 10 Tantangan Manajemen Persediaan dan Cara Mengatasinya

Apa Fungsi Manajemen Persediaan?

Manajemen persediaan memiliki beberapa fungsi utama untuk memastikan stok tersedia dalam jumlah, waktu, dan kondisi yang tepat.

Berikut fungsi yang perlu diperhatikan:

1. Kontrol kualitas

Dengan manajemen persediaan yang baik, Anda bisa mempertahankan kualitas stok agar tetap baik.

Misalnya, melacak kualitas stok yang Anda terima dari pemasok, merotasi stok untuk mencegah barang rusak, dan mengetahui pergerakan produk-produk.

2. Mengontrol jumlah persediaan

Manajemen persediaan membantu bisnis menentukan jumlah stok yang perlu disimpan.

Dengan begitu, Anda dapat menghindari kelebihan maupun kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional.

3. Keakuratan data akuntansi

Dalam proses manajemen persediaan, Anda akan dipaksa untuk membuat catatan stok yang akurat.

Nah, catatan stok ini akan membantu Anda mengelola aset dan menghadapi audit.

4. Mengoptimalkan penggunaan modal

Persediaan merupakan bagian dari modal kerja yang tertahan dalam bentuk barang.

Manajemen persediaan membantu menjaga stok pada tingkat yang sesuai sehingga modal tidak terlalu lama tertahan di gudang.

5. Mengurangi biaya persediaan

Pengelolaan stok yang tepat dapat membantu menekan biaya penyimpanan, kerusakan, kedaluwarsa, hingga biaya pemesanan yang tidak diperlukan.

Bisnis juga dapat menentukan kapan dan berapa banyak barang harus dipesan.

6. Mendukung pengambilan keputusan

Data persediaan yang akurat membantu bisnis mengetahui produk yang cepat atau lambat terjual.

Informasi ini dapat digunakan untuk menentukan pembelian, jumlah stok, dan strategi penjualan secara lebih tepat.

Baca Juga: Inventory Planning vs. Demand Planning: Apa Bedanya?

Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Manajemen Persediaan?

Efektivitas dipengaruhi oleh beberapa faktor yang menentukan jumlah dan waktu penyediaan stok dengan tepat.

1. Permintaan pasar: Perubahan permintaan memengaruhi jumlah stok yang perlu disiapkan. Produk yang permintaannya meningkat membutuhkan persediaan lebih banyak, sedangkan stok produk yang penjualannya menurun perlu dikurangi agar tidak menumpuk.
2. Lead time supplier: Lead time adalah waktu sejak Anda melakukan pemesanan sampai ketika barang itu diterima. Jika waktu pengiriman supplier Anda lambat atau tidak konsisten, bisa jadi Anda harus menyiapkan stok pengaman lebih banyak untuk mencegah stockout.
3. Proses produksi dan pengadaan: Bisnis yang memproduksi barang sendiri perlu mempertimbangkan kapasitas produksi, ketersediaan bahan baku, dan waktu produksi. Sementara itu, bisnis dagang perlu menyesuaikan jadwal pembelian dengan kebutuhan penjualan.
4. Teknologi yang digunakan: Pencatatan stok secara manual lebih rentan terhadap kesalahan. Tapi jika Anda menggunakan sistem manajemen persediaan, Anda bisa memantau stok, transaksi, dan pergerakan barang lebih akurat.
5. Kondisi ekonomi: Inflasi, perubahan harga bahan baku, nilai tukar, dan daya beli pelanggan dapat memengaruhi biaya serta permintaan. Anda perlu menyesuaikan pembelian dan jumlah stok ketika kondisi pasar berubah.
6. Karakteristik produk: Produk yang mudah rusak, memiliki masa kedaluwarsa, atau mengikuti tren harus dikelola dengan lebih ketat. Sesuaikan jumlah pembelian dengan kecepatan penjualan untuk menekan risiko barang terbuang.

Baca Juga: Tips Melakuan Inventory Monitoring, Metode, dan Tahapannya

Apa Saja Metode Manajemen Persediaan yang Umum Digunakan?

Sejumlah studi menunjukkan bahwa penerapan strategi inventory optimization dapat menurunkan biaya persediaan sekitar 8–30%, tergantung metode dan kondisi bisnis.

Ada beberapa metode manajemen persediaan yang bisa Anda gunakan.

Mana yang harus Anda pilih? Jawabannya adalah sesuaikan dengan karakteristik produk, pola permintaan, serta proses pengadaan atau produksi.

Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) adalah metode untuk menentukan jumlah pemesanan yang paling ekonomis untuk menekan biaya pemesanan dan penyimpanan.

Metode ini cocok digunakan ketika permintaan produk relatif stabil dan lead time supplier cukup konsisten.

Cocok untuk: Bisnis dagang atau retail yang memiliki permintaan rutin dan pola penjualan yang relatif mudah diprediksi.

2. Material Requirement Planning (MRP)

Material Requirement Planning (MRP) adalah metode perencanaan kebutuhan material yang membantu bisnis menentukan bahan baku apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, dan kapan harus tersedia.

Perhitungannya dapat mempertimbangkan jadwal produksi, struktur produk, serta persediaan yang sudah tersedia.

MRP lebih relevan untuk bisnis manufaktur yang harus memastikan bahan baku tersedia sesuai jadwal produksi.

Cocok untuk: bisnis manufaktur dengan proses produksi dan kebutuhan bahan baku yang terencana.

3. Just In Time (JIT)

Just In Time (JIT) merupakan metode yang mengupayakan persediaan datang atau tersedia ketika benar-benar dibutuhkan.

Tujuannya adalah menekan stok yang tersimpan sehingga modal tidak terlalu lama tertahan dalam persediaan.

Metode ini bisa mengurangi biaya penyimpanan dan membuat penggunaan modal lebih efisien, tapi syaratnya Anda harus bekerja sama dengan supplier yang tepat waktu dalam memenuhi pesanan.

Sebab, keterlambatan pengiriman dapat langsung menyebabkan kekurangan stok dan mengganggu operasional.

Cocok untuk: bisnis dengan permintaan yang relatif dapat diprediksi yang sudah bekerja sama dengan supplier yang memiliki ketepatan pengiriman tinggi.

5. Analisis ABC

Analisa ABC adalah metode manajemen persediaan yang mengelompokkan barang berdasarkan tingkat nilai atau kontribusinya terhadap persediaan.

Klasifikasinya umumnya terdiri dari:

• Kategori A: barang dengan nilai atau kontribusi terbesar sehingga perlu mendapatkan pengawasan paling ketat.
• Kategori B: barang dengan nilai kontribusi menengah dan membutuhkan pengawasan secara berkala.
• Kategori C: barang dengan nilai kontribusi relatif kecil sehingga pengelolaannya dapat dibuat lebih sederhana.

Analisis ABC membantu menentukan prioritas pengelolaan modal. Barang kategori A, misalnya, perlu dipantau lebih sering karena kontribusinya terhadap pendapatan juga besar.

Cocok untuk: bisnis dengan banyak jenis produk dan ingin menentukan stok mana yang perlu mendapatkan perhatian lebih besar.

6. Periodic Review

Periodic review adalah metode pengelolaan persediaan dengan memeriksa jumlah stok pada interval waktu tertentu, misalnya setiap minggu atau setiap bulan.

Setelah pemeriksaan, bisnis menentukan jumlah barang yang perlu dipesan untuk memenuhi kebutuhan hingga periode berikutnya.

Berbeda dengan continuous review yang memantau stok secara terus-menerus dan dapat memicu pemesanan ketika stok mencapai titik tertentu, periodic review hanya melakukan evaluasi pada jadwal yang telah ditentukan.

Cocok untuk: bisnis dengan banyak jenis barang yang tidak membutuhkan pemantauan stok secara real-time atau memiliki jadwal pembelian rutin.

7. Peramalan permintaan (Demand forecasting)

Anda bisa memprediksi permintaan barang menggunakan dua metode: kualitatif dan kuantitatif.

• Metode Kualitatif dipakai saat tidak ada riwayat data yang tersedia. Contoh: Metode Delphi dan survey konsumen pasar
• Metode Kuantitatif dipakai berdasarkan data. Contohnya weighted moving average, naive forecasting, dan single moving average.

8. Sistem Agen

Agen adalah program software otonom yang bisa mengamati lingkungan, membuat keputusan sendiri, dan bereaksi terhadap perubahan.

Untuk usaha dengan skala enterprise, sistem agen bisa menjadi pilihan karena punya keunggulan seperti:

• Kemampuan otomatisasi dan adaptasi yang baik.
• Bisa belajar dari riwayat persediaan, peramalan, dan pengisian ulang.
• Mengubah teknik forecasting dan kebijakan replenishment secara otomatis
• Memantau SKU dalam jumlah besar
• Bertindak proaktif dan otonom

Sistem agen bisa berjalan dengan mode otonom (melakukan semua keputusan sendiri) atau decision support (memberi rekomendasi, pengambilan keputusan tetap di tangan manusia).

Baca Juga: Ingin Melakukan Stock Opname? Perhatikan 8 Prosedur Ini

Contoh Studi Kasus Manajemen Persediaan

Sebenarnya, bisnis bisa menerapkan beberapa strategi manajemen persediaan di atas untuk mengatasi permasalahan dalam supply chain management, seperti yang ditulis Pilnere & Borisov dalam jurnal Case Study on Inventory Management Improvement.

Berikut ini adalalah rangkuman penerapan strategi manajemen persediaan pada perusahaan perakitan microchip membeli bahan baku, merakitnya menjadi microchip, lalu menjualnya ke pelanggan.

Perusahaan tersebut menghadapi masalah seperti:

• 16,69% dari total inventaris di akhir 2014 tidak bergerak sama sekali sepanjang tahun
• 3,95% inventaris berkurang karena kedaluwarsa
• Ada microchip yang stok akhirnya melebihi total penjualan tahunan (terlalu banyak diproduksi)
• Satu item dalam kondisi out-of-stock (stok turun ke nol)

Perusahaan tersebut tidak punya sistem manajemen inventaris yang terstruktur, hanya mengandalkan safety stock besar.

Strategi memperbaiki masalah:

Ada 2 lapis solusi yang diusulkan untuk memperbaiki masalah:

1. Manajemen inventaris terstruktur

Perusahaan menerapkan 3 metode, yaitu:

• Klasifikasi ABC yang membagi barang berdasarkan prinsip Pareto (80/20)
• Metode Peramalan Permintaan yang menggunakan metode kualitatif dan kuantitatif
• Kebijakan Pengisian Ulang menggunakan 2 jenis sistem inventaris multi-periode:
  • Otomatis melakukan pemesanan ulang saat stok mencapai reorder point
  • Melakukan pemesanan pada interval waktu yang tepat

2. Penggunaan sistem agen

Sistem agen menambahkan otomasi dan adaptasi di atas manajemen inventaris biasa.

Hasil Eksperimen

Perusahaan melakukan eksperimen untuk membandingkan hasil antara manajemen inventaris standar dengan data nyatanya.

Dari tabel di atas, bisa dilihat bahwa stok berkurang signifikan, tanpa terjadi out-of-stock.

Selanjutnya, peneliti juga membandingkan hasil kerja sistem agen dengan data nyatanya:

Sistem agen menghasilkan stok lebih rendah dari sistem manajemen inventaris biasa, karena mampu bereaksi terhadap perubahan tren permintaan.

Hasil akhir

Perusahaan sebelumnya hanya mengandalkan safety stock besar tanpa sistem terstruktur sehingga hasilnya banyak stok mati, barang kedaluwarsa, bahkan tetap ada out-of-stock.

Setelah diterapkan analisis ABC forecasting + replenishment policy yang tepat, stok rata-rata turun hampir 44% (dari 20.860 menjadi 11.705 pcs) tanpa mengorbankan kepuasan pelanggan.

Gunakan metode persediaan yang tepat dan gabungkan dengan teknologi otomatisasi untuk memperkuat hasilnya.

Cara Menentukan Biaya Persediaan: FIFO, LIFO, dan Average

Metode penilaian persediaan digunakan untuk menentukan nilai persediaan akhir dan Harga Pokok Penjualan (HPP).

Perbedaan pemilihan metode dapat menghasilkan nilai HPP dan laba yang berbeda, terutama ketika harga barang berubah.

1. FIFO (First In, First Out)

FIFO menganggap barang yang pertama dibeli adalah barang yang pertama dijual.

Misalnya, bisnis membeli 10 unit seharga Rp10.000, kemudian 10 unit seharga Rp12.000. Jika 10 unit terjual, HPP yang digunakan adalah Rp100.000 karena barang dari pembelian pertama dianggap terjual lebih dulu.

Cocok untuk: bisnis yang menjual produk yang memiliki masa kedaluwarsa atau mengikuti urutan masuk barang.

2. LIFO (Last In, First Out)

LIFO menganggap barang yang terakhir dibeli adalah barang yang pertama dijual.

Dengan contoh yang sama, 10 unit yang terjual akan menggunakan harga pembelian terakhir, yaitu Rp12.000 per unit sehingga HPP menjadi Rp120.000.

Namun, LIFO tidak diperkenankan dalam PSAK/IFRS, sehingga perlu diperhatikan sebelum memilih metode ini dalam praktik akuntansi di Indonesia.

3. Average

Metode average (rata-rata) menghitung biaya persediaan berdasarkan rata-rata harga barang yang tersedia.

Dari contoh sebelumnya, rata-rata harga adalah Rp11.000 per unit. Jika 10 unit terjual, HPP menjadi Rp110.000.

Sekali Anda memilih metode penilaian, Anda harus menggunakannya secara konsisten karena metode ini memengaruhi HPP, nilai persediaan akhir, dan laba pada laporan keuangan.

Jika Anda menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa menggunakan metode FIFO/Average sesuai pilihan dengan menonaktifkan tombol seperti di gambar berikut:

Baca Juga: 5 Metode Manajemen Persediaan dan Contoh Studi Kasusnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai manajemen persediaan yang bisa Anda terapkan dalam bisnis Anda. Melakukan manajemen persediaan adalah hal penting untuk memastikan persediaan Anda selalu tersedia sesuai permintaan pasar, tidak kurang, dan tidak lebih.

Kesulitan melakukan proses manajemen persediaan secara manual? Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo untuk proses manajemen yang lebih baik.

Kledo dilengkapi dengan berbagai fitur pengelolaan persediaan seperti pencatatan barang masuk dan keluar, update stok otomatis, pemilihan metode persediaan, pemantauan ketersediaan stok, pemesanan stok, dan masih banyak lagi.

Tertarik menggunakan Kledo? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari lewat tautan ini.