Kartu Stok Barang: Pengertian, Fungsi, Contoh dan Hubungannya dalam Akuntansi

kartu stok barang

Dalam manajemen persediaan, kartu stok barang dapat menjadi alat yang berguna untuk melacak harga satuan, penjualan, dan informasi lainnya.

Menggunakan kartu stok sangat penting jika Anda adalah seorang pemilik bisnis yang mengharuskan Anda menyimpan dan mengontrol banyak barang di banyak gudang.

Pada artikel ini, kami akan menjelaskan Anda mengenai apa itu kartu stok, cara membuatnya dan hubungannya dengan proses akuntansi dan pembukuan Anda.


Mengetahui Apa itu Kartu Stok

kartu stok barang

Sebelum mengetahui secara jelas mengenai kartu stok, Anda harus mengetahui terlebih dahulu tentang metode persediaan FIFO atau First In First Out

Misalnya, jika Anda menjual keju, apakah Anda hanya akan menjual keju yang baru saja Anda terima dan membiarkan produk sebelumnya tercetak di rak?

Cara umum untuk melacak inventaris adalah metode first in fist out (FIFO), atau menjual produk terlama terlebih dahulu.

Dengan kata lain, jika kita membeli 5.000 suatu produk di bulan Januari, dan kemudian membeli 500 lagi di bulan Februari, kita harus menjual dan memperhitungkan biaya unit untuk item Januari terlebih dahulu.

Dalam akuntansi FIFO, salah satu opsi untuk melacak inventaris dan persediaan adalah dengan menggunakan kartu stok. Dokumen ini berguna melacak pembelian, penjualan, pengembalian, dan gambaran persediaan Anda lainnya. Ini melacak harga satuan dan jumlah persediaan.

Contoh dan Komponen dalam Kartu Stok

contoh kartu stok

Kartu stok yang benar harus berisikan beberapa rincian berikut:

  • Nama barang dalam stok.
  • Tanggal dan jumlah yang dipesan.
  • Tanggal penerimaan barang.
  • Jumlah yang diterima.
  • Lot-nomor.
  • Tanggal kadaluarsa.
  • Tanggal bahan ditempatkan dalam pelayanan.
  • Jumlah barang yang digunakan.

Baca juga: Conflict Of Interest: Pengertian, Jenis, Dampak, Dan Tips Menanganinya

Apa Sebenarnya Fungsi Kartu Stok?

Kartu stok menyediakan sistem yang mencatat semua pergerakan stok dan memungkinkan seseorang untuk membandingkan saldo stok yang tercatat dengan stok fisik aktual yang ada.

Ini disebut “stock-taking” atau “stock-counting”, dan akan mengidentifikasi kehilangan stok atau hilangnya obat-obatan.

Karena kartu persediaan barang dibuat untuk setiap item persediaan, penanggung jawab stok sangat mengetahui posisi stok.

Pada setiap kartu stok, dia dapat menulis stok minimum dan level stok maksimum sehingga jika, setiap item dari persediaan menyentuh level minimum, dia dapat membuat daftar permintaan pembelian untuk persediaan baru dari stok tersebut.

Kartu ini adalah teknik pengendalian inventori yang penting dan digunakan dalam berbagai format. Tidak ada format khusus untuk kartu persediaan bareang karena organisasi dapat merancang kartu stok mereka sendiri sesuai dengan kebutuhan dan analisis pelaporan mereka.

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Perusahaan Jasa

Apa Saja Keuntungan Menggunaakan Kartu Stok Barang?

Dapat mewaspadai tingkat persediaan

Proses ini akan membantu penanggung jawab inventori atau persediaan untuk melacak setiap persediaan atau tingkat material dan mengusulkan pembelian apa pun jika perlu.

Pastikan tertera level minimum dari setiap materi di  kartu yang akan membantu staf untuk waspada terhadap pengawasan mereka.

Pengendalian Internal di gudang

Ini akan membantu staf untuk mengidentifikasi bahan dan barang yang benar lebih cepat.

Tentu ini akan bermanfaat jika semua item yang ada sangat mirip. Risiko mengeluarkan barang yang salah juga berkurang.

Mengurangi kemungkinan kehilangan faktur

Setiap ada faktur atau tanda terima, staf harus segera memperbarui dalam laporan ini yang disimpan di sebelah item. Ini akan membantu mengurangi risiko kesalahan atau lupa.

Membantu selama penghitungan inventori dan stok opname

Selama penghitungan tahunan, ini akan membantu auditor dan penanggung jawab untuk mengidentifikasi materi dari daftar ke stok sebenarnya dan sebaliknya.

Selain itu, ini juga membantu auditor untuk menginventarisir kuantitas selama penghitungan yang dilakukan.

Kartu  ini juga dapat membantu para pekerja gudang jika nanti terjadi audit dadakan dari auditor internal pada ketersediaan inventori denganan membandingkan jumlah sebenarnya dengan kartu persediaan.

Baca juga: Faktur Pembelian: Pembahasan Lengkap Dan Perbedaannya Dengan Faktur Penjualan

Lalu, Apa Kekurangan Menggunakan Kartu Stok?

Membutuhkan lebih banyak waktu

Petugas gudang perlu meluangkan waktu untuk memperbarui kartu ini. Selain itu, staf dapat memeriksa level stok dengan memeriksa laporan stok dari pembukuan daripada kartu ini.

Terjadinya duplikasi pekerjaan

Selama penerimaan dan masalah inventori, Anda haru memastikan seluruh laporan stok yang ada di kartu dan laporan keuangan (Excel atau sistem kontrol lainnya) secara seimbang.

Hal ini memang berisiko untuk terjadinya duplikasi perkerjaan, namun dengan kombinasi kedua laporan ini selama penghitungan data yang Anda dapat lebih bisa diandalkan.

Membutuhkan ruang gudang

Walaupun hanya berbentuk kartu, namun jika barang yang Anda simpan dalam jumlah banyak, maka otomatis kartu persediaan barang Anda juga akan banyak dan kemungkinan memerlukan ruang untuk penyimpanan yang dapat digunakan untuk menyimpan barang lain.

Ingatlah, semakin banyak detail yang Anda butuhkan, semakin banyak ruang yang akan terpakai.

Mengetahaui Hubungan Sistem Persediaan dengan Akuntansi pada Bisnis

kartu stok barang

Manajemen persediaan bukanlah tugas yang mudah. Itulah sebabnya, sangat penting untuk mengontrol aliran stok dengan menggunakan beberapa alat yang efektif.

Salah satu alat terbaik untuk melakukan kontrol ketat atas inventaris adalah dengan menggunakan kartu stok tersebut

Tidak hanya membantu dalam mengendalikan persediaan dengan sangat baik, laporan ini juga membantu dalam menjaga modal kerja yang efektif.

Dengan mengetahui pola pergerakan barang, maka suatu entitas dapat dengan mudah menentukan berapa besar modal yang harus diinvestasikan dalam pembelian persediaan dan untuk berapa kuantitasnya.

Hasilnya, kebijakan modal kerja yang lebih baik dapat dikembangkan yang akan meningkatkan likuiditas perusahaan.

Baca juga: Anggaran Piutang: Pengertian, Manfaat, dan Cara Penyusunannya

Bagaimana cara menghitung persediaan?

Rumus dasar untuk menghitung persediaan akhir adalah:

Persediaan awal + pembelian bersih – HPP = persediaan akhir.

Persediaan awal Anda adalah persediaan akhir periode terakhir. Pembelian bersih adalah item yang Anda beli dan tambahkan ke jumlah inventaris Anda.

Apa itu proses stock take?

Stock take adalah proses pengecekan persediaan – berapa banyak yang Anda miliki, serta kondisi barang – dan mencatat hasilnya dalam sebuah laporan.

Pengambilan stok membantu kontrol stok Anda. Jenis barang yang Anda jual biasanya akan menentukan seberapa sering Anda harus melakukan stock take.

Siapa yang bertanggung jawab untuk menghitung persediaan?

Manajer keuangan atau manajer gudang unit bertanggung jawab untuk memastikan inventaris dan persediaan fisik tahunan dilakukan dengan benar, catatan inventaris mencerminkan jumlah aktual yang ada, metode penilaian inventaris sesuai, dan penyesuaian dimasukkan dalam sistem akuntansi bisnis secara tepat waktu.

Apakah stok merupakan persediaan?

Intinya, inventori atau persediaan mengacu pada stok yang dimiliki bisnis – apakah stok itu adalah bahan mentah atau produk jadi. Sementara barang jadi di rak gudang akan selalu dianggap sebagai persediaan, persediaan dapat digambarkan sebagai persediaan dalam sejumlah konteks lain.

Apakah persediaan merupakan aset?

Persediaan adalah aset karena perusahaan menginvestasikan uang di dalamnya yang kemudian diubah menjadi pendapatan ketika menjual barang yang mereka produksi

Apakah stok termasuk aset?

Stok adalah aset keuangan, bukan aset nyata. Aset adalah sesuatu yang dimiliki oleh suatu entitas, seperti individu atau bisnis, yang memiliki nilai dan dapat digunakan untuk memenuhi hutang dan kewajiban.

Banner 3 kledo

Baca juga: 10 Tips Pembukuan Usaha Dagang Terbaik yang Adaptif

Bagaimana Cara Membuat Kartu Stok Barang?

Setelah mengetahui contoh kartu persediaan barang dan hubungannya dengan akuntansi, sekarang adalah saatnya mengetahui cara membuat kartu stok barang. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda gunakan:

Desain kartu stok

Untuk lebih memudahkan Anda, maka disarankan untuk menggunakan template. Anda bisa memperoleh berbagai template kartu stok melalui internet.

Cetak kartu stok

Langkah kedua adalah mencetak kartu. Sebaiknya, cetak dalam jumlah yang cukup (untuk setiap item dalam persediaan harus memiliki kartu stok).

Letakkan kartu secara terorganisir dan mudah dijangkau

Agar lebih terorganisir, akan lebih baik jika Anda meletakkan kartu stok untuk setiap item dan transaksi per minggu atau bulan, di folder atau map yang berbeda.

Klasifikan juga menjadi formulir pemesanan, penjualan, pengembalian, dan lain-lain.

Baca juga: Pengertian Anggaran Produksi, Cara Hitung, dan Komponennya

Isi kartu stok setiap ada pergerakan barang

Jika perlu, buatlah sistem yang baik untuk tertib pembagian barang dalam stok.

Misalnya. tempatkan barang sesuai abjad nama dan tempatkan barang lama di depan dan barang baru di belakang.

Mengkomunikasikannya dengan rekan dan atasan

Presentasikan kepada semua anggota staf dalam rapat staf mingguan bagaimana sistem inventaris stok bekerja.

Perhatikan bahwa Anda selalu harus membantu rekan yang membutuhkan sesuatu dari stok secara langsung.

Lakukan pembuatan neraca persediaan sekali per kuartal

Hitung setiap item berapa banyak yang ada dalam persediaan, dan lihat apakah ini sesuai dengan jumlah yang tertera pada kartu stok.

Jika tidak, perbarui. Periksa juga tanggal kadaluarsa dan buang barang yang kadaluarsa.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Arus Kas dalam Laporan Keuangan

Kesimpulan

Itulah pembahan lengkap mengenai kartu stok barang, contoh, fungsi, hubungannya dengan proses akuntansi dan cara membuatnya.

Jika Anda memiliki banyak item produk yang dijual dan memiliki jenis yang berbeda, ada baiknya Anda menggunakan kartu ini untuk memastikan ketersediaan stok yang optimal pada bisnis Anda.

Kesulitan membuat dan mencatat kartu stok secara manual? Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen stok terlengkap seperti Kledo

Kledo adalah software akuntansi buatan Indonesia dengan fitur terlengkap dan telah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia

Dengan menggunakan kledo, Anda tidak hanya mendapatkan solusi pembukuan menyeluruh namun juga dapat melakukan manajemen inventori dengan mudah seperti multi gudang, penyesuaian stok, stok opname sampai fitur pencatatatan stok manufaktur.

Jadi tunggu apa lagi?

Anda bisa mencoba semua fitur manajemen inventori dan pembukuan dengan secara optimal dan efisien selama 14 hari secara gratis di Kledo melalui tautan ini.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

four × three =