Pembayaran duplikat merupakan hal yang sangat merepotkan bagi departemen utang usaha dan vendor mereka. Bagi tim keuangan, hal ini menyebabkan pemborosan waktu dan uang serta hubungan dengan pemasok menjadi buruk.
Namun untuk menghilangkan potensi pembayaran ganda, organisasi Anda harus memahami dari mana asalnya dan bagaimana hal itu terjadi. Untuk meminimalisir hal ini, Anda bisa menggunakan tools seperti software akuntansi untuk proses pemeriksaaan otomatis pembayaran.
Mari kita lihat langkah-langkah yang dapat diambil oleh departemen keuangan untuk menghindari pembayaran duplikat dan meningkatkan efisiensi penerimaan pembayaran di seluruh organisasi.
Baca terus, sampai selesai..
Apa yang Dimaksud dengan Pembayaran Duplikat?
Pembayaran duplikat atau ganda terjadi ketika perusahaan melakukan pembayaran yang sama dua kali untuk faktur atau tagihan yang sama. Pembayaran ini dapat terjadi dalam berbagai cara, seperti melakukan transfer dana dengan jumlah yang sama kepada vendor yang sama, tidak sengaja melakukan pembayaran tagihan dua kali, atau mengirim cek dan pembayaran elektronik.
Jenis kesalahan ini masih menjadi tantangan bagi banyak perusahaan dan departemen keuangan. Faktanya, perusahaan membuang antara 1% – 3% dari anggaran mereka untuk faktur ganda atau faktur yang salah, yang menyebabkan 16% pemimpin keuangan menyatakan bahwa pembayaran ganda adalah masalah utama bagi tim mereka.
Baca juga: 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia!
Bagaimana Pembayaran Duplikat Bisa Terjadi?
Ada banyak cara yang dapat menyebabkan pembayaran ganda. Di bawah ini adalah beberapa cara umum yang menyebabkan kesalahan ini terjadi:
1. Tidak ada proses terpusat dalam penerimaan faktur
Pemasok sering mengirim ulang faktur mereka sebagai bagian dari pengingat pembayaran. Namun, faktur ini dapat dikirim dalam berbagai format seperti surat dan email, yang dapat menyebabkan kebingungan dan potensi pembayaran ganda.
Kesalahan ini terutama terjadi pada tenaga kerja hybrid, di mana faktur dapat dikirim ke satu lokasi, sementara faktur tersebut sudah diproses secara digital di tempat lain.
2. Miskomunikasi & kurangnya visibilitas ke dalam proses pengelolaan utang usaha
Menurut Accenture, sekitar 6 dari 10 perusahaan dengan pertumbuhan tinggi berfokus pada model kerja produktivitas di mana saja. Karena pandemi, tim telah bergeser dari model kerja tatap muka menjadi model kerja hybrid atau sepenuhnya jarak jauh.
Akibatnya, penting bagi prosedur perusahaan untuk memungkinkan pelacakan status yang sederhana untuk pembayaran faktur. Tanpa sistem yang jelas dan terpusat untuk mengelola pembayaran, akan sulit bagi tim untuk memastikan bahwa semua tagihan telah dibayarkan dengan benar dan tepat waktu – tanpa duplikasi.
Baca juga: Proyeksi Utang Usaha: Definisi, Manfaat, dan Cara Melakukannya
3. Fraud pembayaran
Tim keuangan perlu mengidentifikasi faktur palsu agar tidak diproses. Namun, hal ini bisa jadi sulit dilakukan, karena banyak penipu yang memanfaatkan data vendor dan faktur yang sudah ada untuk melakukan penipuan.
Faktanya, 58% tim keuangan usaha menjadi sasaran penipuan melalui email pada tahun 2021. Penipu ini dapat membajak rantai email atau mengirim faktur yang mirip. Jika tim keuangan tidak sengaja membayar kepada penipu ini, mereka akan tetap berhutang kepada vendor dan perlu melakukan pembayaran lagi.
Pembayaran duplikat semacam ini bisa jadi lebih mahal, karena uang yang dibayarkan kepada penipu mungkin tidak akan pernah dikembalikan.
Baca juga: Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya
4. Mencatat entri duplikat di sistem keuangan Anda
Proses pencatatan utang manual memudahkan terjadinya duplikasi entri vendor. Entri duplikat ini juga dapat terjadi selama merger, akuisisi, atau perubahan lain pada struktur organisasi.
Selain itu, organisasi besar dapat memanfaatkan lebih dari satu ERP, yang dapat menyebabkan duplikasi file pemasok. Jika sebuah file muncul dua kali di sistem ERP mereka, tim AP mungkin tidak menyadari bahwa vendor telah dibayar dengan jumlah yang tepat.
Masalah yang Disebabkan oleh Pembayaran Duplikat
Pembayaran duplikat menyebabkan berbagai masalah bagi perusahaan dan vendor mereka.
1. Buang-buang waktu dan uang
Pertama dan terutama, pembayaran ganda membuang waktu dan uang perusahaan. Hal ini karena mereka mengharuskan tim keuangan untuk mengeluarkan dua pembayaran terpisah dan menghabiskan waktu untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan.
Tim keuangan vendor Anda juga harus menghabiskan waktu untuk mengembalikan uang tersebut ke perusahaan Anda dalam bentuk kredit.
2. Hubungan ke vendor menjadi buruk
Karena pembayaran duplikat menyebabkan lebih banyak pekerjaan untuk tim keuangan vendor Anda, kesalahan ini dapat membuat hubungan dengan vendor menjadi tegang. Karena pemasok sangat penting dalam menjalankan bisnis saat ini, penting untuk memprioritaskan hubungan ini dan meminimalkan kesalahan dalam proses pembayaran.
3. Melewatkan diskon dan terjadi baya keterlambatan
Jika pembayaran duplikat disebabkan oleh penipuan dan fraud pembayaran, tim keuangan masih berhutang kepada vendor. Skema pembayaran tidak hanya menyebabkan pembayaran ganda, tetapi juga dapat menyebabkan diskon yang terlewat dan bahkan menyebabkan biaya keterlambatan dari vendor, sehingga menimbulkan biaya tambahan untuk departemen keuangan.
Baca juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Departemen Keuangan dan Manfaatnya
Cara Menghindari Pembayaran Duplikat
Di bawah ini adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan oleh tim AP untuk menghindari pembayaran ganda.
1. Sederhanakan cara Anda menerima faktur
Untuk menyederhanakan proses Anda, tim keuangan Anda harus memiliki sistem untuk menerima faktur terpusat. Banyak tim keuangan memilih untuk membuat alamat email atau kotak masuk khusus untuk semua faktur, sehingga semua faktur tersebut berakhir di satu lokasi terpusat. Faktur kertas dapat dipindai setelah diterima dan dimasukkan ke dalam sistem yang sama dengan faktur digital.
2. Gunakan invoce capture untuk menstandarisasi data faktur
Teknologi invoice capture dapat secara otomatis mengekstrak data faktur utama, seperti informasi vendor dan jumlah faktur. Hal ini membantu memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan dimasukkan secara akurat dan konsisten ke dalam sistem keuangan bisnis Anda.
3. Memeriksa faktur secara rutin untuk hindari fraud
Memeriksa faktur secara rutin dapat membantu mencegah pembayaran duplikat. Tim keungan harus mencari anomali seperti perubahan tak terduga dalam riwayat pembayaran, nomor atau jumlah faktur yang tidak biasa, dan vendor yang biasanya tidak digunakan oleh perusahaan.
Karena tim keuangan harus bertanggung jawab atas pembayaran faktur setelah adanya aktivitas fraud, maka penting untuk memastikan faktur tersebut berasal dari vendor yang tepat dan masuk ke rekening bank yang tepat.
Baca juga: Tips Mengelola Akun Utang Usaha yang Terlalu Banyak
4. Tingkatkan visibilitas dalam proses Anda
Kurangnya visibilitas ke dalam alur kerja keuangan menyulitkan untuk menentukan pembayaran mana yang sudah dan belum dilakukan. Menggunakan sistem terpusat untuk mengelola pembayaran faktur dapat meningkatkan visibilitas ke dalam proses AP, sehingga lebih mudah untuk melacak dan mencegah pembayaran ganda.
Hal ini termasuk memberikan nomor faktur unik, memperbarui status pembayaran dalam sistem, dan mengatur peringatan untuk faktur yang sudah jatuh tempo atau ganda.
Peningkatan visibilitas juga menyederhanakan rekonsiliasi akun. Rekonsiliasi transaksi utang usaha Anda dengan laporan vendor secara teratur dapat memastikan bahwa semua pembayaran telah dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
Hal ini juga dapat membantu mengidentifikasi pembayaran ganda yang mungkin lolos, sehingga Anda dapat mengambil langkah untuk mengatasi kesalahan dengan cepat.
5. Gunakan metode pembayaran elektronik
Seperti yang telah disebutkan di atas, cek dapat hilang dalam pos, membutuhkan waktu lama untuk sampai, dan mungkin tidak selalu disetorkan segera setelah diterima. Akibatnya, cek lebih mungkin menyebabkan keterlambatan dan masalah lain, termasuk pembayaran duplikat.
Mengeluarkan pembayaran melalui metode elektronik, seperti QRIS, payment gateway, atau kartu virtual, dapat sangat mengurangi kemungkinan pembayaran ganda.
Pembayaran elektronik menawarkan banyak manfaat, karena cenderung lebih cepat diproses, memungkinkan pelacakan yang lebih baik, dan menawarkan lebih banyak perlindungan keamanan daripada cek kertas.
Baca juga: Tren Virtual Card di Indonesia: Revolusi Baru Pembayaran Digital
6. Minimalisir human error
Kita semua bisa melakukan kesalahan, namun kesalahan pembayaran ganda bisa sangat merugikan departemen keuangan. Untuk mengurangi kesalahan manusia, tim harus fokus pada hal-hal berikut:
- Meningkatkan proses persetujuan faktur, sehingga lebih mudah bagi pemberi persetujuan untuk mengingat apa yang telah mereka setujui.
- Menstandarkan prosedur operasi, termasuk bagaimana data dimasukkan ke dalam sistem dan bagaimana faktur diterima.
- Hapus entri vendor yang duplikat dari sistem ERP.
Penting juga untuk melatih karyawan secara teratur mengenai proses perusahaan dan teknologi AP yang baru. Hal ini termasuk menetapkan ekspektasi untuk komunikasi di dalam departemen dan mengidentifikasi tanda bahaya yang umum terjadi pada faktur atau informasi pembayaran.
Tim juga dapat meminimalkan kesalahan manusia dengan menghilangkan kemampuan untuk melakukan kesalahan sejak awal. Hal ini dapat dilakukan dengan mengotomatiskan seluruh proses AP secara menyeluruh, sehingga faktur dapat ditangkap, dialihkan untuk disetujui, dan diproses secara otomatis.
7. Beralih ke proses paperless
Proses pencatatan keuangan tanpa kertas lebih mudah dilacak dan dikelola. Pembayaran digital tidak akan hilang melalui pos dan semua informasi pendukungnya dapat dengan mudah ditemukan dengan sistem dokumentasi utang yang terpusat.
Dengan menggunakan sistem tanpa kertas dan menyederhanakan alur kerja AP Anda, tim Anda juga mengurangi risiko kehilangan faktur.
8. Gunakan otomatisasi akuntansi untuk memeriksa duplikasi secara otomatis
Solusi otomatisasi akuntansi seperti Kledo dapat mencegah pembayaran ganda dengan secara otomatis melalui integrasi payment gateway. Kledo juga memiliki fitur approval dan Anda dapat membandingkan faktur dan informasi pembayaran dengan transaksi sebelumnya untuk mencegah pembayaran duplikat agar tidak disetujui.
Dengan fitur akuntansi yang lengkap dan mudah digunakan, Kledo sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Download Contoh Surat Permohonan Pembayaran Docs
Kesimpulan
Meskipun pembayaran duplikat merupakan tantangan umum bagi departemen keuangan, namun hal tersebut dapat dihindari. Dengan menerapkan langkah-langkah yang diuraikan di atas, departemen keuangan Anda dapat sangat mengurangi kemungkinan melakukan pembayaran ganda di masa depan, yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan penghematan biaya untuk seluruh perusahaan Anda.
Dalam hal meningkatkan proses pengelolaan akuntansi dan menghindari kesalahan, memiliki alat yang tepat sangat membantu. Software akuntansi dan solusi otomatisasi dapat membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya dan kesalahan, serta membantu organisasi Anda memenuhi tujuan digitalisasi back-office yang mengarah pada efisiensi dan fleksibilitas yang dibutuhkan di pasar yang kompetitif saat ini.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024