Pengertian Purchase Requisition dan Bedanya dengan Purchase Order (PO)

Semua bisnis perlu melakukan berbagai pembelian, mulai dari bahan baku dan perlengkapan kantor hingga layanan teknologi. Proses pengadaan yang jelas membantu bisnis mengelola pengeluaran ini secara efektif, dan purchase requisition atau permintaan pembelian adalah tahap awal yang penting dalam proses tersebut.

Daripada membiarkan karyawan membuat keputusan pembelian secara sepihak, banyak bisnis yang pertama-tama mengharuskan mereka untuk meminta barang yang mereka butuhkan dengan mengajukan ppurchase requisition untuk ditinjau dan disetujui secara internal.

Hal ini membantu memastikan bahwa karyawan hanya membeli barang yang diperlukan dan mematuhi pedoman pembelian.

Hal ini juga membantu mencegah penipuan dan penyalahgunaan serta menciptakan catatan yang jelas untuk tujuan akuntansi dan audit.

Pada artikel kali ini akan membahas apa itu purchase requisition, cara membuatnya, contoh beserta perbedaannya dengan purchase order (PO).

Pengertian Purchase Requisition

Purchase requisition atau permintaan pembelian adalah dokumen internal yang menunjukkan keinginan untuk membeli barang atau jasa untuk bisnis.

Seorang karyawan mengisi permintaan pembelian dan menyerahkannya kepada individu atau departemen yang sesuai untuk ditinjau dan disetujui. Peninjau dapat mencakup manajer lini karyawan dan departemen pengadaan atau pembelian pusat perusahaan.

Setelah permintaan pembelian disetujui, bisnis kemudian mengeluarkan pesanan pembelian untuk item yang diminta ke vendor yang sesuai.

Permintaan pembelian adalah langkah penting dalam proses pengadaan perusahaan. Ini memberi karyawan atau manajer mereka kesempatan untuk membuat kasus untuk membeli barang atau layanan tertentu, sambil memastikan bahwa pembelian tersebut memenuhi kriteria yang sesuai.

Sebagai bagian dari alur kerja pembelian yang terdefinisi dengan baik, langkah purchase requisition mengurangi risiko pembelian yang tidak sah, pengeluaran berlebihan, dan penipuan.

Ini juga menciptakan visibilitas ke dalam pengeluaran di masa depan di seluruh bisnis dan membantu menciptakan jejak audit yang jelas.

Misalkan tim sales ingin memesan smartphone baru untuk tim lapangannya. Daripada meminta pemimpin penjualan hanya memesan 50 perangkat baru atau meminta para profesional penjualan membeli sendiri, proses pembelian mengharuskan manajer untuk mengajukan purchase requisition.

Pembelian yang diusulkan kemudian ditinjau untuk memastikan bahwa pembelian tersebut sesuai dengan anggaran saat ini dan mematuhi pedoman pembelian organisasi.

Baca juga: Analis Keuangan: Tugas, Gaji, dan Cara Berkarir di Bidang Ini

Contoh purchase requisition

Mengapa Bisnis Membutuhkan Purchase Requisition?

Memasukkan purchase requisition permintaan pembelian ke dalam proses pembelian yang dirancang dengan baik memberikan sejumlah manfaat bagi bisnis dan tenaga kerjanya.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang paling penting:

Menciptakan proses yang jelas bagi karyawan

Proses purchase requisition membantu memformalkan aturan untuk siapa yang dapat membeli apa, kapan dan bagaimana.

Dengan menerapkan langkah permintaan pembelian, bisnis menciptakan kejelasan bagi karyawan, manajer, dan grup pengadaan tentang cara menangani pembelian.

Membuat proses pembelian lebih transparan

Permintaan pembelian mendorong transparansi yang lebih besar tentang kelompok dan individu mana yang membeli apa dan mengapa – terutama ketika permintaan dibuat secara elektronik daripada di atas kertas.

Merampingkan proses pengadaan

Ketika diimplementasikan sebagai bagian dari alur kerja pengadaan digital, proses permintaan pembelian standar dapat menyederhanakan dan mempercepat keseluruhan proses pembelian barang dan jasa.

Baca juga: Memahami Jurnal Penyesuaian Piutang Tak Tertagih dan Contoh Kasusnya

Mengontrol biaya

Proses persetujuan adalah langkah penting dalam mencegah kesalahan pengeluaran atau pengeluaran berlebih.

Purchase requisition biasanya harus melalui peninjauan untuk memastikannya akurat dan mencerminkan kebutuhan nyata. Proses peninjauan ini membantu memastikan bahwa permintaan pembelian masuk akal dan sesuai dengan pedoman anggaran.

Selain itu, dengan menggabungkan pembelian di seluruh organisasi, bisnis dapat bernegosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga dan persyaratan yang lebih baik.

Mencegah atau mendeteksi penipuan

Proses permintaan pembelian yang terdefinisi dengan baik dan ditegakkan mengurangi peluang bagi karyawan nakal untuk membeli barang untuk penggunaan pribadi atau berkolusi dengan pemasok untuk menipu bisnis.

Selaras dengan pedoman pembelian

Grup pengadaan dapat meninjau permintaan pembelian untuk memastikan permintaan tersebut diarahkan ke vendor yang disetujui dan memenuhi pedoman perusahaan lainnya.

Mencegah duplikasi pesanan

Ketika fungsi pembelian pusat mengawasi semua permintaan pembelian, hal ini meningkatkan kemampuan untuk menemukan duplikasi permintaan untuk produk atau layanan yang sama yang berasal dari orang yang berbeda.

Baca juga: Biaya Standar (Standard Costing): Pengertian, Cara Hitung, & Bedanya dengan Actual Costing

Meningkatkan akuntabilitas

Permintaan pembelian menciptakan catatan yang dapat dirujuk oleh bisnis jika ada masalah – katakanlah, pesanan hilang atau ada perselisihan tentang item mana yang diminta oleh siapa.

Menyediakan dokumentasi untuk audit keuangan

Auditor dapat meminta bukti bahwa permintaan pembelian telah diperiksa dan disetujui dengan tepat. Permintaan pembelian dapat memberikan informasi penting untuk tujuan itu.

Bagaimana Cara Kerja Purchase Requisition?

Biasanya, ketika seorang karyawan membutuhkan produk atau layanan, mereka mengisi formulir purchase requisition baik secara online atau di atas kertas dengan contoh yang sudah kita bahas di atas.

Formulir tersebut memerlukan entri rincian seperti deskripsi dan jumlah barang atau jasa yang diminta, perkiraan harga, vendor yang disarankan, dan alasan untuk pembelian yang diusulkan.

Karyawan kemudian mengajukan permintaan pembelian kepada orang atau departemen yang sesuai untuk ditinjau dan, jika beruntung, disetujui.

Misalkan manajer pemasarandi sebuah bank ingin membeli alat pemasaran email berbasis cloud yang baru. Mereka mengisi purchase requisition yang menunjukkan perangkat lunak yang ingin mereka beli, perkiraan biaya, vendor, kebutuhan bisnis, dan manfaat yang diharapkan.

Purchase requisition kemudian diserahkan ke departemen atau individu yang sesuai untuk ditinjau, yang masing-masing perlu menandatangani permintaan tersebut.

Peninjau mungkin termasuk direktur pemasaran, yang merupakan atasan manajer pemasaran; grup TI, yang mungkin perlu mengonfirmasi bahwa pembelian tersebut memenuhi keamanan siber organisasi atau standar teknologi lainnya; dan, pada akhirnya, departemen pembelian untuk tinjauan akhir atau persetujuan permintaan pembelian.

Jika salah satu peninjau gagal memberi lampu hijau pada permintaan, pemohon akan menerima penjelasan untuk keputusan itu.

Jika permintaan pembelian disetujui, pesanan pembelian akan dibuat dan dikirim ke vendor, yang kemudian memasok langganan ke perangkat lunak.

Baca juga: Absorption Costing Adalah: Manfaat, Komponen, Cara Hitung, dan Contohnya

Komponen Penting dalam Purchase Requisition?

Purchase requisition harus memberikan semua informasi yang diperlukan untuk kelompok pembelian dan peninjau internal lainnya untuk memahami apa yang perlu dibeli, siapa yang membutuhkannya dan mengapa.

Memberikan informasi yang jelas dan lengkap dapat mempercepat persetujuan permintaan.

Berikut adalah beberapa poin penting yang biasanya diperlukan dalam permintaan pembelian:

Pemohon

Ini adalah nama karyawan yang mengisi dan mengirimkan permintaan.

Departemen

Ini harus menunjukkan departemen yang akan menggunakan barang yang dipesan dan alamat surat/lokasi pengiriman barang.

Tanggal permintaan dan pengiriman yang diminta

Ini adalah tanggal permintaan dibuat dan tanggal barang akan dibutuhkan.

Deskripsi produk atau layanan yang diminta

Ini harus mencakup rincian barang yang diminta, seperti nomor stok/bagian/model, produsen dan nama produk.

Hal ini membantu kelompok pengadaan mengidentifikasi barang yang tepat untuk dibeli.

Baca juga: Mengenal Standar Audit di Indonesia dan Dunia Internasional

Kuantitas yang diminta

Ini adalah jumlah unit yang dibutuhkan.

Harga unit

Ini adalah perkiraan harga untuk setiap item.

Harga total

Ini adalah total perkiraan biaya semua item yang diminta.

Justifikasi bisnis

Ini adalah alasan untuk permintaan pembelian (misalnya, karyawan baru, penggantian terjadwal, kegagalan peralatan).

Dalam beberapa kasus, bisnis akan memberikan daftar kode justifikasi bisnis yang bisa dipilih.

Vendor/pemasok yang disarankan

Ini adalah nama resmi dari pemasok yang disarankan, bersama dengan alamat surat lengkap serta nomor telepon dan faks.

Baca juga: Pahami Pentingnya Work Order dalam Industri Manufaktur

7 Langkah dalam Alur Kerja Purchase Requisition

Beberapa aspek alur kerja purchase requisition akan bervariasi dari bisnis ke bisnis.

Misalnya, langkah-langkah yang terlibat dalam pembelian peralatan industri di perusahaan manufaktur mungkin sangat berbeda dari yang diperlukan untuk memesan perlengkapan kantor di dealer mobil.

Namun, langkah-langkah berikut ini umum untuk alur kerja permintaan di banyak organisasi:

Seorang karyawan atau kelompok mengidentifikasi suatu kebutuhan

Langkah pertama terjadi ketika seseorang mengenali kebutuhan untuk melakukan pembelian.

Seorang manajer kantor menginginkan handuk kertas untuk ruang istirahat, misalnya, atau manajer fasilitas membutuhkan generator baru.

Karyawan melengkapi dan menyerahkan formulir purchase requisition

Seorang karyawan mengisi formulir purchase requisition baik secara manual atau melalui sistem pembelian.

Formulir tersebut mencakup semua rincian yang diperlukan untuk membeli barang atau jasa, serta alasan bisnis.

Manajer yang sesuai meninjau permintaan pembelian

Seorang manajer atau kepala departemen meninjau permintaan pembelian untuk akurasi, legitimasi, dan kesesuaian anggaran.

Pemberi persetujuan tambahan dapat meninjau permintaan tersebut

Beberapa permintaan mungkin memerlukan tingkat tinjauan tambahan. Misalnya, permintaan pembelian untuk item yang nilainya di atas ambang batas yang telah ditentukan mungkin memerlukan persetujuan tingkat yang lebih tinggi.

Bagian inventaris memeriksa stok yang ada

Langkah stock opname memastikan bahwa jika produk sudah dibeli dan tersedia, produk tersebut dikirimkan kepada pemohon. Jika tidak ada stok, permintaan diteruskan ke departemen pembelian.

Departemen pembelian melakukan penyaringan akhir

Kelompok pembelian melakukan tinjauan akhir terhadap permintaan untuk mengonfirmasi kebutuhan bisnis, kepatuhannya dengan pedoman pembelian bisnis dan bahwa permintaan itu telah ditandatangani dan disahkan dengan benar.

Jika ada data yang kurang, permintaan dapat dikirim kembali untuk informasi tambahan.

Jika permintaan tidak sesuai atau melebihi batas pembelian, permintaan pembelian dapat ditolak dan dikirim kembali ke pemohon dengan alasan untuk keputusan tersebut.

Departemen pembelian membuat pesanan pembelian

Jika permintaan pembelian disetujui, PO dibuat dan dikirim ke vendor. Setelah disetujui vendor, PO menjadi kontrak yang mengikat secara hukum.

Anda dapat mengetahui cara membuat PO di Kledo melalui video di bawah ini atau tautan ini.

Baca juga: Mau Pelanggan Melakukan Repeat Order? Lakukan Strategi Ini

Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order (PO)

Orang sering bingung antara purchase requisition dengan purchase order (PO), tetapi sebenarnya keduanya dibuat pada tahap yang berbeda dalam proses pengadaan bisnis.

Purchase requisition adalah permintaan internal awal yang dibuat oleh karyawan yang perlu memperoleh barang atau jasa untuk bisnis.

Setelah permintaan pembelian disetujui, purchase order (PO) untuk barang dikirim ke pemasok.

Tidak seperti purchase requisition, purchase order (setelah disetujui oleh pembeli dan pemasok) adalah kontrak yang mengikat secara hukum yang menguraikan dengan tepat apa yang ingin dibeli oleh bisnis dan berapa banyak uang.

Tabel perbedaan purchase requisition dan purchase order (PO)

Perbedaan utama antara permintaan pembelian dan pesanan pembelian adalah sebagai berikut:

	Purchase Requisition	Purchase Order
Pengertian	Permintaan internal untuk melakukan pembelian	Konfirmasi pesanan
Siapa yang menciptakannya	Setiap karyawan	Grup pembelian/pengadaan
Kapan dibuat	Pada awal proses pengadaan, ketika seorang karyawan melihat kebutuhan untuk membeli barang atau jasa	Ketika bisnis siap untuk memesan barang atau jasa
Siapa yang menerimanya	Kepala departemen, departemen pembelian / pengadaan dan pemberi persetujuan lainnya	Penjual
Informasi apa yang ada di dalamnya	1. Tanggal permintaan 2. Nomor permintaan Nama dan departemen pemohon 3. Produk/layanan yang diminta 4. Kuantitas dan perkiraan harga  5. Alasan pembelian  6. Vendor/pemasok yang disarankan  7. Nama/tanda tangan pemberi persetujuan	1. Tanggal pesanan pembelian 2. Nomor pesanan pembelian 3. Nama pembeli (bisnis) 4. Deskripsi barang dan jasa yang dibeli 5. Kuantitas dan harga 6. Ketentuan pembayaran 7. Alamat penagihan dan pengiriman 8. Tanggal pengiriman 9. Nama vendor 10. Nama/tanda tangan pemberi persetujuan

Baca juga: Reorder Point Adalah: Manfaat, Rumus, dan Cara Hitungnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai purchase requisition, contoh, komponen, sampai perbedaannya dengan PO.

Proses permintaan pembelian dalam bisnis adalah hal penting untuk memastikan seluruh alur pembelian transparan dan seluruh informasi pembelian tercatat dengan baik.

Untuk kemudahan dalam proses membuat purchase requisition dan PO dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur pencatatan transaksi terintegrasi dengan sistem pembukuan.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan lebih mudah memantau setiap data keuangan bisnis, membuat laporan keuangan, dan memastikan kesehatan keuangan dalam usaha Anda baik-baik saja.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.