Work order merupakan dokumen penting yang membantu perusahaan, terutama manufaktur, dalam mengelola pekerjaan mereka. Dokumen ini berfungsi sebagai pedoman yang menentukan apa yang perlu dilakukan, kapan dan berapa lama yang dibutuhkan.
Manajemen work order juga sangat penting dalam industri seperti manufaktur, konstruksi, dan lainnya yang mengandalkan penggunaan alat berat dan mesin.
Jadi, cari tahu selengkapnya seputar work order di artikel ini!
Apa Itu Work Order?
Work order atau perintah kerja adalah dokumen yang menjelaskan perintah kerja yang harus dilakukan baik oleh tim internal maupun eksternal perusahaan.
Dalam industri manufaktur, perintah kerja adalah dokumen perintah pemeliharaan komponen manufaktur seperti suku cadang, material dan keperluan lainnya.
Perintah kerja harus mencakup deskripsi aktivitas pemeliharaan dan informasi seperti siapa yang meminta dan menyetujui perintah kerja, teknisi pemeliharaan yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan serta tanggal jatuh tempo, biaya, dan sumber daya terkait.
Perintah kerja dapat dijalankan oleh tim pemeliharaan internal, atau jika perusahaan tidak memilikinya, Anda dapat menyewa kontraktor pemeliharaan pihak ketiga.
Baca juga: 8 Contoh Biaya Diskresioner dan Bedanya dengan Biaya Tetap Terikat
Apa itu Manajemen Work Order?
Istilah manajemen work order mengacu pada alat dan strategi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengelola perintah kerja secara efisien.
Sehingga Anda dapat mengatasi masalah perawatan yang urgent, menjaga peralatan dalam kondisi optimal, dan memastikan lead time porduksi bisa diminimalkan.
Perintah kerja tradisional digunakan untuk dikeluarkan dan dikelola sebagai dokumen fisik. Namun, mengelola perintah kerja fisik adalah sesuatu dari masa lalu. Saat ini sebagian besar perusahaa menggunakan perangkat lunak untuk mengelola perintah kerja dan staf pemeliharaan mereka.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Deskripsi Produk yang Baik?
Tujuan Work Order
Work order menstandarkan alur kerja serta membuat proses yang sederhana dan cepat untuk menjadwalkan, menetapkan, dan melacak pekerjaan pemeliharaan sambil mendokumentasikan sumber daya dan melacak kinerja.
Perintah kerja terutama digunakan dalam industri manufaktur untuk permintaan layanan, tetapi juga dapat digunakan untuk produk, inspeksi, dan audit.
Terlepas dari industri apa perintah kerja digunakan, dokumen ini digunakan untuk melacak dan memantau status pekerjaan untuk memastikannya selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
Hal ini berlaku saat perintah kerja digunakan dalam layanan lapangan atau dalam industri yang ditugaskan untuk pemeriksaan rutin. Dalam hal itu, mereka bertindak hampir seperti laporan status proyek.
Baca juga: Work In Process: Pengertian, Rumus, Cara Penghitungan, dan Optimasinya
Apa Saja Komponen yang Tercantum di Work Order?
Work order adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana pekerjaan pemeliharaan akan dilakukan.
Perintah kerja harus mencakup deskripsi aktivitas pemeliharaan dan informasi seperti siapa yang meminta dan menyetujui perintah kerja, teknisi pemeliharaan yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan serta tanggal jatuh tempo, biaya, dan sumber daya terkait.
Perintah kerja dapat dijalankan oleh tim pemeliharaan internal, atau jika perusahaan Anda tidak memilikinya, Anda dapat menyewa kontraktor pemeliharaan pihak ketiga.
Minimal, perintah kerja harus mencakup :
- Nama pemohon
- Deskripsi tugas atau permintaan
- Tenggat waktu
- Lokasi pekerjaan
- Nomor perintah kerja (ditetapkan secara manual atau otomatis)
Perintah kerja yang lebih menyeluruh juga dapat mencakup hal-hal berikut:
- Nama penerima tugas
- Petunjuk eksplisit untuk menyelesaikan tugas
- Alat dan suku cadang apa yang dibutuhkan
- Setiap informasi kesehatan dan keselamatan yang relevan
- Jumlah jam yang diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan
- Tingkat prioritas
- Tag, metadata, atau kriteria lain untuk tujuan organisasi
Informasi ini mendorong produktivitas karena memastikan teknisi memiliki apa yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan komunikasi terbatas.
Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process
Jenis- Jenis Work Order di Industri Manufaktur
Ada berbagai jenis perintah kerja yang merupakan bagian dari jadwal pemeliharaan organisasi.
Berikut adalah jenis pekerjaan pemeliharaan yang paling umum dan jenis perintah kerja yang dibuat untuk tim pemeliharaan.
Perintah kerja umum
Perintah kerja umum menjelaskan aktivitas yang tidak dapat diklasifikasikan sebagai pekerjaan pemeliharaan preventif, inspeksi, darurat, atau korektif.
Contoh perintah kerja umum dapat berupa menyiapkan peralatan baru di fasilitas produksi.
Perintah kerja pemeliharaan preventif
Perintah kerja pemeliharaan preventif digunakan untuk menjadwalkan pekerjaan pemeliharaan rutin yang perlu dilakukan untuk menjaga agar peralatan bekerja pada kondisi optimal.
Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process
Perintah kerja inspeksi
Perintah kerja inspeksi, seperti namanya, dikeluarkan setiap kali organisasi ingin memeriksa asetnya.
Ini biasanya merupakan tugas pemeliharaan berulang yang serupa dengan perintah kerja pemeliharaan preventif, namun teknisi pemeliharaan berfokus pada identifikasi risiko dan masalah.
Perintah kerja darurat
Perintah kerja darurat dikeluarkan setiap kali aset rusak, dan ini memerlukan tindakan segera dari tim pemeliharaan. Ini juga dikenal sebagai perintah kerja pemeliharaan reaktif dan memiliki tingkat prioritas tinggi.
Perintah kerja pemeliharaan korektif
Pekerjaan pemeliharaan korektif dilakukan setiap kali teknisi pemeliharaan mengidentifikasi masalah pemeliharaan, masalah, atau potensi risiko.
Pemeliharaan korektif berbeda dengan pemeliharaan darurat karena dalam hal ini, masalah atau masalah didiagnosis sebelum menjadi keadaan darurat yang menyebabkan kegagalan peralatan.
Proses Kerja Work Order
Mengelola perintah kerja dengan baik adalah tulang punggung dari setiap operasi pemeliharaan. Hal itu berarti Anda harus menemukan cara untuk membuat perintah kerja, menugaskannya, dan menyimpannya untuk digunakan di masa mendatang.
Untuk membuat perintah kerja, perusahaan biasanya melalui proses perintah kerja 3 langkah dasar ini.
1. Buat permintaan kerja
Perintah kerja tidak dapat dibuat tanpa mengirimkan permintaan kerja terlebih dahulu. Permintaan kerja dibuat setelah masalah pemeliharaan teridentifikasi.
Mereka dapat diajukan dalam sejumlah kasus yang berbeda seperti permintaan pelanggan, inspeksi keselamatan, audit pemeliharaan preventif, atau permintaan internal.
2. Evaluasi permintaan kerja
Permintaan pekerjaan diajukan ke manajer pemeliharaan, yang mengevaluasinya dan mengubahnya menjadi perintah kerja.
Untuk melakukannya, pertama-tama dia harus menentukan apakah layak untuk melaksanakan pekerjaan pemeliharaan yang diminta dan kemudian mengalokasikan sumber daya seperti bahan, peralatan, dan personel untuk membuat perintah kerja.
3. Buat perintah kerja
Setelah manajer pemeliharaan mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan permintaan kerja, dia dapat mengubah permintaan kerja tersebut menjadi perintah kerja.
Sebagaimana dinyatakan di atas, perintah kerja mencakup semua informasi tentang aktivitas pemeliharaan yang akan dilakukan seperti tanggal jatuh tempo, deskripsi pekerjaan dan persyaratan, di antara perincian lainnya.
Cara Menulis Work Order dan Template Gratis
Sekarang setelah kita mempelajari dasar-dasar perintah kerja dan manajemen perintah kerja, mari pelajari apa yang harus disertakan dalam perintah kerja.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk menulis perintah kerja. Kemudian, gunakan templat perintah kerja kami untuk membuat perintah kerja Anda sendiri.
1. Kontak dan informasi internal
Templat perintah kerja gratis kami dapat disesuaikan agar sesuai dengan batas-batas bisnis Anda, tetapi penuh dengan dasar-dasarnya. Di bagian atas adalah tempat banyak informasi terkait ditangkap, seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak.
Ada juga tempat untuk menambahkan nomor perintah kerja, yang merupakan kunci untuk melacak pekerjaan dan menemukan perintah kerja dengan cepat. Tanggal disertakan untuk saat perintah kerja dikeluarkan, saat pekerjaan diperkirakan akan dimulai, selesai, dan selesai.
Tingkat prioritas dapat diatur. Orang yang meminta perintah kerja diidentifikasi dan ID pelanggan untuk penggunaan internal diberikan. Untuk organisasi yang lebih besar, departemen dapat ditentukan.
2. Deskripsi pekerjaan
Inti dari perintah kerja adalah pekerjaan dan tenaga kerja serta material yang terkait. Di sini, pekerjaan dijelaskan, siapa yang ditagih diidentifikasi, dan, jika perlu, ke mana pekerjaan akan dikirimkan diidentifikasi.
Berikut ini adalah deskripsi rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan dan berapa jam yang diperlukan untuk melakukan setiap aktivitas pemeliharaan, serta tarif pekerja yang ditugaskan untuk pekerjaan tersebut. Ini kemudian dijumlahkan.
3. Bahan yang dibutuhkan
Bagian selanjutnya dalam contoh perintah kerja kami mencantumkan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan perintah kerja, berapa banyak masing-masing, biaya dan pajak yang berlaku.
Ini ditambahkan ke total di atas untuk subtotal. Setiap biaya tambahan ditambahkan ke subtotal ini untuk mencapai harga total perintah kerja.
Terakhir, ada ruang untuk menambahkan informasi tambahan sebelum tanda tangan dan garis waktu.
Sekali lagi, ini hanyalah 3 langkah dasar untuk membuat perintah kerja, tetapi dengan langkah-langkah ini dan beberapa penyesuaian pada template perintah kerja gratis kami, Anda dapat membuat semua jenis perintah kerja.
Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process
Kesimpulan
Itulah pembahasan mengenai pengertian work order, tujuannya, format dan proses pembuatan work order beserta template surat perintah kerja yang bisa Anda download secara gratis.
Nah, bagi Anda para pelaku usaha manufaktur, jadikan proses pembukuan bisnis menjadi lebih mudah dengan menggunakan software akuntansi manufaktur dari Kledo.
Kledo sangat cocok digunakan karena dilengkapi dengan berbagai fitur yang memungkinkan Anda membuat lebih dari 30 jenis laporan keuangan secara otomatis.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, upgrade level bisnis Anda dengan mencoba Kledo gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Mengenal Self Pickup dalam Proses Pengiriman Bisnis Online - 1 April 2024
- 11 Tugas Kasir, Skill yang Dibutuhkan, dan Gajinya - 1 April 2024
- Rincian Modal Bisnis Minimarket dan Tips Memulainya - 1 April 2024