Dalam pengelolaan bisnis, tidak ada dua tim keuangan yang persis sama. Ini semua bergantung pada berbagai faktor, seperti ukuran perusahaan, industri, tahapan, model bisnis, anggaran, dan talenta yang tersedia, ada banyak sekali pilihan untuk membangun struktur departemen keuangan yang sukses.
Jika Anda sedang dalam tahap membangun sebuah, Anda mungkin bingung kemana harus mencurahkan energi dan bagaimana mengalokasikan sumber daya.
Ada baiknya Anda berusaha keras untuk membangun tim yang paling sesuai dengan perusahaan Anda. Bagaimanapun juga, departemen keuangan yang lengkap akan membantu bisnis mencapai tujuannya dengan lebih efisien dan juga membantu memandu strategi jangka panjang perusahaan.
Kami akan membahas lebih dalam tentang berbagai opsi untuk menyusun struktur departemen keuangan Anda, dan bagaimana memilih struktur yang tepat untuk bisnis Anda.
Perbedaan Struktur Departemen Keuangan Tradisional dengan Struktur modern
Sebelum mengetahui role apa saja yang ada dalam departemen keuangan, kita perlu segera membahas apa yang disebut sebagai departemen keuangan “tradisional” dibandingkan dengan struktur departemen keuangan yang lebih “modern”.
Departemen keuangan “tradisional” akan terkotak-kotak, dengan setiap anggota tim tetap berada di jalurnya masing-masing. Akan ada hierarki yang ketat, dan sangat sedikit tumpang tindih.
Pendekatan yang lebih “modern” pada departemen keuangan mungkin lebih baik. Pikirkan hal yang bisa dilakukan bersama, tim lintas fungsi, dan struktur hierarki yang lebih datar.
Kami tidak dapat memberi tahu Anda format mana yang lebih baik untuk perusahaan dan tim Anda. Namun kami dapat memberi Anda wawasan tentang peran keuangan dan pertanyaan yang perlu Anda ajukan untuk membangun departemen keuangan terbaik untuk Anda.
Baca juga: Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya dalam Bisnis
Mengetahui Peran Tim Keuangan yang Umum dalam Kebanyakan Departemen Keuangan
Sekarang mari kita membahas tentang membangun tim Anda, pertama-tama kita harus membahas peran atau fungsi keuangan yang mungkin Anda perlukan.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, setiap departemen keuangan terlihat berbeda. Beberapa akan menyertakan tim Hukum atau bahkan HR, sementara yang lain hanya fokus pada keuangan.
Perlu diingat bahwa beberapa peran tim keuangan dapat dialihdayakan atau menggunakan outsourcinh – bahkan posisi CFO tidak harus bekerja penuh waktu!
Jadi, inilah peran yang biasanya ditemukan di departemen keuangan:
CFO atau fungsi kepemimpinan
Chief Financial Officer atau CFO adalah kapten kapal, dan anggota dengan jabatan tertinggi di departemen keuangan.
Beberapa perusahaan memilih Wakil Presiden Keuangan atau Direktur Keuangan sebagai gantinya. Untuk tujuan artikel ini, kami akan tetap menggunakan sebutan CFO, meskipun jika orang keuangan tertinggi di perusahaan memiliki gelar lain, tugas mereka mungkin akan serupa.
Perhatikan bahwa semakin besar perusahaan tumbuh, semakin jelas peran kepemimpinan ini. Jika ada CFO dan Direktur Keuangan, misalnya, CFO biasanya menangani tugas-tugas eksternal, sementara Direktur Keuangan berfokus pada hal-hal internal, seperti mengelola departemen keuangan.
Bergantung pada ukuran perusahaan, CFO bisa sangat terlibat dalam operasi keuangan sehari-hari (terutama jika departemen keuangannya kecil atau hanya mereka yang menjadi anggotanya). Atau, CFO mungkin hanya terlibat dalam keputusan strategis tingkat tinggi atau tugas manajemen umum. Perbedaan di antara kedua ekstrem ini sangat luas!
Bagaimanapun, hal-hal berikut ini biasanya berada di bawah cakupan CFO:
- Strategi keuangan perusahaan secara keseluruhan
- Mengelola portofolio investasi perusahaan
- Hubungan dengan investor
- Strategi yang luas untuk meningkatkan keuntungan dan mengurangi kerugian
- Mitigasi dan manajemen risiko
Baca juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Departemen Keuangan dan Manfaatnya
Treasury
Para profesional di bidang treasury mengelola uang dan risiko keuangan perusahaan. Manajer treasury mengawasi:
- Arus kas
- Pendapatan
- Keuangan perusahaan secara keseluruhan
- Kepatuhan dan risiko
- Hubungan dengan lembaga keuangan
Bagi perusahaan yang masih sangat kecil, banyak dari hal ini mungkin tidak perlu dikhawatirkan. Jika Anda memiliki sedikit arus kas dan sedikit pelanggan, maka risiko yang harus dikelola juga sedikit.
Namun, dalam industri yang padat uang tunai atau untuk perusahaan dengan pengelolaan keuangan jangka waktu yang pendek, manajemen treasury yang baik akan sangat membantu. Hal yang sama berlaku jika Anda memiliki masalah kepatuhan dan risiko yang kompleks untuk ditangani.
Perencanaan dan analisis keuangan
Profesional Perencanaan dan Analisis Keuangan merupakan karir sangat diminati akhir-akhir ini. Perusahaan semakin berfokus pada strategi keuangan, ditambah analisis data yang mendetail, untuk membantu menghadapi badai ekonomi di masa depan.
Oleh karena itu, peran Perencanaan dan analisis keuangan ini menjadi lebih umum.
- Tugas manajer perencanaan dan analisis keuangan meliputi:
- Penganggaran dan prakiraan
- Perencanaan keuangan strategis
- Manajemen risiko
- Kemitraan bisnis
Poin terakhir itulah yang membedakan tim perencanaan dan analisis keuangan dari yang lain. Kemampuan untuk menggabungkan data keuangan ke dalam pengambilan keputusan perusahaan yang lebih luas – untuk membuat tim lain lebih efisien dan efektif – merupakan hal yang langka dan berharga.
Baca juga: 7 Masalah Departemen Keuangan dan Juga Solusi Mengatasinya
Hutang dan piutang
Beberapa perusahaan memilih untuk memiliki anggota tim khusus yang menangani pengelolaan tugas hutang dan piutang.
Hal ini diperlukan jika perusahaan Anda bekerja dengan banyak vendor, pemasok, atau pelanggan, atau jika proses penagihan dan pembayaran Anda memerlukan banyak campur tangan manusia.
Profesional AP dan AR menangani faktur masuk dan keluar, pembayaran, dan pengingat pembayaran, di antara tanggung jawab lainnya.
Dalam banyak kasus, proses-proses ini dapat diotomatisasi dengan baik. Software akuntansi yang memiliki fitur pencatatan dan penghitungan utang usaha yang baik, misalnya, melacak pembayaran yang belum dilunasi dan memastikan tim Anda membayar pemasok tepat waktu. Jadi, beberapa bisnis tidak memerlukan tim AP khusus.
Apakah Anda memilih untuk menggunakan software akuntansi atau tidak, tergantung pada kompleksitas siklus penagihan dan pembayaran Anda. Jika bisnis Anda harus mendapatkan pembayaran tepat waktu, maka bisnis Anda memerlukan tim ini untuk memastikan penerimaan pembayaran Anda berjalan dengan optimal.
Akuntansi dan pembukuan
Akuntansi adalah tulang punggung tim keuangan mana pun. Akuntan dan pembukuan memiliki akses langsung ke dana yang masuk dan keluar, dan bertanggung jawab atas cawan suci perusahaan: neraca keuangan.
Apakah Anda memilih untuk menggunakan akuntan internal atau mengalihdayakan ke kantor akuntan eksternal, itu terserah Anda. Jika akuntansi Anda cukup sederhana – tidak terlalu banyak transaksi, atau penagihan yang sangat konsisten – maka outsourcing akan baik-baik saja untuk waktu yang lama.
Ketika akuntansi Anda menjadi lebih kompleks (multi-mata uang, lini produk yang berbeda dengan harga yang bervariasi, lebih banyak pemasok), Anda akan membutuhkan orang atau tim yang bekerja di dalam perusahaan.
Sebagai permulaan dalam pengelolaan akuntansi sederhana, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online seperti yang memiliki fitur lengkap dengan harga terjangkau secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Pengendalian keuangan
Pengendali keuangan adalah kepala akuntan departemen keuangan. Mereka mengawasi semua operasi akuntansi. Tidak semua tim keuangan memilikinya, namun Anda akan membutuhkan seorang pengendali keuangan saat perusahaan – dan tim keuangan – mulai berkembang.
Baca juga: Cara Melakukan Manajemen Keuangan Restoran dan 9 Tipsnya
Payroll
Manajer penggajian Anda, jelas, akan menangani semua hal tentang penggajian. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar dan tepat waktu. Penggajian terkadang berada di bawah cakupan tim SDM, atau ditangani oleh akuntan Anda.
Sama halnya dengan akuntansi, penggajian dapat dikelola sendiri atau dialihdayakan. Jika perusahaan Anda masih kecil, Anda mungkin tidak akan memiliki departemen atau karyawan khusus penggajian. Satu orang bisa saja merangkap banyak tugas, dan penggajian adalah salah satunya.
Pajak
Profesional pajak bukanlah bagian wajib dari tim keuangan, namun pada akhirnya pemimpin perusahaan perlu memiliki seseorang yang memiliki pengetahuan tentang pajak, baik secara internal maupun outsourcing.
Mengapa? Sebagai permulaan, setiap bisnis memiliki pertimbangan pajak yang harus dikelola. Baik itu PPN, pajak penghasilan, pajak penggajian, atau masalah pajak lainnya, Anda akan membutuhkan ahli pajak.
Dan semakin besar perusahaan Anda tumbuh, semakin banyak pajak yang harus Anda tangani. Terutama jika Anda beroperasi di berbagai negara, Anda mengandalkan insentif pajak sebagai sumber pendapatan, atau bisnis Anda membutuhkan banyak penelitian dan pengembangan.
Jadi, peran apa yang Anda perlukan di tim keuangan Anda? Bagian selanjutnya akan membahas apa saja yang perlu diperhatikan saat menyusun tim Anda.
Baca juga: 10 Metrik Untuk Mengukur Efisiensi Keuangan Bisnis & Rumusnya
Memilih Struktur Departemen Keuangan yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Seperti yang sudah kami katakan diawan, tidak ada satu pendekatan yang cocok untuk semua untuk membangun departemen keuangan.
Ada beberapa tanggung jawab yang tidak dapat dinegosiasikan yang harus ditangani oleh tim keuangan, apa pun yang terjadi: akuntansi dasar, kepatuhan pajak, penganggaran, dan pelaporan.
Namun di luar hal-hal mendasar tersebut, Anda perlu mempertimbangkan semua faktor berikut ini saat memilih struktur yang tepat untuk tim keuangan perusahaan Anda:
Model bisnis
Perusahaan B2B, retailer, dan produsen memiliki model bisnis yang berbeda. Artinya, mereka memiliki cara yang berbeda dalam menghasilkan uang, menciptakan pendapatan, dan menyediakan layanan atau produk.Ini juga berarti bahwa mereka memiliki kebutuhan yang sangat berbeda untuk keuangan mereka.
Siklus penagihan adalah pertimbangan utama di sini. Jika Anda mengharapkan pembayaran berulang tahunan dengan konsistensi yang relatif (dan churn yang minimal), Anda tidak memerlukan tim piutang yang besar. Dan kebutuhan perencanaan dan analisis keuangan Anda mungkin juga terbatas, karena pemodelan pendapatan di masa depan cukup sederhana.
Jika Anda mengandalkan volume pembayaran konsumen yang tinggi, Anda mungkin membutuhkan tim perencanaan dan analisis keuangan yang dapat memahami musim dan bereaksi cepat terhadap permintaan konsumen.
Semakin cepat mereka dapat memberi tahu produk Anda dan tim pemasaran tentang perubahan dalam rantai pasokan atau permintaan konsumen, semakin baik.
Baca juga: 10 Strategi Manajemen Arus Kas untuk Stabilitas Keuangan Bisnis
Industri
Seiring dengan model bisnis perusahaan Anda, industri Anda dapat menentukan bagaimana struktur tim keuangan Anda.
Misalnya, jika Anda bekerja di perusahaan software, tim keuangan tidak perlu mengkhawatirkan hal-hal seperti persediaan, rantai pasokan, toko fisik, atau penyewaan peralatan. Dengan begitu, akuntansi mereka akan menjadi sederhana.
Namun, perusahaan SaaS biasanya memiliki fungsi perencanaan dan analisis keuangan yang kuat di dalam departemen keuangan mereka untuk membantu membuat perkiraan karena pasar yang berkembang pesat.
Di sisi lain, tim keuangan di industri konstruksi harus mengelola vendor, karyawan, melacak faktur, dan mengawasi biaya material yang berfluktuasi. Dengan kata lain, ada penekanan besar untuk menjaga arus kas yang positif.
Jadi, pilihan terbaik mereka adalah memastikan cabang akuntansi, treasury, dan piutang dari tim yang solid. Mereka tidak perlu terlalu menekankan pada FP&A di awal, misalnya.
Tahap perusahaan
Baru memulai bisnis? Anda mungkin tidak akan membutuhkan departemen keuangan secara keseluruhan. Namun, Anda akan membutuhkan seseorang yang dapat mengelola penggajian, akuntansi dasar (kecuali jika Anda melakukan outsourcing), pajak, serta pembuatan faktur.
Jika Anda pemilik bisnis perusahaan yang sudah mapan, kemungkinan besar Anda membutuhkan departemen keuangan yang besar untuk menangani masalah internal dan eksternal – Anda bahkan mungkin perlu menempatkan anggota tim di setiap wilayah jika bisnis Anda beroperasi di beberapa pasar.
Faktor lain yang perlu dipertimbangkan:
- Seberapa besar Anda ingin mengotomatiskan proses keuangan Anda?
- Dapatkah satu orang melakukan beberapa peran?
- Seberapa banyak Anda dapat/harus mengalihdayakan proses keuangan?
- Apakah Anda memerlukan spesialis di setiap fungsi inti?
- Seberapa besar Anda mengandalkan alat bantu? Yang mana yang penting untuk mempercepat proses Anda?
- Apakah perusahaan Anda berencana untuk berkembang? Seberapa cepat dan seberapa besar?
Pada awalnya mungkin tidak sepenuhnya jelas peran mana yang Anda perlukan di tim keuangan Anda. Sisakan ruang untuk pertumbuhan dan sesuaikan di sepanjang jalan.
Baca juga: Melakukan Planning, Budgeting, dan Forecasting Keuangan Bisnis
Pada Intinya….
Memiliki struktur tim keuangan yang selaras dengan struktur perusahaan dan sesuai dengan ukuran, industri, dan tahap organisasi adalah tujuan utamanya.
Membangun tim keuangan yang sempurna akan membutuhkan waktu dan pemikiran yang cukup lama, namun hasilnya akan sepadan. Setelah Anda memiliki fondasi yang kuat, akan mudah untuk mengembangkan dan meningkatkan skala tim seiring dengan perkembangan bisnis.
Talenta terbaik akan tertarik untuk bekerja di dalam departemen yang terstruktur dengan baik.
- Supply Chain Forecasting: Metode, Tantangan, dan Manfaatnya - 17 Oktober 2024
- 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya - 16 Oktober 2024
- 21 Financial KPI yang Harus Ada dalam Bisnismu - 15 Oktober 2024