Jika Anda seorang akuntan yang bertanggung jawab untuk melacak uang yang diperoleh dan dibelanjakan perusahaan, akan sangat berguna untuk mengetahui tentang konsep-konsep akuntansi utama seperti supplies expense.
Mempelajari cara menentukan supplies expense perusahaan dapat membantu Anda memahami dan memastikan efisiensi penggunaan perlengkapan dalam bisnis yang Anda jalankan.
Namun banyak dari pemilik bisnis atau akuntan yang masih bingung mengenai perbedaan supplies expense dan bahan baku, cara penjurnalannya dalam akuntansi, dan penghitungannya
Dalam artikel ini, kami membahas supplies expense dalam akuntansi, dan bagaimana membedakan perlengkapan dari bahan baku, dan kami memberikan langkah-langkah untuk membuat jurnal supplies expense dalam akuntansi.
Apa yang Dimaksud dengan Supplies Expense dalam Akuntansi?
Supplies expense arau beban perlengkapandalam akuntansi mengacu pada biaya kumpulan barang yang digunakan perusahaan selama periode pelaporan tertentu untuk beroperasi.
Anggota staf dapat menggunakan barang-barang ini secara teratur untuk menyelesaikan tugas sehari-hari mereka.
Sebagai contoh, seorang akuntan dapat mempertimbangkan kartrid tinta untuk printer kantor sebagai supplies expense, anggota staf biasanya menggunakan perlengkapan lebih cepat daripada investasi jangka panjang seperti peralatan, sehingga perusahaan sering kali menyimpan perlengkapan secara teratur.
Sebelum anggota staf menggunakan suatu barang, seorang akuntan mungkin menganggapnya sebagai aset.
Namun, setelah anggota staf menggunakan perlengkapan tersebut, barang tersebut menjadi beban. Akuntan memasukkan biaya ini ke dalam neraca, dan manajer juga dapat menghapusnya dari daftar perlengkapan yang tersedia.
Supplies expense juga merupakan akun dalam buku besar yang digunakan untuk mencatat perlengkapan yang dikonsumsi selama periode akuntansi tertentu.
Dalam konteks akuntansi, perlengkapan dapat merujuk pada item yang digunakan dan dikonsumsi dalam kegiatan bisnis normal tetapi tidak terkait langsung dengan produk atau layanan yang dijual.
Sebaliknya, mereka mendukung operasi bisnis secara umum.
Perlengkapan sering kali merupakan barang yang cepat habis atau memiliki masa pakai yang relatif singkat di lingkungan bisnis.
Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Perlengkapan
Mengapa Supplies Expense dalam Akuntansi Penting?
Berikut adalah beberapa alasan mengapa melacak supplies expense penting dalam pengaturan bisnis:
- Penganggaran: Memahami seberapa cepat karyawan menggunakan perlengkapan dan seberapa sering mereka membutuhkan perlengkapan dapat membantu manajer menganggarkan anggaran untuk periode mendatang.
- Akuntansi: Menentukan supplies expense memungkinkan akuntan membuat laporan keuangan yang lebih komprehensif dan akurat.
- Produktivitas: Melacak pengeluaran ini memastikan bahwa perusahaan memesan perlengkapan baru sebelum karyawan membutuhkannya, sehingga memungkinkan karyawan untuk tetap produktif.
Apa Perbedaan Antara Perlengkapan dan Bahan Baku?
Meskipun perusahaan sering menggunakan perlengkapan dan bahan baku, istilah-istilah ini biasanya mengacu pada jenis barang yang berbeda.
Perusahaan sering menggunakan perlengkapan untuk membantu karyawan mereka menyelesaikan tugas sehari-hari, sementara mereka menggunakan bahan baku dalam pembuatan produk untuk dijual.
Perbedaan utama lainnya antara bahan baku dan perlengkapan adalah bahwa pelanggan menerima bahan baku dalam beberapa bentuk ketika mereka membeli produk, sementara mereka tidak menerima perlengkapan.
Misalnya, bisnis pertukangan yang membuat meja rias kerajinan tangan dapat membeli kayu mahoni sebagai bahan baku. Ketika pelanggan membeli meja rias, mereka menerima kayu dalam bentuk yang sudah berubah.
Bisnis yang sama mungkin menganggap mata gergaji untuk gergaji tangan sebagai perlengkapan karena pelanggan tidak menerimanya dengan pembelian mereka.
Kedua barang tersebut diperlukan untuk produksi meja rias, tetapi keduanya memiliki kategorisasi yang berbeda untuk tujuan akuntansi.
Baca juga: Perbedaan Peralatan dan Perlengkapan dalam Akuntansi dan Pajak
Jenis Supplies Expense
Memahami apa yang dianggap sebagai perlengkapan dapat membantu Anda melacak biaya-biaya ini secara akurat. Berikut adalah beberapa jenis perlengkapan dengan biaya yang dapat Anda lacak:
Pabrik
Perlengkapan dalam pabrik adalah komoditas yang memungkinkan produsen dan perusahaan produksi lainnya untuk membuat produk baru. Hal ini bervariasi tergantung pada jenis pabrik.
Perlengkapan ini berbeda dengan peralatan karena karyawan mungkin akan menggunakannya dan perlu sering diganti dan biasanya meliputi:
- Pelumas mesin
- Handuk
- Oli
- Kabel listrik
Administrasi
Perlengkapan administratif atau kantor adalah barang-barang yang digunakan karyawan secara teratur di kantor di luar departemen manufaktur perusahaan.
Selain perlengkapan pencatatan, perlengkapan ini juga mencakup barang-barang pembersih dan makanan dan minuman untuk ruang istirahat karyawan. Beberapa contoh perlengkapan administratif meliputi:
- Tempat pensil
- Kertas
- Sabun
- Kopi
- Kartrid tinta
- Folder dan buku catatan
Pengiriman
Perlengkapan pengiriman adalah benda yang digunakan perusahaan untuk mengangkut produk dari satu lokasi ke lokasi lain. Perlengkapan ini membantu bisnis mengirim barang ke konsumen.
Mungkin beberapa bisnis mengandalkan belanja secara langsung, namun ada bisnis yang memiliki kebutuhan pengiriman yang signifikan.
Perusahaan yang menggunakan layanan fullfilment pihak ketiga mungkin mencatat pengeluaran ini dalam kategori yang berbeda, tergantung pada apakah perusahaan klien membayar perlengkapan.
Berikut adalah beberapa contoh perlengkapan pengiriman:
- Selotip
- Kardus
- Stiker pengepakan
- Amplop
Biaya overhead pabrik
Perlengkapan dalam biaya overhead pabrik adalah barang yang digunakan di fasilitas produksi yang tidak berhubungan langsung dengan produk yang dibuat perusahaan.
Karyawan mungkin menggunakan perlengkapan ini untuk membuat fasilitas manufaktur aman dan nyaman selama dan setelah shift mereka. Berikut ini adalah beberapa contoh perlengkapan dalam manufaktur:
- Kain pel
- Semprotan pembersih
- Tisu pembersih
- Pembersih tangan
- Kantong sampah
Baca juga: Mengetahui Analisis ABC dalam Manajemen Persediaan Bisnis
Cara Melaporkan Supplies Expense dalam Akuntansi
Berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan saat melaporkan supplies expense perusahaan di bagian akuntansi:
1. Mencatat pembelian perlengkapan
Anda dapat mencatat berapa banyak uang yang dibelanjakan oleh karyawan perusahaan untuk perlengkapan di akun perlengkapan atau supplies Anda dengan mendebit perlengkapan dan mengkredit kas.
Sebagai contoh, sebuah kantor mungkin menghabiskan 1.500.000 untuk perlengkapan selama satu tahun fiskal. T
im akuntansinya dapat menambahkan 1.500.000 ke kolom aset di neraca perusahaan. Buatlah sistem untuk mengatur penerimaan barang sehingga Anda dapat mencatat pengeluaran barang dengan cepat dan akurat.
Anda dapat meminta manajer untuk menyerahkan tanda terima mereka setiap minggu pada waktu yang sama sehingga Anda dapat mencatat semua pengeluaran perlengkapan selama seminggu terakhir sekaligus.
2. Menginventarisasi perlengkapan
Untuk menginventarisir perlengkapan perusahaan, Anda dapat meninjau jumlah perlengkapan yang saat ini tersedia di tempat kerja.
Kemudian, tentukan harga setiap barang untuk membantu Anda menghitung nilai total perlengkapan perusahaan.
Sebagai contoh, jika kantor memiliki 400 buku catatan dengan harga masing-masing 1.000, 25 paket kopi dengan harga masing-masing 2.000, dan 20 kotak penjepit kertas dengan harga masing-masing 2.000, Anda bisa menghitung nilai perlengkapan perusahaan dengan persamaan berikut: (400 buku catatan x 1.000) + (25 paket kopi x 2.000) + (20 kotak penjepit kertas x 2.000) = 490.000.
Jika perusahaan besar atau memiliki banyak kantor, Anda bisa mendelegasikan tugas penghitungan ke manajer fasilitas di setiap lokasi.
Kemudian mereka bisa menyerahkan hasil penghitungannya kepada Anda untuk ditambahkan ke dalam catatan keuangan. Pertimbangkan untuk melakukan penghitungan perlengkapan setidaknya beberapa kali dalam setahun.
Baca juga: Contoh Jurnal Koreksi Persediaan dan Cara Membuatnya
3. Menghitung penyesuaian
Karena perusahaan sering kali membeli perlengkapan di muka atau dalam jumlah besar, Anda mungkin perlu menyesuaikan saldo akun perlengkapan setelah menggunakan perlengkapan.
Pada akhir periode akuntansi, Anda dapat mengkredit akun perlengkapan dengan mengurangi nilai perlengkapan dari total pembelian perlengkapan.
Misalnya, jika perusahaan memiliki perlengkapan senilai 490.000 dan membeli perlengkapan baru senilai 1.500.000, Anda dapat menggunakan persamaan ini untuk menentukan saldo supplies expense yang disesuaikan: 1.500.000 perlengkapan baru – 490.000 perlengkapan = 1.010.000 saldo supplies expense yang disesuaikan
4. Memverifikasi jurnal akuntansi
Untuk memverifikasi bahwa ayat jurnal akuntansi Anda akurat, pertimbangkan untuk membuat neraca percobaan yang disesuaikan.
Untuk melakukan ini, Anda dapat mencatat nilai semua perlengkapan yang tidak terpakai dan dibayar di muka di saldo debit.
Kemudian Anda dapat membandingkan ayat debit dan kredit untuk memastikan bahwa keduanya berjumlah sama dengan jumlah total pembelian perlengkapan.
Misalnya, jika perusahaan memiliki perlengkapan yang tidak terpakai sebesar 490.000 dalam perlengkapannya di akhir periode akuntansi, Anda dapat mencatat 490.000 di saldo debit.
5. Tambahkan informasi ke laporan laba rugi
Setelah Anda menghitung dan memverifikasi saldo supplies expense, Anda dapat memasukkannya ke dalam laporan laba rugi dalam kategori supplies expense.
Mungkin akan sangat membantu jika Anda mencatat metode Anda dalam menghitung supplies expense untuk periode akuntansi tertentu.
Kemudian, Anda dapat secara berkala merujuk pada perhitungan Anda dari periode akuntansi sebelumnya untuk memantau penggunaan perlengkapan perusahaan.
Baca juga: Pengertian Lengkap Moving Average dalam Manajemen Persediaan
Cara Pencatatan Supplies Expense dalam Pembukuan
Prosesnya biasanya melibatkan dua langkah:
- Saat Perlengkapan Dibeli: Jumlahnya dicatat sebagai aset. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan membeli perlengkapan kantor senilai 500.000, maka perusahaan akan mendebit “Perlengkapan Kantor” (akun aset) sebesar 500.000.
- Saat Perlengkapan Digunakan: Estimasi atau penghitungan aktual dilakukan secara berkala (misalnya, bulanan, triwulanan) untuk menentukan berapa banyak perlengkapan yang telah digunakan.
Jumlah yang digunakan kemudian dicatat sebagai biaya. Jika, pada akhir bulan, perlengkapan kantor senilai 300.000 telah digunakan, perusahaan akan mengkredit “Perlengkapan Kantor” sebesar 300.000 dan mendebit “Beban Perlengkapan” atau ”Supplies Expense” dengan jumlah yang sama.
Prinsip utama di sini adalah prinsip pencocokan akuntansi, yang menyatakan bahwa biaya harus diakui pada periode akuntansi yang sama dengan pendapatan yang mereka hasilkan.
Dengan memindahkan supplies expense dari aset ke biaya saat digunakan, bisnis memastikan bahwa biaya diakui dengan tepat.
Baca juga: Rumus dan Cara Menghitung Persediaan Awal dengan Mudah
Contoh Kasus dalam Membuat Jurnal Supplies Expense
Mari kita lihat contoh fiksi untuk mengilustrasikan konsep “supplies expense” dalam sebuah contoh.
CityScape Designs, sebuah firma arsitektur, memulai bulan Juli dengan membeli perlengkapan kantor senilai 1.000.000.
Mengingat sifat pekerjaan mereka, perlengkapan ini terutama mencakup kertas gambar, pensil, spidol, dan gulungan cetak biru.
Pada tanggal 10 Juli, mereka membeli .000 tambahan senilai 500.000, untuk mengantisipasi bulan yang sibuk dengan beberapa proyek besar.
Pada akhir Juli, “CityScape Designs” menginventarisasi perlengkapan mereka dan menentukan bahwa mereka memiliki sisa perlengkapan senilai 700.000.
Jurnal akuntansi untuk perlengkapan:
- Awal Juli:
- “Perlengkapan Kantor” (akun Aset): 1.000.000 (Ini adalah saldo awal).
- 10 Juli – Pembelian Perlengkapan:
- Debit “Perlengkapan Kantor” (akun Aset) sebesar 500.000
- Kredit “Kas” atau “Utang Usaha” sebesar 500.000
- Setelah transaksi ini, saldo di akun “Perlengkapan Kantor” menjadi 1.500.000 (1.000.000 + 500.000).
- Akhir Juli – Menyesuaikan Perlengkapan yang Digunakan:
- Hitunglah harga pokok persediaan yang digunakan:
Saldo awal + Pembelian – Saldo akhir
= 1.000.000 + 500.000 – 700.000 = 800.000 Perlengkapan senilai 800.000 telah digunakan selama bulan Juli. - Untuk memperhitungkan penggunaan tersebut:
Debit “Beban Perlengkapan” (akun Beban) sebesar 800.000
Kredit “Perlengkapan Kantor” (akun Aset) sebesar 800.000
- Hitunglah harga pokok persediaan yang digunakan:
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1 Juli | Saldo Awal – Perlengkapan Kantor | $1.000.000 | |
| 10 Juli | Pembelian Perlengkapan Kantor | $500.000 | |
| Kas / Utang Usaha | $500.000 | ||
| 31 Juli | Biaya Perlengkapan | $800.000 | |
| Perlengkapan Kantor | $800.000 |
Ini berarti, untuk bulan Juli, Beban Perlengkapan yang diakui di laporan laba rugi “CityScape Designs” adalah 800.000.
Contoh ini menunjukkan siklus hidup perlenkapan dalam pembukuan akuntansi dari saat pembelian hingga penggunaannya.
Pada awal Agustus, “CityScape Designs” akan melanjutkan dengan saldo awal sebesar 700.000 di akun “Perlengkapan Kantor”, siap untuk menyesuaikan pembelian dan penggunaan baru di bulan berikutnya.
Baca juga: Biaya Persediaan (Inventory Costing): Pengertian, Metode dan Contohnya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai supplies expense dalam akuntansi beserta cara penjurnalannya yang sangat penting diketahui oleh para akuntan atau pemilik bisnis yang mengelola pembukuan bisnis secara manual.
Jika Anda merasa kesulitan untuk melakukan proses pencatatan manual, Anda bisa menggunakan alat yang tepat yang dapat menyederhanakan proses akuntansi dan memberikan visibilitas lebih baik ke dalam laporan keuangan dan inventaris yang ada.
Perusahaan yang menggunakan software akuntansi seperti Kledo dan metode akun biaya persediaan dapat lebih memahami kesehatan bisnis mereka, yang pada gilirannya memungkinkan mereka untuk menjalankan strategi bisnis dan pemasaran dengan lebih baik.
Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini
- Supplies Expense dalam Akuntansi: Pengertian dan Cara Jurnalnya - 23 Desember 2024
- Rumus Biaya Variabel dan Kalkulator Biaya Variabel Gratis - 20 Desember 2024
- Cara Menggunakan Aplikasi SIAPIK dari BI dan Download PPTnya - 19 Desember 2024