Saat Anda siap menaikkan harga, Anda memerlukan rencana untuk melakukannya dengan benar. Surat kenaikan harga adalah cara terbaik untuk mengomunikasikan perubahan harga dengan pelanggan dengan tetap menjaga transparansi, profesionalisme, dan kepercayaan.
Menaikkan harga produk atau layanan di bisnis Anda mungkin diperlukan agar Anda dapat terus memperoleh keuntungan, namun kemungkinan besar pelanggan Anda tidak akan terlalu senang dengan hal tersebut.
Daripada mengejutkan pelanggan Anda dengan lonjakan harga yang tiba-tiba saat mereka datang ke toko Anda lagi, Anda harus memperingatkan mereka dengan surat kenaikan harga.
Surat kenaikan harga pada dasarnya adalah pengumuman yang memberi tahu pelanggan Anda tentang perubahan harga. Saat menulis surat kenaikan harga, Anda harus memilih kata-kata dengan sangat hati-hati agar tidak membuat pelanggan kesal atau marah, mengingat kemungkinan besar mereka akan kesal karena harus membayar lebih banyak uang untuk produk Anda.
Baca artikel ini sampai selesai untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menulis surat kenaikan harga, mengapa perlu menaikkan harga, dan juga contoh yang bisa Anda unduh.
Untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan Anda, Anda perlu terus memberi tahu mereka tentang perubahan apa pun pada bisnis Anda, dan itu berarti menulis surat tentang kenaikan harga.
Apa itu Surat Kenaikan Harga?
Surat kenaikan harga adalah pemberitahuan resmi yang akan dikirimkan suatu bisnis kepada pelanggannya untuk memberi tahu mereka tentang perubahan harga produk atau layanan mereka.
Tidak ada orang yang suka mendengar bahwa pembelian rutin mereka akan menjadi lebih mahal, namun kenaikan harga tidak bisa dihindari, dan cara terbaik untuk menghindari reaksi balik adalah dengan memberi tahu pelanggan bahwa harga Anda akan naik sebelumnya.
Hal terakhir yang Anda inginkan adalah kehilangan pelanggan karena kenaikan harga, namun mencari cara untuk memberi tahu mereka dengan cara yang terhormat dapat menjadi suatu tantangan.
Mengirimkan surat kenaikan harga kepada pelanggan diperlukan agar suatu bisnis dapat menjaga hubungannya dengan pelanggannya. Kenaikan harga yang tiba-tiba dapat menyebabkan pelanggan Anda marah, yang dapat menyebabkan tingginya churn pelanggan dan bahkan merusak reputasi Anda.
Jadi, untuk menjaga bisnis Anda tetap bereputasi baik di mata pelanggan, Anda harus mudah mengecewakan mereka dengan surat kenaikan harga yang ditulis dengan baik.
Memberi tahu mereka mengapa kenaikan harga dibenarkan dan diperlukan untuk bisnis Anda dapat membantu Anda membangun kepercayaan dan memberi mereka peringatan yang cukup untuk bersiap menghadapi kenaikan harga.
Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Beban Bunga pada Pembukuan
Downliad Contoh dan Template Surat Kenaikan Harga
Berikut adalah beberapa contoh surat kenaikan harga yang dapat Anda salin, tempel, dan edit untuk digunakan kepada klien Anda sendiri. Di akhir, kami juga menyediakan template surat kenaikan harga yang bisa Anda download secara gratis
Template surat kenaikan harga umum
Contoh surat kenaikan harga #1
Perihal: [Nama Perusahaan] Pemberitahuan Kenaikan Harga
Hai [Nama Pelanggan],
Seperti yang Anda ketahui, [Nama Perusahaan] berkomitmen untuk menyediakan layanan [industri] berkualitas tinggi dan profesional kepada klien kami.
Kami telah berkembang pesat dalam setahun terakhir dan untuk terus menawarkan layanan terbaik kepada Anda, kami akan menaikkan harga sebesar [persentase] mulai pada [bulan, hari, tahun]. Hal ini akan memastikan bahwa kami dapat terus fokus pada kualitas layanan kami dengan bekerja sama dengan pemasok dan material terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar, setiap saat.
Artinya mulai [bulan, tanggal, tahun], invoice untuk [layanan] Anda akan meningkat dari [harga saat ini] menjadi [harga baru].
Kami menghargai dukungan Anda dan senang memiliki Anda sebagai pelanggan setia! Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Hormat Kami,
[Nama perusahaan]
[Nomor telepon]
[Situs web]
[Alamat email]
Contoh surat kenaikan harga #2
Perihal: Pemberitahuan Kenaikan Harga Layanan
Hai [Nama Pelanggan],
Surat ini untuk memberi tahu Anda bahwa mulai [bulan, hari, tahun] kami akan menaikkan harga sebesar [persentase] karena [peningkatan material dan pemasok/permintaan/paket layanan baru].
Ini berarti faktur Anda untuk [layanan] akan meningkat dari [harga lama] menjadi [harga baru].
[Nama Perusahaan] berkomitmen untuk memberi Anda layanan [industri] berkualitas tinggi, tepat waktu, dan profesional dan kenaikan harga ini akan membantu kami mempertahankan nilai-nilai ini seiring pertumbuhan dan kemajuan kami.
Kenaikan harga ini tidak akan mempengaruhi pekerjaan apa pun yang sedang berlangsung atau penawaran yang disetujui sebelum [bulan, hari, tahun].
Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, silakan hubungi melalui [alamat email], [nomor telepon], atau [situs web].
Terima kasih atas pengertian Anda!
Hormat Kami,
[Nama perusahaan]
Baca juga: 13 Jenis Surat Niaga Beserta Template dan Contohnya
Contoh surat kenaikan harga #3
Perihal: Pengumuman Kenaikan Harga
Hai [Nama Pelanggan],
Pada [bulan, hari, tahun], kami akan menaikkan harga sebesar [persentase], yang akan membantu kami mengimbangi kenaikan biaya bisnis seperti [bahan/persediaan/tenaga kerja].
Saat ini, kami memberi Anda layanan berikut:
[Layanan 1]
[Layanan 2]
[Layanan 3]Faktur Anda akan meningkat dari [harga saat ini] menjadi [harga baru].
Kami berdedikasi untuk memberi Anda layanan [industri] berkualitas tinggi dan berharap dapat bekerja sama dengan Anda di masa depan.
Jika Anda memiliki pertanyaan, kami dengan senang hati membantu. Hubungi kami dengan menghubungi kami di [nomor telepon], mengirim email ke [alamat email], atau mengunjungi situs web kami: [URL].
Hormat Kami,
[Nama perusahaan]
Baca juga: YoY Analysis: Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya
Template surat kenaikan harga perawatan taman
Gunakan templat ini untuk memberi tahu pelanggan perawatan taman Anda tentang kenaikan harga yang akan datang.
Perihal: [Nama Perusahaan] Pemberitahuan Kenaikan Harga
Hai [Nama Pelanggan]
Di [Nama Perusahaan], kami berkomitmen untuk menyediakan layanan perawatan taman profesional berkualitas tinggi kepada klien kami.
Untuk mengimbangi kenaikan biaya bisnis dan untuk terus memberikan layanan terbaik kepada Anda, kami akan menaikkan harga sebesar [persentase] pada [bulan, hari, tahun].
Artinya, mulai [bulan, tanggal, tahun], faktur Anda untuk [layanan] akan meningkat dari [harga saat ini] menjadi [jumlah setelah kenaikan].
Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, silakan hubungi melalui [alamat email], [nomor telepon], atau [situs web].
Terima kasih atas pengertian Anda!
Hormat Kami,
[Nama bisnis perawatan taman]
Baca juga: Cara dan Syarat Membuat Surat Keterangan Usaha (SKU) juga Contohnya
Contoh surat kenaikan harga jasa kebersihan
Salin dan tempel templat surat ini untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda menaikkan harga layanan kebersihan.
Perihal: [Nama Perusahaan] Pemberitahuan Perubahan Harga
Hai [Nama Pelanggan]
Di [Nama Perusahaan] kami berdedikasi untuk menyediakan layanan pembersihan berkualitas tinggi bagi Anda.
Untuk membantu kami mengimbangi kenaikan biaya perlengkapan kebersihan dan tenaga kerja, pada [bulan, hari, tahun], kami akan menaikkan harga sebesar [persentase].
Mulai [bulan, tanggal, tahun], biaya pembersihan [mingguan/bulanan] Anda yang baru akan menjadi [tarif baru].
Jika Anda memiliki pertanyaan, kami dengan senang hati membantu. Hubungi kami dengan menghubungi kami di [nomor telepon], mengirim email ke [alamat email], atau mengunjungi situs web kami: [URL].
Sungguh-sungguh,
[Nama Bisnis]
Download template surat kenaikan harga
Jika masih kesulitan, Anda bisa mendownload template surat kenaikan harga berikut dalam format .docs pada tombol di bawah ini:
Baca juga: Download Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Serta Cara Membuatnya
5 Tips Menulis Surat Kenaikan Harga Kepada Pelanggan
Menulis surat kepada pelanggan tentang kenaikan harga bisa menjadi situasi yang sulit untuk dihadapi.
Anda tidak ingin menulis surat yang akan memicu reaksi balik atau membuat pelanggan Anda frustrasi.
Anda harus sangat berhati-hati dengan kata-kata Anda sehingga Anda dapat memberi tahu mereka tentang kenaikan harga dengan cara yang baik dan penuh hormat.
Berikut lima tips menulis surat kenaikan harga kepada pelanggan:
1. Kirimkan pengumuman jauh-jauh hari
Hal pertama yang penting, Anda ingin memberi klien dan pelanggan Anda banyak waktu sebelumnya untuk bersiap menghadapi kenaikan harga ini.
Jika bisnis Anda adalah bisnis yang sering mereka beli, mereka mungkin harus mengurangi biaya-biaya lainnya sehingga mereka dapat terus membeli layanan Anda dengan kenaikan harga, yang merupakan sesuatu yang harus mereka persiapkan sebelumnya.
Memberi tahu mereka jauh-jauh hari akan memberi mereka cukup waktu untuk menerima kenaikan harga dan melakukan penyesuaian. Ada baiknya juga untuk mendorong mereka melakukan beberapa pembelian tambahan sebelum kenaikan benar-benar terjadi.
Pada akhirnya, Anda ingin mereka tahu bahwa Anda mengingatnya, karena hal itu menunjukkan betapa Anda peduli untuk mempertahankan mereka sebagai pelanggan.
2. Bersikaplah to the point
Jangan terlalu bertele-tele dan mencari alasan. Sebaliknya, bersikaplah langsung dan to the point, dan hindari esai yang panjang dan tertulis.
Daripada menulis email atau surat yang panjang, berikan beberapa poin penting tentang pembaruan produk atau layanan dan informasi relevan lainnya.
Anda tidak perlu menjelaskan secara detail tentang metode penetapan harga atau informasi lain tentang bisnis Anda.
Langsung ke pokok permasalahan secepat dan sebaik mungkin. Pelanggan Anda tidak ingin menghabiskan sepanjang sore mereka membaca esai, terutama tentang sesuatu yang berdampak negatif pada mereka.
Anda juga tidak perlu terlalu menyesal dalam surat Anda. Anda dapat mengakui bahwa kenaikan harga adalah sebuah hal yang disayangkan, namun Anda tidak perlu menjelaskan lebih detail tentang betapa menyesalnya Anda atas masalah apa pun yang mungkin timbul.
Anda harus tegas dalam mengambil keputusan dan memberi tahu pelanggan bahwa inilah yang harus terjadi agar bisnis Anda tetap terbuka.
3. Berikan alasan Anda
Untuk menulis surat kenaikan harga yang efektif, Anda perlu memberikan alasan Anda. Anda tidak bisa begitu saja memberi tahu pelanggan bahwa harga Anda akan berlipat ganda dan mengharapkan mereka memahami alasannya.
Anda harus menjelaskan alasannya dengan kata-kata Anda sendiri, karena ini dapat membantu mencegah pelanggan Anda bereaksi negatif.
Saat menyusun surat kenaikan harga, jelaskan kepada pelanggan alasan Anda menaikkan harga dan jelaskan nilai produk Anda secara positif. Berikan rincian tentang nilai yang akan diberikan produk Anda kepada mereka dan apakah harga baru tersebut sepadan.
Misalnya, jika Anda menaikkan harga karena ingin meningkatkan kualitas produk, jelaskan hal itu dalam surat Anda. Jelaskan secara rinci seberapa baik produk tersebut nantinya, sehingga pelanggan dapat merasa senang dengan produk tersebut daripada kecewa karena kenaikan harga.
Jika Anda menaikkan harga karena perusahaan Anda berkembang, beri tahu pelanggan Anda hal itu. Jujurlah kepada mereka dan beri tahu mereka bahwa kenaikan harga itu wajar sehingga mereka tidak berpikir Anda menaikkannya hanya karena Anda menginginkannya.
Salah satu strategi retensi pelanggan terbaik adalah terhubung dengan pelanggan Anda. Memberikan pembenaran terhadap kenaikan harga menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda bisa bersikap transparan kepada mereka dan bahwa mereka dapat mempercayai Anda, sehingga dapat meningkatkan retensi pelanggan Anda.
Baca juga: Download Contoh Surat Permohonan Pembayaran Docs
4. Bersikaplah rendah hati
Meskipun surat kenaikan harga Anda harus profesional, bukan berarti Anda tidak dapat menambahkan aspek yang menarik juga.
Anda ingin surat Anda terdengar seperti ditulis oleh manusia yang berempati terhadap rasa frustrasi akibat kenaikan harga dan bukan oleh robot yang memuntahkan informasi.
Bersikap rendah dalam surat Anda juga merupakan cara yang bagus untuk terhubung dengan pelanggan Anda, yang penting untuk retensi pelanggan.
5. Tawarkan dukungan
Dengan adanya perubahan besar, terutama dalam hal harga, akan ada beberapa pelanggan yang mungkin akan kecewa atau bingung, sehingga Anda perlu menawarkan cara dukungan dalam surat Anda.
Ini dapat mengarahkan pembaca ke halaman harga FAQ di mana mereka dapat menemukan informasi lebih lanjut atau memberikan informasi untuk tim layanan pelanggan Anda.
Kenaikan harga dapat merugikan sebagian pelanggan, terutama jika mereka harus menyesuaikan aspek lain dalam kehidupan mereka untuk memperhitungkan kenaikan tersebut.
Jadi, sangat penting untuk menawarkan dukungan di akhir surat Anda dan memberi tahu pelanggan bahwa Anda ada untuk mereka. Yakinkan mereka bahwa mereka selalu dapat menemui Anda jika mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran lain mengenai kenaikan harga.
Anda ingin memberi mereka kesempatan untuk menjangkau Anda karena jika tidak, kemungkinan besar mereka akan beralih ke pesaing Anda.
Baca juga: Download Surat Penawaran Harga Beserta Contohnya
Kapan Harus Menaikkan Harga?
Beberapa bisnis jasa menaikkan harga mereka dalam persentase kecil setiap tahun karena inflasi. Perusahaan lain menaikkan harga pada tanggal ulang tahun pelanggan, atau ketika upah minimum naik.
Jika Anda tidak yakin kapan harus menaikkan harga, berikut beberapa tanda bahwa sudah waktunya:
1. Biaya Anda meningkat
Tenaga kerja, material, bahan bakar, overhead, dan sebagian besar pengeluaran bisnis lainnya akan meningkat harganya seiring berjalannya waktu. Hal ini bisa disebabkan oleh inflasi, pemasok, pasar tenaga kerja, atau faktor tak terduga lainnya.
Jika Anda tidak menyesuaikan harga untuk mencerminkan kenaikan ini, Anda akan kehilangan uang untuk membayarnya.
Awasi margin keuntungan Anda setiap bulan untuk memantau tren kenaikan sehingga Anda dapat melakukan penyesuaian pada harga sebelum menjadi masalah.
2. Anda ingin mengembangkan bisnis Anda
Kenaikan harga juga dapat digunakan sebagai strategi penetapan harga untuk membantu Anda mencapai sasaran bisnis tertentu, seperti mempekerjakan sejumlah karyawan baru atau memperluas ke area layanan baru.
Jika Anda ingin mengembangkan bisnis, menaikkan harga mungkin merupakan cara terbaik untuk mendanai ekspansi Anda.
3. Anda perlu memfilter pelanggan
Ketika harga Anda rendah, Anda biasanya akan menarik pelanggan yang lebih menghargai penghematan daripada kualitas atau pengerjaan. Pelanggan-pelanggan ini sebenarnya bisa mengeluarkan biaya lebih dari nilainya.
Jika pelanggan meninggalkan kenaikan tarif yang kecil, kemungkinan besar Anda akan kehilangan mereka karena pesaing yang melakukan perang harga.
Menaikkan harga dapat membantu Anda menyaring pelanggan tersebut (atau pelanggan bermasalah) sehingga Anda dapat menargetkan klien yang tertarik pada pekerjaan yang lebih besar atau berjangka panjang.
4. Anda banyak diminati
Menetapkan harga rendah adalah hal yang wajar ketika Anda baru memulai bisnis jasa untuk menarik pelanggan awal. Namun begitu Anda mulai memesan pekerjaan secara rutin, Anda harus menaikkan harga agar sesuai dengan nilai pasar.
5. Pesaing Anda mengenakan harga lebih tinggi
Ikuti terus tren industri dengan memantau bagaimana pesaing Anda menentukan harga layanan mereka. Jika pesaing Anda mengenakan biaya lebih banyak untuk layanan yang sama, inilah saatnya menaikkan harga Anda agar selaras dengan standar pasar.
Baca juga: Cara Membuat Surat Keterangan Usaha dari Desa Beserta Syarat dan Contohnya
Kesimpulan
Sebuah bisnis berfungsi untuk melayani pelanggannya, dan sebagai pemilik bisnis, tujuan utama Anda adalah memastikan pelanggan Anda selalu senang.
Namun terkadang, Anda mungkin dihadapkan pada situasi yang tidak diinginkan oleh pemilik bisnis mana pun, dan situasi tersebut harus membuat harga naik.
Menaikkan harga tidak dapat dihindari oleh bisnis apa pun. Mungkin Anda ingin meningkatkan kualitas produk sehingga Anda perlu membeli bahan yang lebih mahal untuk membuatnya, atau biaya produksi dan distribusi Anda meningkat.
Atau mungkin, bisnis Anda sedang berkembang dan Anda perlu menaikkan harga untuk mengimbangi peningkatan permintaan. Apa pun situasi Anda, kenaikan harga adalah satu-satunya pilihan agar bisnis Anda tetap bertahan. Meskipun hal ini mungkin membuat pelanggan Anda tidak senang, itulah yang harus dilakukan.
