Surat konfirmasi pesanan penjualan atau pembelian, disiapkan oleh penjual dan diterbitkan sebagai tanggapan atas pesanan pembelian pembeli untuk transaksi penjualan barang berdasarkan kesepakatan yang berlaku.
Ada beberapa jenis surat konfirmasi, masing-masing dengan formatnya sendiri. Surat konfirmasi dasar sering kali ringkas dan langsung pada intinya, ditulis untuk mengonfirmasi secara spesifik pertemuan, acara, atau pengaturan lainnya; sedangkan, surat konfirmasi kerja biasanya lebih panjang karena memuat syarat dan ketentuan kerja yang spesifik.
Surat konfirmasi yang ditulis dengan baik akan memastikan bahwa kata-kata Anda profesional, transparan, dan diterima dengan baik oleh penerima.
Dalam artikel ini, kami membahas cara menulis surat konfirmasi pesanan, melihat contoh template untuk surat konfirmasi pesanan yang bisa Anda download secara gratis.
Cara Menulis Surat Konfirmasi Pesanan
Berikut adalah enam langkah yang dapat Anda ikuti untuk mempelajari cara menulis surat konfirmasi:
Mulailah dengan headline
Anda dapat menulis headline yang berisi informasi kontak Anda dan penerima di bagian atas surat konfirmasi. Nama lengkap, nomor kontak, dan alamat surat adalah contoh informasi kontak spesifik yang dapat Anda sertakan.
Jika di kemudian hari Anda perlu mencari surat tersebut, Anda juga dapat menambahkan tanggal untuk mencatat kapan komunikasi tersebut terjadi. Selain itu, tuliskan juga baris subjek yang sesuai jika Anda mengirim surat melalui email.
Lanjutkan dengan penjelasan atau deskripsi
Anda dapat menggunakan kalimat pembuka dalam surat konfirmasi pesanan Anda untuk menjelaskan apa yang Anda tanggapi dan apa keputusan Anda.
Memulai dengan informasi ini memungkinkan penerima untuk segera mengetahui maksud dari surat tersebut. Misalnya, jika Anda mengonfirmasi waktu untuk rapat, Anda dapat menyebutkan waktu yang Anda inginkan di kalimat pertama.
Baca juga: 12 Indikator Loyalitas Pelanggan, Rumus, dan Cara Meningkatkannya
Sertakan informasi yang relevan tentang konfirmasi
Anda dapat memberikan rincian tentang pilihan Anda kepada penerima setelah Anda menyatakan dengan jelas keputusan konfirmasi Anda.
Misalkan Anda menawarkan penawaran seminar berbayar, dalam hal ini, Anda dapat menyertakan detail tentang tanggung jawab, kompensasi, dan manfaat posisi tersebut.
Tergantung pada tujuan tanggapan Anda, rincian dan informasi yang Anda miliki dalam bagian surat konfirmasi ini dapat bervariasi.
Jelaskan dokumen yang dilampirkan
Anda bisa melewatkan langkah ini jika surat konfirmasi atau email Anda tidak memiliki lampiran. Jika Anda melampirkan lampiran pada surat tersebut, Anda dapat menjelaskan apa saja dokumen atau materi yang dilampirkan dan apa yang harus dilakukan oleh penerima dengan dokumen atau materi tersebut.
Misalnya, jika Anda mengirimkan surat konfirmasi kepada seseorang yang ingin mengetahui detail pekerjaan atau produk yang Anda jual, Anda dapat menyertakan foto produk yang Anda miliki sebagai pilihan.
Baca juga: Total Productive Maintenance (TPM): Pengertian, Elemen, dan Implementasinya
Tambahkan pernyataan yang mendukung
Metode yang cocok untuk mengakhiri surat konfirmasi Anda adalah dengan menyertakan pesan yang mendukung pada bagian kesimpulan.
Tujuan dari tanggapan Anda dapat memengaruhi nada pernyataan yang Anda gunakan di akhir surat. Jika Anda mengonfirmasi sebuah pertemuan, Anda dapat menyertakan sesuatu tentang betapa Anda menantikan pertemuan dengan mereka.
Sementara itu, jika Anda menulis surat untuk pembelian produk, Anda dapat menutupnya dengan pernyataan tentang betapa bersemangatnya Anda untuk mulai bekerja sama.
Mengoreksi surat
Untuk memastikan bahwa surat Anda menyampaikan pesan yang diinginkan, pastikan untuk mengoreksinya beberapa kali. Pastikan surat konfirmasi Anda ringkas, jelas, dan profesional dengan mengoreksinya.
Anda juga dapat meminta kolega yang dapat dipercaya atau mentor yang berpengalaman untuk mengoreksi surat konfirmasi pesanan Anda untuk memastikan surat tersebut konsisten dan bebas dari kesalahan.
Baca juga: Download Contoh Surat Permohonan Pembayaran Docs
Apa Tujuan dari Konfirmasi Pesanan?
Mencegah kesalahpahaman
Baik klien maupun pelanggan mengetahui tentang layanan yang dipesan, sehingga kerugian yang tidak direncanakan tidak terjadi. Hal ini untuk mencegah terjadinya perselisihan di kemudian hari.
- Pelanggan (klien) menerima layanan yang dirumuskan dalam konfirmasi pesanan.
- Kontraktor (freelancer) harus melaksanakan jasa yang telah dirumuskan dalam konfirmasi pesanan.
Memberikan perlindungan
dalam hal perintah lisan. Penugasan dapat dilakukan secara lisan, misalnya, dalam percakapan telepon, konsultasi, dll. Setelah mendiskusikan sebuah proyek dengan klien dan mengonfirmasi bahwa mereka ingin membeli layanan atau produk Anda, konfirmasi pesanan tertulis akan mendukung Anda.
Konfirmasi pesanan akan diletakkan di atas kertas yang mengulangi rincian perjanjian lisan Anda.
Baca juga: Download Surat Penawaran Harga Beserta Contohnya
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Serta
Berikut adalah beberapa contoh surat konfirmasi pesanan yang mungki bisa Anda gunakan untuk bisnis Anda:
Contoh 1
Untuk Maria, Manajer Komunikasi PT ABC.
Perihal: Terima kasih atas email konfirmasi pesanan Anda
Pelanggan yang terhormat,
Terima kasih atas pesanan barang khusus Anda. Tim pengembangan kami terus bekerja keras untuk menyediakan produk inovatif yang akan membantu perusahaan Anda tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan di pasar global.
Pada bulan November ini, kami berencana untuk meluncurkan penawaran produk baru dan menarik yang akan membantu Anda meningkatkan keuntungan perusahaan Anda.
Kami bertujuan untuk menyediakan perangkat terbaik yang menjawab kebutuhan spesifik konsumen kami. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kritik, jangan ragu untuk menghubungi kami. Seluruh inventaris kami didukung oleh jaminan pemenuhan 100 persen.
Kami tidak hanya akan terus memberi Anda informasi tentang pengiriman barang melalui brosur dan komunikasi bulanan kami, tetapi kami juga dapat bertemu dengan Anda dan karyawan Anda sebelum pengiriman untuk membahas detail dan menjawab pertanyaan apa pun.
Terima kasih telah memilih untuk berbelanja bersama kami. Kami menghargai dukungan Anda. Perusahaan kami kemungkinan besar akan menyediakan produk unggulan dan layanan pelanggan yang penuh perhatian kepada pelanggan yang berharga seperti Anda. Kami ingin memenuhi harapan Anda!
Terima kasih atas pesanan Anda. Kami sangat menghargai keputusan Anda yang telah memilih kami. Kami berharap dapat segera bertemu dengan Anda lagi, tetap sehat dan sukses selalu!
Salam hangat,
Sinta
PT XYZ Solusi
Baca juga: Download Contoh Surat Pengajuan Barang Beserta Pengertiannya
Contoh 2
Kepada
Stephanie, Studio Seni dan Kerajinan, Jakarta,
Perihal: Terima kasih atas email konfirmasi pesanan Anda.
Pelanggan yang terhormat,
Terima kasih atas minat Anda untuk memesan karya seni rupa unik dari pameran kami. Dengan senang hati kami melayani Anda. Kami akan menghubungi Anda setelah produk Anda tiba untuk memverifikasi bahwa Anda sepenuhnya puas dengan pembelian Anda.
Artworks kami telah berpengalaman pada pembuatan kerajinan dan aset seni yang luar biasa, serta memasok karya-karya unik yang luar biasa dari pengrajin lokal, selama lebih dari 25 tahun.
Tidak ada yang membuat kami lebih bahagia daripada ketika orang-orang menghargai semua pekerjaan sulit yang kami lakukan dan upaya yang kami lakukan untuk memuaskan konsumen kami. Terima kasih atas pesanan dan kepercayaan Anda yang luar biasa.
Kami telah menawarkan kode promo diskon 20% untuk Anda gunakan pada pembelian berikutnya sebagai simbol penghargaan kami. Ini adalah hal yang dapat kami lakukan untuk menunjukkan kepada Anda betapa pentingnya perusahaan Anda bagi kami.
Kami menghargai komitmen Anda terhadap citra dan cara-cara unik yang Anda gunakan untuk memasukkan produk kami ke dalam toko Anda. Kami sangat menghargai dukungan Anda dan akan menunggu ulasan Anda mengenai koleksi karya seni musim gugur/musim dingin kami.
Tidak ada yang lebih membahagiakan kami selain melihat pesanan Anda telah selesai. Pembelian Anda akan tiba di depan pintu Anda dalam waktu singkat, siap untuk menjadi anggota keluarga Anda.
Dan kami berterima kasih dari lubuk hati kami yang terdalam karena telah memilih kami untuk ini. Kami sangat berharap Anda akan segera memesan lagi dari kami. Kami berharap yang terbaik untuk Anda, tetaplah sehat dan diberkati!
Terima kasih sekali lagi!
Salam hangat,
Willson,
BXC Artworks, Bandung.
Baca juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya
Download Template Surat Konfirmasi Pesanan
Jika Anda mencari template surat konfirmasi pesanan siap pakai, Anda bisa mendownload surat konfirmasi pesanan siap pakai melalui tombol di bawah ini:
Tips Menulis Surat Konfirmasi Pesanan
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat konfirmasi yang baik:
- Konfirmasikan setiap informasi. Berbagi informasi spesifik adalah inti dari surat konfirmasi dan tujuan utama pengirimannya. Sebelum mengirimkan informasi ini, periksa kembali tanggal, waktu, dan lokasi yang Anda cantumkan dalam surat.
- Pastikan keakuratan faktual. Surat konfirmasi dapat mempengaruhi keputusan bisnis. Jadi, surat tersebut harus faktual dan tidak menggunakan informasi yang tidak jelas atau frasa idiomatik.
- Tetap profesional. Kesederhanaan dan kejelasan memastikan profesionalisme dalam surat. Gunakan font profesional dan jaga agar tetap konsisten serta gunakan salam dan pujian yang tepat.
- Jaga agar tetap relevan. Penting agar surat hanya berisi informasi yang relevan dengan tujuan. Misalnya, surat konfirmasi dapat mencakup konfirmasi harga dengan jenis item berbeda, biaya pengerjaan, tanggal pengiriman, dan informasi lain yang diperlukan.
- Simpan salinan. Selalu simpan salinan surat yang telah ditandatangani. Ini berfungsi sebagai catatan yang dapat Anda rujuk saat menulis komunikasi berikutnya atau simpan sebagai referensi untuk diri Anda sendiri.
- Ikuti format yang tepat. Saat menulis surat formal, sertakan semua informasi, seperti alamat penerima, nama, tanda tangan, dan ikuti format yang benar.
- Tanggapi secara tepat waktu. Mengirim tanggapan tepat waktu adalah hal yang benar, profesional dan sopan untuk dilakukan. Pastikan untuk mengirimkan tanggapan dalam beberapa hari setelah menerima korespondensi asli atau sesuai kebutuhan.
Baca juga: Surat Pembatalan Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Kesimpulan
Membuat surat konfirmasi pesanan bisa menjadi hal penting supaya setiap informasi pesanan bisa disampaikan kepada pelanggan tanpa ada informasi yang ditutupi.
Pada gilirannya, hal ini akan meningkatkan pengalaman berbelanja yang lebih baik dan meningkatkan reputasi bisnis Anda di mata pembeli.
Dengan mendownload contoh surat konfirmasi pesanan diatas, diharapkan Anda bisa membangun komunikasi yang lebih baik kepada pelanggan dan bisa mendeskripsikan produk atau layanan yang Anda jual dengan lebih transparan.
Pastikan juga Anda mencatat setiap transaksi yang terjadi pada sistem pembukuan yang modern untuk memudahkan Anda dalam mengambil keputusan berdasarkan data keuangan yang valid.
Jika belum memiliki sistem pembukuan yang baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online Kledo yang mudah digunakan dan dipercaya oleh lebih dari 80 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Untuk mengetahui apa yang bisa Kledo lakukan untuk proses pembukuan yang lebih baik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
