Akuntan menangani proses pengelolaan keuangan sehari-hari perusahaan untuk membantu mereka melacak pengeluaran dan pendapatan untuk membuatpelaporan yang lebih akurat. Ketika akuntan menemukan transaksi yang tidak dikenal atau tidak jelas dalam sebuah perusahaan, mereka mencatat transaksi tersebut dalam suspense account sampai mereka dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang transaksi tersebut.
Mempelajari suspense account dapat membantu Anda menjaga keuangan perusahaan tetap teratur dan akurat.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan suspense account, mendiskusikan kapan harus menggunakannya, berbagi tips untuk menggunakannya dengan sukses, dan memberikan contoh untuk membantu Anda lebih memahami konsep ini.
Apa itu Suspense Account?
Seringkali, pemegang buku dapat dengan mudah memindai pembukuan untuk mencari penyebabnya dan memperbaiki masalahnya. Ketika mereka tidak dapat mengidentifikasi kesalahan, mereka mengandalkan alat yang disebut suspense account.
Anda mungkin akan melihat suspense account muncul di Neraca Saldo bisnis Anda, jadi perlu dipahami bagaimana fungsinya untuk membantu menyeimbangkan pembukuan Anda dan mengamankan laba Anda.
Suspense account atau akun suspense digunakan untuk mengatasi kesalahan dan ketidakpastian dalam buku besar. Saat menjumlahkan Saldo Percobaan, pemegang buku Anda mungkin melihat ketidakkonsistenan yang mencegah kolom-kolom tersebut seimbang.
Mereka kemudian akan memasukkan akun suspense, yang mencatat dan menyimpan sementara perbedaan ini. Setelah akuntan mengidentifikasi transaksi yang bermasalah, mereka dapat memindahkan entri tersebut keluar dari akun suspense dan masuk ke akun yang sesuai. Dengan demikian, akuntan menyelesaikan kesalahan dan dapat menyeimbangkan pembukuan Anda.
Proses ini dikenal sebagai “memusatkan” akun suspense, dan harus dilakukan secara teratur. Perlu diketahui bahwa akun suspense biasanya berbentuk aset lancar atau liabilitas lancar. Akun suspense juga dapat berbentuk kredit atau debit, tergantung pada apa yang diperlukan untuk menyeimbangkan Neraca Saldo.
Baca juga: Ekuitas Pemegang Saham: Arti, Komponen, Contoh, dan Laporannya
Contoh Kasus Suspense Account
Neraca saldo per 31 Maret 2023
| S. No, | Nama Akun | L. F. | Saldo debit | Saldo kredit |
| 1 | Diskon | 250.000 | ||
| 2 | Kas di tangan | 4.200.000 | ||
| 3 | Modal | 50.000.000 | ||
| 4 | Gaji | 12.000.000 | ||
| 5 | Furnitur | 7.500.000 | ||
| 6 | Pinjaman | 7.000.000 | ||
| 7 | Listik | 12.000.000 | ||
| 8 | Komis yang dibayarkan | 3.000.000 | ||
| 9 | Pembelian | 29.050.000 | ||
| 10 | Penjualan | 35.000.000 | ||
| 11 | Suspense account | 24.000.000 | ||
| Total | 92.000.000 | 92.000.000 |
Perhatikan contoh Neraca Saldo Percobaan di atas, yang berisi debit 24.000.000 dalam bentuk akun suspense. Tanpa transaksi ini, kolom debit dan kredit tidak akan seimbang. Jika sisi kredit kurang, akun suspense akan ditambahkan ke kolom tersebut.
Selain menambahkan akun ini ke Neraca Saldo, akun suspense yang terpisah harus ditempatkan di buku besar. Ini akan terlihat seperti ini:
Suspense Account
| Tanggal | Detail | Debit | Tanggal | Detail | Kredit |
| 31.03.2023 | Saldo awal | 24.000.000 | 02.04.2023 | Pembelian furnitur | 3.600.000 |
| 02.04.2023 | Kas di tangan | 2.600.000 | |||
| 02.04.2023 | Pembayaran pinjaman | 2.400.000 | |||
| 15.400.000 |
Ayat buku besar ini memungkinkan penjelasan yang lebih rinci mengenai kesalahan spesifik yang ada.
Dalam contoh ini, ditemukan bahwa pembayaran untuk meja dan kursi kantor telah dicatat dalam akun Furnitur sebagai 1.500.000, bukan 5.100.000.
Pertama-tama kita akan mencatat selisihnya (5.100.000 – 1.500.000) di akun Suspense dan kemudian menambahkan entri penyesuaian ke akun yang sesuai (Furnitur).
Seperti yang ditunjukkan oleh contoh ini, akun suspense dalam buku besar mencatat transaksi yang bermasalah sehingga kita dapat memindahkannya ke akun yang benar; setelah melakukan hal ini, akuntan dapat mengosongkan akun suspense dan menyeimbangkan pembukuan dengan benar.
Suspense account ini menunjukkan kesalahan lain, yang mungkin telah Anda perhatikan di Neraca Saldo. Saldo Kas lebih tinggi dari yang ditunjukkan dalam Neraca Saldo Percobaan dan sama dengan 6.800.000.
Pinjaman juga telah dilunasi sebagian, sehingga mengurangi saldo akun Pinjaman sebesar 2.400.000. Oleh karena itu, koreksi ini akan ditambahkan ke akun Suspense dan akun terkait. Seperti yang Anda lihat, akuntan masih harus menemukan kesalahan yang menyebabkan selisih 15.400.000.
Baca juga: Alur Penerimaan Kas Beserta Contoh dan Jurnalnya
Kapan Anda Harus Menggunakan Suspense Account
Anda dapat menggunakan account suspanse untuk situasi apa pun ketika Anda membutuhkan lebih banyak informasi untuk mencatat transaksi secara akurat di buku besar klien Anda.
Biasanya, buku besar untuk bisnis dengan banyak transaksi harus selalu memiliki akun suspense yang siap untuk transaksi tanpa rincian yang jelas agar akuntansi lebih efisien dan tepat.
Berikut adalah situasi ketika Anda dapat memasukkan transaksi ke dalam akun suspense:
Ketika pengirimnya tidak jelas
Penting untuk memahami siapa yang mengirim faktur atau melakukan pembelian saat menyimpan akun untuk klien Anda, jadi pertimbangkan untuk memasukkan transaksi ke dalam akun suspense jika pengirimnya tidak jelas.
Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mengetahui siapa yang mengirim pembayaran atau faktur dan melacak pendapatan dan pengeluaran tersebut di bagian yang tepat dalam buku besar klien Anda.
Menggunakan suspense account untuk transaksi tanpa pengirim yang jelas juga memungkinkan Anda dan klien Anda untuk memastikan bahwa orang yang tepat yang mengirim dan menerima pembayaran.
Ketika penerima tidak jelas
Terkadang, Anda mungkin menerima pembayaran atau faktur untuk klien Anda tanpa alamat penerima yang jelas. Sebagai contoh, klien Anda mungkin sebuah perusahaan yang menyewa jasa kebersihan, namun jasa kebersihan tersebut tidak menentukan departemen atau orang tertentu untuk membayar faktur mereka, sehingga Anda dapat memasukkan jumlah tersebut ke dalam suspense account hingga klien Anda memutuskan siapa yang membayar faktur tersebut.
Rekening penangguhan berguna dalam situasi ini untuk memastikan Anda melacak semua pengeluaran dan pendapatan di tempat yang tepat untuk menyimpan anggaran untuk semua departemen.
Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Bisnis Travel dan Jenisnya
Ketika alasannya tidak jelas
Anda juga dapat memasukkan transaksi ke dalam akun suspense jika alasan pengeluaran atau pendapatan tidak jelas. Hal ini dapat terjadi jika ada tanda terima atau faktur untuk suatu jumlah tanpa deskripsi produk atau layanan yang menimbulkan biaya atau menghasilkan pembayaran.
Jika tidak ada alasan yang jelas untuk suatu jumlah, memasukkannya ke dalam suspense account hingga klien Anda dapat mengklarifikasi pembayaran memungkinkan buku besar tetap bebas dari kesalahan.
Ketika klien Anda menerima pembayaran sebagian
Alasan lain untuk menggunakan rekening penangguhan untuk klien Anda adalah jika mereka menerima pembayaran sebagian atau pembayaran dengan cicilan untuk suatu produk atau layanan.
Hal ini sering terjadi pada perusahaan yang menawarkan paket pembayaran atau memerlukan uang muka atau deposit untuk produk dan layanan tertentu.
Akan sangat bermanfaat untuk mencatat pembayaran parsial ini di akun suspense perusahaan sampai klien Anda menerima pembayaran secara penuh, dan Anda dapat memindahkan transaksi yang telah selesai ke buku besar untuk menunjukkan total pendapatan.
Baca juga: Reklasifikasi dalam Akuntansi: Pembahasan Lengkap dan Mendalam
Ketika klien Anda belum menerima pembelian
Suspense account juga dapat berguna jika klien Anda membayar produk atau layanan yang belum mereka terima.
Sebagai contoh, klien Anda mungkin memesan perabot kantor baru untuk bisnis mereka, tetapi mereka tidak akan menerima perabot tersebut selama beberapa bulan setelah perabot tersebut tersedia.
Anda dapat mencatat pengeluaran dalam akun suspense untuk memisahkannya dari total pengeluaran jika klien Anda membatalkan pesanan atau tidak menerimanya, sehingga lebih mudah untuk mengubah atau menghapus pembayaran dari akun.
Persiapan neraca saldo percobaan
Suspense account adalah akun yang berguna ketika saldo debit dan kredit dalam neraca saldo tidak sesuai. Perbedaan jumlah kredit dan debit dapat menjadi alasan untuk membuat akun penyeimbang.
Ketika saldo sisi kredit lebih besar dari saldo debit, selisihnya dicatat sebagai debit. Jika saldo sisi debit lebih besar dari sisi kredit, selisihnya dicatat sebagai kredit.
Baca juga: PSAK 46: Pengertian dan Hubungannya Pada Akuntansi dan Perpajakan
Tips untuk Menggunakan Supsense Account
Gunakan tips berikut untuk mempelajari cara menggunakan akun suspense agar berhasil memenuhi kebutuhan klien Anda:
Lakukan peninjauan setiap hari
Meninjau suspense account binis Anda setiap hari memungkinkan Anda untuk memahami transaksi mana yang masih ambigu dan mengingatkan Anda untuk melihatnya lebih dalam.
Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menjaga keuangan klien Anda tetap di jalur yang benar dan mencegah akun suspense dipenuhi dengan transaksi yang tidak jelas yang dapat mempengaruhi pendapatan dan pengeluaran klien Anda secara keseluruhan.
Perhatikan pola dengan cermat
Coba perhatikan pola dalam rekening suspense klien Anda, seperti apakah jenis transaksi atau faktur tertentu dari pengirim tertentu masuk ke rekening suspense secara teratur.
Hal ini dapat membantu Anda dan klien Anda untuk melihat kesalahan dalam transaksi tersebut atau memperbaiki masalah dengan menghubungi pengirim secara langsung.
Membuat catatan
Mungkin berguna untuk mencatat alasan Anda memasukkan transaksi tertentu ke dalam akun suspense daripada bagian lain dari buku besar.
Mencatat alasannya dapat membantu Anda mengingat informasi apa saja yang Anda perlukan untuk memecahkan transaksi misterius dan menjaga keuangan klien Anda tetap pada jalurnya, terutama jika transaksi tersebut sudah cukup lama berada di suspense account.
Baca juga: Jurnal PPh 23: Pencatatan Akuntansi dan Contoh Kasusnya
Meminta klarifikasi
Meskipun Anda bertanggung jawab atas akuntansi klien Anda, penting untuk meminta mereka mengklarifikasi transaksi yang tidak jelas agar Anda dapat mencatatnya secara akurat.
Klien Anda mungkin memiliki informasi berharga tentang sumber atau alasan pembayaran atau faktur dan dapat membantu Anda menyelesaikan transaksi ini dengan lebih efisien.
Periksa ulang semuanya
Akurasi sangat penting dalam akuntansi, jadi pertimbangkan untuk memeriksa ulang pekerjaan Anda saat Anda memasukkan transaksi ke dalam akun suspense untuk ditinjau nanti.
Pastikan angka dan detailnya sudah benar untuk menghindari kesalahan dan menjaga buku besar tetap akurat saat Anda mentransfer transaksi dari akun suspense.
Hapus secara teratur
Karena suspense account untuk klien Anda bersifat sementara, hapuslah secara teratur untuk menempatkan transaksi di tempat yang tepat dan membuat gambaran akurat tentang pendapatan dan pengeluaran klien Anda untuk pelaporan.
Sangat penting untuk memiliki akun suspense yang jelas di akhir tahun fiskal untuk memastikan klien Anda memahami laba dan rugi yang sebenarnya.
Baca juga: Siklus Akuntansi Bisnis Manufaktur dan Bedanya dengan Bisnis Lain
Kesimpulan
Suspense account membantu Anda mengatur pembukuan dan proses akuntansi Anda. Akun ini memastikan bahwa Anda mencatat semua transaksi secara akurat dalam pembukuan Anda.
Ketika Anda mencatat transaksi yang tidak pasti di akun permanen, Anda mungkin memiliki saldo yang salah. Akun suspense membantu Anda menghindari pencatatan transaksi di akun yang salah. Anda juga terhindar dari kegagalan mencatat transaksi karena informasi yang hilang.
Butuh cara sederhana untuk menjaga akun bisnis kecil Anda tetap teratur? Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 60 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.
Dengan menggunakan Kledo, Anda akan mendapatkan kemudahan dalam proses pencatatan seluruh akun, otomatisasi akuntansi, pembuatan laporan keuangan instan, manajemen persediaan yang lebih baik, dan masih banyak lagi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Contoh Laporan Neraca Bisnis Jasa dan Download Templatenya - 15 November 2024
- Contoh Laporan Neraca Bisnis Retail dan Download Templatenya - 15 November 2024
- Cara Menghitung Laba Ditahan, Rumus, dan Contohnya - 14 November 2024