Term of Reference: Tips Menulis dan Contohnya

Saat memulai suatu proyek baru, biasanya para profesional akan menggunakan Term of Reference sebagai acuan. Apa itu Term of Reference?

Term of Reference adalah dokumen yang berisi penjelasan detail tentang tujuan, ruang lingkup, metode, dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan atau proyek

Memahami cara menulis ToR yang efektif akan sangat membantu Anda menjalankan proyek ke arah yang benar.

Pada artikel ini, kami akan membahas pentingnya Term of Reference, komponen di dalamnya dan cara menulisnya, serta contohnya.

Apa Pentingnya Menulis Term of Reference?

Menyusun Terms of Reference (ToR) untuk sebuah proyek penting untuk memastikan kesuksesan dan efisiensi pelaksanaan proyek.

ToR menyediakan kerangka kerja yang terstruktur dan menjadi acuan utama bagi seluruh pihak yang terlibat.

Selain itu, ada lima alasan utama mengapa Anda perlu mengembangkan ToR:

1. Kejelasan tujuan dan sasaran proyek

ToR secara jelas mendefinisikan tujuan dan sasaran proyek, sehingga seluruh pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang ingin dicapai oleh proyek.

Kejelasan ini sangat penting untuk menyelaraskan upaya, arah kerja, dan penggunaan sumber daya agar fokus pada tujuan yang sama.

2. Menetapkan ruang lingkup dan batasan proyek

ToR menguraikan ruang lingkup pekerjaan secara rinci, termasuk tugas-tugas, aktivitas, dan deliverables yang harus diselesaikan.

Di dalam ToR, dijelaskan apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek.

Dengan begitu, ToR membantu mencegah terjadinya perluasan ruang lingkup yang tidak terencana (scope creep), serta memastikan proyek tetap fokus pada hasil yang telah ditetapkan.

3. Penugasan peran dan tanggung jawab

ToR menetapkan peran dan tanggung jawab dari para pemangku kepentingan utama dalam proyek seperti anggota tim, sponsor, serta pihak-pihak pendukung lainnya.

Penugasan peran yang jelas mendorong akuntabilitas, memperlancar komunikasi, dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

4. Perencanaan dan eksekusi proyek yang efektif

ToR berfungsi sebagai dokumen dasar dalam merancang perencanaan dan pelaksanaan proyek secara efektif.

Dokumen ini menjabarkan peran, tanggung jawab, serta jadwal waktu, sehingga menjadi peta jalan (roadmap) yang jelas bagi tim proyek.

Dengan ToR yang baik, manajer proyek dapat mengalokasikan sumber daya dengan efisien, mengidentifikasi potensi risiko, serta membangun kerangka kerja yang terstruktur untuk pengambilan keputusan.

Baca Juga: Apa itu Manajemen Proyek? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Komponen dalam Term of Reference dan Cara Menulisnya

Berikut ini merupakan komponen dalam term of reference:

1. Informasi umum

Seperti halnya dokumen proyek lainnya, mulailah dengan informasi dasar terlebih dahulu. Cantumkan nama proyek, judul atau kode ID proyek, tanggal hari ini, dan nomor versi dokumen.

Setelah selesai, pastikan untuk menambahkan nama proyek dan nama file dokumen ke bagian footer.

2. Pendahuluan proyek

Awali dokumen Terms of Reference (ToR) proyek Anda dengan teks pengantar singkat yang menjelaskan inti dari proyek tersebut.

Ringkaslah cakupan dari dokumen ToR ini. Biasanya, ToR disusun untuk menetapkan mandat dari satu kelompok tertentu untuk satu alur kerja (workstream).

Jelaskan secara singkat hal-hal yang termasuk di dalamnya.

Contoh:

Workstream ini mencakup elemen teknis dari proyek xxx, termasuk pengembangan perangkat lunak dan perangkat keras, desain teknis, serta proses pengujian.

3. Tujuan dan hasil yang diharapkan

Langkah selanjutnya yang perlu Anda susun dari ToR adalah menjabarkan hasil spesifik yang ingin Anda capai beserta sasaran utama proyek.

Bagian ini berfungsi sebagai kompas yang membimbing tim proyek dan para pemangku kepentingan menuju visi keberhasilan yang sama.

Dengan merinci tujuan yang jelas, spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART), ToR memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat memahami dampak yang ingin diwujudkan dari proyek tersebut.

Selain itu, di bagian ini Anda juga bisa menjelaskan mengapa proyek ini penting dan bagaimana kaitannya dengan kebutuhan organisasi maupun masyarakat.

Baca Juga: Estimasi Biaya dalam Manajemen Proyek: Manfaat, Metode, & Contohnya

4. Ruang lingkup

Bagian ini secara rinci menjabarkan tugas, aktivitas, dan hasil kerja (deliverables) yang termasuk dalam ruang lingkup proyek.

Dengan mendefinisikan batasan proyek secara jelas, bagian ini membantu mencegah terjadinya perluasan ruang lingkup (scope creep) dan memastikan tim proyek tetap fokus pada hasil yang ingin dicapai.

Bagian ini menjawab pertanyaan mendasar seperti “Apa yang akan dilakukan?” dan “Apa yang tidak akan dilakukan?”

Kejelasan ini sangat penting untuk mengelola ekspektasi, menghindari kesalahpahaman, serta memberikan landasan yang kuat bagi perencanaan dan pelaksanaan proyek yang efektif.

5. Peran dan tanggung jawab

Bagian ini mencantumkan nama-nama orang yang terlibat beserta tanggung jawabnya masing-masing.

Kami sarankan Anda menggunakan format tabel agar informasi lebih mudah dipahami.

Jika Anda telah memiliki dokumen terpisah berupa template peran dan tanggung jawab, Anda dapat merujuk langsung ke dokumen tersebut untuk menghindari pengulangan.

Selain itu, bagian ini juga sebaiknya mencantumkan informasi mengenai frekuensi pertemuan tim. Misalnya:

“Pertemuan tim akan dilaksanakan setiap bulan atau lebih jarang jika diperlukan. Agenda tetap setiap pertemuan mencakup:

• Tinjauan terhadap perkembangan proyek, pencapaian milestone, risiko, dan isu yang ada
• Deliverables yang perlu disetujui atau diputuskan
• Topik khusus yang perlu dibahas atau diangkat untuk eskalasi
• Lain-lain

6. Menetapkan jalur pelaporan dan saluran komunikasi

Bagian ini menjelaskan struktur formal dalam pelaporan perkembangan, permasalahan, dan perkembangan penting lainnya dalam proyek.

Bagian ini juga membahas hierarki pelaporan, termasuk siapa melapor kepada siapa dan seberapa sering pelaporan dilakukan.

Informasi ini penting untuk memastikan kelancaran alur komunikasi, serta menjaga transparansi dan akuntabilitas sepanjang pelaksanaan proyek.

Dengan merinci saluran komunikasi yang akan digunakan seperti rapat rutin, laporan berkala, atau platform elektronik, dokumen ToR membantu menciptakan kolaborasi yang efektif dan meminimalkan potensi kesalahpahaman.

Baca Juga: Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Tips Improvisasinya

7. Penetapan jadwal waktu

Bagian ini merinci tonggak pencapaian (milestones) yang telah ditentukan serta keseluruhan garis waktu pelaksanaan proyek.

Dengan menetapkan jangka waktu yang jelas untuk setiap fase dan aktivitas proyek, ToR ini memberikan panduan (roadmap) bagi tim proyek sehingga seluruh anggota dapat memahami tenggat waktu utama dan merencanakan pekerjaannya dengan tepat.

Komponen ini sangat penting dalam pengelolaan proyek karena membantu mencegah keterlambatan, mendukung alokasi sumber daya secara efisien, serta memungkinkan identifikasi potensi hambatan sejak dini.

Selain itu, penetapan jadwal ini juga mendukung proses pemantauan kemajuan proyek dan penyesuaian strategi bila perlu, agar pelaksanaan proyek tetap berjalan sesuai rencana.

8. Identifikasi tonggak pencapaian utama

Tonggak pencapaian (milestones) merupakan capaian penting atau tahapan strategis dalam pelaksanaan proyek.

Komponen ini memiliki beberapa fungsi utama. Pertama, memberikan peta jalan (roadmap) yang jelas bagi tim proyek, dengan penanda nyata untuk mengukur kemajuan.

Kedua, memungkinkan para pemangku kepentingan untuk memantau perkembangan proyek serta mengantisipasi titik-titik krusial dalam proses implementasi.

Ketiga, membantu dalam perencanaan dan alokasi sumber daya, karena tim dapat menyelaraskan upaya kerja mereka dengan tonggak dan tenggat waktu yang telah ditetapkan.

9. Spesifikasi anggaran dan sumber daya

Bagian ini menjelaskan estimasi biaya, alokasi dana, serta kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek secara sukses.

Hal ini mencakup rincian mengenai sumber daya finansial, personel, peralatan, dan material yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

Komponen anggaran dan sumber daya memiliki beberapa fungsi penting:

• Mendukung perencanaan dan pengendalian anggaran, agar pelaksanaan proyek tetap berada dalam batas anggaran yang tersedia.
• Mempermudah proses alokasi sumber daya, baik tenaga kerja maupun material, ke berbagai kegiatan proyek secara efisien.
• Membantu proses persetujuan dan pencairan dana dari pihak-pihak yang berwenang, dengan menyampaikan secara jelas kebutuhan anggaran dan alasan pendanaan proyek.

Baca Juga: Proses Penyusunan Anggaran, Tips, dan Tantangannya

Apa Perbedaan antara ToR dan Proposal Proyek?

Selain ToR, juga terdapat dokumen yang kerap disebut dengan proposal proyek.

Meskipun terlihat serupa, keduanya memiliki sejumlah perbedaan tertentu, seperti:

1. Tujuan dan Fungsi

Term of Reference (TOR) adalah panduan atau kerangka yang menjelaskan apa yang mau dilakukan dalam sebuah proyek.

Isinya fokus pada ruang lingkup, tujuan, output yang diharapkan, jadwal, dan peran pihak-pihak yang terlibat.

TOR digunakan di tahap awal agar semua pihak punya pemahaman yang sama dan bisa menjadi acuan selama pekerjaan berjalan.

Sementara proposal proyek adalah dokumen penawaran atau permohonan persetujuan yang lebih lengkap.

Selain menjelaskan apa yang mau dilakukan, proposal juga memaparkan alasan mengapa proyek ini penting, manfaatnya, detail teknis, metode pelaksanaan, hingga anggaran.

Proposal biasanya digunakan untuk mendapatkan persetujuan atau pendanaan.

2. Isi Dokumen

TOR cenderung ringkas dan langsung ke poin penting, biasanya berisi:

• Latar belakang singkat
• Tujuan proyek
• Ruang lingkup pekerjaan
• Output yang diharapkan
• Jadwal pelaksanaan
• Penanggung jawab

Proposal proyek jauh lebih detail, biasanya memuat:

• Latar belakang dan masalah yang ingin dipecahkan
• Tujuan dan manfaat proyek
• Metode pelaksanaan
• Jadwal dan tahapan kegiatan
• Anggaran (RAB)
• Penutup atau ajakan untuk menyetujui

3. Waktu Dibuat

TOR disusun di tahap awal untuk memberikan gambaran singkat sekaligus panduan pelaksanaan.

Sementara proposal disusun ketika ide sudah matang dan siap diajukan, biasanya setelah TOR, agar bisa meyakinkan pihak yang memberi persetujuan atau dana.

4. Gaya Bahasa

TOR menggunakan bahasa yang lebih teknis, formal, dan fokus pada garis besar pekerjaan.

Proposal menggunakan bahasa yang lebih persuasif karena tujuannya meyakinkan pembaca bahwa proyek ini layak dilaksanakan atau didanai.

Contoh Term of Reference (ToR) Proyek

Judul Proyek: Kampanye Digital Marketing untuk Peluncuran Produk

1. Latar belakang proyek

Perusahaan akan meluncurkan produk baru pada kuartal berikutnya dan bertujuan untuk menyelenggarakan kampanye digital marketing yang komprehensif guna meningkatkan visibilitas produk, menarik perhatian audiens target, dan mendorong peningkatan penjualan.

2. Tujuan

• Meningkatkan kesadaran merek (brand awareness) sebesar 20% dalam enam bulan ke depan.
• Menghasilkan minimal 50.000 kunjungan ke situs web selama periode kampanye.
• Mencapai tingkat konversi sebesar 5% dari kunjungan situs web menjadi pembelian produk.

3. Ruang lingkup pekerjaan

• Melakukan riset pasar untuk mengidentifikasi demografi dan preferensi audiens target.
• Mengembangkan strategi digital marketing multisaluran yang mencakup media sosial, email, dan iklan online.
• Membuat konten, visual, dan materi promosi yang menarik untuk kampanye.
• Menerapkan mekanisme pelacakan untuk mengukur kinerja kampanye secara berkala.

4. Peran dan tanggung Jawab

Tim/Departemen	Tanggung Jawab
Tim Marketing	Mengembangkan strategi pemasaran, membuat konten, dan mengelola media sosial.
Tim Desain	Membuat aset visual dan materi promosi.
Departemen TI	Mengimplementasikan alat pelacakan dan memastikan fungsi situs web berjalan.

5. Jadwal dan tonggak pencapaian

• Riset Pasar: Bulan ke-1
• Pengembangan Strategi: Bulan ke-2
• Pembuatan Konten: Bulan ke-3
• Peluncuran Kampanye: Bulan ke-4
• Evaluasi Kinerja: Berjalan secara berkala

6. Anggaran dan sumber daya

• Anggaran yang dialokasikan: Rp10.000.000
• Tim Marketing: 2 karyawan penuh waktu
• Tim Desain: 1 karyawan penuh waktu
• Departemen TI: Dukungan teknis sesuai kebutuhan

7. Manajemen risiko

• Mengidentifikasi risiko potensial seperti perubahan kondisi pasar atau kendala teknis.
• Menyusun rencana kontinjensi untuk risiko utama guna memastikan respons yang tepat waktu dan efektif.

8. Proses tinjauan dan persetujuan

• Draf ToR akan ditinjau oleh Manajer Marketing, Kepala Tim Desain, dan Manajer TI.
• Masukan akan diintegrasikan sebelum mendapatkan persetujuan akhir dari Sponsor Proyek.

9. Pengendalian dokumen

• ToR final akan disimpan secara digital di platform manajemen proyek perusahaan.
• Setiap pembaruan atau perubahan akan didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada seluruh pemangku kepentingan yang relevan.

10. Saluran komunikasi

• Pembaruan proyek akan dibagikan secara rutin melalui pertemuan mingguan tim dan saluran komunikasi khusus proyek.

Baca Juga: 9 Cara Sukses Meeting Dengan Klien yang Wajib Dicoba

Tips Menulis Term of Reference

Gunakan bahasa yang spesifik dan tidak ambigu

Kejelasan merupakan hal yang sangat penting dalam penyusunan Terms of Reference (ToR). Penggunaan bahasa yang spesifik ini akan memastikan bahwa seluruh pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama terkait tujuan, ruang lingkup, dan hasil yang diharapkan dari proyek.

Menggunakan istilah yang tepat, mendefinisikan istilah teknis, serta menyertakan contoh konkret dapat membantu menghindari kesalahpahaman dan mencegah kekeliruan penafsiran.

Ambiguitas dalam ToR dapat menimbulkan kebingungan, perluasan ruang lingkup yang tidak terkontrol (scope creep), serta ketidakefisienan dalam pelaksanaan proyek.

ToR yang terdefinisi dengan jelas dan spesifik akan menjadi landasan yang kuat bagi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proyek yang efektif.

Jaga dokumen tetap dinamis dan fleksibel

Mengingat sifat proyek yang dinamis, Anda perlu merancang ToR agar fleksibel dan mampu beradaptasi.

Proyek dapat mengalami perubahan karena perkembangan kondisi, tantangan yang tidak terduga, atau peluang baru yang muncul.

Oleh karena itu, sebaiknya susun ToR dengan ruang untuk penyesuaian tanpa mengorbankan kejelasan dan struktur utamanya.

Tambahkan ketentuan mengenai pembaruan, proses manajemen perubahan, serta pedoman revisi yang jelas agar dokumen ini tetap relevan sepanjang siklus proyek.

Tinjau dan perbarui ToR secara berkala

ToR bukanlah dokumen yang bersifat statis; ia harus menjadi referensi yang hidup dan berkembang seiring dengan jalannya proyek.

Tinjau dan perbarui dokumen secara berkala agar ToR tetap selaras dengan tujuan proyek, ruang lingkup, serta kebutuhan pemangku kepentingan yang mungkin berubah dari waktu ke waktu.

Selain itu, proses tinjauan yang berkelanjutan ini membantu menjaga dokumen tetap akurat, relevan, dan efektif.

Baca Juga: Berbagai Dokumen Legalitas Perusahaan dan Cara Membuatnya

Apa Saja Kesalahan dalam Pembuatan Terms of Reference?

Untuk membuat Terms of Reference dengan sempurna, berikut beberapa kesalahan umum yang perlu Anda hindari:

1. Terlalu Mirip Proposal

Salah satu kesalahan yang paling sering terjadi adalah membuat ToR secara detail seperti proposal.

Misalnya memuat latar belakang panjang, uraian metode, bahkan rincian anggaran.

Padalah, ToR cukup berfokus pada garis besar kegiatan, tujuan, ruang lingkup, bukan berisi persuasi untuk mendapatkan persetujuan dan pendanaan.

Tips:

• Gunakan format ringkas (maksimal 2–3 halaman).
• Fokus pada tujuan, ruang lingkup, jadwal, dan output.
• Simpan detail teknis & anggaran untuk proposal, bukan TOR.

2. Tujuan Tidak Jelas

TOR yang baik harus memuat tujuan yang singkat, jelas, dan terukur.

Apabila tujuan ditulis terlalu umum, pembaca bisa bingung arah kegiatan ini mau ke mana dan seperti apa hasil akhirnya.

Tips:

• Tuliskan tujuan yang spesifik, singkat, dan terukur.
• Gunakan metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
• Hindari kalimat yang bertele-tele.

3. Ruang Lingkup Tidak Spesifik

Ruang lingkup yang terlalu luas atau tidak punya batasan jelas akan membuat tim pelaksana kebingungan.

TOR sebaiknya memaparkan batas-batas pekerjaan, sehingga semua pihak tahu apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan apa yang tidak termasuk.

Tips:

• Jelaskan batasan pekerjaan secara detail.
• Sertakan poin “termasuk” dan “tidak termasuk” dalam lingkup kerja.
• Pastikan ruang lingkup sesuai kapasitas tim dan waktu yang tersedia.

Baca Juga: Estimasi Biaya dalam Manajemen Proyek: Manfaat, Metode, dan Contohnya

4. Jadwal Tidak Realistis

Terkadang jadwal di TOR dibuat terlalu mepet atau justru terlalu lama tanpa pertimbangan kemampuan tim.

Jadwal yang tidak realistis bisa membuat proyek terburu-buru dan rawan gagal mencapai target.

Tips:

• Sesuaikan timeline dengan kompleksitas pekerjaan.
• Sertakan tenggat waktu yang masuk akal untuk tiap tahap.
• Konsultasikan jadwal dengan tim pelaksana sebelum disahkan.

5. Tidak Menyebutkan Output yang Diharapkan

Output adalah hasil nyata dari proyek yang dijalankan, entah itu laporan, produk, atau capaian tertentu.

TOR yang tidak mencantumkan output berisiko membuat tim bekerja tanpa arah yang jelas.

6. Tidak Menyebutkan Penanggung Jawab

Tanpa penanggung jawab yang jelas, proses koordinasi akan terganggu.

TOR harus mencantumkan siapa saja pihak yang memimpin, mengawasi, dan menjalankan proyek agar semua pihak tahu harus berkoordinasi dengan siapa.

Tips:

• Jelaskan output dalam bentuk hasil akhir yang bisa diukur.
• Sertakan format atau spesifikasi jika memungkinkan.
• Pastikan output relevan dengan tujuan proyek.

Baca Juga: Pengertian Manajemen Biaya Proyek, Tahapan, dan Fungsinya

Kesimpulan

Itulah cara menulis term of reference beserta tips dan contohnya. Terms of Reference (ToR) adalah dokumen penting yang menentukan arah, struktur, dan keberhasilan sebuah proyek.

Dengan menyusun ToR secara jelas, spesifik, dan fleksibel, tim proyek dapat bekerja dengan tujuan yang terarah, ruang lingkup yang terkontrol, serta hasil yang terukur dan relevan.

Jika bisnis Anda juga membutuhkan pengelolaan transaksi dan keuangan yang jelas, gunakan aplikasi kasir Kledo POS.

Dengan fitur pencatatan penjualan, manajemen stok, hingga pelaporan keuangan yang terhubung langsung ke software akuntansi, Kledo POS membantu Anda mengelola keuangan bisnis Anda menjadi lebih baik.

Jika Anda tertarik, klik tautan ini untuk mencoba Kledo POS sekarang juga.