Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Tips Improvisasinya

Cara kita berkomunikasi dengan orang lain adalah bagian kebiasaan kita sehingga kita jarang belajar dan memikirkan cara yang tepat untuk berkomunikasi. Proses komunikasi juga terdapat dalam entitas bisnis juga. Organisasi bisnis, bagaimanapun juga, terdapata sekelompok orang yang nyata di dalamnya.

Komunikasi yang efektif mempengaruhi proses, efisiensi, dan setiap lapisan perusahaan. Organisasi dengan karyawan yang terhubung memiliki lonjakan produktivitas hingga 25%.

Oleh sebab itu, komunikasi bisnis adalah hal penting yang harus Anda perhatikan untuk memastikan produktivitas bisnis yang optimal dan proses kerja yang lebih baik.

Pada artikel ini kita akan membahas apa itu komunikasi bisnis, jenisnya, manfaat komunikasi yang baik dan tips dalam mengembangkan komunikasi yang baik dalam sebuah bisnis.

Apa itu Komunikasi Bisnis?

Komunikasi bisnis proses berbagi informasi antara karyawan di dalam dan di luar perusahaan.

Komunikasi bisnis yang efektif adalah bagaimana karyawan dan manajemen berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan organisasi dan lebih selaras dengan nilai-nilai inti perusahaan.

Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan praktik organisasi, menghilangkan silo, memberi informasi kepada karyawan, dan mengurangi kesalahan.

Komunikasi bisnis yang efektif sangat penting untuk keberhasilan dan pertumbuhan setiap organisasi. Tidak seperti komunikasi sehari-hari, komunikasi bisnis selalu berorientasi pada tujuan.

Namun, data menunjukkan bahwa 60% profesional komunikasi internal tidak mengukur komunikasi internal.

Agar perusahaan perusahaan dapat beroperasi dengan sukses, semua aturan, nilai-nilai inti perusahaan, peraturan dan kebijakan perusahaan harus dikomunikasikan kepada orang-orang di dalam dan di luar organisasi.

Baca juga: Merger dan Akuisisi: Pengertian, Jenis, Cara Kerja, dan Perbedaannya

Jenis Komunikasi Bisnis

Ada beberapa jenis utama komunikasi bisnis dalam organisasi atau bisnis apa pun, yaitu.

Komunikasi Bisnis Internal

Komunikasi bisnis internal berarti komunikasi yang terjadi di dalam anggota organisasi. Komunikasi ini meliputi komunikasi formal dan informal.

Juga, departemen yang berbeda yang mengirimkan komunikasi dengan cara yang berbeda kepada karyawan berada di bawah komunikasi internal.

Komunikasi internal harus efektif karena merupakan sumber penting untuk melihat dan mewakili masalah organisasi.

Komunikasi bisnis internal yang efektif dapat meningkatkan tingkat kepuasan kerja, produktivitas, efisiensi karyawan dengan mengurangi omset dan keluhan mereka dan membantu dalam meningkatkan keuntungan.

Lebih lanjut dikategorikan sebagai komunikasi internal (atas) dan komunikasi internal (bawah).

Komunikasi Internal (Ke Atas)

Jenis komunikasi internal ini melibatkan pendekatan manajemen dari bawah ke atas. Di sini, informasi mengalir dari bawahan ke manajer atau siapa pun yang berada di atas dalam tingkat hierarki.

Misalnya, karyawan departemen SDM suatu organisasi menyiapkan laporan pengurangan dan mengomunikasikannya kepada Manajer SDM.

Laporan atrisi terdiri dari informasi tentang pergantian karyawan bulanan atau tahunan dari suatu organisasi dan alasannya.

Ini membantu Manajer SDM untuk memahami penyebab pengurangan dan mengambil tindakan korektif tepat waktu untuk mengurangi pergantian karyawan.

Ciri-ciri komunikasi bisnis internal ke atas antara lain:

• Ini termasuk pendekatan bottom to top yaitu bawahan ke atasan.
• Sifatnya partisipatif.
• Tujuan utamanya adalah untuk memberikan umpan balik yang tepat waktu, saran, membuat permintaan, meningkatkan masalah atau masalah, dll kepada atasan.
• Aliran informasi adalah dari tingkat bawah ke tingkat atas.

Komunikasi Internal (Ke Bawah)

Dalam komunikasi ke bawah, informasi mengalir dari manajemen tingkat atas ke karyawan dalam suatu organisasi.

Informasi ini berkaitan dengan menyampaikan instruksi kepada bawahan atau karyawan untuk melakukan tugasnya masing-masing.

Komunikasi ke bawah digunakan oleh manajer untuk mengomunikasikan berbagai tujuan, prosedur dan kebijakan, pedoman, keputusan, instruksi, dll. kepada bawahan mereka.

Proses komunikasi ke bawah dalam bisnis termasuk menyampaikan pesan dari tingkat atas ke tingkat yang lebih rendah melalui rantai hierarki.

Jenis komunikasi ini bisa dalam bentuk lisan atau tulisan. Bentuk tertulis mencakup pemberitahuan yang berbeda, manual, tampilan berita dalam bentuk elektronik, dll.

Sedangkan, bentuk lisan dari komunikasi ke bawah mencakup percakapan tatap muka yang berbeda, komunikasi telepon, pertemuan, dll.

Misalnya, manajemen tingkat atas dapat menginstruksikan manajer departemen yang berbeda tentang aturan dan peraturan baru tertentu di area kerja yang perlu dilakukan dalam kegiatan rutin departemen yang berbeda.

Seperti mungkin ada perubahan jam kerja kantor atau waktu kantor oleh manajemen dan hal yang sama dikomunikasikan kepada karyawan melalui surat edaran atau pemberitahuan atau melalui sistem email.

Ciri-ciri komunikasi bisnis internal ke bawah meliputi:

• Ini termasuk pendekatan atas ke bawah yaitu atasan ke bawahan.
• Sifatnya direktif.
• Tujuan utama adalah untuk mengkomunikasikan tujuan organisasi, rencana dan prosedur, instruksi, dll kepada bawahan.
• Aliran informasi adalah dari tingkat atas ke tingkat yang lebih rendah.

Baca juga: Manajemen Aset: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Strateginya

Komunikasi Bisnis Horisontal

Komunikasi lateral atau horizontal berkaitan dengan komunikasi antar rekan kerja baik komunikasi verbal maupun komunikasi tertulis.

Ini mungkin termasuk komunikasi antar-departemen atau komunikasi antar lintas-departemen dan bisa juga antara orang-orang dengan pangkat yang sama atau serupa dalam sebuah perusahaan.

Ini adalah komunikasi yang penting untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, komunikasi ini terjadi di antara karyawan yang memiliki tingkat hierarki yang sama.

Untuk mencapai efektivitas fungsional unit organisasi yang berbeda, komunikasi horizontal atau lateral diperlukan untuk mencari kerja sama dan saling membantu.

Misalnya, kepala pemasaran suatu organisasi seharusnya berkomunikasi tentang tren pasar, kebutuhan dan harapan pelanggan, skenario permintaan produk, dll. kepada kepala produksi untuk produksi produk yang sesuai.

Demikian pula, manajer SDM suatu organisasi bekerja dengan kepala departemen yang berbeda untuk fungsi yang berbeda seperti perekrutan, kebutuhan pelatihan karyawan, penilaian kinerja, kegiatan kesejahteraan, dll.

Baca juga: Indikator Kepuasan Pelanggan: Pengertian Lengkap dan Cara Mengukurnya

Komunikasi Bisnis Eksternal

Komunikasi dengan orang-orang yang berada di luar organisasi dikenal sebagai komunikasi bisnis eksternal. Orang-orang ini dapat menjadi pelanggan atau pemegang saham atau pemasok atau mitra atau badan pengatur, dll.

Misalnya, supervisor departemen pembelian dapat berkomunikasi dengan vendor untuk kutipan pembelian bahan mentah dan dengan cara yang sama, departemen penjualan berkomunikasi dengan pelanggan untuk penjualan barang atau jasa.

Komunikasi eksternal memfasilitasi peningkatan volume penjualan, operasi yang efektif, peningkatan keuntungan organisasi, dll. Hal ini pada akhirnya menghasilkan peningkatan citra perusahaan, niat baik dan kinerja keseluruhan organisasi dengan mencapai tujuan dan kepuasan pelanggan.

Manfaat Komunikasi Bisnis yang Baik

Pentingnya komunikasi bisnis dalam sebuah organisasi dapat dilihat pada poin-poin di bawah ini:

Membantu meningkatkan produktivitas

Komunikasi bisnis yang efektif meningkatkan produktivitas staf dengan meningkatkan kerja tim. Ini menciptakan lingkungan yang dapat dipercaya dan pengertian di antara pengusaha dan karyawan.

Komunikasi yang efektif berkaitan dengan bekerja sama dengan karyawan dan memahami kebutuhan dan keinginan mereka.

Dengan demikian, karyawan dapat menyelesaikan tugas mereka dengan lebih efektif dan efisien. Juga, ruang lingkup melakukan kesalahan atau kesalahan selama pekerjaan mereka diminimalkan karena komunikasi yang efektif.

Baca juga: Apa itu Forecast dalam Bisnis? Berikut Adalah Penjelasannya

Membantu dalam meningkatkan pelanggan

Pelanggan adalah bagian penting dari setiap bisnis dan komunikasi bisnis yang efektif dapat memfasilitasi dalam menarik pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan saat ini.

Strategi pemasaran dan kampanye hubungan masyarakat yang terdefinisi dengan baik yang dijalankan oleh sebuah organisasi membangkitkan minat pelanggan terhadap barang atau jasanya dan membantu membangun citra perusahaan di mata pelanggan.

Meningkatkan kemitraan bisnis

Komunikasi Bisnis juga meningkatkan kemitraan dalam bisnis. Ini memainkan peran penting dalam berurusan dengan klien atau vendor bisnis eksternal.

Vendor mungkin diminta untuk berkomunikasi tentang produk secara teratur untuk perbaikan. Juga, hubungan yang efektif dan harmonis dengan bisnis lain menentukan keberhasilan lebih lanjut dari suatu organisasi.

Unit bisnis yang telah mengembangkan citranya sebagai entitas untuk kemitraan yang mudah melalui komunikasi yang efektif dapat menarik unit bisnis lain untuk menjalin hubungan bisnis dengan mereka.

Memfasilitasi inovasi dalam bisnis

Komunikasi bisnis yang efektif membantu dalam inovasi bisnis serta memfasilitasi karyawan untuk menyampaikan ide dan saran mereka secara terbuka.

Demikian pula, pada saat meluncurkan produk baru di pasar, komunikasi yang efektif memastikan kinerja tim penjualan, penerimaan pasar terhadap produk, pengiriman produk yang cepat di pasar, dll.

Pertukaran informasi

Komunikasi bisnis diperlukan oleh organisasi untuk bertukar informasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal. Ini membantu dalam mencapai tujuannya secara efektif.

Penyusunan rencana dan kebijakan

Melalui komunikasi bisnis yang efektif, organisasi dapat membuat rencana dan kebijakan dengan baik.

Informasi yang relevan diperlukan untuk mempersiapkan rencana dan kebijakan ini. Melalui komunikasi, manajer yang berbeda mendapatkan informasi melalui saluran yang dapat diandalkan.

Baca juga: Tips Sukses Bisnis Online Shop Fashion Ini Wajib Dicoba, Mudah!

Eksekusi atau implementasi rencana dan kebijakan

Untuk mengimplementasikan atau melaksanakan kebijakan dan rencana yang disiapkan pada waktu yang tepat, manajer diharapkan untuk mengomunikasikannya ke seluruh organisasi.

Melalui komunikasi yang efektif, mereka mampu mensosialisasikan rencana dan kebijakan kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal.

Meningkatkan efisiensi karyawan

Komunikasi bisnis yang efektif memainkan peran kunci dalam meningkatkan efisiensi staf. Melalui komunikasi, berbagai rencana dan kebijakan, masalah kritis, tujuan organisasi, dll. dijelaskan kepada karyawan yang meningkatkan pengetahuan mereka dan membuat mereka efisien untuk melakukan tugas mereka secara efektif.

Pencapaian tujuan

Melalui komunikasi bisnis yang efektif, karyawan menjadi penuh perhatian dan produktif dalam melakukan pekerjaan mereka yang menghasilkan penyelesaian tugas yang tepat waktu dan pencapaian tujuan yang mudah.

Membantu dalam memecahkan masalah atau masalah

Melalui saluran komunikasi yang berbeda, manajer mendapatkan informasi tentang berbagai masalah rutin dan non-rutin dan berdasarkan itu mereka dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Memfasilitasi pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif memerlukan informasi terkini. Dengan menggunakan komunikasi yang efektif, manajer dapat memperoleh informasi dari berbagai sumber dan dapat menggunakannya untuk membuat keputusan yang benar.

Meningkatkan hubungan industrial pekerja-manajemen

Di tempat kerja, pekerja dan manajemen memiliki hubungan industrial. Keberhasilan setiap bisnis tergantung pada hubungan industrial yang sehat. Komunikasi bisnis memainkan peran penting dalam menjaga keharmonisan dalam hal ini.

Membantu dalam promosi merek dan produk/jasa

Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, banyak perusahaan menawarkan jenis produk atau layanan serupa.

Untuk menjual produk mereka dengan cara yang baik, bisnis membutuhkan komunikasi yang lebih baik untuk mempromosikan produk dan layanan dengan cara yang efektif.

Mengurangi kemungkinan konflik

Melalui komunikasi yang efektif, berbagai pihak bisnis dapat bertukar informasi dengan lancar. Ini menghasilkan lebih sedikit konflik, kontroversi, argumen di antara mereka.

Meningkatkan tingkat kepuasan karyawan

Komunikasi efektif yang adil dan lancar menciptakan ikatan timbal balik yang lebih baik dan pemahaman antara karyawan dan manajemen. Ini membantu dalam meningkatkan tingkat kepuasan di antara karyawan yang mengerahkan upaya maksimal mereka untuk mencapai tujuan.

Baca juga: Strategi Bisnis Ekspedisi Terbaik Bagi Anda Pemilik Bisnis Ekspedisi

Tips Agar Komunikasi Bisnis Berjalan Efektif

Gunakan saluran yang tepat untuk pesan Anda

Ada banyak cara untuk berkomunikasi dengan rekan kerja Anda. Pastikan Anda menggunakan alat yang paling tepat untuk pesan Anda.

Jika Anda menyampaikan pengumuman resmi (seperti kantor tutup untuk hari libur tertentu), gunakan saluran resmi seperti email kantor atau memo seluruh perusahaan.

Jika Anda menyampaikan pesan informal (seperti detail tentang makan bersama departemen pemasaran), Anda dapat mengirim pesan instan atau sistem pesan teks.

Selalu pertimbangkan audiens Anda

Komunikasi adalah tentang apa yang ingin Anda katakan, tetapi juga tentang apa yang perlu didengar audiens Anda.

Penting untuk mempertimbangkan sudut pandang audiens dalam komunikasi apa pun. Misalnya, bayangkan Anda meluncurkan inisiatif klub kebugaran di tempat kerja yang Anda tahu tidak akan populer di seluruh staf.

Saat menyajikan informasi, Anda mungkin ingin menyertakan detail tentang manfaat kesehatan dari kontes untuk membantu meyakinkan mereka yang mungkin tidak tertarik dengan ide tersebut.

Dengan mempertimbangkan audiens, penting juga untuk mempertimbangkan pilihan kata Anda!

Gunakan kata yang mudah dimengerti

Tulisan sederhana lebih mudah dibaca dan dipahami audiens Anda. Jika pembaca Anda tersandung pada kosakata Anda, pesan yang Anda coba sampaikan kemungkinan akan hilang.

Tidak peduli pilihan kata Anda, orang akan selalu memiliki pertanyaan. Bersiaplah untuk mereka dengan mempertimbangkan saran ini:

Antisipasi pertanyaan apa yang mungkin diajukan dan siapkan jawaban Anda.

Jika Anda memberikan presentasi tentang topik yang tidak jelas (seperti Umur Panjang Serat Karbon dan Bagaimana Hubungannya dengan Makanan Kucing), kemungkinan seseorang akan bertanya bagaimana Anda tertarik dengan topik tersebut.

Anda tidak harus memasukkan informasi itu ke dalam presentasi itu sendiri, tetapi ada baiknya Anda menyiapkan jawaban untuk sesi tanya jawab.

Cobalah berlatih presentasi Anda di depan anggota keluarga, teman, atau kolega untuk mendapatkan gambaran tentang kemungkinan pertanyaan yang mungkin diajukan audiens Anda!

Ingatlah bahwa 93% komunikasi adalah non-verbal.

Ingatlah bahwa 93% komunikasi adalah non-verbal. Saat menjawab pertanyaan, memberikan presentasi, atau berkomunikasi secara umum, ingatlah isyarat dan komunikasi non-verbal Anda.

Pastikan bahwa postur, gerak tubuh, ekspresi wajah, dan isyarat non-verbal lainnya menyampaikan pesan yang konsisten dengan pesan verbal Anda. Jika Anda tampaknya tidak memercayai pesan yang Anda sampaikan, audiens Anda juga akan sulit memercayainya.

Baca juga: Gunakan Cara Ini untuk Mencari Supplier Tangan Pertama, Mudah!

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai komunikasi bisnis dan tips melakukan komunikasi bisnis yang baik. Proses komunikasi yang baik adalah dasar dari kerjasama yang berhasil. Oleh sebab itu mengelola komunikasi dengan benar akan meningkatkan produktivitas dalam bisnis Anda.

Komunikasi dalam bisnis juga bisa berupa hal lain, misalnya data keuangan. Saat data keuangan Anda tidak dibuat dengan baik, maka bisa dipastikan ini akan berpengaruh pada seluruh perencanaan dan pengelolaan di bisnis Anda.

Untuk proses pencatatan dan pengelolaan data keuangan yang baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang bisa Anda gunakan kapan saja dan dimana saja, sehingga Anda bisa mengakses dan membagikan data keuangan dengan mudah.

Tertarik menggunakan Kledo? Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.