Berbagai Dokumen Legalitas Perusahaan dan Cara Membuatnya

Memiliki legalitas perusahaan yang lengkap memastikan bisnis Anda legal di mata hukum adalah hal penting supaya operasional bisnis Anda berjalan aman dan tanpa hambatan.

Ada berbagai dokumen yang harus Anda miliki dalam bisnis sebagai bukti bisnis Anda legal beroperasi di Indoneisa.

Pada artikel ini kami akan membahas berbagai dokumen legalitas perusahaan beserta cara dan tahapan membuatnya. Jadi, baca terus sampai selesai.

Mengapa Legalitas Perusahaan itu Penting?

Penting bagi perusahaan untuk memiliki status hukum karena sejumlah alasan. Beberapa manfaat memiliki status hukum bagi perusahaan antara lain:

Melindungi aset perusahaan

Dengan mendaftarkan perusahaan sebagai badan hukum, aset perusahaan dilindungi dan terpisah dari aset pribadi pemilik atau pemegang saham.

Membangun kredibilitas

Memiliki legalitas yang jelas dapat membantu membangun kredibilitas perusahaan dengan pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya.

Memfasilitasi transaksi bisnis

Legalitas yang jelas juga akan memudahkan perusahaan untuk mengadakan kontrak, mendapatkan pinjaman, dan melakukan transaksi bisnis lainnya.

Melindungi tanggung jawab pribadi

Memasukkan perusahaan sebagai badan hukum dapat melindungi pemilik atau pemegang saham dari tanggung jawab pribadi atas hutang dan kewajiban perusahaan.

Memfasilitasi penjualan perusahaa

Jika perusahaan terdaftar sebagai badan hukum, perusahaan dapat lebih mudah dijual atau ditransfer ke pemilik baru.

Baca juga: Akuntansi Keperilakuan: Definisi, Manfaat, Aspek, dan Contohnya

Berbagai Dokumen Legalitas Bisnis, Syarat, dan Cara Membuatnya

1. Akta pendirian perusahaan

Akta pendirian perusahaan merupakan salah satu dokumen legalitas penting yang harus ada saat awal membangun usaha, baik itu usaha skala besar maupun kecil.

Akta pendirian adalah akta yang dibuat di hadapan notaris, berisi keterangan mengenai identitas dan kesepakatan paa pihak untuk mendirikan perusahaan beserta anggaran dasarnya dan memaparkan mengenai tujuan perusahaan.

Badan usaha yang akan mengurus akta pendirian harus memenuhi aturan pokok sebagai berikut ini:

• Terdiri dari dua orang pendiri perusahaan.
• Akta notaris yang disusun dalam Bahasa Indonesia.
• Berkewarganegaraan Indonesia.
• Tidak diperbolehkan melibatkan pihak asing dalam kepemilikan usaha.

Syarat membuat akta pendirian usaha:

Untuk membuat akta pendirian usaha Anda harus menyiapkan beberapa dokumen, antara lain:

• Fotokopi E-KTP.
• Fotokopi Kartu Keluarga.
• Fotokopi NPWP.
• Fotokopi kepemilikan tempat usaha.
• Bukti sewa tempat usaha, seperti perjanjian sewa-menyewa.
• Surat keterangan tempat tinggal dari pemilik toko jika lokasi tersebut akan disewakan.berada di ruko.
• Fotokopi tanda terima Pajak Bumi dan Bangunan.
• IMB untuk menyelenggarakan usaha jika bangunan tersebut milik pribadi.
• Foto lokasi tempat usaha tampak depan dan tampak belakang.

Untuk mengetahui lebih jelas cara akta pendirian perusahaan, Anda bisa membacanya pada artikel ini.

Baca juga: Pengertian Sistem Informasi Manufaktur, Elemen, dan Tips Mengelolanya

2. NPWP Badan Usaha

NPWP Badan atau Nomor Pokok Wajib Pajak Badan wajib dimiliki oleh sebuah perusahaan yang telah memenuhi persyaratan sesuai peraturan undang-undang perpajakan.

Berikut persyaratan pendaftaran NPWP bagi badan atau perusahaan berdasarkan penetapan oleh Kementerian Keuangan RI:

1. Perusahaan atau wajib pajak badan yang mempunya kewajiban perpajakan baik itu sebagai pembayar, pemotong, ataupun pemungut pajak berdasarkan peraturan undang-undang perpajakan, termasuk di dalamnya usaha tetap, kontraktor, ataupun operator di bidang usaha hulu minyak dan gas bumi.
2. Perusahaan atau wajib pajak yang hanya memiliki kewajiban dalam perpajakan untuk memotong dan/atau memungut pajak berdasarkan peraturan undang-undang perpajakan, termasuk di dalamnya kerjasama berbentuk operasi.

Tidak hanya itu, ada beberapa fungsi NPWP badan usaha, di antaranya:

• Menghindarkan perusahaan dari sanksi pidana.
• Menjadi alat ukur pengenaan pajak sesuai dengan penghasilan perusahaan.
• Menjadi salah satu syarat wajib ketika ingin mengurus restitusi pajak karena kelebihan bayar pajak.
• Menjadi salah satu syarat wajib ketika ingin mengajukan rekening koran. Menjadi syarat bukti kelayakan taat pajak ketika ingin mengajukan kredit bank.
• Menjadi syarat yang dibutuhkan untuk membuat Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang akan kita bahas di point selanjutnya.

Berdasarkan PER-04/PJ/2020, syarat pembuatan NPWP untuk badan terbagi ke dalam tiga kategori, yaitu kategori badan usaha berorientasi laba, badan usaha tidak berorientasi laba, dan badan usaha operasi kerjasama (joint operation).

Baca juga: Etika Profesi Auditor dan Pentingnya dalam Proses Audit

Cara membuat NPWP Badan secara online

• Kunjungi website Dirjen Pajak yaitu www.pajak.go.id atau bisa juga di https://ereg.pajak.go.id.
• Jika Anda belum pernah mendaftar sebelumnya, Anda dapat memilih ‘daftar’ untuk membuat akun terlebih dahulu. Isilah data-data yang ada di sana, mulai dari nama, email, dan juga isi kata sandi. Setelah data terisi, klik ‘save’ untuk menyimpannya.
• Lakukan aktivasi akun yang bisa dilakukan di link yang dikirimkan ke email yang Anda daftarkan. Kemudian ikuti petunjuk yang ada di sana.
• Setelah Anda mengaktifkan email verifikasi, lakukan login ke sistem e-registration dengan cara memasukan email dan juga password. Anda akan dibawa ke bagian halaman Registrasi Data Wajib Pajak untuk pendaftaran NPWP.
• Isi data yang ada pada formulir pendaftaran NPWP dengan benar. Ikuti semua tahapan yang ada di sana dan jika pendaftaran berhasil, Anda akan mendapatkan surat keterangan terdaftar sementara.
• Kirim formulir Registrasi Wajib Pajak yang telah diisi tersebut ke KPP dimana Anda terdaftar sebagai wajib pajak.
• Cetak dua dokumen yaitu Formulir Pendaftaran NPWP dan Surat Keterangan Terdaftar Sementara.
• Tandatangani Formulir Registrasi Wajib Pajak dan lengkapi dokumen yang ada dalam persyaratan.
• Setelah semua berkas lengkap dan ditandatangani, kirimkan berkas-berkas tersebut ke KPP terdaftar baik secara langsung ataupun melalui pos. Kirim berkas-berkas tersebut maksimal 14 hari setelah formulir terkirim.
• Selain datang langsung atau melalui kantor pos, Anda juga dapat mengirim dokumen tersebut dengan cara scan dan unggah dalam bentuk soft file ke aplikasi e-registration.
• Anda dapat cek status dan tunggu kiriman kartu NPWP.

Untuk lebih jelasnya, Anda bisa membaca artikel ini untuk syarat dan tata cara membuat NPWP badan usaha dengan mudah dan praktis.

Baca juga: Bagaimana Cara Mendapatkan EFIN Pajak Online?

3. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

Baik perusahaan bergerak di bidang perdagangan maupun pelayanan jasa, wajib untuk memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) sebagai salah satu dokumen legalitasnya.

SIUP merupakan surat izin yang dikeluarkan pemerintah daerah pada pengusaha. Berdasarkan Peraturan Menteri Perdagangan No. 46/M-DAG/PER/9/2009, ada 4 jenis SIUP berdasarkan modal, yaitu:

• SIUP Mikro, modal disetor tidak lebih dari Rp50 juta.
• SIUP Kecil, modal disetor antara Rp50 juta-Rp500 juta.
• SIUP Menengah, modal disetor antara Rp500 juta-Rp10 miliar.
• SIUP Besar, modal disetor lebih dari Rp10 miliar.

Surat izin ini berlaku selama perusahaan menjalankan kegiatan usahanya. Artinya, pelaku usaha tidak perlu melakukan perpanjangan masa berlaku surat izin usaha.

Baca juga: Berikut 16 Tips Mengembangkan Usaha Kafe Anda

Cara membuat SIUP online

Selain bisa membuat SIUP dengan datang langsung ke kantor dinas perdagangan, Anda juga bisa membuatnya secara online dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Melakukan Pendaftaran

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk membuat SIUP adalah dengan melakukan pendaftaran melalui situs OSS atau Online Single Submission dan pilih Daftar.

Setelah itu Anda akan diminta untuk mengisi data-data pribadi mulai dari nomor identitas, tanggal lahir, alamat email, dan juga nomor telepon.

Setelah data-data terisi dengan lengkap, tekan timbol Submit. Di sini Anda akan mendapatkan tautan verifikasi pada email dan jika verifikasi telah dilakukan, akan adaemail lagi yang berisi username dan password.

2. Melakukan Login Akun dan Pengisian Data Usaha

Setelah mendapatkan data username dan password, Anda bisa melakukan login ke akun tersebut. Kemudian isi data-data yang diminta secara lengkap dan benar.

• Ketika masuk pertama kali, pilihlah opsi Perizinan Usaha. Bagi Anda yang memiliki usaha berbentuk PT, dapat melakukan pengisian dengan cara menyalin dari AHU Online. Sedangkan untuk jenis perusahaan lainnnya bisa melakukan pengisian data secara manual.
• Isilah perekaman data yang terdiri dari informasi seperti data perusahaan, kepemilikan modal, pemegang saham, rencana untuk penggunaan tenaga kerja, nilai investasi, dan lainnya.
• Setelah itu Anda dapat menuju menu Permohonan Berusaha dan pilih Akta. Di situ akan muncul notifikasi yang berkaitan dengan Validasi KWSP dan NPWP, kemudian pilih proses.
• Anda akan dibawa ke halaman baru yakni form permohonan. Pastikan data-data yang Anda kirimkan telah benar.

Baca juga: Perbedaan CV dan PT, Kepanjangan, dan Syarat Pendiriannya

3. Penerbitan NIB

Setelah semua proses pendaftaran online telah Anda lakukan, sistem OSS akan menerbitkan NIB untuk Anda.

Untuk mengetahui syarat dan cara membuat SIUP dengan lengkap Anda bisa membacanya pada artikel ini.

4. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)

Dokumen legalitas perusahaan lainnya yang diperlukan perusahaan adalah Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP).

Badan usaha yang berbadan hukum akan memakai SKDP. Sementara, badan usaha yang tidak berbadan hukum akan menggunakan Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU).

Ini merupakan surat keterangan tempat kediaman badan usaha yang dijalankan.

Karena berdasarkan domisili, maka persyaratan pembuatan SKDP tergantung pada wilayahnya berada.

Karena tiap wilayah memiliki syarat yang berbeda-beda. Selain itu, SKDP memiliki masa berlaku sehingga pelaku usaha harus memperpanjangnya.

Umumnya, SKDP untuk kantor bersama berlaku selama 5 tahun dan dapat diperpanjang tergantung dari perjanjian sewa antara pemilik usaha dengan pemilik kantor, sedangkan SKDP untuk virtual office hanya berlaku 1 tahun dan dapat

Langkah-langkah mengurus SKDP

Pendaftaran SKDP wajib dilakukan oleh perusahaan setidaknya tiga bulan setelah perusahaan mulai mengoperasikan usahanya. Adapun cara mengurus SKDP adalah sebagai berikut.

• Meminta surat pengantar dari RT dan RW setempat.
• Mengisi formulir permohonan SKDP di kantor kelurahan.
• Menyerahkan semua dokumen persyaratan, surat permohonan, dan formulir kepada Kepala Satuan Pelaksana Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kelurahan sesuai domisili perusahaan.
• Menunggu proses penerbitan SKDP maksimal tujuh hari kerja.
• Pada dasarnya tidak ada pengenaan biaya atas pembuatan SKDP, namun pendaftar diperbolehkan memberikan pembayaran secara sukarela.

Baca juga: Contoh Proposal Usaha, Komponen, Jenis, dan Tips Membuatnya

Jenis-jenis perusahaan yang wajib memiliki SKDP

Ada beberapa jenis perusahaan dan badan hukum yang wajib memiliki SKDP, yaitu:

• Perseroan Terbatas (PT) dan Commanditaire Vennootschap (CV).
• Perusahaan berbentuk koperasi.
• Persekutuan firma.
• Usaha perorangan.
• Setiap bentuk usaha yang dikelola dengan tujuan mencari keuntungan serta berkedudukan hukum di wilayah Negara Republik Indonesia wajib memiliki SKDP sebagai bukti bahwa perusahaan tersebut tercantum dalam daftar perusahaan legal di bawah Kementerian Perdagangan RI.

Satu hal lain yang perlu diperhatikan bahwa SKDP berlaku untuk beberapa pihak sesuai tingkatan dalam perusahaan, yaitu:

• Kantor pusat.
• Kantor cabang.
• Anak perusahaan.
• Agen dan perwakilan perusahaan yang memiliki wewenang mengadakan perjanjian.

Baca juga: Cara Membuat Surat Keterangan Usaha dari Desa Beserta Syarat dan Contohnya

5. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) atau Nomor Induk Berusaha (NIB)

Tanda Daftar Perusahaan adalah dokumen pengesahan yang menyatakan bahwa suatu usaha telah melakukan kewajiban pendaftaran.

Awalnya, TDP baru dapat dibuat setelah pelaku usaha membuat akta pendirian, SKDP, NPWP, dan SIUP. Namun setelah terbit PP 24/2018 tentang Pelayanan Perizinan Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik, TDP dapat dibuat melalui sistem Online Single Submission (OSS) setelah membuat akta pendirian. 

Lalu pada peraturan yang sama, tepatnya Pasal 26 huruf a, TDP berubah menjadi Nomor Induk Berusaha (NIB).

Jadi jika pelaku usaha telah memiliki NIB melalui sistem OSS, secara otomatis juga telah memperoleh TDP karena NIB berlaku sebagai pengesahan TDP. 

Cara membuat NIB secara online

• Pertama, pastikan Anda telah memiliki hak akses dengan cara buka laman OSS di browser Anda dan tekan daftar. Kemudian, pilih skala usaha Anda. Cek email Anda dan tekan tombol aktivasi untuk mendapatkan hak akses Anda.
• Kunjungi https://oss.go.id/, kemudian pilih Masuk.
• Masukkan Username dan Password beserta Captcha yang terdapat disana, lalu klik tombol masuk.
• Klik menu Perizinan Berusaha dan pilih Permohonan Baru
• Lengkapi data-data yang diperlukan, seperti: data pelaku usaha, data bidang usaha, data detail bidang usaha, dan data produk/jasa bidang usaha
• Kemudian, Anda bisa memeriksa: daftar produk/jasa, data usaha, daftar kegiatan usaha, periksa dan lengkapi dokumen persetujuan lingkungan (KBLI/Bidang Usaha Tertentu)
• Pahami dan centang Pernyataan Mandiri
• Periksa Draf Perizinan Berusaha
• Selesai. Perizinan Berusaha terbit

Baca artikel ini untuk mengetahui cara membuat NIB dan TDP secara terperinci.

Baca juga: Surat Pembatalan Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Kesimpulan

Dengan memiiki semua dokumen legalitas ini, perusahaan dan pelaku usaha dapat menjalankan usahanya dengan lebih mudah. Pastikan Anda menjaga semua dokumen tersebut supaya tidak hilang karena ini merupakan dokumen penting untuk bisnis Anda dan akan sedikit merepotkan jika Anda membuatnya lagi.

Lalu, dalam mengelola usaha, salah satu hal penting yang harus Anda perhatikan adalah proses pencatatan akuntansi dan pembukuan.

Dengan proses akuntansi yang modern, akan memudahkan Anda dalam mengetahui kesehatan keuangan bisnis secara keseluruhan dan membuat Anda lebih mudah dalam membuat keputusan penting.

Jika belum memiliki sistem akuntansi yang modern, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang memiliki harga terjangkau dan mudah digunakan, sekalipun Anda tidak memiliki pemahaman akuntansi yang mendalam.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan transaksi, membuat laporan keuangan, mengelola multi gudang dan cabang, dan masih banyak lagi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.