Sistem manajemen dokumentasi utang berfungsi sebagai sumber kebenaran informasi data utang dengan menyimpan file master dokumen standar dan menyimpannya di lokasi yang mudah diakses.
Dengan kata lain, sistem ini menjaga data utang perusahaan tetap dapat diakses, terorganisir, dan up to date. Selain menjaga file dan dokumen tetap terorganisir, sistem manajemen dokumentasi utang yang tepat harus merampingkan proses pembuatan laporan, menghemat waktu tim keuangan, dan mengurangi risiko kesalahan manusia.
Mengelola dan mencatat utang secara manual memakan banyak waktu dan rentan kesalahan, oleh sebab itu Anda membutuhkan alat modern untuk memastikan setiap data keuangan bisa akses dengan mudah dan cepat.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu manajemen dokumentasi utang pada bisnis beserta tantangan dan juga tips mengelolanya dengan baik dan benar.
Apa yang dimaksud dengan Manajemen Dokumentasi Utang?
Manajemen dokumen di utang melibatkan pengorganisasian semua dokumen yang terakumulasi dari transaksi tertentu.
Melacak pembayaran faktur dapat melibatkan tanda terima, laporan pengeluaran, dan bentuk dokumentasi lainnya. Tim keuangan kemudian menggunakan dokumen-dokumen ini nantinya untuk tujuan forecasting kas, pelaporan, akrual, dan audit.
Karena tim keuangan perlu menjaga kepatuhan dan menyusun laporan keuangan secara berkala, sangat penting bagi mereka untuk menetapkan pendekatan yang jelas dan terperinci untuk menyimpan dan menangani informasi mereka.
Secara historis, manajemen dokumentasi utang telah menjadi proses berbasis kertas, yang mengakibatkan tantangan manajemen. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dengan 200 pembayaran bulanan perlu melacak 2.400 dokumen terkait faktur dalam setahun, yang masing-masing harus diarsipkan dan dikelola.
Perlu diingat, perkiraan tersebut tidak memperhitungkan dokumentasi lain yang mendukung proses pembayaran, seperti pesanan pembelian, laporan bank, dan laporan pengeluaran.
Sistem manajemen dokumen utang modern dirancang untuk menyederhanakan proses ini dengan menyimpan semua dokumen digital ke dalam satu lokasi terpusat, sehingga tidak hanya memudahkan untuk mengakses informasi yang tepat, tetapi juga menghemat waktu saat melakukan pencarian.
Baca juga: Proyeksi Utang Usaha: Definisi, Manfaat, dan Cara Melakukannya
Berbagai Jenis Dokumen Utang yang ada Pada Bisnis
Dokumen utang secara sederhana adalah faktur, kwitansi, pesanan pembelian, dan dokumen lain yang dikelola oleh tim utang usaha. Dokumen yang paling umum dikelola oleh tim keuangan meliputi, namun tidak terbatas pada, hal-hal berikut ini:
- Faktur atau invoice – Dokumen yang diterbitkan vendor ini merinci item, jumlah, dan harga barang atau jasa serta ketentuan pembayaran.
- PO – Dokumen ini merupakan penawaran resmi pertama dari pembeli yang merinci jenis, jumlah, dan harga produk atau layanan.
- Kwitansi – Dalam konteks utang usaha, tanda terima dapat merujuk pada slip pengepakan, bill of lading, tanda terima dermaga, atau dokumen bukti pengiriman lainnya yang mengonfirmasi jumlah barang yang dipesan telah diterima.
- Gambar cek – Ini hanyalah salinan digital dari cek yang ditulis oleh perusahaan Anda yang telah dikirim ke rekening bank vendor.
- Remitansi – Ini adalah catatan uang yang telah dikirim dari satu pihak ke pihak lain. Pembeli mungkin memerlukan konfirmasi pembayaran dan pengiriman uang dari bank untuk penutupan, sementara pemasok memerlukan pengiriman uang untuk mengonfirmasi pembayaran diterapkan ke piutang yang benar.
- Laporan bank – Laporan ini berisi rincian transaksi keuangan yang terjadi selama periode waktu tertentu.
- Kontrak – Kontrak mencakup semua perjanjian yang mengikat secara hukum antara bisnis Anda dan vendor.
- Laporan pengeluaran – Laporan ini memberikan daftar pengeluaran yang dirinci di mana seorang karyawan diberi wewenang untuk membelanjakan uang atas nama organisasi. Laporan ini memberikan informasi tentang berapa banyak uang yang dibelanjakan, barang apa saja yang dibeli, dan apakah pengeluaran tersebut telah diotorisasi.
Intinya, dokumen yang dikelola oleh tim keuangan mencakup apa pun yang membentuk jejak kertas untuk mendukung faktur atau transaksi, termasuk file yang terkait dengan otorisasi pembayaran dan bukti pembayaran.
Baca juga: Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya
Mengapa Manajemen Dokumentasi Penting dalam Pengelolaan Utang Usaha?
Di dunia digital saat ini, tim harus mengelola dokumen yang semakin banyak. Bagi banyak organisasi, hal ini menyebabkan banyaknya dokumen yang disimpan di berbagai lokasi dan memaksa pengguna untuk mencari di berbagai sistem untuk menemukan dokumen yang tepat.
Seperti semua bidang keuangan, pengelolaan utang akan mudah ketika dokumennya mudah dicari, terorganisir dengan baik, dan dapat diakses oleh semua pengguna yang relevan. Namun, ketika volume dokumen melebihi bandwidth sistem, kinerja AP dapat mengalami penurunan.
Sebaliknya, tim keuangan dengan solusi manajemen dokumen yang kuat sering kali mencapai kinerja yang lebih cepat, visibilitas yang lebih tinggi, dan lebih percaya pada pelaporan keuangan organisasi mereka.
Solusi yang kuat biasanya mencakup alur kerja otomatis, menyediakan satu sumber kebenaran, dan memfasilitasi pencarian dan transparansi yang lebih mudah.
Mempertahankan jejak kertas pembelian yang solid melalui manajemen dokumen utang usaha yang tepat juga sangat penting untuk menjaga kepatuhan, menyederhanakan pencocokan dan rekonsiliasi PO, dan mengurangi kesalahan umum dalam pengelolaan utang seperti pembayaran ganda.
Baca juga: 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis
Tantangan Saat Mengelola Dokumentasi Utang Usaha
Manajemen dokumentasi utang dapat menimbulkan banyak tantangan bagi tim keuangan yang kurang siap, terutama dalam hal audit. Berikut adalah beberapa contoh umum:
Proses yang memakan waktu
Pertama dan terutama, manajemen dokumen manual bisa sangat memakan waktu. Kertas pada umumnya lambat, tidak efisien, dan boros. Ketidaksesuaiannya dengan tenaga kerja hybrid dan jarak jauh juga dapat menghambat inisiatif transformasi back-office digital.
Meningkatnya biaya audit
Melakukan audit keuangan bisa menjadi usaha yang mahal, terutama ketika mereka harus membayar tim dari luar untuk waktu mereka. Jika dokumen tidak diorganisir dengan baik sebelum audit, bisnis Anda akan mengeluarkan biaya tambahan saat auditor menyaring data yang tersedia. Biaya yang terkait dengan audit juga terus meningkat, melebihi laju inflasi.
Baca juga: Tips Mengelola Akun Utang Usaha yang Terlalu Banyak
Perombakan besar-besaran
Organisasi mengalami tingkat pergantian karyawan yang tinggi. Karena utang usaha sering kali tidak dianggap sebagai misi yang penting bagi sebuah bisnis, maka perekrutan karyawan baru dapat dilakukan di kemudian hari.
Sementara itu, karyawan lama yang memiliki pengetahuan bisnis yang penting dapat meninggalkan organisasi, yang pada akhirnya membuat struktur berbasis kertas menjadi lebih sulit untuk dipahami (apalagi dipelihara). Struktur berbasis kertas juga dapat menghalangi staf keuangan yang lebih muda yang terbiasa dengan alat bantu digital.
Dokumen yang dapat dibaca mesin
Perusahaan yang ingin mendigitalkan dan mengintegrasikan proses otomatis terkadang menghadapi tantangan yang terkait dengan membuat dokumen kertas yang dapat dibaca oleh mesin sehingga dapat dipindai tanpa kesalahan.
Bahkan perusahaan yang memanfaatkan teknologi OCR pun dapat mengalami kesulitan untuk mendapatkan data dan informasi yang spesifik untuk setiap lini.
Peningkatan risiko keamanan
Mempertahankan visibilitas yang tepat dan satu sumber kebenaran adalah hal yang sangat memusingkan bagi sebagian besar tim tanpa sistem manajemen dokumen digital.
Selain kenyamanan dan pengaturan, sistem berbasis kertas berdampak negatif pada keamanan – termasuk keamanan siber secara umum serta perlindungan terhadap penipuan pembayaran.
Baca juga: Mengetahui Siklus Penerimaan Piutang Usaha dalam Bisnis
Perbedaan Manajemen Dokumentasi Utang Berbasis Kertas dan Paperless
Jika Anda ingin tetap kompetitif saat ini, pilihan antara sistem manajemen dokumen berbasis kertas dan paperless sangatlah sederhana mengingat tantangan yang terkait dengan kertas.
Lingkungan manajemen dokumentasi tanpa kertas membuat audit utang piutang dalam bisnis menjadi mudah, dengan dokumen yang mudah ditemukan dan dicari. Lingkungan ini juga mendukung tenaga kerja hybrid, karena semua faktur dipindai ke dalam sistem dan dapat disetujui melalui email.
Visibilitas yang lebih baik juga merupakan keuntungan, karena mudah untuk menentukan di mana faktur berada dalam proses.
| Manajemen berbasis kertas | Manajemen paperless | |
| Audits | Menemukan bukti terkait transaksi memakan waktu selama audit | Dokumen mudah ditemukan ketika tiba waktunya untuk audit |
| Lingkungan kerja hybrid | Tidak kompatibel dan kurang sesuai untuk tenaga kerja hybdrid / Dapat mengakibatkan faktur hilang atau tertunda | Faktur dipindai ke dalam sistem dan dapat disetujui melalui email |
| Visibilitas | Sulit untuk memeriksa status faktur yang tepat / Anggota tim harus mencari melalui lemari arsip untuk menemukan dokumen | Mudah untuk melihat dengan tepat di mana dokumen utang berada di dalam sistem |
Cara menyimpan faktur secara elektronik
Menyimpan faktur secara elektronik adalah cara terbaik untuk tetap terorganisir, menghemat tempat, dan memudahkan pencarian faktur saat Anda membutuhkannya. Salah satu cara terbaik untuk menyimpan faktur secara elektronik dengan mudah adalah dengan memanfaatkan solusi otomatisasi utang yang menyimpan faktur di satu lokasi dan mengaturnya.
Dengan software akuntansi Kledo misalanya, faktur dapat dikirim langsung ke vendor melalui whatsapp, atau dikirim melalui email. Dari sana, faktur diatur dan dikategorikan berdasarkan tanggal, vendor, jumlah, status persetujuan, dan status pembayaran, sehingga memudahkan bisnis untuk menemukan, membayar, dan mengarsipkan faktur.
Anda juga bisa dengan mudah menerima pembayaran dari berbagai metode seperti transfer bank, Qris, kartu kredit dan lainnya, karena Kledo sudah memiliki fitur yang terintegtrasi dengan payment gateway. Nantinya pembayaran ini akan tercatat secara otomatis ke sistem akuntansi Anda.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Cara Melakukan Rekonsiliasi Piutang, Manfaat, dan Tipsnya
Bagaimana Software Akuntansi Memudahkan Pengelolaan Utang Usaha?
Otomatisasi pembukuan dapat membantu memindahkan perusahaan ke alur kerja pengelolaan utang tanpa kertas dengan cara-cara berikut:
Peningkatan keamanan di untuk dokumen penting
Otomatisasi keuangan dengan aman memungkinkan akses ke dokumen dan informasi kapan saja, di mana saja. Anda bahkan dapat berbagi informasi penting dengan pihak ketiga atau sesama karyawan, tanpa memberikan akses ke sistem akuntansi Anda. Dengan Kledo, Anda dapat mengatur aturan dan akses berbasis peran untuk persetujuan faktur dengan fitur approval.
Akses dokumen dari mana saja
Dengan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen utang piutang, semua dokumen dapat disimpan di cloud dalam format yang siap diaudit dan hanya dapat dibaca, memenuhi standar kepatuhan dan persyaratan lainnya.
Organisasi yang menggunakan otomatisasi tidak perlu khawatir tentang aksesibilitas dokumen. Karyawan dapat mengakses dan membaca dokumen di mana pun mereka bekerja, baik di kantor maupun tidak.
Baca juga: 7 Tips Dalam Melakukan Manajemen Penagihan Piutang
Kesimpulan
Melakukan dokumentasi utang dan piutang dalam bisnis sangat penting untuk memastikan informasi keuangan dalam bisnis tetap up to date sehingga Anda bisa mengambil keputusan dengan benar berdasarkan data yang transparan.
Hindari proses pencatatan dan penyimpanan manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan, dan beralihlah menggunakan alat yang memudahkan Anda dalam mengelola dokumentasi utang lebih efisien, salah satunya menggunakan software akuntansi seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online berbasis cloud yang memiliki fitur akuntansi dan pengelolaan utang terlengkap. Saat ini Kledo sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia dalam mempermudah urusan pembukuan dan akuntansi usaha.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024