Payroll fraud adalah masalah yang signifikan dalam dunia bisnis. Jenis fraud ini bisa terjadi dalam berbagai bentuk, dan metode yang digunakan untuk melakukannya terus berkembang. Faktanya, menurut PwC, 47% dari semua perusahaan mengalami setidaknya satu kejadian fraud dalam 24 bulan terakhir.
Ada banyak alasan mengapa payroll fraud terjadi. Hal ini bisa dimotivasi oleh keuntungan finansial pribadi, atau bisa juga untuk memanipulasi laporan keuangan perusahaan. Dalam kedua kasus tersebut, kecurangan penggajian dapat menimbulkan konsekuensi yang serius.
Jika Anda pemilik bisnis, tindakan fraud apapun merupakan hal yang harus diantisipasi dan Anda harus memiliki peraturan atau regulasi yang jelas akan semua ini.
Pada artikel kali ini kami akan menjelaskan apa itu payroll fraud, beserta jenis, dan juga cara mengatasinya agar proses pengelolaan payroll bisnis Anda berjalan efektif.
Apa yang Dimaksud dengan Payroll Fraud?
Payroll fraud terjadi ketika seseorang secara tidak sah mengubah sistem penggajian perusahaan untuk memanipulasi perhitungan kompensasi karyawan demi keuntungan mereka sendiri. Ini adalah kejahatan yang dapat dilakukan oleh pemberi kerja atau karyawan.
Karyawan melakukan tindakan fraud ini dengan melakukan malpraktik seperti pencurian waktu ketika mereka mencatat jam kerja yang tidak mereka lakukan. Beberapa karyawan secara diam-diam meningkatkan tingkat kompensasi mereka dengan memanipulasi sistem penggajian.
Pemilik usaha dapat melakukan kecurangan ini dengan menahan upah pekerja. Dengan cara ini, mereka mendapatkan keuntungan dari apa yang menjadi kewajiban mereka kepada karyawan.
Sederhananya, payroll fraud adalah mekanisme yang digunakan oleh salah satu pihak untuk memperkaya diri mereka sendiri dengan cara menipu pihak lain. Dan ini bisa dilakukan oleh pemilik usaha atau karyawannya.
Baca juga: Struktur Departemen Keuangan dalam Bisnis dan Tips Memilihnya
Enam Jenis Payroll Fraud
Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, kecurangan penggajian dapat terjadi dalam beberapa bentuk. Jika Anda manajer HR, Anda harus mengetahui jenis-jenis payroll fraud yang paling umum. Berikut adalah beberapa fraud yang umum terjadi dan dapat dihindari dengan bersikap waspada.
1. Misclassification
Pekerja memberikan klasifikasi yang berbeda tergantung pada jumlah jam kerja mereka, peran pekerjaan mereka, hubungan mereka dengan perusahaan, dan detail lainnya. Misalnya, pekerja sering diklasifikasikan sebagai pekerja penuh waktu, paruh waktu, atau kontrak.
Ketika karyawan salah mengklasifikasikan status mereka dalam sistem penggajian, mereka mencuri tunjangan yang bukan hak mereka. Terkadang, pemberi kerja salah mengklasifikasikan pekerja dengan sengaja untuk menghemat biaya seperti pajak pengangguran, tunjangan staf, dan pajak penggajian.
Kesalahan klasifikasi yang disengaja disebut sebagai payroll fraud dan membuat pemberi kerja atau karyawan bertanggung jawab atas konsekuensi hukum.
2. Fraud absensi
Di perusahaan, fraud atau kecurangan absensi adalah jenis payroll fraud yang paling umum terjadi. Ketika pekerja memanipulasi waktu kerja yang mereka catat di absen untuk mendapatkan bayaran lebih banyak dari jam kerja mereka, pekerja dapat melakukan kecurangan absen dengan menambah jam kerja dengan mencatat jam kerja tambahan di absen.
Selain itu, mereka juga dapat mengakses sistem penggajian untuk memalsukan upah mereka dan meningkatkan tarif upah per jam.
3. Ghost payroll
Ketika perusahaan membayar karyawan yang tidak ada tanpa disadari, ini disebut sebagai ghost payroll. Jenis payroll fraud ini biasanya dilakukan oleh seseorang di bagian HR yang memiliki akses mudah ke sistem penggajian organisasi.
Pelaku payroll fraud jenis ini membuat staf palsu dalam sistem penggajian atau tidak mengeluarkan staf yang sudah tidak bekerja di perusahaan.
Dengan demikian, mereka memalsukan catatan kepegawaian untuk tetap mendapatkan uang dari organisasi dalam bentuk gaji karyawan hantu tersebut.
Baca juga: Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis
4. Payroll fraud pihak ketiga
Beberapa tindakan fraud juga dapat dilakukan secara eksternal. Sering kali, perusahaan mengira bahwa payroll fraud hanya dapat dilakukan secara internal, namun penipuan seperti skema pengalihan penggajian memiliki pelaku pihak ketiga.
Misalnya fraud yang berhubungan dengan pajak penghasilan adalah jenis serangan siber yang canggih di mana penjahat siber mengelabui karyawan atau manajer SDM untuk menangani informasi karyawan yang sensitif.
Para pelaku menggunakan informasi ini, termasuk ID karyawan, catatan pendapatan, dan data sensitif lainnya, untuk mengajukan pengembalian pajak palsu.
Dalam penipuan pengalihan gaji, pelaku memanipulasi karyawan untuk mengubah informasi setoran langsung mereka. Sementara para pekerja mengira bahwa gaji mereka dicairkan ke rekening bank mereka, uang tersebut ditransfer ke penjahat siber.
Payroll fraud jenis ini sering dilakukan dengan mengirimkan email palsu kepada staf atau meretas sistem penggajian perusahaan.
5. Fraud kompensasi pekerja
Salah satu skema payroll fraud yang sering terjadi di industri konstruksi dan pertambangan adalah penipuan kompensasi pekerja, yaitu ketika pekerja memalsukan cedera atau secara keliru mengklaim bahwa cedera terjadi di tempat kerja untuk mendapatkan kompensasi pekerja.
Jenis payroll fraud ini dapat berdampak buruk bagi perusahaan yang diasuransikan sendiri. Atau, hal ini dapat berdampak lebih buruk pada perusahaan asuransi yang dapat melanjutkan kenaikan premi asuransi pekerja.
6. Skema komisi
Beberapa karyawan mungkin menerima bonus atau komisi yang melekat pada target penjualan mereka. Selain itu, beberapa perusahaan juga menawarkan insentif kepada pekerja kontrak untuk mencapai target tertentu seperti persentase tertentu dari penyelesaian proyek.
Tujuan dari pemberian insentif tersebut adalah untuk mendorong staf agar bekerja lebih keras dan unggul dalam pekerjaan mereka.
Namun, beberapa staf mungkin mencari celah dalam skema komisi untuk mendapatkan komisi atau bonus yang tidak mereka dapatkan secara jujur. Ini adalah penipuan skema komisi yang dapat dihukum sebagai payroll fraud.
Jenis fraud komisi lainnya dilakukan oleh kontraktor yang setuju untuk menyediakan sejumlah pekerja di lokasi, tetapi menggunakan lebih sedikit pekerja untuk menghemat biaya tenaga kerja dan menagih perusahaan untuk jumlah pekerja yang telah disepakati.
Meskipun ini adalah beberapa payroll fraud yang paling umum, mungkin ada jenis payroll fraud lainnya, tergantung pada model bisnis dan sistem penggajian organisasi Anda. Satu-satunya cara untuk melindungi diri dari penipuan semacam itu adalah dengan mengetahui cara mendeteksinya.
Baca juga: Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya
Cara Mendeteksi Payroll Fraud
Skema payroll fraud terkadang sulit untuk diungkap. Karena ada beberapa peraturan yang harus diikuti oleh perusahaan, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi kecurangan semacam itu jika organisasi Anda terus menerapkan kebijakan kepatuhan secara ketat.
Namun, selalu ada ruang untuk kesalahan manusia. Selain itu, seiring dengan perkembangan teknologi, penjahat siber melakukan payroll fraud yang sangat canggih dan sulit untuk diidentifikasi. Implikasi keuangannya bisa sangat merugikan jika hal ini terus berlanjut dalam jangka waktu yang lama.
Menurut Association of Certified Fraud Examiners, skema payroll fraud biasanya berlangsung selama 24 bulan. Tidak ada solusi sederhana untuk mendeteksi skema ini. Tidak ada indikator yang pasti dari payroll fraud, namun ada beberapa tanda bahaya yang dapat membantu Anda dalam pencegahan fraud.
- Kesalahan atau perbedaan dalam catatan penggajian adalah tanda pertama payroll fraud. Anda harus rajin mengaudit catatan penggajian.
- Setiap perubahan yang tidak dapat dijelaskan dalam catatan penggajian juga mengindikasikan adanya upaya penipuan.
- Staf yang mencantumkan alamat atau detail rekening bank yang sama dalam catatan mereka mungkin mencoba melakukan payroll fraud.
- Email yang tidak dikenal dikirim ke staf mengenai penggajian tanpa sepengetahuan manajer.
- Ada transaksi yang tidak terhitung di rekening perusahaan yang tidak memiliki sumber yang valid. Hal ini dapat dilakukan oleh penjahat siber yang memiliki akses ke sistem penggajian.
Ini adalah beberapa tanda peringatan yang harus segera ditindaklanjuti. Ingat, ada beberapa jenis payroll fraud, dan sangat penting untuk secara teratur meninjau catatan penggajian dan akuntansi perusahaan Anda untuk mengetahui apakah ada ketidaksesuaian.
Software payroll modern seperti Gajihub memiliki fitur bawaan untuk mendeteksi aktivitas anomali yang terkait dengan catatan penggajian. Selain itu, otomatisasi penggajian adalah cara terbaik untuk mengidentifikasi ketidakberesan lebih cepat dan menghemat kerugian moneter bagi bisnis.
Gajihub juga sudah tertintegrasi dengan software akuntansi online Kledo, sehingga Anda bisa mendapatkan kontrol menyeluruh antara data HR dan juga data keuangan dalam bisnis Anda secara transparan.
Jika Anda ingin mencoba integrasi Kledo dan Gajihub, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Fraud Akuntansi: Jenis dan Cara Meminimalisirnya
Dapatkah Anda Mengambil Tindakan Hukum Terhadap Karyawan atas Payroll Fraud?
Ada beberapa skema payroll fraud, namun tingkat keparahannya juga bervariasi. Apakah itu kejahatan atau bukan, tergantung pada hukum negara tempat payroll fraud dilakukan. Namun, semakin banyak uang yang dicuri oleh penipu dari perusahaan, semakin berat konsekuensi hukumnya.
Pemberi kerja dapat mengajukan gugatan terhadap karyawan yang melakukan payroll fraud. Perusahaan dapat menuntut untuk mendapatkan kembali uang yang dicuri dan mencari hukuman sesuai dengan hukum yang berlaku terhadap penipuan.
Karena payroll fraud berada di bawah lingkup undang-undang ketenagakerjaan di Indonesia, Anda harus berkonsultasi dengan pengacara setempat untuk memahami sepenuhnya tindakan hukum yang dapat Anda lakukan terhadap penipuan tersebut.
Pemberi kerja dan karyawan memiliki hak hukum untuk menuntut pembayaran kembali jika pemberi kerja mereka menahan gaji mereka secara ilegal. Namun, akan lebih baik jika Anda bertindak cepat ketika Anda mengetahui bahwa pemberi kerja Anda melakukan payroll fraud.
Menurut hukum, batas waktu yang diberikan adalah dua tahun untuk pelanggaran gaji yang tidak disengaja dan tiga tahun untuk pelanggaran gaji yang disengaja untuk melaporkan kecurangan penggajian yang dilakukan oleh pemberi kerja terhadap pekerja.
Baca juga: Fraud Laporan Keuangan: Pengertian, Deteksi, dan Pencegahan
5 Strategi yang dapat Digunakan untuk Mencegah Payroll Fraud
Meskipun payroll fraud merupakan masalah, ada beberapa hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegahnya. Di bawah ini adalah lima strategi yang dapat membantu:
1. Sistem pemeriksaan yang solid dan terintegrasi
Salah satu cara terbaik untuk mencegah tindakan fraud apapun adalah dengan memiliki sistem pemeriksaan dan alur kerja yang transparan dan solid. Ini berarti bahwa beberapa orang harus terlibat dalam proses pengelolaan payroll, dan setiap orang harus memiliki peran tertentu.
Proses ini akan membantu memastikan bahwa tidak ada satu orang pun yang memiliki terlalu banyak kendali atas proses tersebut dan semua pembayaran diotorisasi dengan benar.
Jadi ingatlah, memiliki proses yang jelas dengan melibatkan banyak orang akan membantu memastikan bahwa semua pembayaran diotorisasi dengan baik dan mengurangi kemungkinan terjadinya proses fraud.
2. Kebijakan dan prosedur tertulis
Cara lain untuk mencegah kecurangan dalam proses penggajian adalah dengan memiliki kebijakan dan prosedur tertulis. Kebijakan ini harus menguraikan prosedur untuk memproses penggajian dan konsekuensi bagi karyawan yang melakukan kecurangan penggajian.
Selain itu, kebijakan ini harus ditinjau dan diperbarui secara berkala untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut tetap mutakhir dan efektif.
Kami mengingatkan, kika Anda tidak bisa mempercayai karyawan Anda, Anda tidak bisa menjalankan bisnis. Membangun budaya kejujuran sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan positif.
Baa juga: Fraud Triangle: Pengertian, Elemen, dan Tips Mencegah Fraud
3. Sistem absensi modern
Kami menyarankan menggunakan sistem absensi modern membantu mencegah kecurangan penggajian dengan melacak jam kerja karyawan dan memastikan bahwa semua jam kerja diotorisasi dan disetujui dengan benar.
Sistem absensi modern seperti Gajihub misalnya, akan membantu melacak jam kerja karyawan dan memastikan bahwa semua jam kerja telah diotorisasi dengan benar. Pada saat yang sama, sistem ini mencegah karyawan memalsukan absensi mereka dan dibayar untuk jam kerja yang tidak mereka lakukan.
4. Buat peraturan perilaku karyawan
Cara lain untuk mencegah payroll fraud adalah dengan mengatur perilaku karyawan (terutama saat mengendalikan pengeluaran karyawan).
Ini berarti bahwa karyawan harus diwajibkan untuk mematuhi kode etik yang menguraikan perilaku yang diharapkan dan konsekuensi atas pelanggaran kode etik tersebut. Kode etik ini harus ditinjau secara teratur dan diperbarui untuk memastikan efektivitasnya.
Beberapa cara untuk mengatur perilaku karyawan dapat mencakup:
- Menerapkan kebijakan tidak ada toleransi untuk payroll fraud
- Menetapkan pedoman untuk perilaku yang dapat diterima
- Memberikan pelatihan tentang pentingnya perilaku etis
5. Lakukan audit penggajian rutin dan mendadak
Terakhir, kami merekomendasikan, saat Anda menerapkan audit penggajian mendadak, Anda akan bisa dengan cepat mengidentifikasi potensi kecurangan dan mengambil langkah yang diperlukan untuk mencegah hal itu terjadi lagi.
Audit penggajian mendadak adalah cara terbaik untuk menangkap para penipu yang melakukan fraud. Dengan melakukan audit rutin dan mendadak terhadap proses dan catatan penggajian, Anda bisa mencegah calon penipu dan mendeteksi aktivitas mencurigakan yang mungkin terjadi.
Audit ini dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, atau bahkan setiap tahun, tergantung pada ukuran dan kompleksitas penggajian Anda.
Meskipun tidak ada sistem yang sempurna, kelima strategi ini dapat membantu mengurangi kemungkinan terjadinya payroll fraud secara signifikan di perusahaan Anda. Dengan meluangkan waktu untuk menerapkan perlindungan ini, Anda dapat melindungi bisnis dan karyawan Anda dari dampak buruk payroll fraud.
Baca juga: Mengenal Fraud Dalam Keuangan dan Cara Mengatasinya
Pada Intinya…
Payroll fraud adalah kejahatan yang dapat dihukum oleh hukum, namun implikasi keuangannya terhadap bisnis secara keseluruhan dapat sangat merugikan. Hal ini dapat terjadi pada perusahaan kecil maupun besar, oleh karena itu harus ada tindakan pencegahan dan deteksi dini untuk mencegah payroll fraud.
Karena konsekuensinya bisa lebih dari sekadar kehilangan uang dan dapat mengakibatkan pelanggaran hukum, Anda harus menerapkan solusi yang telah kami bagikan dalam panduan ini untuk proses yang lebih transparan dan aman.
- Supply Chain Forecasting: Metode, Tantangan, dan Manfaatnya - 17 Oktober 2024
- 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya - 16 Oktober 2024
- 21 Financial KPI yang Harus Ada dalam Bisnismu - 15 Oktober 2024