Akuntansi internal memainkan peran penting, berkontribusi untuk memastikan operasi bisnis perusahaan berlangsung secara efektif.
Tanpa proses akuntansi yang sesuai standar, Anda sebagai pemilik bisnis tidak akan mendapatkan informasi yang valid akan kesehatan keuangan bisnis dan mendapatkan kesulitan dalam proses pengembangan bisnis.
Jika Anda baru memulai bisnis, Anda mungkin melakukan proses akuntansi sendiri atau menyewa jasa akuntan freelance untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi.
Namun, seiring berkembangnya bisnis, Anda memerlukan akuntansi internal untuk memudahkan Anda dalam mengawasi keuangan bisnis dan juga menjaga keamanan data keuangan bisnis.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu akuntansi internal beserta tugas, tanggung jawab, dan tips mengontrol akuntansi internal dalam bisnis.
Apa yang Dimaksud dengan Akuntansi Internal?
Akuntansi internal adalah departemen profesional yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi keuangan dan non-keuangan dalam organisasi atau bisnis. Informasi ini digunakan untuk mendukung proses manajemen dan pengambilan keputusan.
Tanggung jawab akuntansi internal dalam bisnis
Akuntansi internal menangani semua tugas yang berkaitan dengan operasi ekonomi dan keuangan yang timbul di perusahaan. Di bawah ini adalah informasi yang menjelaskan pekerjaan akuntansi internal secara spesifik, termasuk:
- Mempersiapkan, memeriksa, dan mengontrol validitas dan legalitas dokumen sebelum diedarkan dalam urutan yang benar.
- Menghitung dokumen akuntansi sesuai dengan peraturan hukum dan akuntansi perusahaan.
- Menyimpan semua dokumen internal dengan cara yang ilmiah, masuk akal, dan aman untuk pencarian dan pemeriksaan bila diperlukan.
- Mengontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan dengan akuntan lain di departemen untuk memastikan pekerjaan dilakukan secara efektif.
- Menyiapkan laporan mingguan, bulanan, triwulanan atau laporan yang tidak terduga atas permintaan manajer untuk memberikan informasi keuangan untuk mendukung bisnis dalam membuat keputusan bisnis.
Selain tugas-tugas akuntansi internal yang telah disebutkan di atas, staf akuntansi internal atau in house accounting juga perlu menyiapkan dan meringkas sejumlah laporan sebagai berikut:
| Isi laporan | Tujuan pelaporan | Frekuensi pelaporan | Objek laporan |
| Laporan dana | Mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran per hari, minggu, bulan, kuartal,… | Harian/mingguan/bulanan/triwulan… | Manajer atau administrator |
| Laporan utang yang ditagih dan dibayar | Memahami piutang dan utang untuk merencanakan arus kas, penagihan utang, pembayaran utang,… | Secara teratur mingguan, bulanan atau sesuai dengan kebutuhan manajemen | Manajer, administrator, pelanggan atau pemasok |
| Laporan persediaan | Memahami informasi persediaan untuk merencanakan produksi, pembelian, penjualan,… | Secara teratur mingguan dan bulanan | Manajer atau administrator |
| Laporan biaya produk (Untuk perusahaan manufaktur produk) | Mengetahui faktor-faktor yang membentuk nilai produk untuk merencanakan produksi, harga produk, mengontrol biaya, … | Secara berkala atau tergantung pada kebutuhan manajemen | Manajer atau administrator bisnis |
| Laporan progres dan penyelesaian (Untuk perusahaan konstruksi dan konstruksi) | Memahami nilai kemajuan dan penyelesaian proyek konstruksi untuk memiliki rencana implementasi, mengontrol progress, biaya, … | Mingguan/bulanan atau tergantung pada kebutuhan manajemen | Manajer, administrator bisnis atau investor |
| Laporan hasil transportasi dan biaya transportasi (Untuk bisnis transportasi) | Memahami informasi tentang volume dan biaya transportasi untuk memiliki rencana untuk menegosiasikan tarif dengan pelanggan, mengendalikan biaya, meningkatkan efisiensi transportasi, … | Secara berkala atau sesuai dengan kebutuhan manajemen | Manajer, administrator bisnis atau pelanggan |
Baca juga: Pembahasan PSAK 30 tentang Akuntansi Sewa dalam Bisnis
Jenis-jenis Kontrol dalam Akuntansi Internal
Pengendalian internal biasanya termasuk dalam salah satu dari dua kategori besar, yaitu pengendalian preventif dan pengendalian detektif.
Tujuan dari pengendalian preventif adalah untuk mencegah kesalahan atau masalah akuntansi keuangan internal sebelum terjadi.
Pengendalian detektif memeriksa data keuangan setelah transaksi terjadi untuk mencoba menemukan ketidakberesan yang ada.
Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai jenis-jenis pengendalian akuntansi internal:
Pencegahan
Berikut ini adalah jenis-jenis pengendalian preventif yang digunakan oleh berbagai perusahaan:
Otoritas persetujuan
Pengendalian internal jenis ini melibatkan eksekutif tertentu dalam perusahaan untuk mengesahkan transaksi keuangan karyawan sebelum ditangani oleh departemen akuntansi internal.
Manajer dapat meninjau transaksi dan pembelian yang signifikan sebelum disetujui untuk memastikan tidak ada kesalahan, kecurangan, atau aktivitas bisnis yang tidak etis.
Pemisahan tugas
Ketika karyawan individu memiliki kepemilikan atas sebagian dari total aset keuangan organisasi, kemungkinan terjadinya kecurangan akan berkurang.
Jadi, perusahaan membagi tanggung jawab departemen akuntansi di antara staf yang berbeda.
Kontrol akses
Pendekatan lain yang dilakukan perusahaan untuk menjaga aset keuangan mereka adalah dengan membatasi akses ke sistem tertentu.
Karyawan menggunakan kata sandi untuk mendapatkan akses aman ke alat akuntansi digital atau kode fisik untuk mendapatkan akses ke brankas dan tempat aman lainnya yang berisi properti fisik.
Bisnis dapat menggunakan kode sandi digital untuk melacak masalah kembali ke pengguna tertentu untuk memperbaiki dan mempertanggungjawabkannya.
Standarisasi dokumentasi
Strategi lain untuk melindungi aset keuangan adalah meminta semua karyawan menggunakan formulir yang sama untuk mencatat transaksi moneter dan inventaris fisik.
Baca juga: Perbedaan Perpetual dan Periodik dalam Pencatatan Akuntansi
Detektif
Berikut adalah kontrol detektif yang digunakan organisasi:
Rekonsiliasi berkala
Rekonsiliasi, atau pemeriksaan akuntansi rutin, membantu dalam merekonsiliasi akun untuk transaksi keuangan internal dan vendor serta klien eksternal.
Hal ini dapat mencakup membandingkan laporan bank untuk memastikan bahwa kedua belah pihak melaporkan data fiskal yang sama atau meninjau pembelian vendor.
Audit fisik
Banyak bisnis melakukan penilaian inventaris tahunan atas aset fisik mereka. Perusahaan menggunakan strategi ini untuk memperhitungkan semua bahan yang terdiri dari kepemilikan fisiknya.
Ini memerlukan penghitungan semua yang ada di rak atau di gudang di perusahaan ritel. Perusahaan non-ritel dapat menggunakan ini untuk menghitung properti perusahaan yang digunakan oleh karyawan.
Selain itu, bisnis apa pun dapat melakukan audit fisik dengan menghitung uang tunai secara manual.
Membuat neraca percobaan
Pemeriksaan saldo harian, dua mingguan, atau mingguan dalam sistem akuntansi dapat membantu mendeteksi kesalahan akuntansi.
Beberapa bisnis juga menggunakan sistem entri ganda untuk mengurangi kesalahan. Kontrol ini untuk membantu mengoreksi masalah saldo dengan cepat.
Baca juga: Apa Itu Expenses Recognition (Pengakuan Biaya) Pada Akuntansi?
Prosedur Umum untuk Kontrol Akuntansi Internal
Prosedur umum yang merupakan bagian dari pengendalian internal meliputi hal-hal berikut:
Melakukan pembaruan prosedur
Untuk memastikan efektivitas pengendalian internal, manajemen memeriksa dan meninjau proses pengendalian.
Mereka menyampaikan kepada karyawan setiap perubahan dalam cara pengendalian beroperasi dan penerapannya.
Staf sumber daya manusia juga terkadang bertanggung jawab untuk meninjau dan memperbarui kebijakan.
Meninjau proses secara berkala
Praktik umum lainnya adalah perusahaan mengevaluasi keefektifan sistem pengendalian internalnya setiap tiga bulan.
Mereka sering menggunakan laporan yang disediakan oleh neraca percobaan, audit, dan rekonsiliasi untuk menentukan tingkat kontrol kualitas organisasi.
Tinjauan manajemen proses dimaksudkan untuk melihat lebih dalam pada setiap area bisnis, setiap tugas harian, dan setiap potensi risiko.
Baca juga: 11 Perbedaan Akuntansi Manajemen dan Akuntansi Keuangan
Menilai risiko
Manajemen risiko adalah salah satu hasil dari pengendalian akuntansi internal. Evaluasi rutin pada area yang paling mungkin terkena dampak penipuan atau kesalahan membantu mengurangi kemungkinan kerugian.
Semakin besar risikonya, semakin besar pula tingkat pengendalian yang dibutuhkan.
Menciptakan lingkungan yang tepat
Karena pengendalian akuntansi internal bergantung pada proses dan orang, salah satu faktor penting dalam melindungi akuntansi keuangan adalah dengan menumbuhkan lingkungan yang berintegritas dan saling percaya di antara para karyawan di semua tingkatan.
Jika para pemimpin organisasi menetapkan nada kejujuran dan transparansi, karyawan lebih cenderung mengikuti pengendalian internal dan menjaga integritas aset perusahaan tanpa pengawasan ekstra.
Contoh-contoh Kontrol dalam Akuntansi Internal
Berikut adalah beberapa contoh pengendalian internal:
Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang adalah proses formal di mana seseorang mengalihkan wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas tertentu kepada orang lain.
Perusahaan dapat membuat dokumentasi yang menguraikan siapa yang bertanggung jawab atas tanggung jawab yang sensitif.
Di antara tanggung jawab ini termasuk penandatanganan surat-surat legal, pemrosesan dana masuk, penandatanganan cek perusahaan, otorisasi pengeluaran karyawan, mengakses brankas dan kas kecil, dan mengakses data akuntansi.
Cek
Cek adalah dokumen keuangan yang penting, dan setiap transaksi membutuhkan keaslian. Banyak perusahaan mewajibkan cek memiliki minimal dua tanda tangan.
Perusahaan dapat membuat kumpulan penandatangan yang berwenang untuk memastikan bahwa ketidakhadiran satu individu tidak mengakibatkan penundaan penerbitan cek.
Baca juga: Mengapa Akuntansi Penting Bagi Bisnis? Ini Alasannya
Otorisasi
Perusahaan membuat standar otorisasi yang menentukan siapa yang dapat mengesahkan jenis transaksi tertentu.
Sebagai contoh, praktik terbaik termasuk memastikan bahwa tidak ada yang mengotorisasi transaksi yang dapat menguntungkan pemberi otorisasi secara finansial dan mencegah karyawan mengotorisasi pembayaran kepada manajer.
Proses otorisasi yang tepat mencegah terjadinya transaksi yang tidak sah.
Persetujuan atas berbagai transaksi merupakan kontrol penting yang membantu memastikan bahwa semua operasi perusahaan sesuai dengan norma dan tujuan yang ditetapkan, dan juga untuk mencegah penipuan atau pencurian.
Uang kas
Sebagian besar organisasi meminimalkan transaksi tunai, yang dapat menjadi salah satu jenis pengendalian akuntansi internal.
Memiliki uang kas di tangan menciptakan potensi penipuan dan pencurian. Ketika uang tunai perlu dimiliki, beberapa pengendalian internal sangat penting:
- secara konsisten menyetorkan aset moneter
- menerbitkan tanda terima untuk uang kas yang masuk
- membatasi uang kas dan mengamankan akses
- merekonsiliasi kas kecil secara teratur.
- memisahkan kas masuk dan kas keluar Anda
- secara konsisten menyetorkan aset moneter
- mendapatkan tanda terima untuk semua transaksi moneter
- menyimpan buku penerimaan di lokasi yang aman
Baca juga: Rekomendasi 10 Program Akuntansi Perusahaan yang Mudah
Kesimpulan
Memiliki akuntansi internal atau in house accounting penting bagi pemilik bisnis untuk memastikan bahwa Anda memiliki proses akuntansi yang benar dan keamanan data keuangan yang lebih terjamin.
Pastikan juga Anda memiliki kontrol internal yang baik agar bisnis Anda terhindar dari fraud akuntansi yang akan merugikan bisnis.
Untuk membantu Anda atau akuntan Anda mengelola proses pembukuan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online yang mudah digunakan seperti Kledo.
Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah memantau data transaksi, melakukan manajemen persediaan, dan membuat laporan keuangan instan.
Dengan begitu, Anda bisa menghemat waktu dan terhindar dari human error sehingga proses bisnis Anda menjadi lebih optimal.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Rumus dan Kalkulator Return On Equity (ROE) Gratis - 18 Februari 2025
- Konsep Inti Pemasaran: Pengertian, Manfaat, dan 9 Elemennya - 17 Februari 2025
- Akuntansi Internal: Tugas, Tanggung Jawab, dan Cara Kontrolnya - 14 Februari 2025