Intercompany Accounting: Pengertian, Tantangan, dan Tips Mengelolanya

Perusahaan besar sering kali memiliki banyak anak perusahaan yang melakukan bisnis satu sama lain dan, ketika mereka melakukannya, mereka diharuskan untuk mengikuti aturan intercompany accounting atau akuntansi antar perusahaan – proses akuntansi untuk transaksi internal antara badan hukum dalam perusahaan induk yang sama.

Meskipun definisi tersebut mungkin secara akurat menggambarkan visi konglomerat multinasional besar, akuntansi antar perusahaan memiliki aplikasi di perusahaan dengan berbagai ukuran.

Sebagai contoh, seorang pemilik restoran dengan dua lokasi yang berbeda dapat memperoleh manfaat dengan memperlakukan setiap lokasi sebagai entitas yang terpisah.

Ketika hal itu terjadi, pemilik perlu menggunakan akuntansi antar perusahaan untuk mencerminkan hasil bisnis terpadu dengan benar.

Secara historis dianggap sebagai cabang akuntansi, intercompany accounting berada di bawah pengawasan regulator di Indonesia dan menjadi salah satu alasan utama perusahaan publik harus mengoreksi atau menyajikan kembali laporan keuangan mereka.

Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu intercompany accounting beserta tantangan dan tips dalam mengelola akuntansi antar perusahaan.

Penjelasan Intercompany Accounting

Proses ekonomi keluarga merupakan contoh yang baik tentang aktivitas antar perusahaan dan pentingnya membedakan antara transaksi internal dan transaksi pihak ketiga.

Ketika ada seorang ibu bekerja dan menerima gaji dari atasannya, itu adalah transaksi pihak ketiga independen yang membawa dana baru ke dalam keluarga.

Ketika ia memberikan uang saku kepada kedua anak perempuannya untuk mengerjakan tugas-tugas mereka, hal itu menyerupai transaksi antar perusahaan orang tua/anak perusahaan.

Tidak ada uang baru yang masuk ke dalam keluarga – uang tersebut hanya berpindah antar dompet dalam rumah tangga sebagai imbalan atas jasa yang diberikan.

Lebih jauh lagi, ketika anak perempuan A mengisi bensin mobil yang ia gunakan bersama saudara perempuannya dan anak perempuan B mengganti setengahnya, itu juga seperti transaksi antar perusahaan.

Tetapi pembayaran ke pom bensin adalah transaksi pihak ketiga yang mengurangi dana rumah tangga.

Jika anak perempuan A menagih kakaknya dengan harga per liter yang lebih tinggi daripada yang dia bayarkan ke pom bensin, itu sama saja dengan keuntungan antar perusahaan.

Keuntungan tersebut tidak menambah dana rumah tangga; melainkan contoh lain dari pemindahan uang di dalam rumah tangga – seperti halnya transfer pricing yang memindahkan uang di antara badan hukum di dalam perusahaan induk.

Baca juga: 10 Accounting Software yang Cocok Untuk Bisnis di Indonesia

Lebih jauh mengenai transaksi antar perusahaan

Transaksi antarperusahaan adalah hal yang umum dan ada dalam berbagai bentuk.

Karakteristik utamanya adalah bahwa entitas yang berpartisipasi adalah bagian dari perusahaan induk yang sama, tidak seperti “transaksi intraperusahaan” yang terjadi antara dua unit dalam badan hukum yang sama.

Karena adanya hubungan antara kedua belah pihak, transaksi antar perusahaan tidak dianggap sebagai transaksi yang independen dan wajar.

Mengapa Intercompany Accounting Penting?

Perusahaan dapat memperoleh banyak manfaat operasional dari integrasi vertikal dan horizontal. Namun, dari perspektif akuntansi, beberapa dari “sinergi” ini – khususnya, pendapatan dan laba yang dihasilkan secara internal – harus dieliminasi selama konsolidasi keuangan.

Sebagai contoh, satu anak perusahaan dapat memasok bahan baku kepada anak perusahaan lainnya, yang membuat biaya produksi di seluruh perusahaan menjadi lebih rendah, tetapi perusahaan induk tidak dapat mengakui pendapatan atau laba dari transaksi internal ini.

Pada tingkat yang paling dasar, intercompany accounting memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan tidak memasukkan penjualan ke “dirinya sendiri”.

Selain itu, intercompany accounting membantu pemilik bisnis dalam banyak hal. Ini:

• Menghilangkan penghitungan ganda aktivitas antar perusahaan.
• Menyoroti aktivitas di antara entitas dalam satu grup.
• Mendukung pengajuan pajak yang akurat di berbagai yurisdiksi.
• Membantu pergerakan dan penyelesaian uang tunai, termasuk mata uang asing.
• Diperlukan untuk mematuhi Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU) dan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK)

Tanpa intercompany accounting dan eliminasi terkait, perusahaan dapat secara tidak sengaja mengaburkan hasil operasi mereka atau dengan sengaja – yaitu dengan cara curang – menggelembungkan laporan penjualan dan laba.

Baca juga: Accounting Rate of Return (ARR): Pengertian, Rumus, dan Contoh

Intercompany Accounting dan Financial Close

Transaksi antar perusahaan pada awalnya ditampilkan pada laporan keuangan masing-masing entitas bisnis yang terpisah seolah-olah itu adalah transaksi pihak ketiga.

Perlakuan intercompany accounting diterapkan menjelang akhir proses financial close, ketika laporan keuangan anak perusahaan digabungkan di tingkat induk, yang menghasilkan laporan keuangan konsolidasi dan pengajuan pajak.

Mengidentifikasi transaksi antar perusahaan selama proses financial close bisa menjadi rumit sehingga dapat menyebabkan keterlambatan dalam menghasilkan informasi keuangan konsolidasi.

Perusahaan dengan banyak entitas, baik hasil akuisisi atau pertumbuhan organik, sering kali memiliki sistem akuntansi yang berbeda – atau bahkan versi yang berbeda dari sistem yang sama.

Sistem yang berbeda mungkin tidak terintegrasi dengan baik satu sama lain, sehingga kedua belah pihak dalam transaksi antarperusahaan tidak selalu dapat mengkomunikasikan informasi keuangan secara otomatis.

Akibatnya, menemukan, mencocokkan, dan menjaring transaksi antar perusahaan sering kali merupakan proses yang sangat manual dan padat karya yang rentan terhadap kesalahan dan kelalaian.

Jenis-jenis Transaksi Antar Perusahaan

Dalam kegiatan bisnis normal, unit-unit yang berbeda di dalam perusahaan induk dapat menyediakan barang atau jasa satu sama lain.

Mereka dapat menyelesaikan interaksi secara tunai atau dengan entri jurnal di buku besar mereka. Umumnya ada tiga jenis transaksi antar perusahaan, yang dikategorikan sebagai berikut:

• Downstream: Transaksi yang mengalir dari perusahaan induk ke entitas anak, seperti ketika perusahaan induk memberikan pinjaman kepada anak perusahaan. Selama konsolidasi, intercompany accounting mengeliminasi pendapatan bunga induk perusahaan dan beban bunga anak perusahaan.
• Upstream: Transaksi yang mengalir dari anak perusahaan ke perusahaan induk, seperti lokasi cabang yang menjual tanah kepada induknya. Keuntungan atau kerugian dari penjualan tersebut dieliminasi pada saat konsolidasi.
• Lateral: Transaksi antara dua anak perusahaan. Jika satu anak perusahaan menyediakan bahan baku kepada anak perusahaan lainnya, laba antar perusahaan akan dieliminasi.

Baca juga: Accounting Cybersecurity: Tips Menjaga Data Keuangan Bisnis

Tantangan dalam Mengelola Intercompany Accounting

Aktivitas antar perusahaan yang tidak seimbang dan tidak terdeteksi dapat berdampak signifikan terhadap perusahaan induk.

Ada beberapa tantangan dalam intercompany accounting yang berkontribusi pada masalah ini, yang terjalin secara rumit ke dalam jalinan pengelolaan organisasi besar dan multi entitas.

Sistem akuntansi yang berbeda

Tantangan pertama adalah identifikasi dan pencocokan silang aktivitas antar perusahaan di berbagai entitas.

Tantangan ini terutama berasal dari penggunaan sistem akuntansi yang berbeda yang sulit untuk berkomunikasi karena bagan akun yang tidak konsisten atau format data yang tidak kompatibel.

Organisasi mengatasi masalah ini dengan mendedikasikan waktu dan sumber daya tambahan, dengan perusahaan yang lebih matang bergerak menuju solusi pencocokan tingkat transaksi yang sepenuhnya otomatis.

Analisis harga transfer

Aspek penting lainnya adalah memastikan konsistensi dalam metode yang digunakan oleh setiap entitas untuk pembebanan silang, yang dikenal sebagai harga transfer. Transaksi-transaksi ini, yang sangat penting untuk implikasi pajak, diatur oleh peraturan yang ketat.

Kerumitannya terletak pada pemilihan di antara lima metode yang sesuai dengan peraturan untuk menghitung harga transfer, yang memerlukan perpaduan data internal dan eksternal.

Tantangan yang sesungguhnya adalah memastikan anak perusahaan menggunakan data yang konsisten dalam perhitungan harga transfer mereka, mengingat setiap item harus memiliki harga transfer, yang dapat dihitung dengan metode yang berbeda.

Penyelesaian Transaksi antar perusahaan

Tantangan terakhir adalah penjumlahan dan penyelesaian pembayaran antara pihak-pihak yang terlibat setelah menyelesaikan transaksi antar perusahaan.

Proses ini, yang sering kali dikelola melalui entri jurnal atau transfer dana, dapat menjadi membosankan dan rentan terhadap penundaan ketika sumber daya terbatas.

Akibatnya, rekening antar perusahaan dapat tetap terbuka untuk waktu yang lama, yang dapat mengaburkan hasil keuangan dan menimbulkan biaya, seperti hilangnya potensi bunga atau dampak fluktuasi nilai tukar mata uang asing.

Setiap tantangan ini menggambarkan kompleksitas intercompany accounting, jadi pastikan Anda memperhatikan pentingnya manajemen yang cermat dan potensi solusi canggih untuk merampingkan proses-proses penting ini.

Baca juga: Akuntan Wajib Tahu Apa itu Golden Rules Of Accounting

Risiko Intercompany Accounting

Risiko dari proses intercompany accounting yang tidak dikelola dengan baik paling jelas terlihat pada salah saji keuangan, tetapi juga berdampak pada beberapa area lain di seluruh perusahaan.

Misalnya, masalah perbendaharaan – seperti arus kas yang tidak dapat diprediksi, kerugian nilai tukar mata uang asing, dan bahkan tindakan fraud – dapat muncul dari akun antar perusahaan yang tidak diselesaikan dalam jangka waktu yang wajar.

Ketika anak perusahaan berada di yurisdiksi perpajakan yang berbeda, intercompany accounting yang tidak tepat akan meningkatkan risiko denda pajak dan bunga yang timbul dari pengajuan pajak yang tidak tepat.

Intercompany accounting yang baik dapat membantu mengurangi risiko kehilangan atau penyalahgunaan aset, seperti inventaris dan mesin.

3 Langkah untuk Intercompany Accounting

Agar tetap berada di sisi yang benar dalam hal kepatuhan, pengawasan otoritas pajak dan keuangan atas intercompany accounting, perusahaan harus mengikuti tiga prinsip utama dengan cermat.

Prinsip-prinsip tingkat tinggi ini memandu langkah-langkah dan praktik-praktik untuk departemen akuntansi mereka:

Menetapkan tata kelola

Standar dan kebijakan harus dikembangkan dan diterapkan untuk memastikan proses intercompany accounting yang konsisten, menegakkan kepatuhan terhadap standar yang relevan, dan menetapkan jalur eskalasi yang jelas untuk memperbaiki masalah yang mungkin timbul.

Kebijakan juga harus menguraikan isu-isu yang luas seperti pengawasan manajemen dan metrik kinerja, serta rincian yang lebih kecil, seperti mengidentifikasi produk antar perusahaan yang relevan, membuat COA yang konsisten, penetapan harga, titik serah terima, kepemilikan, dan persetujuan transaksi yang diperlukan.

Ciptakan akuntabilitas

Identifikasi orang yang bertanggung jawab atas intercompany accounting dan minta pertanggungjawaban mereka, dengan tenggat waktu.

Memusatkan tugas intercompany accounting memberikan titik kontak dan kepemilikan yang jelas, selain konsistensi.

Dengan cara ini, transaksi antar perusahaan tidak lagi menjadi hal yang mungkin menghambat penutupan akuntansi setiap bulannya.

Otomatiskan

Gunakan softaware akuntansi yang mengotomatiskan alur transaksi, sehingga mengurangi jumlah intervensi manual.

Gunakan fitur intercompany accounting otomatis yang terintegrasi dengan sistem keuangan anak perusahaan yang berbeda.

Baca juga: 15 Manfaat Cloud Accounting Dalam Bisnis

9 Tips dalam Mengelola Intercompany Accounting Lebih Baik

Perusahaan dengan proses intercompany accounting yang matang dan efisien akan tetap patuh terhadap regulator dan menjaga reputasi keuangan mereka dengan menggunakan sembilan praktik terbaik berikut ini:

Menstandarkan harga transfer

Standar akuntansi dan pajak mengharuskan penetapan harga “wajar dan setara” di antara perusahaan-perusahaan terkait. Ini berarti penetapan harga antar perusahaan harus serupa dengan penetapan harga untuk pihak ketiga yang independen.

Ada beberapa metode yang dapat diterima untuk mengembangkan harga transfer, dan menstandarkan harga transfer termasuk memilih salah satu (atau terkadang lebih) dari metodologi tersebut.

Tandai transaksi dengan segera

Kontrol perangkat lunak dapat menandai transaksi antar perusahaan, sehingga mengurangi potensi transaksi tersebut lolos dari pengawasan.

Memberi label pada transaksi di awal, seperti ketika pesanan pembelian dibuka, lebih efisien daripada mencari aktivitas setelah kejadian.

Identifikasi yang tepat waktu juga menghindari penumpukan yang dapat memperlambat proses penutupan keuangan.

Mengotomatiskan eliminasi antar perusahaan

Setelah transaksi antar perusahaan diidentifikasi, transaksi tersebut dapat dieliminasi secara otomatis sebagai bagian dari proses konsolidasi.

Dengan melakukan hal ini, maka akan mengurangi kebutuhan intervensi dan rekonsiliasi manual dan memusatkan jumlah penyesuaian di sisi atas hanya pada laporan pengecualian.

Sebagai contoh, piutang antar perusahaan pada pembukuan salah satu anak perusahaan dapat dieliminasi oleh hutang antar perusahaan yang saling hapus pada pembukuan pihak berelasi lainnya.

Merekonsiliasi akun secara teratur

Pihak-pihak yang mempunyai hubungan istimewa dapat berutang kepada satu sama lain sebagai akibat dari transaksi antar perusahaan.

Saldo semacam itu biasanya disalinghapuskan satu sama lain untuk menghindari pengocokan dana yang berlebihan.

Merupakan praktik terbaik untuk menyelesaikan netting antarperusahaan secara tepat waktu, seperti setiap bulan, daripada membiarkannya tidak direkonsiliasi selama beberapa periode fiskal.

Membiarkannya akun tersebut tetap open dapat menyebabkan kesalahan dan ketidakjelasan laporan keuangan tingkat anak perusahaan, yang dapat menyesatkan para manajer yang mengandalkannya.

Mengadopsi continuous closing/akuntansi berkelanjutan

Menggunakan pendekatan continuous closing (juga disebut akuntansi berkelanjutan), di mana tugas-tugas yang biasanya diselesaikan pada akhir penutupan fiskal dilakukan sedikit demi sedikit setiap hari, membantu mengelola alur kerja akuntansi antarperusahaan dan menghindari krisis waktu di akhir setiap periode.

Akuntansi berkelanjutan juga membuat rekonsiliasi antar perusahaan menjadi lebih mudah karena lebih mudah untuk menyelidiki item ketika mereka masih baru dan detailnya masih segar.

Baca juga: Lean Accounting Adalah: Prinsip, Manfaat, dan Penerapannya

Berinvestasi dalam teknologi

Berinvestasi dalam teknologi yang tepat untuk mendukung otomatisasi adalah langkah penting yang membuat semua akuntansi, termasuk intercompany accounting, menjadi lebih efisien dan akurat.

Pertimbangkan sistem yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap untuk mencapai tingkat integrasi setinggi mungkin.

Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur konsolidasi perusahaan untuk memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan transaksi dan pengelolaan intercompany accounting secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Praktekkan manajemen akses dan peran

Karena banyak pihak yang terlibat dalam transaksi antar perusahaan, merupakan praktik terbaik untuk memberikan akses sistem akuntansi kepada orang yang tepat di perusahaan, dengan menggunakan peran mereka sebagai panduan.

Di perusahaan kecil, di mana karyawan dan pemilik memiliki banyak peran, mengelola akses bisa jadi rumit.

Meskipun demikian, memastikan kontrol internal atas intercompany accounting merupakan langkah penting dalam mencegah kesalahan dan kecurangan.

Lakukan pelaporan yang terperinci

Meskipun eliminasi penting di tingkat induk konsolidasi, manajer anak perusahaan ingin melihat laporan keuangan yang utuh.

Menerapkan manajemen aset tetap yang baik

Banyak transaksi antar perusahaan melibatkan transfer aset tetap dari satu anak perusahaan ke anak perusahaan lainnya. Ketika hal ini terjadi, aset dan riwayat penyusutan terkait harus ditransfer dengan benar.

Software akuntansi yang memiliki fitur manajemen aset tetap memudahkan untuk melacak, menemukan, dan memperhitungkan transaksi antar perusahaan yang melibatkan properti, pabrik, dan peralatan.

Baca juga: Memahami Creative Accounting dalam Proses Akuntansi Bisnis

Kelola Intercompany Accounting Lebih Baik dengan Kledo

Software Akuntansi Kledo membantu perusahaan menerapkan praktik terbaik untuk intercompany accounting melalui fitur konsolidasi perusahaan antata tingkat anak perusahaan dan induk perusahaan.

Di Kledo, setiap anak perusahaan memiliki pembukuan independen dengan COA yang disesuaikan, sehingga manajemen divisi memiliki gambaran yang jelas tentang laporan keuangan mereka untuk membantu mengelola bisnis dan mengukur kinerja.

Fitur multidimensi ini mendukung kemudahan pengelolaan intercompany accounting dan semua masalah terkait pajak, mata uang asing, dan pembukuan.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.