Dalam dunia bisnis, arus kas yang lancar sangat bergantung pada bagaimana perusahaan mengelola penagihan invoice.
Sayangnya, banyak pelaku usaha masih menghadapi masalah seperti keterlambatan pembayaran, kesalahan pencatatan, hingga invoice yang tidak terbaca jelas oleh klien.
Hal-hal ini tidak hanya mengganggu cash flow, tetapi juga berpotensi merusak hubungan dengan pelanggan.
Oleh karena itu, memahami cara penagihan invoice yang tepat dan efisien menjadi hal yang sangat penting.
Artikel ini akan membahas strategi penagihan invoice yang bisa Anda terapkan untuk mendukung arus kas yang lancar.
Pengertian Penagihan Invoice
Penagihan invoice adalah proses pengiriman invoice/faktur kepada pelanggan, yang mencantumkan produk dan/atau layanan yang telah perusahaan sediakan beserta biayanya.
Penagihan invoice sangat penting bagi proses piutang usaha dan siklus penagihan. Agar perusahaan dapat menghasilkan pendapatan, penagihan harus dilakukan secara akurat dan efisien.
Invoice berisi detail seperti deskripsi barang, jumlah, harga per unit, dan total baris untuk semua barang atau layanan yang disediakan serta pajak atau biaya pengiriman yang berlaku.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pembelian bagi kedua belah pihak; setelah pelanggan menerimanya, mereka harus membayar sesuai ketentuannya.
Baca Juga: Mengenal Jenis Invoice dalam Transaksi Bisnis
Pentingnya Penagihan Invoice yang Tepat Waktu
Penagihan invoice yang tepat waktu sangat berpengaruh terhadap kelancaran operasional bisnis. Berikut beberapa alasannya:
- Menjaga Arus Kas Tetap Lancar: Invoice yang dikirim terlambat biasanya juga akan dibayar terlambat. Dengan penagihan tepat waktu, bisnis bisa mempercepat perputaran kas sehingga dana selalu tersedia untuk kebutuhan operasional sehari-hari.
- Mengurangi Risiko Piutang Macet: Semakin lama Anda dalam menagihkan invoice, maka semakin besar pula risiko klien lupa, menunda, atau bahkan menghindari pembayaran. Jadi, penagihan tepat waktu membantu menekan kemungkinan piutang macet.
- Meningkatkan Profesionalisme: Mengirim invoice tepat waktu mencerminkan bahwa bisnis Anda memiliki sistem yang rapi dan profesional. Hal ini membangun kepercayaan klien sekaligus menjaga reputasi perusahaan.
- Memperkuat Hubungan dengan Klien: Klien lebih menghargai bisnis yang transparan dan terorganisir. Dengan penagihan yang terjadwal, klien tahu kapan harus membayar tanpa merasa dikejar-kejar secara tiba-tiba.
- Mendukung Perencanaan Keuangan: Invoice yang ditagihkan tepat waktu membuat bisnis lebih mudah memprediksi pemasukan. Hal ini penting untuk menyusun anggaran, merencanakan investasi, hingga mengatur strategi pertumbuhan.
Baca Juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya
Apa Saja Tantangan dalam Penagihan Invoice?
Penagihan pembayaran memiliki banyak tantangan. Berikut adalah masalah penagihan yang paling umum bisnis hadapi:
1. Pembayaran terlambat
Keterlambatan pembayaran adalah salah satu tantangan yang paling umum. Pada tahun 2022, hampir 90% bisnis melaporkan keterlambatan dalam penagihan invoice.
Penyebabnya, klien mungkin mengalami masalah arus kas, faktur mungkin tertimbun dokumen lain, atau terhambat dalam proses persetujuan.
Apa pun penyebabnya, keterlambatan pembayaran mengganggu arus kas Anda dan menambah beban untuk menagih faktur yang terlambat.
2. Perselisihan tagihan
Terkadang, klien mungkin mempertanyakan pekerjaan yang diberikan, cakupan, atau bahkan harga yang disepakati.
Perselisihan ini sering muncul ketika terdapat kesenjangan antara perjanjian awal dan detail faktur. Hal ini dapat memperburuk hubungan dan semakin menunda pembayaran.
3. Invoice tidak lengkap
Faktur yang tidak memiliki detail seperti nomor pesanan pembelian atau format yang tidak tepat juga dapat menyebabkan keterlambatan.
Beberapa klien memiliki protokol penagihan yang ketat, dan jika Anda melewatkan satu langkah saja, invoice Anda mungkin ditolak atau disimpan sampai batas waktu yang tidak tentu.
4. Proses yang tidak konsisten
Tanpa sistem standar untuk membuat, mengirim, dan melacak invoice, bisnis bisa salah memasukkan detail, lupa melakukan follow up, atau terlambat melakukan penagihan.
Hal ini dapat menyebabkan pembayaran terlewat dan kebingungan yang tidak perlu.
Baca Juga: E-Invoice: Pengertian, Manfaat, Standar, Bedanya dengan Invoice Digital
5. Pembayaran internasional
Penagihan lebih rumit bagi bisnis dengan klien internasional. Nilai tukar, undang-undang perpajakan, dan persyaratan kepatuhan bervariasi di setiap negara.
Membuat kesalahan dapat mengakibatkan kekurangan pembayaran atau keterlambatan saat Anda melakukan koreksi.
6. Melakukan follow up secara manual
Setiap menit yang dihabiskan untuk mengirim pengingat atau menelepon untuk melacak pembayaran berarti mengurangi satu menit dari pekerjaan penting.
Ketika Anda menangani tindak lanjut secara manual, Anda menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan ini, apalagi jika menangani beberapa akun sekaligus.
7. Klien tetap yang mengabaikan invoice
Klien tetap Anda mungkin mulai mengabaikan penagihan invoice, terutama ketika tagihan tersebut tiba di waktu yang sama setiap bulan.
Mereka mungkin berasumsi semuanya tetap sama atau lupa memprosesnya.
8. Terlalu bergantung pada klien besar
Jika klien besar menunda pembayaran, hal itu dapat memberikan tekanan yang signifikan pada bisnis Anda.
Ketika sebagian besar pendapatan Anda bergantung hanya pada beberapa klien, kebiasaan pembayaran mereka atau kurangnya kebiasaan tersebut bisa menjadi masalah yang jauh lebih besar.
Baca Juga: Format Invoice yang Benar & Cara Membuatnya dengan Mudah!
Strategi Mempermudah Penagihan Invoice
Untuk membuat penagihan invoice jadi lebih mudah, ikuti strategi-strategi di bawah ini:
1. Tetapkan ekspektasi lebih awal
Sebelum memulai pekerjaan, pastikan Anda dan klien sudah sepakat soal harga, jangka waktu pembayaran, dan konsekuensi jika terjadi keterlambatan pembayaran.
Kemudian, tuliskan semua kesepakatan ini dalam suatu dokumen. Dengan begitu, jika muncul masalah di kemudian hari, penagihan akan semakin lancar.
2. Manfaatkan otomatisasi
Gunakan perangkat lunak untuk membuat template invoice yang dapat digunakan kembali untuk menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia seperti software akuntansi Kledo.
Dengan Kledo, Anda bisa memilih desain invoice dari 50+ template yang sudah ada dengan mudah.
3. Pikirkan tentang proses klien Anda
Beberapa klien memerlukan nomor pesanan pembelian, sementara yang lain mungkin harus mengirim invoice ke departemen tertentu.
Yang penting, tanyakan terlebih dahulu bagaimana mereka lebih suka menerima invoice dan detail apa yang mereka butuhkan.
Menyesuaikan faktur Anda untuk mengakomodasi sistem mereka dapat mempercepat persetujuan.
4. Lakukan penagihan invoice segera
Menunda-nunda dalam mengirim penagihan invoice dapat memengaruhi arus kas Anda dan membuat klien lebih mungkin lupa.
Kirim faktur segera setelah proyek selesai atau proses tertentu tercapai. Semakin baru pekerjaan itu dalam pikiran klien, semakin cepat mereka cenderung membayar.
5. Permudah pembayaran
Terima beberapa metode pembayaran dan sertakan instruksi yang jelas sehingga klien dapat menyelesaikan pembayaran dengan mudah.
Jika Anda menerima pembayaran melalui transfer bank, sertakan detail bank Anda. Dan sertakan alamat jika Anda menerima cek. Untuk pembayaran online, berikan tautan pembayaran.
6. Lacak status invoice
Simpan catatan dari penagihan invoice yang dikirim, tanggal jatuh tempo, dan pembayaran yang diterima.
Jika pembayaran terlambat, tindak lanjuti dengan sopan tetapi tegas dengan mengirim email atau panggilan cepat.
7. Tinjau dan tingkatkan proses Anda
Jika klien tertentu selalu lambat membayar atau Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk pekerjaan administratif, cari tahu alasannya.
Mungkin persyaratan Anda terlalu ketat atau Anda membutuhkan alat yang lebih efektif. Sedikit refleksi dapat menghemat banyak waktu dan tenaga Anda.
Baca Juga: Pentingnya Invoice Tagihan dan Cara Mudah Membuatnya
Bagaimana Software Akuntansi Kledo Mempermudah Penagihan Invoice Anda
Di era modern ini, ada banyak sekali tools yang bisa Anda manfaatkan untuk mempermudah penagihan invoice Anda, seperti software akuntansi Kledo.
Berikut ini adalah bagaimana Kledo bisa membantu Anda:
Pembuatan invoice dengan mata uang asing
Jika bisnis Anda bertransaksi dengan klien internasional atau memakai mata uang asing, Kledo mendukung multi currency.
Anda bisa memilih mata uang asing yang digunakan, dan jika perlu mengubah kurs secara manual.
Memilih template & layout invoice yang bisa disesuaikan
Anda bisa memilih dari template invoice yang sudah ada dan mengatur layout-nya agar sesuai dengan brand Anda.
Anda bisa menampilkan gambar produk, mengubah keterangan pajak, menambahkan pesan default atau tambahan pesan khusus, dsb.
Selain itu, Anda juga bisa mengatur bahasa invoice (misalnya menggunakan bahasa Inggris) agar lebih profesional atau sesuai kebutuhan klien.
Membuat invoice dari penawaran
Kledo memiliki fitur yang mencatat detail penawaran kepada klien. Dari fitur ini, Anda bisa membuat invoice langsung dari halaman penawaran.
Dengan begitu, Anda tidak perlu menginput data ulang untuk membuat invoice.
Menerima pembayaran invoice secara bertahap
Anda juga bisa menerima pembayaran invoice secara bertahap. Kledo akan mencatat semua detail dengan rapi dalam aplikasi.
Membuat pengingat penagihan
Jika Anda sering lupa mengirim penagihan invoice, maka Anda bisa menggunakan Kledo untuk mengatur pengingat tagihan jatuh tempo sesuai waktu yang Anda inginkan.
Kledo akan otomatis mengirim email di waktu yang ditentukan kepada klien, dengan isi email yang bisa Anda atur sebelumnya.
Mengotomatiskan tagihan berulang
Misalnya, Anda membuat kontrak dengan klien dan mereka akan membeli produk Anda selama periode tertentu.
Daripada harus membuat tagihan yang sama berulang kali, Anda cukup menggunakan fitur tagihan berulang dari Kledo.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Software Invoice Terbaik di Indonesia
Kesimpulan
Penagihan invoice yang efektif adalah kunci menjaga arus kas bisnis tetap sehat dan hubungan dengan klien tetap baik.
Dengan sistem yang jelas, proses yang terotomatisasi, dan komunikasi yang transparan, Anda bisa mempercepat penerimaan pembayaran sekaligus mengurangi risiko keterlambatan.
Daripada mengelola invoice secara manual yang rentan kesalahan dan memakan waktu, gunakan solusi modern seperti software akuntansi Kledo.
Dengan Kledo, Anda bisa fokus mengembangkan bisnis tanpa terganggu masalah administrasi. Yuk, coba Kledo gratis lewat tautan ini.
- Strategi Penagihan Invoice untuk Arus Kas Bisnis Lebih Lancar - 16 September 2025
- 7 Tips Manajemen Staff Retail yang Efektif - 16 September 2025
- 10 KPI Keuangan Bisnis Jasa dan Tips Memilihnya - 15 September 2025