Cara Kerja OCR dalam Otomatisasi Proses Invoice Bisnis

Mengolah puluhan hingga ratusan invoice setiap bulan secara manual tentu menyita waktu dan energi.

Anda harus mengetik ulang data pemasok, nominal tagihan, tanggal jatuh tempo, hingga nomor referensi satu per satu dari dokumen kertas atau PDF invoice.

Sudah prosesnya lambat, kadang juga Anda tak sengaja keliru mengetik angka atau data. Untuk menelusuri kembali datanya, Anda harus menghabiskan lebih banyak waktu lagi. Risiko ini berpotensi mengganggu arus kas bisnis.

Untungnya, sudah muncul berbagai teknologi untuk mengatasi tantangan tersebut, seperti OCR (Optical Character Recognition).

Artikel ini akan membahas apa itu OCR dan bagaimana teknologi ini bisa membantu mengotomatiskan proses invoice bisnis.

Apa Itu OCR?

OCR (Optical Character Recognition) adalah teknologi berbasis kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI) yang mampu membaca tulisan dari gambar (foto, scan, atau dokumen fisik).

OCR kemudian mengonversinya menjadi data digital terstruktur yang siap diproses oleh sistem komputer.

Dalam bisnis, OCR banyak digunakan untuk:

• Scan nota dan invoice untuk mengambil data transaksi secara otomatis.
• Input bukti pembayaran untuk membaca nominal, tanggal, dan nomor transaksi.
• Digitalisasi dokumen dengan mengubah dokumen fisik menjadi teks yang bisa dicari.
• Pembukuan otomatis dengan mengambil data dari nota atau invoice dapat digunakan untuk membantu pencatatan transaksi.

Baca Juga: Download Template Invoice Excel Gratis & Cara Membuatnya

Bagaimana OCR Membantu dalam Pemrosesan Invoice?

OCR dapat membantu proses invoice bisnis dengan mengubah informasi yang sebelumnya harus dimasukkan secara manual dari invoice menjadi data digital yang bisa diproses sistem.

Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

1. Pengambilan dan Unggah Dokumen: Mengunggah invoice dalam format foto, hasil pemindaian, atau lampiran PDF.
2. Deteksi dan Pembacaan Teks: Algoritma OCR mendeteksi tata letak dokumen dan mengenali karakter huruf serta angka. Teknologi OCR terkini bahkan mampu membaca berbagai variasi format, struktur tabel, hingga tulisan tangan dengan akurat.
3. Ekstraksi Data Utama: Memilah dan menarik informasi penting, seperti nama vendor, nomor invoice, tanggal penerbitan, rincian produk/layanan, hingga total tagihan.
4. Validasi dan Pencocokan Otomatis: Sistem mencocokkan (matching) data hasil ekstraksi dengan dokumen pendukung seperti Purchase Order (PO) yang tersimpan di basis data untuk mencegah selisih nilai tagihan.
5. Integrasi ke Sistem Akuntansi: Data yang tervalidasi bisa langsung dihubungkan ke software akuntansi perusahaan.

Jika kemampuan ini Anda gabungkan dengan software akuntansi, maka proses yang tadinya repetitif kini bisa diotomatiskan mulai dari penerimaan invoice sampai pencatatan dan pembayaran tagihan.

Misalnya, sebuah distributor makanan memiliki 300 invoice dari supplier setiap bulan.

Invoice datang dalam berbagai bentuk: PDF melalui WhatsApp/email, hasil scan, atau foto invoice dari sales supplier.

Semakin banyak invoice, semakin besar pula pekerjaan administratifnya.

Jika prosesnya manual, maka staff harus mengetik data invoice dari awal, memeriksa, dan menginputnya.

Tapi dengan OCR invoice tadi langsung bisa diekstrak informasinya secara otomatis. Staf cukup memeriksa apakah data yang terbaca sudah benar.

Lalu, software akuntansi menggunakan data yang terbaca tadi untuk membantu proses pencatatan keuangan.

Contohnya, invoice Rp8.500.000 dari supplier dapat dicatat sebagai transaksi pembelian atau utang usaha. Data ini bisa digunakan untuk penyusunan laporan keuangan dan untuk membuat laporan pemantauan piutang.

Catatan: Meski menggunakan OCR, sebaiknya tetap periksa hasil akhirnya. Faktor seperti kualitas scan, format dokumen, tulisan tangan, tabel, atau hasil scan yang buram dapat memengaruhi hasil.

Baca Juga: Strategi Penagihan Invoice untuk Arus Kas Bisnis Lebih Lancar

Kapan Bisnis Mulai Membutuhkan OCR untuk Invoice?

Tidak semua bisnis perlu menggunakan OCR sejak awal. Jika jumlah invoice masih sedikit, pencatatan manual mungkin masih cukup.

Namun, jika volume transaksi sudah meningkat, proses input dan pengelolaan invoice dapat mulai menyita waktu staf dan meningkatkan risiko kesalahan.

Jika bisnis Anda sudah mengalami tanda-tanda di bawah ini, mungkin sudah saatnya Anda menggunakan OCR:

1. Jumlah invoice yang diterima semakin banyak

Semakin banyak supplier dan transaksi pembelian, semakin banyak invoice yang harus diproses. Jika staf harus membuka dan mengetik data dari puluhan hingga ratusan invoice setiap bulan, pekerjaan administratif dapat menjadi cukup berat.

OCR dapat membantu mengambil informasi penting dari invoice sehingga staf tidak perlu memasukkan seluruh data secara manual.

2. Staf menghabiskan terlalu banyak waktu untuk input invoice

Jika sebagian besar waktu staf keuangan hanya digunakan untuk mengetik nomor invoice, tanggal, nama supplier, nominal, dan data lainnya, ini merupakan tanda bahwa proses tersebut dapat diotomatisasi.

Dengan OCR, staf dapat lebih fokus pada memeriksa dan memvalidasi data, bukan mengetiknya dari awal.

3. Kesalahan input mulai sering terjadi

Kesalahan satu angka pada nominal invoice atau tanggal jatuh tempo dapat berdampak pada pencatatan keuangan dan pembayaran supplier.

Jika kesalahan akibat input manual mulai sering ditemukan, penggunaan OCR dapat membantu mengurangi pekerjaan mengetik dan risiko human error. Namun, hasil OCR tetap perlu diperiksa sebelum diproses lebih lanjut.

4. Bisnis memiliki banyak supplier dengan format invoice berbeda

Setiap supplier mungkin menggunakan format invoice yang berbeda. Ada yang mengirim PDF, hasil scan, atau dokumen dengan susunan informasi yang tidak sama.

Jika staf harus mempelajari dan memasukkan data dari berbagai format secara manual, prosesnya akan semakin memakan waktu.

OCR dapat membantu mengekstrak informasi penting dari berbagai dokumen tersebut menjadi data yang lebih mudah diproses.

5. Bisnis kesulitan memantau invoice yang belum dibayar

Masalah invoice bukan hanya soal memasukkan data. Bisnis juga perlu mengetahui invoice mana yang sudah dibayar, belum dibayar, dan segera jatuh tempo.

Dengan menggabungkan OCR dan software akuntansi, data invoice yang sudah diekstrak dapat digunakan untuk membantu pencatatan utang dan pemantauan kewajiban pembayaran.

6. Bisnis ingin mengurangi ketergantungan pada spreadsheet

Spreadsheet masih berguna untuk bisnis kecil. Namun, ketika jumlah transaksi semakin banyak, memperbarui data invoice, status pembayaran, dan total utang secara manual dapat menjadi kurang efisien.

Pada tahap ini, software akuntansi yang dilengkapi kemampuan OCR dapat membantu memusatkan data invoice dan transaksi keuangan dalam satu sistem.

Jadi, apakah bisnis Anda sudah membutuhkan OCR?

Tidak ada jumlah invoice tertentu yang otomatis membuat bisnis wajib menggunakan OCR. Pertimbangannya lebih pada seberapa besar beban administratif yang ditimbulkan oleh proses manual.

Jika staf Anda mulai menghabiskan banyak waktu untuk memasukkan data invoice, semakin sering melakukan kesalahan pencatatan, dan sulit memantau tagihan yang belum dibayar, OCR dapat menjadi salah satu solusi untuk membuat proses invoice lebih efisien.

Yang terpenting, pilih solusi yang tidak hanya bisa membaca invoice, tetapi juga terintegrasi dengan proses akuntansi. Dengan begitu, manfaat OCR tidak berhenti pada ekstraksi data, tetapi dapat berlanjut hingga pencatatan transaksi, pengelolaan utang, dan pemantauan kondisi keuangan bisnis.

Baca Juga: Format Invoice yang Benar & Cara Membuatnya dengan Mudah!

Kesimpulan

Untuk mengotomatiskan proses invoicing secara optimal, perusahaan membutuhkan platform yang fleksibel dan mudah dihubungkan dengan infrastruktur yang ada.

Salah satunya adalah penyedia teknologi OCR Extraction dari Verihubs menyajikan solusi pemindaian data berkemampuan tinggi yang siap diintegrasikan langsung ke sistem internal perusahaan.

OCR ini mampu mengubah tumpukan dokumen invoice, kwitansi, dan laporan keuangan menjadi data siap pakai untuk proses akuntansi yang lebih baik.

Selain pemindaian data, pengelolaan faktur tersebut juga bisa Anda tindaklanjuti dengan pencatatan arus kas secara menyeluruh dapat didukung, pemantauan status pembayaran, dan penyusunan laporan keuangan secara otomatis yang ditawarkan oleh software akuntansi Kledo.

Terapkan teknologi OCR sebagai investasi strategis untuk mewujudkan operasional perusahaan yang efisien, akurat, dan bebas kendala.