8 Kerugian Akibat Tidak Menggunakan Software Akuntansi

Setiap bisnis memiliki pencatatan keuangan, dalam bentuk apa pun itu.

Sebagian besar bisnis biasanya mulai dari pencatatan manual dan pelan-pelan beralih ke software akuntansi seiring dengan meningkatnya jumlah transaksi.

Namun, banyak bisnis yang tidak menyadari seberapa besar waktu dan tenaga yang terbuang ketika mereka masih mencatat keuangan secara manual.

Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai kerugian yang mungkin terjadi jika bisnis Anda tidak menggunakan software akuntansi.

8 Kerugian Tidak Menggunakan Software Akuntansi

1. Proses akuntansi memakan waktu

Jika Anda mencatat keuangan secara manual, maka Anda harus melalui proses yang panjang dan melelahkan.

Proses ini sangat memakan waktu, sehingga untuk menyiapkan laporan keuangan penting seperti Laporan Laba Rugi dan Neraca, akuntan bisa terlambat hingga beberapa hari.

Hal ini akan semakin terasa ketika volume transaksi meningkat.

Agar proses akuntansi tetap berjalan, Anda perlu menambah sumber daya tambahan karena beban pekerjaan menjadi semakin besar.

2. Risiko kesalahan akuntansi tinggi

Pencatatan akuntansi manual berpeluang lebih besar untuk menyebabkan kesalahan.

Tanpa software akuntansi yang dapat mendeteksi kesalahan secara otomatis, menemukan dan memperbaiki kesalahan juga menjadi proses yang memakan waktu.

Akibatnya, laporan pendapatan dan proyeksi keuangan bisa menjadi tidak akurat.

3. Efisiensi bisnis rendah

Pencatatan manual dapat membuat Anda kehilangan peluang bisnis penting dan wawasan berharga tentang bisnis.

Melakukan proses akuntansi yang rutin dan berulang dalam jangka waktu lama dapat menyebabkan karyawan merasa stres, kewalahan, dan kurang produktif.

Akan lebih baik jika tugas-tugas rutin tersebut dilakukan oleh software akuntansi, sehingga karyawan dapat fokus menambah nilai melalui analisis dan merencanakan strategi bisnis.

4. Kesulitan dalam melacak transaksi

Akuntansi mencakup kegiatan rekonsiliasi antara pembukuan dan laporan bank secara rutin.

Tugas penting lainnya adalah memantau jumlah uang yang harus Anda bayarkan kepada pemasok serta piutang dari pelanggan.

Menjaga agar pembayaran kepada pemasok dan penerimaan dari pelanggan tepat waktu sangatlah penting.

Namun, memantau semua hal tersebut secara manual bisa menjadi pekerjaan yang sangat berat dan rumit.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Keuangan dan Tips Memilihnya

5. Sulit menyinkronkan penagihan, akuntansi, dan persediaan

Satu transaksi akuntansi dapat memengaruhi aspek lain seperti penagihan, persediaan, dan perbankan.

Jika Anda mencatatnya secara manual, Anda harus mengeluarkan usaha ekstra untuk memastikan bahwa faktur sesuai dengan pembukuan, dan data persediaan selaras dengan transaksi yang dicatat.

Keuntungan besar dari penggunaan software akuntansi adalah Anda hanya perlu memasukkan transaksi sekali saja.

Setelah data dimasukkan, laporan keuangan, data persediaan, dan manajemen kredit akan otomatis diatur oleh software.

6. Sistem akuntansi manual memiliki skalabilitas yang terbatas

Mengerjakan akuntansi secara manual sering kali membuat kewalahan, apalagi jika bisnis mulai bertumbuh dan volume transaksi juga meningkat pesat.

Bisnis akan membutuhkan tambahan tenaga kerja untuk mengelola beban pekerjaan yang terus bertambah, sehingga meningkatkan biaya dan membebani kapasitas operasional.

Tanpa kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis, sistem manual justru dapat menghambat, bukan mendukung, pertumbuhan dan ekspansi.

7. Risiko keamanan

Bisnis membutuhkan keamanan data, namun pencatatan akuntansi manual tidak memiliki sistem keamanan yang memadai.

Jika Anda mencatat keuangan bisnis di buku, buku itu bisa saja rusak, hilang, atau dicuri.

Selain itu, tidak ada kontrol akses dan mekanisme enkripsi, sehingga siapa saja yang mendapatkan buku itu bisa membuka dan melihat isinya. Risikonya, pihak tidak berwenang bisa memanipulasi datanya.

Karena itu, lebih baik bisnis menggunakan software akuntansi yang memiliki sistem keamanan yang lebih ketat dan teruji untuk menghindari risiko-risiko di atas.

8. Kesulitan dalam pelaporan pajak

Dalam pencatatan manual, peluang terjadinya kesalahan input atau perhitungan sangat tinggi, misalnya salah menulis angka, lupa mencatat transaksi, atau tidak mencocokkan data dengan bukti transaksi.

Akibatnya, data yang digunakan untuk menghitung pajak menjadi tidak akurat.

Kesalahan kecil sekalipun bisa menyebabkan laporan pajak yang salah, berujung pada denda atau pemeriksaan dari otoritas pajak.

Selain itu, software akuntansi biasanya memiliki fitur otomatis untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan jenis pajak (PPN, PPh, dan sebagainya).

Tapi jika dilakukan secara manual, proses ini memakan waktu karena Anda harus menelusuri setiap transaksi satu per satu untuk menentukan mana yang termasuk objek pajak, berapa tarifnya, dan bagaimana perlakuannya.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Pajak Lengkap

6 Alasan Mengapa Anda Harus Beralih Menggunakan Software Akuntansi

1. Menghemat waktu

Untuk awal-awal, tentu Anda membutuhkan waktu untuk mempelajari software akuntansi.

Namun setelah itu, software ini dapat menghemat berjam-jam pekerjaan setiap minggu dengan mengotomatisasi proses pembukuan dan akuntansi yang biasanya dilakukan secara manual.

Misalnya, Anda tidak perlu lagi mencatat satu per satu transaksi dari buku kas, kuitansi, atau laporan bank secara manual.

2. Dapat menghasilkan laporan keuangan secara instan

Tidak perlu lagi menunggu staf administrasi menyiapkan laporan bulanan secara manual.
Software akuntansi memiliki fitur laporan bawaan yang diperbarui secara otomatis.

Hanya dengan satu klik, Anda bisa mengunduh laporan laba rugi, neraca, atau arus kas yang menampilkan data penting seperti pendapatan dan pengeluaran untuk periode tertentu.

Jika Anda membutuhkan laporan yang lebih spesifik, Anda bisa menyesuaikan laporan tersebut dengan mudah dan menyimpannya lagi untuk dibaca nanti.

3. Menyinkronkan semua data keuangan secara otomatis

Jika data keuangan bisnis Anda tersebar di berbagai sumber seperti rekening bank, kas kecil, atau catatan penjualan, mengumpulkannya secara manual bisa memakan waktu berjam-jam.

Nah, software akuntansi berbasis cloud dapat menyinkronkan semua data tersebut secara otomatis dan aman.

Anda tidak perlu memasukkan data satu per satu hanya untuk membuat laporan keuangan lengkap.

Baca Juga: Metode Analisis Data Keuangan, Tahapan, Kesalahan, dan Solusinya

4. Meningkatkan akurasi data

Dengan sistem akuntansi manual, kesalahan pencatatan sangat mudah terjadi terutama saat Anda harus memperbarui banyak buku atau lembar kerja secara terpisah.

Software akuntansi meminimalkan kesalahan ini karena setiap perubahan yang dilakukan akan langsung tercermin di seluruh laporan terkait secara otomatis.

Hal ini membantu menjaga data akuntansi tetap akurat dan konsisten tanpa perlu pengulangan pencatatan.

5. Menghasilkan laporan keuangan yang terlihat profesional

Ketika bisnis mulai berkembang dan pihak eksternal seperti investor, bank, atau auditor meminta laporan keuangan, tampilan laporan menjadi hal penting.

Laporan yang dibuat manual sering kali tidak konsisten atau tampak kurang rapi.

Sebaliknya, software akuntansi menghasilkan laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi, tertata dengan baik, dan siap dibagikan kapan pun dibutuhkan.

6. Mengurangi kesalahan dalam pencatatan persediaan

Beberapa software akuntansi seperti Kledo dilengkapi dengan fitur manajemen stok sederhana yang akan otomatis memperbarui jumlah barang yang tersedia, barang yang telah terjual, dan kapan waktu yang tepat untuk restock.

Dengan software akuntansi, Anda bisa mendapatkan informasi stok secara akurat dan real-time tanpa harus mengandalkan pencatatan manual yang rawan kesalahan.

Hal ini membantu mencegah kelebihan atau kekurangan stok.

Baca Juga: 13 Rekomendasi Software Manajemen Persediaan Terbaik untuk Bisnis

5 Rekomendasi Software Akuntansi

1. Software akuntansi Kledo

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang dirancang khusus untuk bisnis di Indonesia, dari UMKM hingga usaha menengah.

Platform ini membantu mengelola keuangan secara menyeluruh: mulai dari invoicing, pembelian, pencatatan biaya, inventori, pelaporan keuangan, hingga analisis performa bisnis.

Dengan menggunakan Kledo, proses administrasi keuangan menjadi lebih sederhana dan praktis, sehingga Anda bisa fokus pada pengembangan bisnis.

Platform ini sudah digunakan oleh lebih dari 75.000+ perusahaan & UMKM di Indonesia.

Fitur utama :

• Membuat dan mengirim invoice serta purchasing
• Manajemen inventori yang mendukung multi gudang dan multi cabang
• Mengelola aset tetap, hitung penyusutan otomatis, dan tampilkan laporan real-time.
• Laporan keuangan real-time
• Sistem keamanan yang sudah terstandarisasi menurut ISO/IEC 27001

Kelebihan:

• Antarmuka yang mudah digunakan untuk pemilik bisnis dari latar belakang non-akuntansi
• Fitur lengkap (invoice, stok, aset tetap, laporan real-time) dalam satu platform
• Integrasi dengan sistem Point of Sales
• Keamanan dan backup otomatis untuk menjaga data tetap aman

Kekurangan:

• Tidak menyediakan sertifikasi bagi penggunanya
• Integrasi dengan platform operasional bisnis lainnya masih cukup terbatas

2. Xero

Xero adalah software akuntansi terpercaya yang dirancang khusus untuk akuntan profesional.

Platform ini membantu bisnis mengelola keuangan dengan akurat dan efisien melalui sistem yang terintegrasi dan berbasis cloud.

Anda dapat melakukan rekonsiliasi akun dengan mudah dan menghasilkan laporan keuangan detail untuk menjaga transparansi dan akurasi keuangan bisnis.

Selain itu, Xero juga mendukung transaksi multi-mata uang, menjadikannya solusi ideal bagi bisnis yang beroperasi secara internasional.

Fitur unggulan:

• Fitur automated bank feeds yang mempermudah proses rekonsiliasi akun.
• Dashboard yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan bisnis
• Manajemen payroll

Kelebihan:

• Proses rekonsiliasi mudah dan cepat
• Mendukung transaksi multi-mata uang
• Akses data keuangan secara real-time

Kekurangan:

• Dukungan offline masih terbatas
• Fitur manajemen stok belum terlalu lengkap

Baca Juga: 10 Alternatif Software Akuntansi Xero yang Cocok untuk Bisnis Anda

3. Wave

Wave adalah software manajemen keuangan yang dirancang khusus untuk freelancer dan pemilik usaha kecil.

Dengan Wave, Anda dapat membuat invoice profesional dan mengirimkannya ke klien hanya dalam hitungan menit.

Selain itu, Wave juga bisa melacak pengeluaran sehingga Anda bisa memahami kondisi keuangan bisnis dengan lebih jelas.

Fitur unggulan dan integrasi:

• Pengingat otomatis untuk invoice yang belum dibayar
• Layanan payroll
• Laporan keuangan detail untuk memantau performa keuangan bisnis.
• Integrasi dengan PayPal, Google Sheets, Stripe, Shopify, Mailchimp, Slack, dan Square.

Kelebihan:

• Pelacakan pengeluaran yang sederhana
• Pengingat pembayaran otomatis
• Pembuatan invoice profesional

Kekurangan:

• Tidak memiliki fitur manajemen stok
• Fitur lanjutan masih terbatas

4. Odoo

Odoo Accounting adalah software akuntansi yang cocok untuk bisnis yang ingin memiliki solusi terpadu dalam satu sistem.

Software ini memungkinkan integrasi antara fungsi akuntansi dengan penjualan, inventori, dan HR.

Fitur unggulan:

• Manajemen invoice yang detail
• Sinkronisasi bank otomatis
• Dukungan multi-mata uang

Kelebihan:

• Transisi antar-tugas yang mulus
• Laporan keuangan real-time
• Rekonsiliasi bank otomatis

Kekurangan:

• Membutuhkan pengetahuan teknis dasar untuk mengoperasikannya
• Proses setup awal cukup kompleks

5. Tipalti

Tipalti adalah software otomatisasi keuangan yang dirancang untuk bisnis dengan pembayaran internasional.

Platform ini membantu menyederhanakan proses account payable, memastikan kepatuhan pajak, dan mempermudah manajemen vendor.

Dengan Tipalti, Anda dapat mengotomatiskan seluruh alur kerja pembayaran untuk mengurangi kesalahan manual dan menghemat waktu.

Fitur unggulan:

• Rekonsiliasi pembayaran
• Otomatisasi pemrosesan invoice
• Deteksi penipuan

Kelebihan:

• Memiliki portal vendor mandiri
• Kepatuhan pajak otomatis
• Efisiensi tinggi dalam pembayaran lintas negara

Kekurangan:

• Proses setup awal cukup kompleks
• Integrasi kadang cukup lambat

Baca Juga: 12 Rekomendasi Software Pembukuan Bisnis yang Mudah

Kesimpulan

Meskipun mengerjakan akuntansi secara manual telah menjadi landasan manajemen keuangan selama beberapa dekade, namun telah muncul metode baru yang jauh lebih baik, yaitu software akuntansi.

Tidak menggunakan software akuntansi berpotensi membuat bisnis Anda harus menanggung risiko kesalahan pekerjaan manual, memakan waktu dalam pekerjaan, hingga kesulitan dalam pelaporan pajak.

Dengan beralih ke software akuntansi modern, bisnis dapat memaksimalkan potensi operasional keuangan mereka.

Gunakan software akuntansi Kledo untuk mengelola keuangan Anda. Kledo memiliki fitur-fitur lengkap seperti manajemen persediaan, invoicing, penghitungan aset tetap, dan masih banyak lagi.

Yuk, coba Kledo lewat tautan ini!