Cara Melakukan Rekonsiliasi Bank: Ini Langkah Mudahnya

Sebagai pemilik bisnis, Anda tahu betapa pentingnya menjaga catatan keuangan yang akurat. Anda juga tahu bahwa ini bukanlah tugas yang mudah – dalam kesibukan mengurus bisnis sehari-hari, transaksi mudah terlewat dan angka-angka bisa dimasukkan dengan salah.

Di sinilah rekonsiliasi bank berperan. Dan menemukan cara melakukan untuk melakukan rekonsiliasi bank secara efisien bisa membantu memastikan setiap data keuangan valid dan tidak ada informasi yang salah.

Proses ini penting yang membantu memastikan catatan akurat dan menjaga akun Anda tetap terkini, melakukan rekonsiliasi bank juga memberi Anda kesempatan untuk memantau proses pembukuan Anda terhindar dari tindakan fraud dan ketidakberesan lainnya.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara melakukan proses rekonsiliasi bank secara detail dan tahapan yang mesti Anda lakukan.

Apa itu Rekonsiliasi Bank?

Rekonsiliasi bank, atau lebih tepatnya rekonsiliasi laporan bank, dalam akuntansi adalah proses memastikan bahwa catatan pembukuan bisnis dan catatan transaksi di akun bank Anda sesuai. Rekening Anda dianggap telah direkonsiliasi jika menunjukkan saldo yang sama pada tanggal tertentu.

Rekonsiliasi dalam proses akuntansi dan perbankan dulunya merupakan tugas manual yang membosankan dan memakan waktu. Namun sekarang, banyak software akuntansi telah menghilangkan proses manual ini, karena banyak langkah kini diotomatisasi.

Rekonsiliasi bank adalah jenis rekonsiliasi yang paling umum dilakukan oleh kebanyakan bisnis. Bentuk rekonsiliasi lain yang mungkin Anda kenal termasuk rekonsiliasi vendor dan rekonsiliasi pelanggan.

Baca juga: Mengenal Rekonsiliasi Bank Otomatis: Manfaat dan Caranya

Apa Tujuan dari Rekonsiliasi Bank?

Rekonsiliasi rekening bank penting untuk berbagai alasan. Hal ini memungkinkan Anda untuk:

• Menjaga catatan akurat tentang jumlah uang yang dimiliki bisnis Anda pada waktu tertentu.
• Mendeteksi kesalahan, termasuk pembayaran ganda, kesalahan input data, dan perhitungan yang salah. Masalah-masalah ini dapat terjadi bahkan di bisnis yang paling teliti sekalipun.
• Mengawasi tindakan fraud atau penipuan.
• Mengembangkan laporan akurat untuk tujuan pajak.
• Menghindari biaya bank yang timbul akibat overdraft dan saldo tidak mencukupi.

Banyak pemilik bisnis menganggap angka-angka dari bank dan catatan pembukuan mereka sudah benar. Meskipun kemungkinan besar benar, masalah tetap bisa terjadi, dan tidak ada salahnya untuk memeriksa ulang.

Seberapa Sering Anda Harus Melakukan Rekonsiliasi Bank?

Secara umum, Anda harus melakukan rekonsiliasi rekening bank setiap kali menerima laporan dari bank atau bank statement – biasanya bulanan.

Tergantung pada volume transaksi yang diproses oleh bisnis Anda, Anda mungkin juga ingin melakukan rekonsiliasi rekening bank secara mingguan atau harian.

Hal ini dapat membantu mengurangi volume transaksi yang perlu Anda periksa setiap bulan dan memastikan Anda tetap di depan potensi masalah.

Baca juga: Proses dan Cara Melakukan Rekonsiliasi Buku Besar

6 Tahapan Melakukan Rekonsiliasi Bank (Langkah demi Langkah)

Proses rekonsiliasi bank cukup sederhana. Anda hanya perlu memperoleh bank statement yang sesuai, membandingkan saldo dan transaksi, serta memperbaiki kesalahan.

Mari kita bahas setiap langkah satu per satu.

1. Dapatkan bank statement dan catatan pembukuan Anda

Langkah pertama dalam rekonsiliasi bank adalah mengumpulkan semua catatan keuangan dan transaksi Anda.

Anda memerlukan bank statement untuk periode yang ingin Anda rekonsiliasi, serta catatan akuntansi bisnis Anda untuk periode tersebut.

Untuk rekonsiliasi yang tepat, catatan ini harus mencakup semua transaksi—baik masuk maupun keluar.

2. Periksa saldo awal

Pastikan saldo awal pada laporan bank Anda sesuai dengan saldo awal pada catatan akuntansi Anda.

Meskipun Anda melakukan rekonsiliasi rutin, kami menyarankan untuk tidak melewatkan langkah ini. Ini adalah dasar Anda, dan penting untuk memastikan keakuratannya.

3. Review setiap transaksi Anda

Setelah saldo awal diverifikasi, saatnya mulai memeriksa transaksi Anda. Periksa setiap baris satu per satu, bandingkan akun bisnis Anda dengan laporan bank.

Contoh rekonsiliasi bank mungkin termasuk penjualan, pengembalian dana, setoran, pembelian persediaan, biaya gaji, bunga, dan biaya bank.

Luangkan waktu di sini dan bandingkan setiap baris untuk memastikan keakuratan. Pemeriksaan menyeluruh pada tahap ini dapat menghemat banyak waktu di kemudian hari dengan mendeteksi kesalahan sejak dini.

Jika Anda menemukan kesalahan pada beberapa angka atau entri yang hilang dari akun bisnis Anda atau laporan bank, Anda perlu menentukan penyebabnya dan melakukan penyesuaian agar keduanya cocok.

Baca juga: Rekonsiliasi Pembayaran: Tantangan dan Tips Mengelolanya

4. Sesuaikan bank statement

Jika Anda menemukan item di akun bisnis Anda yang tidak tercantum di laporan bank, Anda perlu menambahkannya.

Item-item ini dapat mencakup uang kas dalam proses (cash in transit), setoran yang belum diproses, cek yang belum dicairkan, dan kesalahan bank.

Setoran kas yang tertunda perlu ditambahkan ke saldo bank. Cek yang belum dicairkan harus dikurangkan dari saldo untuk mencocokkan catatan Anda sendiri.

Kesalahan mungkin memerlukan penambahan atau pengurangan — pastikan Anda meluangkan waktu untuk menyelidiki sebelum melakukan perubahan apa pun.

5. Sesuaikan akun kas

Demikian pula, akun kas bisnis Anda kemungkinan memerlukan beberapa penyesuaian. Biaya bank dan biaya lainnya, bunga yang telah diakumulasikan, cek dengan saldo tidak mencukupi, dan kesalahan adalah beberapa item yang mungkin perlu Anda sesuaikan.

Seperti halnya bank statement, pastikan Anda menyelidiki setiap kesalahan yang dicurigai untuk menentukan penyebabnya dan memastikan Anda menyesuaikan akun yang benar.

Misalnya, Anda mungkin menemukan ketidaksesuaian pada penjualan besar. Ini bisa jadi disebabkan oleh entri yang salah di buku besar Anda, tetapi juga bisa mencerminkan kesalahan dari pihak bank.

Kedua penyebab ini memiliki konsekuensi yang sangat berbeda, karena salah satunya mengakibatkan bisnis Anda secara efektif kehilangan uang yang Anda kira ada.

6. Periksa saldo akhir

Setelah Anda memeriksa dan mencocokkan setiap transaksi, bandingkan saldo akhir pada laporan bank dengan akun Anda. Kedua angka tersebut harus sama. Angka ini kemudian menjadi saldo awal untuk rekonsiliasi berikutnya.

Baca juga: Cara Melakukan Rekonsiliasi Piutang, Manfaat, dan Tipsnya

Tantangan dalam Melakukan Rekonsiliasi Bank

Proses rekonsiliasi bank mungkin terlihat sederhana dan seringkali kenyataannya memang demikian. Namun, ada beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi dan dapat mempersulit proses.

Mari kita lihat beberapa contoh hambatan ini.

Pencatatan uang kas dalam proses

Setoran kas yang masih dalam proses (cash in transit) dapat menyebabkan ketidaksesuaian pada rekonsiliasi bank Anda karena tercatat di buku besar Anda, tetapi tidak tercantum di laporan bank.

Rekening dengan volume transaksi tinggi mungkin memiliki banyak transaksi yang terus dalam proses, sehingga perlu diambil langkah hati-hati untuk memastikan transaksi tersebut dilacak dengan akurat di sistem Anda.

Cek yang belum dicairkan

Demikian pula, tidak jarang ada cek yang belum disetorkan atau belum dicairkan oleh bank.

Cara terbaik untuk menangani hal ini adalah memastikan buku besar Anda akurat. Jika ada volume besar cek yang belum dicairkan, Anda mungkin perlu melakukan rekonsiliasi lebih sering untuk memastikan setiap cek telah dicairkan.

Kesalahan entri data

Meskipun kita semua berusaha semaksimal mungkin untuk meminimalkan kesalahan, tak terhindarkan beberapa entri akan salah ketik atau baris terlewat saat memasukkan transaksi.

Mencari kesalahan bisa memakan waktu, jadi cara terbaik untuk menangani kesalahan adalah memeriksa ulang semua entri di buku besar Anda.

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Rekonsiliasi Bank

Biaya bank

Biaya bank adalah kenyataan tak terhindarkan dalam berbisnis. Beberapa transaksi memiliki biaya terkait, termasuk transfer beda bank yang biasanya ada biayanya.

Selain itu, biaya keterlambatan pembayaran, biaya overdraft, dan lainnya dapat dengan cepat membengkak di luar kendali.

Untungnya, banyak dari biaya ini dapat dihindari dengan rekonsiliasi rekening bank yang cermat dan teratur. Salah satu tujuan rekonsiliasi bank adalah untuk mendeteksi masalah yang dapat menimbulkan biaya semacam itu.

Aktivitas fraud

Aktivitas fraud dalam rekening bank dapat menyebabkan masalah dalam rekonsiliasi. Namun, mendeteksi tindakan pencurian, fraud, penggelapan, dan bentuk penipuan lainnya juga merupakan salah satu alasan utama melakukan rekonsiliasi rekening.

Jika Anda menemukan ketidaksesuaian dalam rekening yang tidak dapat diselesaikan dengan cara lain, Anda mungkin perlu mempertimbangkan kemungkinan ini.

Untuk mengurangi risiko fraud, pertimbangkan untuk membagi tugas entri data dan rekonsiliasi di antara anggota tim sehingga orang yang sama tidak melakukan setiap tugas – ini memberikan perlindungan yang berguna.

Otomatisasi Proses Rekonsiliasi Bank dengan Kledo

Rekonsiliasi bank dalam akuntansi merupakan proses penting untuk memastikan semua akun dalam bisnis cocok dan tidak ada masalah keuangan yang terlewat.

Membandingkan semua akun Anda dengan bank statement dalam bisnis memang terlihat cukup sederhana. Namun, meskipun sederhana, prosesnya bisa memakan waktu dan membosankan, terlebih jika Anda memiliki banyak transaksi yang harus dicocokan.

Untungnya, rekonsiliasi bank tidak harus dilakukan secara manual. Dengan fitur rekonsiliasi otomatis Kledo yang dapat secara mudah melakukan proses rekonsiliasi transaksi Anda dan membuat laporan rekonsiliasi bank.

Untuk melakukan rekonsiliasi otomatis di Kledo pun mudah sekali. Berikut adalah langkahnya:

1. Menyiapkan bank statement

Pertama, Anda perlu menyiapkan bank statement yang bisa Anda peroleh dari dua sumber, yaitu:

• Mengunduh mutasi per periode secara manual dari situs bank masing-masing dalam bentuk CSV dan mengimportnya ke Kledo.
• Menggunakan fitur Bank Feed Kledo, yang mengintegrasikan mutasi Bank yang berhubungan langsung dengan Kas & Bank.

2. Masuk ke tab “Rekonsiliasi”

Setelah semua dokumen siap, masuk ke “Kas & Bank” dan klik fitur “Rekonsiliasi”.

Tabel di sebelah kiri menunjukkan Bank Statement, dan Anda bisa klik tombol “Cari & Cocokkan” di sebelah kanan untuk melakukan rekonsiliasi.

Jika Anda melihat kolom warna hijau di situ, artinya antara mutasi dan transaksi sudah cocok.

Baca juga: Metode Rekonsiliasi Bank, Komponen, dan Contoh Soalnya

3. Centang akun dari transaksi yang sesuai

Setelah Anda memilih transaksi yang ingin dicocokkan, akan muncul form “Rekonsiliasi”.

Centang opsi “transaksi keluar” bila mencari pengeluaran. Anda bisa memilih tanggal, jumlah (dari, sampai), atau keyword pencarian (meskipun tidak wajib semuanya diisi).

Setelah hasil pencarian muncul, pilih transaksi yang relevan dengan men-cek kotak di sisi transaksi.

4. Cek nominal dan selisih

Setelah memilih transaksi, sistem akan menampilkan akumulasi nominal di langkah berikutnya.

Jumlah total transaksi harus sesuai dengan nominal di Bank Statement, dan selisih yang muncul harus 0 (nol) untuk menyatakan cocok.

• Bila masih ada selisih (misalnya dari biaya administrasi bank atau kekurangan transfer), maka klik tombol “Transaksi Baru” untuk mencatat transaksi penyesuaian.
• Isikan form transaksi baru, kemudian simpan. Setelah disimpan, transaksi akan muncul dan akumulasi selisih akan menjadi nol bila sudah benar.

5. Simpan dan selesaikan rekonsiliasi

Tanggal pencatatan di pembukuan dan tanggal transaksi di bank bisa berbeda. Perbedaan ini wajar, namun harus disesuaikan menurut SOP perusahaan.

Setelah semua transaksi yang sesuai dipilih dan selisih disesuaikan, klik tombol “Rekonsiliasi” (biasanya di pojok kanan bawah) untuk menyelesaikan proses.

Transaksi yang sudah direkonsiliasi akan tampil di sisi kanan dengan warna hijau dan status “Ok”. Bila masih ada transaksi yang belum direkonsiliasi, ulangi langkah-yang sama.

Baca juga: Pilih 7 Kesalahan Proses Rekonsiliasi Bank dan Cara Mengatasinya

Pada Intinya…

Untuk memudahkan proses rekonsiliasi bank, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo untuk cara rekonsiliasi yang lebih mudah dan praktis.

Rekonsiliasi bank memang dapat dilakukan secara manual, namun jika Anda memiliki jumlah transaksi yang banyak pasti akan menguras tenaga dan waktu Anda. Selain itu, cara manual juga sangat rawan terjadi kesalahan.

Jadi tunggu apalagi? Untuk proses rekonsiliasi otomatis, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.