Berkali-kali kita mungkin dihadapkan pada situasi di mana bisnis membiarkan proses pembukuan yang buruk. Yang paling utama terjadi adalah kesalahan pencatatan proses rekonsiliasi bank.
Padahal, ini merupakan tugas sederhana dapat dengan cepat berubah menjadi masalah besar jika tidak dilakukan dengan benar.
Namun kita tahu, ini adalah pekerjaan yang menghabiskan banyak waktu dan diperlukan ketelitiam yang tinggi
Jadi, kami telah menumpulkan 10 kesalahan rekonsiliasi bank umum yang sering kita temui, dan langkah-langkah sederhana yang dapat Anda lakukan untuk mengubahproses rekonsiliasi Anda menjadi lebih baik.
Berbagai Kesalahan dalam Proses Rekonsiliasi Bank
Ada beberapa kesalahan yang mungkin kita lakukan dlam melakukan proses rekonsiliasi bank. Dan perlu diingat, setiap kesalahan ini akan berdampak besar pada laporan keuangan bisnis.
Berikut adalah beberapa kesalahan proses rekonsiliasi bank yang mungkin Anda lakukan:
1. Kesalahan yang mengakibatkan saldo Bank lebih banyak di buku kas
Beberapa contoh kesalahan dan kelalaian diberikan di bawah ini yang menyebabkan saldo bank yang lebih besar dalam buku kas adalah:
Cek tidak dikirim ke bank untuk ditagih
Kadang-kadang cek diterima dari debitur dan dicatat dalam buku kas (di sisi debit pada kolom bank), tetapi cek tersebut tidak dikirim ke bank untuk ditagih.
Karena kelalaian ini, buku kas menunjukkan saldo bank yang lebih besar sedangkan rekening koran menunjukkan saldo bank yang lebih kecil.
Cek yang diterbitkan tidak tercatat di buku kas atau salah catat di kolom kas
Cek diterbitkan setiap hari untuk melakukan pembayaran kepada kreditur. Terkadang cek yang diterbitkan untuk kreditur tidak dicatat dalam buku kas (di sisi kredit pada kolom bank) atau salah dicatat dalam kolom kas.
Hal ini menyebabkan saldo bank lebih banyak dalam laporan bank daripada nilai sebenarnya.
Baca juga: Cara Menghitung Saldo Piutang dan Contoh Kasusnya
Kesalahan pencatatan kolom bank di buku kas
Kesalahan dapat terjadi dalam pencatatan (penjumlahan) kolom bank di buku kas.
Jika sisi debit buku kas (kolom bank) lebih besar dari sisi kredit, atau sisi kredit lebih kecil dari sisi debit, maka buku kas akan menunjukkan saldo bank yang lebih besar dari laporan bank.
Cek yang disetor tidak dicatat atau salah dicatat di kolom debet rekening koran oleh bank
Terkadang kesalahan atau kelalaian dilakukan oleh staf bank. Misalkan pada saat menerima cek dari debitur, kita menyetorkannya ke bank setelah mencatatnya di buku kas.
Pihak bank lupa mencatatnya di rekening koran, atau salah mencatatnya di kolom debit rekening koran.
Karena kesalahan ini, buku kas akan menunjukkan saldo bank yang lebih besar dan rekening koran akan menunjukkan saldo bank yang lebih kecil.
Rekening bank salah didebet oleh bank
Jika bank salah mendebet rekening di rekening koran, maka buku kas akan menunjukkan saldo bank yang lebih besar dibandingkan dengan yang ditunjukkan oleh rekening koran.
Baca juga: SAP ERP: Pengertian, Kelebihan, Kekurangan, dan Cara Menggunakannya
2. Kesalahan yang mengakibatkan saldo bank lebih sedikit dibandingkan dengan buku kas
Di bawah ini diberikan contoh kesalahan dan kelalaian yang mengakibatkan saldo bank di buku kas berkurang.
Cek yang disetor tidak dicatat dalam buku kas
Bisnis menerima cek dari debitur setiap hari dan menyetorkannya ke bank.
Terkadang setelah menerima cek dari debitur, cek tersebut disetorkan ke bank tetapi tidak dicatat dalam buku kas (di sisi debit kolom bank).
Karena kesalahan ini, buku kas menunjukkan saldo bank yang lebih rendah dibandingkan dengan rekening koran.
Kesalahan pencatatan kolom bank pada buku kas
Jika sisi debit buku kas (kolom bank) kurang, atau sisi kredit lebih, maka buku kas akan menunjukkan saldo bank yang lebih rendah dibandingkan dengan rekening koran.
Cek yang diterbitkan tidak dicatat oleh bank
Perusahaan menerbitkan cek kepada kreditur setiap hari dan membayar cek tersebut.
Dalam beberapa kasus, kita dapat menerbitkan cek kepada kreditur kita dan bank membayar jumlah cek tersebut namun lupa mencatatnya dalam laporan bank (dalam kolom penarikan).
Untuk kesalahan seperti ini, buku kas menunjukkan saldo bank yang lebih kecil dibandingkan dengan rekening koran.
Baca juga: Strategi Menaikkan Harga Tanpa Harus Kehilangan Pelanggan
Rekening bank salah dikredit oleh bank
Jika bank salah mengkredit rekening bank di rekening koran, maka buku kas akan menunjukkan saldo bank yang kurang dan rekening koran akan menunjukkan saldo bank yang lebih.
Baca juga: Debit dan Kredit dalam Akuntansi: Pahami Pengertian dan Penggunaannya
3. Kesalahan umum lainnya dalam proses rekonsiliasi bank
Kesalahan transposisi
Ini adalah kesalahan umum dalam rekonsiliasi bank di mana Anda mungkin telah menukar posisi angka. Misalnya, alih-alih memasukkan Rp2.450, Anda mungkin memasukkan Rp2.540.
Entri duplikat atau hilang
Anda mungkin telah memasukkan entri yang sama dua kali atau mungkin tidak mencatat transaksi sama sekali.
Hal ini dapat terjadi karena faktur yang hilang, jadi sebaiknya gunakan perangkat lunak yang memiliki fitur pelacakan faktur untuk menghindari masalah ini.
Perbedaan pengetikan
Koma dan titik mungkin terlihat seperti sesuatu yang sepele, tetapi dapat mempengaruhi perhitungan Anda, terutama jika Anda tidak membulatkan jumlahnya atau menggunakan sistem multi mata uang.
Misalnya, Anda mungkin telah memasukkan $5.305, bukan $530,5.
Baca juga: 10+ Cara Menarik Minat Investor yang Efektif dalam Bisnis
Kesalahan pencatatan akun
Anda mungkin secara tidak sengaja memasukkan transaksi sebagai debit, bukan kredit.
Kesalahan perhitungan atau kelalaian
Hal ini dapat terjadi jika jumlah total dihitung secara tidak akurat, atau jika ada transaksi tertentu yang dihilangkan.
Dalam contoh lain misalnya, laporan bank Anda mungkin menunjukkan sesuatu yang tidak ada di pembukuan Anda.
Hal ini juga dapat terjadi karena kesalahan pengetikan yang mungkin membuat Anda tidak dapat memasukkan jumlah yang tepat dalam catatan Anda.
Baca juga: Apa Itu Kas Kecil? Berikut Pengertian, Penggunaan dan Tips Mengaturnya
Pembayaran belum dilunasi
Cek yang belum dilunasi dapat menyebabkan perbedaan antara catatan Anda dan laporan bank.
Anda mungkin telah menerbitkan cek kepada seseorang dan mencatatnya dalam buku besar Anda.
Namun, bank mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk mencairkan cek tersebut atau penerima pembayaran Anda mungkin belum menyerahkannya. Hal ini akan menyebabkan perbedaan saat rekonsiliasi.
Hal ini juga dapat terjadi pada setoran yang sedang dalam perjalanan, di mana setoran belum diproses oleh bank.
Sebagai contoh, Anda mungkin telah menyetor uang tunai ke bank pada tanggal 10 Mei, dan mencatatnya di buku besar Anda pada hari itu juga. Namun, dana tersebut mungkin dikreditkan pada laporan bank pada tanggal 11 Mei.
Atau, Anda mungkin telah memasukkan setoran ke dalam buku besar Anda, namun pembayaran dari pelanggan Anda mungkin belum masuk. Tetap berhubungan dengan pelanggan Anda dan melakukan pengecekan rutin dapat membantu dalam hal ini.
Baca juga: Tips Memilih Supplier Bisnis Terpercaya dan Hal yang Harus Diperhatikan
Tidak ada pemberitahuan tentang setoran langsung
Terkadang, pembayaran dapat disetorkan ke akun Anda namun Anda mungkin tidak diberi tahu tentang hal itu.
Jadi, catatan bank Anda akan memiliki jumlah yang meningkat dibandingkan dengan buku besar Anda.
Pembayaran dari rekening alternatif
Buku besar Anda mungkin menunjukkan sesuatu yang tidak ada di bank Anda, dan ini bisa jadi karena apa yang Anda terima belum diproses oleh bank, atau karena Anda mungkin telah dibayar tunai atau dari rekening lain.
Bunga, biaya, dan denda bank
Bank mungkin membebankan biaya cerukan (untuk penarikan berlebih dari rekening Anda), biaya cek atau NSF (Non-Sufficient Funds), atau bahkan biaya sebagai bagian dari layanan bank biasa.
Anda juga dapat menerima bunga dari bank, yang semuanya mungkin tidak tercatat dalam buku besar Anda.
Jika denda bank Anda cukup tinggi, pilihlah bank dengan jadwal biaya yang lebih ringan atau dengan perlindungan cerukan yang lebih baik.
Perlu diingat bahwa bank juga bisa membuat kesalahan, jadi penting untuk memeriksa apakah angka yang mereka berikan akurat, dan menindaklanjutinya nanti.
Baca juga: Ini Pembahasan Lengkap Tentang Rekonsiliasi Fiskal
Cek yang tidak dicairkan
Jika Anda telah menerbitkan cek, dan tidak ada saldo yang cukup di rekening Anda, cek akan didebet di laporan bank dan dikembalikan kepada Anda. Hal ini akan menyebabkan tidak balance.
Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya
Lalu Apa Solusinya?
Jika kesalahan rekonsiliasi bank terjadi, tentu hal ini dapat menyebabkan masalah dalam manajemen arus kas dan dapat mengakibatkan pelaporan keuangan yang salah.
Berikut adalah beberapa solusi untuk mengatasi kesalahan dalam proses rekonsiliasi bank dan buku kas Anda:
Lakukan rekonsiliasi ulang
Langkah pertama untuk mengatasi saldo bank yang tidak sesuai nilainya dengan di buku kas adalah dengan melakukan rekonsiliasi ulang antara buku kas dan rekening koran.
Hal ini akan membantu mengidentifikasi perbedaan atau kesalahan yang mungkin menyebabkan perbedaan saldo.
Identifikasi sumber kesalahan
Setelah perbedaan atau kesalahan diidentifikasi, penting untuk menentukan sumber kesalahan.
Hal ini dapat mencakup kesalahan pencatatan akuntansi, perbedaan waktu, biaya yang belum tercatat, atau mungkin kesalahan bank.
Baca juga: Rekonsiliasi Bank: Pengertian, Tahapan dan Contoh Kasusnya
Sesuaikan buku kas
Setelah sumber kesalahan diidentifikasi, buku kas harus disesuaikan untuk mencerminkan saldo yang benar.
Hal ini mungkin melibatkan perbaikan entri yang salah, baik itu nilai maupun akun atau penyesuaian untuk perbedaan waktu.
Hubungi bank
Jika kesalahan tersebut merupakan hasil dari kesalahan bank, maka penting untuk menghubungi bank dan meminta mereka untuk memperbaiki kesalahan tersebut.
Hal ini dapat mencakup pembalikan biaya yang salah atau mengkredit deposito yang hilang.
Baca juga: Kesalahan Proses Rekonsiliasi Bank dan Cara Mengatasinya
Pastikan Anda memiliki dana yang cukup di rekening Anda
Hal ini berhubungan dengan cek yang tidak bisa dicairkan akibat saldo tidak mencukupi di akun bank Anda.
Jadi, pastikan Anda memiliki dana yang cukup supaya bank bisa melakukan debet di akun Anda jika terjadi penarikan dana dari cek yang Anda berikan.
Baca juga: 12 Tips Pembukuan UMKM yang Mudah Dilakukan
Menerapkan kontrol internal
Untuk mencegah kesalahan serupa terjadi di masa depan, penting untuk menerapkan kontrol internal untuk memastikan bahwa semua transaksi dicatat secara akurat dan tepat waktu.
Hal ini dapat mencakup penerapan sistem check and balance, menugaskan tanggung jawab pencatatan transaksi kepada individu tertentu.
Atau menggunakan software akuntansi yang menyediakan rekonsiliasi dan pelaporan otomatis seperti Kledo yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Tinjau laporan keuangan secara rutin
Penting untuk meninjau laporan keuangan secara teratur untuk memastikan bahwa laporan tersebut secara akurat mencerminkan posisi keuangan bisnis.
Hal ini akan membantu mengidentifikasi perbedaan atau kesalahan yang mungkin perlu ditangani.
Baca juga: Kenali Berbagai Istilah Audit dalam Laporan Keuangan Berikut Ini
Kesimpulan
Proses rekonsiliasi bank memang merupakan proses yang memakan waktu dan membutuhkan ketelitian penuh jika dilakukan secara manual. Ada banyak ruang kesalahan dalam proses rekonsiliasi bank, dan ini bisa menyebabkan informasi yang salah dalam laporan keuangan.
Oleh sebab itu, untuk memudahkan Anda dalam melakukan proses rekonsiliasi bank dan meminimalisir kesalahan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur rekonsiliasi otomatis seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online yang sudah dipercaya oleh lebih dari 45 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Tips Terbaik Mengelola Pengeluaran Bisnis yang Efektif - 2 April 2024
- Pengertian Expense Ratio, Komponen, Rumus, dan Cara Hitungnya - 1 April 2024
- Spend Management: Manfaat, Tahapan, dan Strategi Mengelolanya - 26 Maret 2024