Kas kecil adalah jumlah uang dengan nominal dan nilai kecil yang disimpan organisasi untuk pengeluaran kecil seperti perlengkapan kantor. Namun tahukah Anda, meskipun jumlahnya kecil, kas kecil dapat dengan cepat bertambah dan meningkatkan cakupan kesalahan pengelolaan keuangan organisasi Anda jika tidak melakukan rekonsiliasi dan dikelola dengan baik?
Pada artikel kali ini, kami membahas pentingnya rekonsiliasi kas kecil bagi organisasi bisnis Anda beserta dengan tahapan yang harus dilakukan.
Selanjutnya, kita akan mengeksplorasi pentingnya pengeluaran kas kecil untuk pengelolaan keuangan, praktik terbaik untuk mengelola dan merekonsiliasinya, serta alat yang dapat membantu membuat prosesnya lebih mudah dan efisien.
Apa yang Dimaksud dengan Rekonsiliasi Kas Kecil?
Rekonsiliasi kas kecil adalah verifikasi dan rekonsiliasi transaksi yang melibatkan dana kas kecil. Prosesnya melibatkan perbandingan total pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi dengan kas aktual yang dikeluarkan dari dana kas kecil.
Proses rekonsiliasi pada akun ini terutama memastikan bahwa dana kas kecil digunakan dengan tepat dan catatan kas mencerminkan pengeluaran secara akurat.
Ini juga bertindak sebagai mekanisme pengendalian internal untuk pencegahan penipuan dengan mengidentifikasi perbedaan atau inkonsistensi dalam penggunaan dana kas kecil.
Misalnya, sebuah usaha kecil mempunyai dana kas kecil sebesar Rp2.000.000 untuk menutupi pengeluaran kecil. Selama bulan tersebut, karyawan menggunakan dana kas kecil untuk melakukan beberapa pembelian dengan nominal kecil senilai Rp1.200.000.
Pada akhir bulan, manajer keuangan akan meninjau penerimaan kas dan dokumentasi lainnya untuk setiap penarikan pengeluaran dan membandingkannya dengan jumlah kas yang dikeluarkan dari dana kas kecil.
Apabila terdapat ketidaksesuaian dalam dana kas kecil, maka akan diidentifikasi dan diselesaikan.
Baca juga: Perbedaan Capital Expenditure dan Revenue Expenditure
Kapan Rekonsiliasi Kas Kecil Sebaiknya Digunakan?
Proses rekonsiliasi harus digunakan secara teratur, sebaiknya bulanan atau dua bulanan, untuk memastikan catatan keuangan sesuai dengan pengeluaran.
Rekonsiliasi kas kecil secara berkala sangat penting dalam hal-hal berikut:
- Membantu mengidentifikasi kesenjangan penggunaan dana kas kecil
- Memberikan kesempatan untuk meninjau pengeluaran dan memastikan bahwa pengeluaran tersebut diotorisasi
- Memungkinkan untuk menyelidiki dan menyelesaikan perbedaan kecil sebelum menjadi masalah yang lebih besar
- Membantu menetapkan pola penggunaan yang berguna untuk tujuan penganggaran dan perkiraan
- Mengidentifikasi area peluang untuk mengurangi pengeluaran atau meningkatkan proses
Baca juga: Cara Membuat Jurnal Kas Kecil dan Contoh Kasusnya
Istilah-istilah Penting Terkait Proses Rekonsiliasi Kas Kecil
Berikut adalah istilah-istilah penting terkait rekonsiliasi kas kecil yang penting untuk memastikan pengelolaan dana kas kecil yang efektif:
- Float: Ini adalah saldo awal dana yang ditentukan oleh kebijakan dan prosedur keuangan organisasi.
- Log: Merupakan dokumen yang mencatat seluruh transaksi kas kecil. Log tersebut mencakup tanggal transaksi, jumlah, dan tujuan pembayaran.
- Voucher: Merupakan bagian dari sistem log dan menunjukkan pembayaran kas kecil individu.
- Disbursement : Pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil.
- Kustodian : Orang yang bertanggung jawab mengelola dana kas kecil.
Baca juga: Perbedaan Kas Besar dan Kas Kecil yang Perlu Anda Ketahui
Bagaimana Cara Melakukan Rekonsiliasi Kas Kecil?
Berikut langkah-langkah proses melakukan rekonsiliasi kas kecil:
1. Menghitung uang kas kecil yang ada di lockbox
Kustodian harus menghitung uang tunai dalam dana kas kecil dan mendokumentasikannya dalam catatan kas kecil.
2. Kumpulkan semua voucher kas kecil
Kustodian harus mengumpulkan semua voucher kas kecil dan memastikan semuanya dilengkapi dengan benar dan ditandatangani oleh orang yang menerima pembayaran.
3. Catat semua voucher di log kas kecil
Kustodian harus mencatat semua voucher dalam catatan kas kecil, termasuk tanggal, jumlah, dan tujuan pembayaran.
Baca juga: Mengetahui Sistem Dana Tetap dalam Pengelolaan Kas Kecil
4. Jumlahkan vouchernya
Kustodian harus menjumlahkan voucher untuk menentukan jumlah total pengeluaran kas kecil.
5. Pengisian kembali dana dalam lockbox kas kecil
Jika uang tunai di kotak kas kecil kurang dari jumlah total voucher, kustodian harus mengisi kembali kotak kas kecil dengan menarik uang tunai dari rekening bank bisnis. Jumlah yang ditarik harus sama dengan jumlah voucher dikurangi uang tunai di kotak kas kecil.
6. Perbarui catatan akuntansi
Kustodian harus memperbarui catatan akuntansi untuk mencerminkan pengeluaran kas kecil. Hal ini mencakup pendebitan akun pengeluaran yang bersangkutan dan pengkreditan akun kas kecil.
7. Rekonsiliasi kas kecil
Langkah terakhir adalah membandingkan uang di lockbox kas kecil dengan total voucher dan memastikan kecocokannya. Jika terdapat perbedaan, kustodian harus menyelidiki dan menyelesaikannya sebelum menyelesaikan rekonsiliasi.
Baca juga: Metode Imprest dalam Kas Kecil: Berikut Pembahasan Lengkapnya
Cara Membangun Sistem Rekonsiliasi Kas Kecil yang Efektif
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu Anda membangun sistem rekonsiliasi yang solid untuk organisasi Anda:
LANGKAH 1: Tentukan kebijakan dan prosedur kas kecil
Penetapan kebijakan dan prosedur yang jelas harus mencakup pedoman mengenai siapa yang dapat mengakses dana kas kecil, bagaimana dana tersebut akan digunakan, dan bagaimana dana tersebut akan diisi kembali.
LANGKAH 2: Tetapkan seorang kustodian
Kustodian harus terlatih mengenai kebijakan dan prosedur serta memahami proses rekonsiliasi dengan baik.
LANGKAH 3: Tentukan besaran biaya awal
Biaya awal harus ditentukan berdasarkan kebutuhan organisasi dan cukup untuk menutupi biaya selama 15 hingga 30 hari.
LANGKAH 4: Membangun sistem pencatatan kas kecil
Sistem tersebut harus mencakup buku catatan yang mencatat tanggal transaksi, tujuan, dan jumlah serta nama orang yang menerima uang tunai.
LANGKAH 5: Keluarkan voucher kas kecil
Voucher kas kecil sebaiknya diberikan kepada pegawai yang perlu melakukan transaksi kas kecil.
LANGKAH 6: Lakukan rekonsiliasi secara berkala
Rekonsiliasi harus dilakukan setidaknya sebulan sekali dan melibatkan perbandingan uang tunai di kotak kas kecil dengan total voucher.
LANGKAH 7: Perbarui catatan akuntansi
Catatan akuntansi harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan transaksi kas kecil. Hal ini mencakup pendebitan akun pengeluaran yang bersangkutan dan pengkreditan akun kas kecil.
Baca juga: Apa Itu Kas Kecil? Berikut Pengertian, Penggunaan dan Tips Mengaturnya
Tips Terbaik untuk Rekonsiliasi Kas Kecil yang Efektif
Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat Anda pertimbangkan untuk melakukan rekonsiliasi kas kecil yang efektif untuk organisasi Anda:
- Lakukan rekonsiliasi rutin: Rekonsiliasi rutin harus dilakukan setidaknya sebulan sekali untuk memastikan dana kas kecil dikelola secara efektif.
- Dokumentasi yang jelas: Semua transaksi kas kecil harus didokumentasikan dalam buku catatan, termasuk tanggal transaksi, tujuan transaksi, jumlah transaksi, dan nama penerima uang tunai.
- Pemisahan tugas: Individu yang berbeda harus bertanggung jawab mengelola dana kas kecil dan melakukan rekonsiliasi. Hal ini memastikan adanya sistem checks and balances.
- Kebijakan dan prosedur yang jelas: Serangkaian kebijakan dan prosedur yang jelas untuk mengelola dana kas kecil harus ditetapkan. Hal ini harus mencakup pedoman mengenai siapa yang dapat mengakses dana tersebut, bagaimana dana tersebut dapat digunakan, dan bagaimana dana tersebut akan diisi ulang.
- Audit rutin: Audit rutin memastikan proses rekonsiliasi kas kecil berjalan efektif dan membantu mengidentifikasi area perbaikan.
Baca juga: 11 Tugas Kasir, Skill yang Dibutuhkan, dan Gajinya
Masalah yang Sering Terjadi dalam Proses Rekonsiliasi dan Solusinya
Berikut adalah beberapa masalah umum rekonsiliasi kas kecil dan solusinya yang dapat membantu organisasi mencegah masalah di masa depan:
1. Kesalahan dalam pencatatan
Hal ini terjadi ketika transaksi tidak terdokumentasi dengan baik, atau terdapat kesalahan dalam penambahan atau pengurangan dana.
Anda harus menetapkan pedoman yang jelas untuk mendokumentasikan transaksi dan memastikan semua karyawan dilatih untuk mencatat transaksi secara akurat. Pemeriksaan rutin juga harus dilakukan untuk mencegah kesalahan.
2. Selisih saldo kas
Perbedaan terjadi ketika terdapat perbedaan antara jumlah kas yang ada dan saldo kas yang dicatat. Hal ini mungkin disebabkan oleh pencurian, penipuan, atau kesalahan pencatatan atau penghitungan uang.
Anda harus mengaudit saldo kas kecil Anda secara rutin dan menetapkan pedoman yang jelas dalam mengelola kas kecil.
3. Kurangnya dokumentasi
Hal ini biasanya terjadi ketika kuitansi dan dokumen lain tidak dikumpulkan dengan benar, atau dokumentasi yang mendukung transaksi tidak mencukupi.
Anda dapat menetapkan pedoman yang jelas untuk mendokumentasikan transaksi dan melakukan pemeriksaan rutin untuk memastikan praktik dokumentasi yang kuat.
Baca juga: Contoh Laporan Arus Kas Perusahaan Retail dan Komponennya
Kelola dan Catat Kas kecil Lebih Mudah dengan Software Akuntansi Kledo
Mengelola, menganalisis dan mealkukan rekonsiliasi setiap pengeluaran adalah hal wajib dalam sebuah bisnis, termasuk untuk pengeluaran kas kecil.
Meskipun kebanyakan nilai pengeluaran kas kecil tidak terlalu besar, namun pos pengeluaran inilah yang sering terjadi fraud dalam kebanyakan bisnis dan sumber pemoborosan. Terlebih jika Anda masih menggunakan pencatatan transaksi manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan.
Untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan proses pencatatan transaksi dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi moden yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan, contohnya Kledo.
Kledo adalah software akuntansi buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pembukuan, manajemen stok multi gudang, rekonsiliasi transaksi, membuat laporan keuangan instan dan masih banyak lagi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Contoh Laporan Arus Kas Perusahaan Jasa dan Cara Membuatnya
Pada Intinya…
Rekonsiliasi kas kecil memungkinkan organisasi untuk memantau catatan keuangan yang akurat dan mencegah tindakan fraud. Rekonsiliasi yang efektif memastikan bahwa pengeluaran kas kecil dicatat, diverifikasi, dan direkonsiliasi dengan benar dengan penerimaan.
Hal ini pada akhirnya membantu tim keuangan melacak pengeluaran organisasi dan membuat keputusan yang tepat tentang operasi keuangan mereka. Hal ini juga membantu mencegah pencurian uang tunai dan mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan akuntansi.
Jika Anda mencari solusi otomatisasi untuk mengelola kas kecil Anda, pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi online terbaik seperti Kledo. Dengan Kledo, organisasi dapat dengan mudah mengelola pengeluaran kas kecil, melacak keuangan secara real time, dan mengurangi risiko fraud atau kesalahan pencatatan.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Isi dan Elemen dalam Dalam Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu - 29 April 2024
- 10 Tujuan Membuat Laporan Keuangan yang Baik - 29 April 2024
- Pengertian Order To Cash (O2C), Tahapan, Contoh, dan Optimasinya - 26 April 2024