Kalau Anda menjual atau membeli barang, mungkin Anda pernah melihat dokumen bernama sales order sebelumnya.
Tapi, sebenarnya apa sih sales order itu? Apa gunanya untuk bisnis Anda? Dan apa bedanya dengan dokumen lain seperti invoice?
Artikel ini akan membahas pengertian sales order, manfaatnya, perbedaannya dengan invoice, cara kerja, hingga cara membuatnya.
Yuk, langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Pengertian Sales Order
Sales order (SO) adalah dokumen komersial yang disiapkan oleh penjual dan diterbitkan kepada pelanggan.
Dokumen ini berfungsi untuk mengonfirmasi penjualan barang atau jasa serta menjelaskan spesifikasi transaksi secara rinci, termasuk jumlah, harga, dan kualitas barang atau jasa.
Selain itu, SO juga memuat informasi mengenai perkiraan tanggal pengiriman, alamat pengiriman, syarat pembayaran, serta ketentuan dan logistik lainnya terkait penjualan.
Penjual biasanya menyimpan SO sebagai arsip, karena membantu bisnis melacak persediaan dan pesanan secara cepat dan akurat.
Baca Juga: Sales Taking Order: Pengertian, Contoh, dan Tugas
Apa Bedanya Sales Order dengan Invoice?
Perbedaan sales order dan invoice terletak pada:
1. Waktu
Sales order dibuat pada awal transaksi ketika pelanggan ingin membeli suatu produk atau jasa.
Dokumen ini dibuat oleh penjual untuk mengonfirmasi kepada calon pelanggan bahwa penjual dapat menyediakan barang atau jasa yang diminta.
Setelah sales order dibuat, penjual akan memproses dan memenuhi pesanan tersebut.
Invoice dibuat pada tahap akhir, setelah produk dan/atau jasa telah dikirim atau diberikan kepada pelanggan dan pembayaran perlu dilakukan.
Invoice tidak akan diterbitkan jika sales order belum diproses. Dokumen ini mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran serta seluruh metode pembayaran.
2. Tujuan
Sales order merupakan dokumen internal yang umumnya penjual gunakan untuk melacak pesanan.
Sementara itu, dari sudut pandang pembeli, invoice berfungsi sebagai bukti sah atas pembelian.
Dalam proses audit, invoice sering diperiksa untuk memverifikasi laporan pajak, di mana auditor menggunakan informasi tersebut untuk memastikan pajak telah diterapkan dengan benar.
3. Akuntansi
Karena invoice merepresentasikan transaksi keuangan, dokumen ini selalu dicatat dalam buku besar.
Invoice membantu menjaga keakuratan dan keterbaruan pencatatan akuntansi perusahaan.
Sebaliknya, sales order jarang dicatat dalam pembukuan karena lebih berfungsi sebagai dokumen internal yang mirip dengan penawaran penjualan.
4. Tanggal dokumen
Tanggal pada sales order menunjukkan hari ketika pesanan mulai diproses, yaitu saat pelanggan mengajukan permintaan.
Sebaliknya, tanggal invoice menunjukkan hari ketika produk dan/atau jasa ditagihkan kepada pelanggan (tidak selalu sama dengan tanggal pengiriman).
Selain itu, tanggal ini juga memberikan informasi penting mengenai jatuh tempo pembayaran, yang umumnya adalah 30 hari setelah tanggal invoice.
Tabel perbedaan Sales Order dan Invoice
| Aspek | Sales Order (SO) | Invoice |
|---|---|---|
| Waktu Dibuat | Dibuat di awal transaksi saat pelanggan mengajukan pesanan. | Dibuat di akhir transaksi setelah barang/jasa dikirim dan penagihan dilakukan. |
| Pihak Pembuat | Dibuat oleh penjual/supplier. | Dibuat oleh penjual untuk ditagihkan kepada pembeli. |
| Fungsi Utama | Mengonfirmasi pesanan dan menjadi dasar proses pemenuhan order. | Menjadi dasar penagihan dan bukti transaksi keuangan. |
| Tujuan | Dokumen internal untuk melacak pesanan. | Bukti sah pengeluaran bagi pembeli dan dasar pencatatan akuntansi. |
| Pencatatan Akuntansi | Umumnya tidak dicatat dalam buku besar. | Selalu dicatat dalam general ledger. |
| Tanggal Dokumen | Tanggal saat pesanan diajukan dan mulai diproses. | Tanggal saat tagihan diterbitkan kepada pelanggan. |
| Peran dalam Audit | Jarang digunakan sebagai bukti utama. | Sering digunakan sebagai bukti transaksi saat audit pajak. |
Baca Juga: Apa itu Open Order? + Istilah Jual Beli Online Lainnya
Cara Kerja Sales Order
1. Pemesanan dan Verifikasi
Setelah pelanggan melakukan pemesanan entah itu melalui agen sales, platform e-commerce, atau sistem electronic data interchange (EDI), maka SO akan dibuat.
Perusahaan kemudian memverifikasi detail pesanan dengan memastikan:
- Ketersediaan produk dalam persediaan
- Ketepatan harga dan diskon yang berlaku
- Persetujuan kredit pelanggan (untuk transaksi B2B)
- Kesesuaian dengan ketentuan kontrak yang telah disepakati
Setelah proses verifikasi selesai, lanjut ke tahap pemrosesan.
2. Pemrosesan dan Pemenuhan Pesanan
Selanjutnya, SO diteruskan ke tim pemenuhan atau produksi untuk menyiapkan pesanan. Proses ini meliputi:
- Mengalokasikan stok dari persediaan atau menjadwalkan produksi untuk pesanan khusus
- Membuat picking slip dan packing slip untuk tim gudang
- Mengonfirmasi estimasi waktu pengiriman
3. Pembuatan Invoice dan Proses Pembayaran
Setelah memenuhi pesanan, perusahaan membuat invoice berdasarkan detail SO. Tahap ini memastikan:
- SO, barang yang dikirim, dan jumlah tagihan sudah konsisten
- Perhitungan pajak yang tepat dan kepatuhan terhadap regulasi
- Pencatatan pendapatan yang akurat dalam laporan keuangan
Kemudian, bisnis mengirim invoice kepada pelanggan untuk proses penagihan.
4. Penutupan Pesanan dan Pelaporan
Setelah menerima pembayaran, SO ditandai sebagai selesai. Kemudian, perusahaan memantau berbagai metrik penting, seperti:
- Pengakuan pendapatan dan rekonsiliasi keuangan
- Waktu pemrosesan pesanan
- Tingkat akurasi dan pemenuhan pesanan
Baca Juga: Pengertian Order Management, Siklus, dan Contoh Softwarenya
3 Manfaat Utama Sales Order
Jika Anda sudah menggunakan dokumen seperti quotation dan invoice, Anda mungkin bertanya-tanya apa manfaat menambah satu dokumen lagi.
Berikut 3 manfaat utama yang dapat Anda peroleh dengan menggunakan sales order:
1. Mengurangi Risiko Kesalahan Manusia
Karena SO dibuat sebelum mengirim atau merakit barang, dokumen ini memberikan kesempatan untuk memeriksa apakah transaksi sudah benar atau belum.
Baik penjual maupun pelanggan dapat meninjau sales order dan mencocokkannya dengan purchase order serta quotation.
2. Menjaga Pencatatan Akun Tetap Rapi
Dokumen penjualan seperti quotation, purchase order, sales order, dan invoice sangat membantu bagian akuntansi.
Anda bisa mencocokkan seluruh dokumen tersebut menggunakan nomor pesanan yang sama dengan software akuntansi.
Saat proses penagihan, bagian piutang usaha dapat memastikan bahwa data yang masuk sudah benar.
Data yang benar melindungi perusahaan saat audit serta membantu dalam pengambilan keputusan bisnis.
3. Meningkatkan Pelacakan Persediaan
Dalam bisnis B2B, kepercayaan pelanggan sangat bergantung pada kemampuan perusahaan dalam mengirimkan produk dan jasa tepat waktu.
Karena itu, bisnis membutuhkan sistem pelacakan yang akurat untuk manajemen persediaan yang efektif.
Dengan SO, perusahaan bisa mengetahui pesanan yang harus dipenuhi sebelum pengiriman dan mencegah backorder serta mengoptimalkan proses pengadaan.
Baca Juga: 7 Tips Mengelola Purchase Order Management yang Efektif
Cara Membuat Sales Order Otomatis dengan Software Akuntansi Kledo
Software akuntansi Kledo adalah salah satu tool yang menyediakan template SO gratis dan bisa membantu Anda membuat SO secara cepat dan akurat.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda bisa membuat SO dengan cepat:
1. Buka Kledo. Klik tab “Pemesanan” lalu klik ikon biru di pojok kanan atas “Tambah Pemesanan”
2. Isi detail yang ada, seperti nama pelanggan, tanggal transaksi, nama produk dan detail spesifikasinya.
3. Simpan dan Kledo otomatis akan membuat SO untuk Anda.
4. Anda juga bisa mencetak SO untuk mengirimnya kepada pelanggan atau menyimpannya sebagai arsip.
Baca Juga: Tips Menghadapi Peak Order untuk Keuntungan Maksimal
Tantangan dalam Manajemen Sales Order
Penting untuk mengelola SO secara efektif agar operasional berjalan lancar, pelanggan puas, profit bisnis terjaga.
Namun pada kenyataannya, ada banyak tantangan yang harus bisnis hadapi dalam manajemen SO, seperti:
1. Mengelola Volume Pesanan yang Tinggi
Bisnis sering menghadapi tantangan dalam menangani volume pesanan yang besar. Dengan meningkatnya permintaan pelanggan, perusahaan perlu memiliki sistem pemrosesan dan pemenuhan pesanan yang efisien.
Memproses dan memenuhi banyak pesanan dalam waktu singkat membutuhkan alur kerja yang terstruktur, sumber daya yang optimal, serta koordinasi yang baik antar departemen.
2. Menjaga Ketepatan Jumlah Persediaan
Manajemen persediaan yang akurat sangat krusial dalam proses sales order.
Data stok yang tidak akurat dapat menyebabkan stock out, sehingga bisnis tidak bisa memenuhi pesanan dan pelanggan menjadi tidak puas.
Selain itu, ketidaktepatan jumlah persediaan juga bisa menyebabkan overstock, alias bisnis memiliki stok yang berlebihan dan tidak bisa cepat terjual. Modal pun membeku dalam bentuk barang.
Untuk menjaga persediaan yang akurat, perusahaan perlu menerapkan pelacakan stok secara real time, melakukan audit persediaan secara berkala, serta menyusun strategi procurement yang efektif.
3. Koordinasi dengan Supplier dan Logistik
Koordinasi yang efisien dengan supplier dan mitra logistik sangat penting agar proses manajemen SO berjalan lancar.
Agar pengiriman bisa berjalan lancar dan tepat waktu, perusahaan dan supplier harus menjalin komunikasi, kolaborasi, dan koordinasi yang baik.
Jika ada hambatan atau keterlambatan pada rantai pasok, akibatnya pelanggan bisa merasa tidak puas dan penjualan berpotensi menurun.
4. Menangani Retur dan Penukaran Barang
Pengelolaan retur dan penukaran barang merupakan tantangan tersendiri dalam manajemen SO.
Pelanggan dapat mengajukan retur atau penukaran karena berbagai alasan, seperti produk cacat, ukuran tidak sesuai, atau perubahan selera.
Agar bisa menangani retur dengan efektif, perusahaan perlu berkomunikasi kepada pelanggan dengan jelas, mencatat retur secara akurat, serta memproses semuanya dengan cepat.
Sebab, manajemen retur yang baik sangat penting untuk menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Baca Juga: Purchasing Management: Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Tipsnya
Praktik Terbaik untuk Mengoptimalkan Manajemen Sales Order
1. Menerapkan Strategi Manajemen Persediaan yang Kuat
Manajemen persediaan yang efektif merupakan kunci utama dalam mengoptimalkan manajemen sales order.
- Terapkan pelacakan stok secara real time dan demand forecasting untuk memastikan tingkat persediaan yang akurat, menghindari kehabisan stok, serta meminimalkan biaya penyimpanan.
- Gunakan software manajemen persediaan untuk visibilitas langsung terhadap kondisi stok dan mengotomatisasi proses procurement agar perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan barang.
Menerapkan manajemen persediaan juga membantu meningkatkan perputaran stok, mempercepat pemenuhan pesanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Meningkatkan Komunikasi dan Layanan Pelanggan
Komunikasi yang efektif dan layanan pelanggan yang unggul sangat penting dalam manajemen SO.
- Berikan informasi yang jelas dan tepat waktu kepada pelanggan mengenai status pesanan mereka.
- Berinteraksi dengan pelanggan dengan cara yang personal, seperti mengirim konfirmasi pesanan dan notifikasi pengiriman
- Buat saluran layanan pelanggan yang responsif seperti live chat, email, dan telepon untuk menangani pertanyaan serta keluhan pelanggan dengan cepat.
Dengan memprioritaskan komunikasi dan layanan pelanggan, perusahaan dapat membangun kepercayaan, loyalitas, dan mendorong mereka untuk kembali membeli lagi.
3. Pelatihan dan Dukungan Rutin bagi Karyawan
Karyawan yang terlatih dan mendapatkan dukungan yang memadai merupakan faktor penting dalam keberhasilan manajemen SO.
- Adakan pelatihan rutin agar karyawan selalu mengikuti perkembangan terbaru terkait proses, software, dan teknologi manajemen pesanan.
- Susun dan dokumentasikan SOP untuk membantu karyawan menghadapi tantangan, menyelesaikan kendala teknis, dan menjaga produktivitas kerja.
Dengan membekali karyawan melalui pelatihan dan dukungan yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen sales order dan mencapai hasil bisnis yang lebih maksimal.
Baca Juga: Manajemen Procurement Retail: Langkah-Langkah dan Tipsnya
Kesimpulan
Di bisnis apa pun, melacak produk dan pesanan pelanggan adalah hal yang penting.
Meski melelahkan, tapi sales order membantu Anda melacak inventaris dengan lebih baik, mengurangi kesalahan dalam pemenuhan pesanan, dan membuat semuanya jadi lebih teratur.
Untuk mengurangi beban kerja, Anda bisa menggunakan software untuk mengotomatisasi proses pembuatan SO dan lainnya, seperti software akuntansi Kledo.
Selain bisa membuat sales order, Kledo juga membantu Anda memantau persediaan, membuat invoice, purchase order, terintegrasi dengan aplikasi kasir, dan masih banyak lagi.
Yuk, coba Kledo sekarang! Klik tautan ini untuk mendaftar gratis.
- Sales Order adalah: Cara Kerja dan Bedanya dengan Invoice - 14 Januari 2026
- Download Contoh Surat Perjanjian Konsinyasi dan Templatenya - 13 Januari 2026
- Neraca Lajur Perusahaan Dagang: Contoh & Cara Membuatnya - 13 Januari 2026