Melakukan rekonsiliasi inventaris dengan membantu memastikan catatan stok Anda tetap akurat, sehingga pelanggan dapat memperoleh produk yang mereka butuhkan tepat waktu.
Selain itu, proses ini juga membantu mencegah barang menumpuk terlalu lama di rak gudang tanpa terjual, sehingga perputaran stok menjadi lebih sehat dan modal kerja dapat digunakan secara lebih optimal.
Namun dalam praktiknya, banyak bisnis yang masih kesulitan melakukan rekonsiliasi. Hal ini menyebabkan selisih stok dan kesalahan pencatatan yang membuat laporan keuangan tidak mencerminkan kondisi yang sebenarnya.
Artikel ini akan membahas metode, langkah-langkah, serta tips melakukan rekonsiliasi inventaris secara efektif.
Apa Itu Rekonsiliasi Inventaris?
Singkatnya, rekonsiliasi inventaris adalah proses mencocokkan jumlah persediaan yang tercatat dalam sistem POS dengan jumlah persediaan fisik yang tersedia di toko maupun gudang.
Dengan melakukan rekonsiliasi persediaan, Anda dapat mengidentifikasi dan mengatasi perbedaan antara hasil perhitungan stok fisik dengan jumlah persediaan yang tercatat dalam sistem point of sale (POS).
Rekonsiliasi inventaris sangat penting dalam bisnis karena membantu Anda mengendalikan salah satu komponen biaya terbesar, yaitu stok barang.
Dengan memeriksa dan mencocokkan jumlah persediaan secara rutin, Anda bisa mengurangi risiko dead stock (stok tidak terjual) maupun stockout (kehabisan barang).
Baca Juga: Mengenal Apa Itu Sistem Persediaan Perpetual untuk Pemilik Bisnis
Apa yang Terjadi Jika Ada Selisih Persediaan?
Jika terdapat perbedaan antara data yang tercatat di sistem POS dan jumlah stok fisik yang tersedia, maka Anda perlu memperbarui data pada sistem POS.
Apakah penyebab selisihnya adalah kesalahan manusia? Kesalahan ini bisa saja terjadi saat menerima barang dari supplier, memindahkan stok ke tempat lain, atau saat melakukan perhitungan stok manual.
Dalam situasi ini, Anda mungkin perlu menyesuaikan kembali proyeksi persediaan dan estimasi pendapatan berdasarkan angka yang sebelumnya tidak akurat.
Apakah terjadi pencurian atau shrinkage (penyusutan stok)? Artinya, stok benar-benar hilang dan bukan hanya salah hitung.
Selain menyesuaikan proyeksi dan estimasi pendapatan, Anda mungkin juga perlu meninjau kembali anggaran untuk menambahkan langkah-langkah pencegahan pencurian.
Baca Juga: Tahapan dan Prosedur Audit Persediaan yang Harus Anda Ketahui
Metode Rekonsiliasi Inventaris
Metode rekonsiliasi inventaris dapat berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis dan jenis stok yang dikelola.
Berikut beberapa metode yang paling umum digunakan:
1. Rekonsiliasi Musiman
Rekonsiliasi musiman dilakukan dengan memeriksa jumlah persediaan sebelum memasuki musim puncak penjualan.
Misalnya, jika Anda menjual jas hujan, rekonsiliasi musiman membantu memastikan stok barang Anda cukup untuk memenuhi permintaan jas hujan yang diperkirakan meningkat.
Melakukan rekonsiliasi setiap musim juga membantu Anda menganalisis tren penjualan sehingga dapat mengoptimalkan jumlah stok di periode berikutnya.
2. Rekonsiliasi sewaktu-waktu (Arbitrary Reconciliation)
Metode ini dilakukan di luar jadwal tetap atau pola tertentu. Pemeriksaan bisa dilakukan saat periode bisnis sedang sepi untuk meminimalisir gangguan operasional, atau sebagai pengecekan mendadak jika ada dugaan pencurian.
Metode ini bersifat fleksibel dan memungkinkan Anda menemukan selisih persediaan lebih cepat.
3. Rekonsiliasi ABC
Rekonsiliasi ABC dilakukan dengan mengelompokkan persediaan ke dalam kategori A, B, dan C berdasarkan tingkat kepentingannya bagi bisnis.
- Kategori A: Barang dengan nilai atau kontribusi keuntungan tertinggi, sehingga memerlukan pengendalian paling ketat.
- Kategori B: Barang dengan nilai menengah, diperiksa secara berkala namun tidak sesering kategori A.
- Kategori C: Barang dengan nilai relatif rendah, sehingga frekuensi pemeriksaannya paling rendah.
Metode ini membantu bisnis memprioritaskan pengawasan pada produk yang paling berdampak terhadap profit.
Baca Juga: Mengetahui Analisis ABC dalam Manajemen Persediaan Bisnis
Bagaimana Cara Melakukan Rekonsiliasi Inventaris?
Berikut langkah utama dalam melakukan rekonsiliasi persediaan:
1. Pilih metode rekonsiliasi
Tentukan metode yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Jika proses rekonsiliasi cukup kompleks dan berpotensi mengganggu operasional, Anda dapat memilih metode sewaktu-waktu pada periode yang lebih tenang.
Jika Anda memiliki produk dengan tingkat profit tinggi yang bercampur dengan produk bernilai rendah, metode ABC bisa menjadi pilihan yang tepat.
2. Hitung seluruh persediaan
Lakukan penghitungan fisik terhadap seluruh stok yang tersedia di rak toko maupun gudang.
Untuk mempermudah proses, Anda dapat mengelompokkan stok berdasarkan lokasi, jenis produk, atau kategori tertentu.
Penghitungan dapat dilakukan secara manual atau menggunakan pemindaian barcode SKU (Stock Keeping Unit) jika sistem dan teknologi yang digunakan mendukung.
Tips: Gunakan software akuntansi terbaik seperti Kledo untuk melacak barang yang terjual secara otomatis. Kledo mencatat transaksi penjualan dan pembelian secara langsung sehingga jumlah persediaan akan terupdate secara sistematis.
3. Bandingkan stok fisik dengan catatan sistem
Bandingkan hasil penghitungan fisik dengan data persediaan yang tercatat dalam sistem akuntansi.
Dengan menggunakan software seperti Kledo, Anda dapat menghasilkan laporan stok secara instan untuk mengetahui jumlah barang tersedia, barang dalam pesanan, serta nilai total persediaan.
4. Identifikasi selisih
Identifikasi perbedaan antara jumlah stok fisik dan catatan sistem. Setelah itu, telusuri penyebabnya, apakah karena kesalahan pencatatan, kerusakan barang, kehilangan, atau faktor lainnya.
Lakukan perbaikan prosedur operasional agar masalah serupa tidak terulang.
5. Lakukan rekonsiliasi secara berkala
Lakukan rekonsiliasi persediaan secara rutin dan pastikan karyawan mendapatkan pelatihan yang memadai terkait prosedur pencatatan stok.
Jika Anda menggunakan software akuntansi seperti Kledo, penghitungan manual hanya perlu dilakukan secara berkala sebagai kontrol, karena sebagian besar data persediaan sudah tercatat secara real-time.
Baca Juga: Sistem Persediaan Periodik: Pengertian, Contoh, Manfaat & Tantangannya
Apa Manfaat Melakukan Rekonsiliasi Inventaris Secara Rutin?
Rutin melakukan rekonsiliasi inventaris dapat memberikan berbagai manfaat penting bagi bisnis, antara lain:
1. Mengidentifikasi pencurian atau kecurangan
Dengan membandingkan catatan persediaan dengan stok fisik yang tersedia di rak atau gudang, Anda dapat lebih cepat menemukan adanya selisih yang mencurigakan.
Jika ada indikasi pencurian atau kecurangan, Anda dapat segera melakukan investigasi dan menerapkan langkah pencegahan agar kejadian serupa tidak terulang.
2. Meningkatkan manajemen persediaan
Manajemen persediaan akan menjadi lebih efektif ketika Anda memahami jumlah stok yang sebenarnya tersedia.
Dengan data yang akurat, Anda dapat memastikan ketersediaan barang untuk memenuhi pesanan pelanggan tanpa risiko kelebihan atau kekurangan stok.
3. Menjadikan demand forecasting yang lebih akurat
Rekonsiliasi inventaris secara rutin memberikan data yang lebih akurat untuk melakukan peramalan permintaan.
Informasi ini membantu Anda mengambil keputusan pembelian ulang dengan lebih tepat, menyesuaikan tingkat stok, mempertimbangkan waktu pengiriman dari supplier, serta meminimalisir risiko kelebihan atau kekurangan pemesanan barang.
4. Data stok yang selalu terbarui
Tingkat persediaan yang selalu terbarui hanya dapat dicapai melalui pencatatan yang konsisten dan sistem yang terintegrasi.
Dengan software seperti Kledo, Anda dapat mengakses data persediaan secara real-time tanpa harus terlalu sering melakukan penghitungan manual.
Tanpa data stok yang akurat dan terkini, bisnis berisiko kehilangan peluang penjualan akibat kehabisan barang saat pelanggan melakukan pemesanan.
Baca Juga: Mengenal Sistem Inventory dalam Bisnis dan Tips Memilihnya
5 Tips untuk Memudahkan Proses Rekonsiliasi Inventaris
Berikut 5 tips agar proses rekonsiliasi inventaris yang biasanya melelahkan bisa menjadi lebih cepat dilakukan:
1. Tetap terorganisir
Mungkin terdengar seperti tips yang sederhana, tetapi menjaga toko dan gudang tetap rapi serta terorganisir sangatlah penting.
Ketika staf lebih mudah menemukan dan menghitung barang, proses perhitungan akan menjadi lebih cepat dan akurat.
Beberapa langkah yang bisa Anda lakukan antara lain:
- Mengatur tata letak toko berdasarkan kategori produk
- Memberi label yang jelas pada rak dan lokasi penyimpanan di gudang
- Memastikan setiap barang disimpan di lokasi atau departemen yang sesuai
Dengan sistem penyimpanan yang tertata, risiko kesalahan hitung dapat ditekan secara signifikan.
2. Pilih metode penghitungan yang tepat
Metode penghitungan stok yang Anda gunakan akan memengaruhi seberapa cepat dan akurat Anda menemukan selisih persediaan. Ingat, metode yang efektif untuk satu bisnis belum tentu cocok untuk bisnis lainnya.
Berikut beberapa metode yang dapat Anda pertimbangkan:
- Penghitungan berdasarkan volume penjualan: Produk dengan tingkat penjualan tinggi dihitung lebih sering dibandingkan produk yang pergerakannya lambat.
- Kelompok kontrol: Memilih sejumlah SKU tertentu dan menghitungnya beberapa kali dalam periode singkat untuk memastikan konsistensi.
- Sampling acak: Mengambil SKU secara acak untuk dihitung pada setiap siklus, dengan mengganti SKU yang diperiksa di setiap periode.
- Penghitungan berbasis peristiwa: Menghitung stok suatu SKU ketika mencapai tonggak tertentu, misalnya setiap tiga pesanan atau lima belas transaksi.
3. Gunakan teknologi yang tepat
Kesalahan manusia merupakan salah satu penyebab utama terjadinya selisih stok. Dengan dukungan teknologi yang tepat, bisnis dapat meningkatkan kecepatan sekaligus akurasi dalam penghitungan persediaan.
Menggunakan sistem POS dan software akuntansi yang terintegrasi akan sangat membantu. Misalnya, dengan memanfaatkan Kledo, Anda dapat mencatat transaksi penjualan dan pembelian yang otomatis memperbarui jumlah persediaan.
Saat barang terjual atau tercatat dalam sistem, stok akan langsung berkurang secara otomatis.
Dengan sistem yang saling terhubung, bisnis dapat mengelola stok toko fisik maupun penjualan online dalam satu platform.
4. Lakukan penghitungan stok secara berkala
Untuk menjaga keakuratan persediaan dan meminimalisir jumlah selisih yang perlu direkonsiliasi, penting untuk melakukan penghitungan stok secara rutin.
Daripada selalu melakukan penghitungan stok menyeluruh, Anda dapat melakukan penghitungan sebagian stok saja, namun dengan frekuensi yang lebih sering.
Karena penghitungan stok menyeluruh sangat memakan waktu, sebagian besar toko hanya melakukannya satu atau dua kali dalam setahun.
Dengan melakukan cycle count secara rutin, bisnis dapat memantau kondisi stok secara berkelanjutan dan lebih cepat menemukan akar penyebab penyusutan.
5. Bandingkan hasil rekonsiliasi
Setelah melakukan beberapa kali penghitungan, coba bandingkan hasil rekonsiliasi untuk melihat pola tertentu.
Misalnya, apakah ada satu produk atau kategori yang secara konsisten mengalami penyusutan? Hal ini bisa menjadi indikasi bahwa produk tersebut sering menjadi target pencurian.
Pastikan juga untuk meninjau laporan rekonsiliasi berdasarkan lokasi toko maupun secara keseluruhan.
Setiap lokasi bisa memiliki tingkat risiko yang berbeda. Selain itu, jika tidak semua cabang menggunakan teknologi atau sistem yang sama, kemungkinan kesalahan manusia di satu toko bisa lebih tinggi dibandingkan toko lainnya.
Membandingkan data antar lokasi akan membantu Anda mengatasi selisih persediaan secara lebih efektif daripada hanya mengandalkan hasil dari satu toko untuk mewakili keseluruhan bisnis.
Baca Juga: 13 Rekomendasi Software Manajemen Persediaan Terbaik untuk Bisnis
Contoh Rekonsiliasi Inventaris
Misalnya saja, ada sebuah bisnis retail fashion lokal yang memiliki dua cabang toko di Jakarta dan Bandung. Perusahaan tersebut sedang melacak stok jaket denim premium yang menjadi salah satu produk unggulannya.
Dalam sistem POS dan akuntansi, tercatat terdapat 80 unit jaket dengan total nilai persediaan sebesar Rp80.000.000 (harga per unit Rp1.000.000).
Masalah:
Namun, setelah dilakukan penghitungan fisik oleh staf toko dan gudang, ternyata hanya ada 75 unit yang tersedia.
Selisih lima unit ini berarti terdapat perbedaan nilai persediaan sebesar Rp5.000.000 yang memengaruhi laporan keuangan, khususnya nilai aset pada neraca.
Manajer persediaan kemudian menelusuri riwayat transaksi dan menemukan bahwa sistem mencatat penerimaan barang sebanyak lima unit dari supplier.
Namun, setelah ditelusuri lebih lanjut, ternyata barang tersebut tidak pernah benar-benar diterima karena kesalahan pengiriman dari pihak supplier.
Tim penerimaan barang telah menyetujui purchase order tanpa mencocokkan isi paket dengan dokumen pengiriman.
Solusi:
Untuk memperbaiki kesalahan tersebut, manajer memperbarui jumlah stok dalam sistem menjadi 75 unit agar sesuai dengan kondisi fisik.
Selain itu, perusahaan menghubungi supplier untuk meminta nota kredit atas barang yang tidak diterima.
Penyesuaian ini penting agar nilai aset persediaan pada laporan keuangan kembali akurat serta memastikan tim akuntansi menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) dengan benar.
Dengan rekonsiliasi yang tepat, laporan keuangan tetap mencerminkan kondisi bisnis yang sebenarnya dan pengambilan keputusan dapat dilakukan berdasarkan data yang valid.
Baca Juga: Nomor Lot Inventaris: Pengertian dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Rekonsiliasi persediaan secara rutin membantu Anda memahami jumlah stok yang sebenarnya serta mengurangi selisih yang berpotensi menimbulkan kerugian.
Namun, proses rekonsiliasi manual sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan pencatatan.
Dengan menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan terintegrasi seperti Kledo, Anda dapat memantau pergerakan stok secara real-time saat barang masuk dan keluar dari bisnis.
Sistem akan membantu Anda melacak jumlah stok yang tersedia, memantau produk terlaris dan kebutuhan restok, hingga mengelola pesanan penjualan dengan lebih terstruktur.
Yuk, coba Kledo lewat tautan ini!
- Rekonsiliasi Inventaris: Metode, Langkah, dan Manfaatnya - 10 Februari 2026
- Berapa Modal Membuka Usaha Angkringan? Simak Nominalnya! - 6 Februari 2026
- Bagaimana Cara Mengidentifikasi Peluang Bisnis? Ini Tipsnya! - 5 Februari 2026