Cara Terbaik Menghadirkan Pelayanan Prima dalam Sebuah Bisnis

Kepuasan pelanggan menjadi bagian penting dalam sebuah bisnis. Untuk mendapatkan kepuasan pelanggan ini, pemilik bisnis harus melakukan beberapa hal salah satunya adalah pelayanan prima.

Pelayanan prima ini sangat penting karena akan membuat pelanggan merasa senang dan tidak ragu untuk kembali membeli produk Kawan Kledo. Tapi apakah Kawan Kledo sudah mengetahu apa itu pelayanan prima dan bagaimana cara terbaik menghadirkannya dalam bisnis?

Buat Kawan Kledo yang ingin mengetahui pengertian dan cara menghadirannya di dalam bisnis, yuk simak artikel ini hingga selesai!

Pengertian Pelayanan Prima

Pelayanan prima merupakan upaya yang dilakukan oleh instansi, perusahaan, ataupun organisasi baik itu penyedia barang atau jasa dalam penyampaikan informasi, pelayanan, ataupun produk kepada konsumen dengan cara sebaik mungkin hingga konsumen tersebut merasa puas. Pelayanan prima ini meliputi sikap saat berhadapan dengan konsumen hingga bagaimana respon ketika konsumen membutuhkan bantuan atau ingin melakukan komplain.

Sebagai contoh bisnis Kawan Kledo memiliki produk yang berkualitas, namun produk yang berkualitas ini tidak ada artinya jika layanan yang diberikan ramah, tidak dapat diandalkan, atau slow respon, ini bisa membuat pelanggan merasa tidak nyaman dan Kawan Kledo bisa kehilangan pelanggan karenanya. Itulah salah satu alasan besar mengapa berinvestasi dalam layanan pelanggan merupaka kunci kesuksesan bisnis jangka panjang.

Layanan pelanggan yang hebat berarti mengikuti praktik terbaik seperti menghargai waktu pelanggan, memiliki sikap yang menyenangkan, dan menyediakan sumber daya yang berkualitas. Untuk lebih lengkapnya, berikut konsep dasar pelayanan yang dibituhkan dalam sebuah bisnis:

1. Cara Bersikap

Cara bersikap menjadi bagian yang sangat penting saat memberikan layanan kepada pelanggan. Ada beberapa cara bersikap yang harus Kawan Kledo miliki ketika memberikan pelayanan kepada pelanggan, yaitu ramah, sopan, berpikiran positif, menanyakan kebutuhan pelanggan, dan membuat pelanggan merasa nyaman.

Sikap yang diberikan Kawan Kledo kepada pelanggan merupakan penilaian awal bagi pelanggan untuk lanjut membeli atau tidak. Dengan bersikap baik pelanggan tidak akan ragu untuk balik ke tempat Kawan Kledo dan merekomendasikan produk Kawan Kledo ke orang lain.

2. Perhatian yang Diberikan

Memberikan perhatian kepada konsumen menjadi bagian yang tidak boleh ketinggalan untuk Kawan Kledo lakukan. Perhatian yang dimaksud di sini adalah menanyakan apa kebutuhan atau apa yang diinginkan oleh konsumen.

Memberikan perhatian ini dapat dilakukan ketika pelanggan masuk dan Kawan Kledo mengucapkan selamat datang seraya bertanya, “Apa yang dapat dibantu?” Pastikan juga Kawan Kledo atau karyawan memahami produk yang dijual agar bisa menjelaskan secara rinci kepada konsumen.

3. Tindakan yang Dilakukan

Selain memberikan perhatian, Kawan Kledo juga harus melakukan tindakan secara nyata agar bisa memberikan pelayanan prima. Apa sih yang dimaksud tindakan yang nyata ini?

Maksudnya dibandingkan hanya bicara, lebih baik dilakukan dengan tindakan seperti mencatat pesanan konsumen dengan baik, melakukan pengiriman tepat waktu dan rapi, dan memberikan kualitas terbaik untuk produk yang dijual.

4. Kemampuan yang Dimiliki

Selain sikap, kemampuan yang dimiliki ketika melayani konsumen juga menjadi bagian penting dalam memberikan pelayanan prima. Kemampuan ini antara lain kemampuan komunikasi, kemampuan dalam menjual, kemampuan dalam menyelesaikan masalah, manajemen kecemasan, dan kemampuan lainnya berhubungan dengan penggunaan teknologi seperti komputer, software, aplikasi, dan lainnya.

5. Penampilan

Pernah nggak sih Kawan Kledo melihat syarat berpenampilan menarik di lowongan pekerjaan. Meskipun bukan hal utama, penampilan juga mempengaruhi pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.

Kawan Kledo tidak harus rupawan, namun setidaknya berpenampilan rapi dan bersih, seperti menggunakan setelan. Dengan berpenampilan rapi dan menarik, bisa membuat suasana menjadi lebih nyaman.

6. Tanggung Jawab

Pelayanan prima pada dasarnya memiliki konsep utama bertanggung jawab. Tanggung jawab ini diberikan kepada Kawan Kledo yang memang bekerja sebagai pelayan konsumen dan membuat konsumen merasa puas.

Tanggung jawab ini merupakan bagian dasar dalam setiap pekerjaan, termasuk dalam berbisnis.

7. Simpati kepada Orang Lain

Terakhir, konsep dasar yang wajib ada dalam memberikan pelayanan prima adalah rasa simpati kepada orang lain. Simpati ini merupakan kemampuan Kawan Kledo dalam merasakan apa yang orang lain rasakan.

Sebagai contoh, ketika Kawan Kledo memiliki pelanggan ibu hamil atau lansia, ketika Kawan Kledo memiliki simpati kepada orang lain Kawan Kledo pasti akan mendahulukan ibu hamil atau lansia ini dibandingkan orang lain.

Manfaat Pelayanan Prima dalam Bisnis

Ada beberapa manfaat yang dimiliki pelayanan prima ini bagi suatu bisnis. Apa saja kira-kira manfaat tersebut? Berikut penjelasannya:

1. Pelayanan terbaik ini akan memberikan kepuasan dan meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap suatu bisnis.
2. Dapat dijadikan sebagai usaha untuk menjaga loyalitas dan tingkat retensi konsumen.
3. Pelayanan terbaik juga akan membantu konsumen dalam mengambil suatu keputusan ketika melakukan transaksi.
4. Konsumen bisa dengan mudah mengenal produk yang dipasarkan.
5. Dapat terhindar dari upaya penyalahgunaan wewenang terhadap konsumen.

Fungsi Pelayanan Prima dalam Bisnis

Selain memiliki beberapa manfaat, pelayanan prima atau yang disebut juga dengan excellent service ini juga memiliki beberapa fungsi untuk sebuah bisnis. Apa saja kira-kira fungsi excellent service ini?

1. Fungsi komunikasi, yaitu sebagai upaya memberikan informasi produk yang berkaitan dengan nilai dan manfaat yang akan didapatkan konsumen ketika melakukan pembelian suatu produk.
2. Fungsi ekonomi, yaitu dengan memberikan pelayanan terbaik maka bisnis juga akan mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
3. Fungsi penilaian, yaitu dengan layanan terbaik yang diberikan maka konsumen dapat memberikan nilai untuk kembali membeli atau menggunakan produk dari bisnis tersebut atau tidak.
4. Fungsi persaingan, yaitu dapat digunakan sebagai tolak ukur persaingan dengan bisnis lain. Hal ini dikarenakan beberapa bisnis lebih mengutamakan pelayanan terbaik dibandingkan kualitas produk yang dipasarkan.

Cara Terbaik Menghadirkan Pelayanan Prima dalam Sebuah Bisnis

Meskipun Kawan Kledo dapat menggunakan banyak metode yang berbeda untuk menyenangkan pelanggan dan membuat mereka memberikan kesan yang baik tentang layanan Kawan Kledo kepada teman-teman mereka. Berikut 10 cara terbaik untuk memberikan layanan prima kepada pelanggan yang dapat Kawan Kledo lakukan:

1. Kenali Produk

Sebagai agen dukungan pelanggan, Kawan Kledo akan menghabiskan sepanjang hari untuk memecahkan masalah yang dialami pelanggan. Jika ini berhasil Kawan Kledo lakukan, berarti Anda menjadi ahli produk.

Pengetahuan yang luas tentang produk merupakan keterampilan layanan pelanggan yang sangat penting. Idealnya, Kawan Kledo harus percaya pada produk Kawan Kledo, dapat mendeskripsikan fitur dan cara penggunaan produk dengan jelas, serta menunjukkan kepada pelanggan bagaimana produk tersebut dapat bermanfaat bagi mereka dan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh pelanggan.

Kawan Kledo memiliki tuga membantu pelanggan mendapatkan hasil maksimal dari pembelian mereka dan pelanggan mendapatkan nilai dari uang yang mereka keluarkan. Jadikan tujuan Kawan Kledo mempelajari produk adalah Kawan Kledo memukau pelanggan dengan memberikan rekomendasi terkait menggunakan fitur yang ada dalam produk.

2. Selalu Pertahankan Sikap Positif

Sikap yang Kawan Kledo berikan merupakan segalanya, dan sikap positif sangat membantu dalam memberikan layanan pelanggan yang sangat baik.

“Sikap yang benar mengubah pengalaman pelanggan yang negatif menjadi pengalaman pelanggan yang positif,” kata Flavio Martins, Wakil Presiden Operasi dan Layanan Pelanggan di DigiCert, Inc. Karena sebagian besar interaksi pelanggan tidak dilakukan secara tatap muka, sikap Kawan Kledo harus tercermin dalam bahasa dan nada suara.

Sangat mudah untuk salah mengartikan ketika Kawan Kledo melakukan komunikasi tertulis, baik itu melalui email, chating, atau tanggapan di kolom komentar. Tulisan Kawan Kledo bisa dianggap negatif hanya karena tanpa emoji.

Selain itu, otak juga menggunakan banyak sinyal untuk menafsirkan nada emosional orang lain, termasuk bahasa tubuh dan ekspresi wajah. Banyak orang yang salah menafsirkan emosi orang lain lewat bahasa tubuh, padahal sebenarnya tidak demikian.

Untuk itu, jangan takut untuk menggunakan emoji dalam menyampaikan kehangatan dan humor yang baik, atau angkat telepon jika Kawan Kledo menemukan email atau percakapan obrolan menjadi tegang.

3. Pecahkan Masalah secara Kreatif

Lebih dari 80% pelanggan menjadi emosional karena mereka mengalami layanan pelanggan yang buruk. Itulah mengapa Kawan Kledo harus berkembang dalam memecahkan masalah pelanggan dan menjadikannya bagian utama dari layanan yang diberikan karena akan selalu ada masalah untuk dipecahkan.

Sebagai contoh, semua orang telah mendengar tentang layanan pelanggan legendaris di Zappos. Misalnya, mereka pernah mengirim sepatu gratis pria terbaik malam sebelum pernikahan setelah pesanannya dikirim ke lokasi yang salah karena kesalahan oleh perusahaan pengiriman.

Zappos memecahkan masalah dan memberikan contoh layanan pelanggan yang sangat baik — mereka berhasil menyenangkan pelanggan dan memberikan pelanggan tersebut itu sebuah kisah yang tidak sabar untuk dibagikan.

Jangan takut untuk membuat pelanggan kagum saat Kawan Kledo berusaha memecahkan masalah untuk mereka. Kawan Kledo bisa memperbaiki masalah pelanggan dengan cara memenuhi kebutuhan mereka secara kreatif.

Dengan begitu Kawan Kledo akan menciptakan pelanggan yang berkomitmen pada bisnis Kawan Kledo dan produk yang Kawan Kledo pasarkan.

4. Tanggapi dengan Cepat

66% orang percaya bahwa menghargai waktu yang mereka miliki adalah hal terpenting dalam setiap pengalaman pelanggan online. Menyelesaikan pertanyaan pelanggan secepat mungkin adalah landasan layanan pelanggan yang baik.

Kecepatan harus menjadi esensi — terutama untuk permasalahan kecil yang tidak membutuhkan banyak waktu untuk diselesaikan. Dikatakan demikian karena layanan pelanggan yang hebat mengalahkan kecepatan dalam menanggapi pertanyaan pelanggan.

Pelanggan memahami bahwa kueri yang lebih kompleks membutuhkan waktu untuk diselesaikan. Ada perbedaan antara waktu yang Kawan Kledo perlukan untuk merespons dan kecepatan Kawan Kledo menyelesaikan masalah mereka.

Pelanggan tidak ingin mendekam dalam antrian yang panjang, tetapi mereka akan menghabiskan waktu sebanyak yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah mereka. Kawan Kledo juga harus melakukan hal yang sama.

Hubungi kembali pelanggan secepat mungkin, tetapi jangan terburu-buru untuk mengeluarkan mereka dari telepon atau menutup pesan tanpa menyelesaikan masalah sepenuhnya.

5. Personalisasi Layanan yang Diberikan

40% pelanggan mengatakan mereka menginginkan layanan yang lebih baik. Itu berarti mereka ingin merasa lebih dari sekadar nomor antrian.

Mereka marah ketika mereka tidak diperlakukan secara baik, menerima tanggapan yang tidak masuk akal, atau seperti dipukul bola tenis oleh orang yang berbeda.

Pelanggan ingin berinteraksi dengan seseorang — bukan perusahaan. Itu adalah bagian dari alasan mengapa banyak bisnis mengirim hadiah kepada pelanggan mereka di hari ulang tahun mereka.

Apakah Kawan Kledo tahu mengatahui informasi selain nama pelanggan, tetapi juga hari ulang tahun mereka? Bagaimana dengan minat atau hobi mereka? Bisakah Kawan Kledo membuat mereka tertawa?

Jelas tidak mungkin untuk melakukan ini untuk semua orang, tetapi keluar dari skrip dan memberikan layanan pribadi adalah cara penting untuk menunjukkan kepada pelanggan bahwa Kawan Kledo mengenal mereka dan peduli kepada mereka.

6. Bantu Pelanggan Menyelesaikan Masalah

Meskipun demikian, pelanggan tidak selalu ingin berbicara dengan seseorang untuk menyelesaikan masalah mereka — seringkali, mereka ingin segera menyelesaikan masalah mereka sendiri. Di antara konsumen, 81% berusaha untuk mengurus masalah sendiri sebelum menghubungi perwakilan langsung.

Penelitian lebih lanjut menunjukkan bahwa 71% menginginkan kemampuan untuk memecahkan sebagian besar masalah layanan pelanggan sendiri.

Layanan mandiri adalah cara yang terukur dan hemat biaya untuk membuat pelanggan senang — itulah pemikiran yang mengarah ke Help Scout’s Beacon, yang menempatkan konten bantuan di depan dan di tengah sehingga pelanggan dapat menemukan jawaban mereka sendiri.

7. Beri Dukungan pada Pelanggan

Pelanggan merupakan bagian paling integral dari bisnis Kawan Kledo, dan mereka datang sebelum keuntungan diperoleh. Perlakukan mereka seolah-olah mereka adalah raja, seperti pribahas yang sering kita dengar: pelanggan adalah raja.

Berikan dukungan kepada pelanggan secara penuh dan buatlah mereka seperti raja. Tanyakan apa yang mereka butuhkan dan berikan layanan sebaik mungkin. Dengan begitu mereka juga tidak ragu untuk mengeluarkan uang untuk produk Kawan Kledo dan memberikan keuntungan di bisnis Kawan Kledo.

8. Dengarkan Kebutuhan Konsumen

Cara kedelapan yang dapat Kawan Kledo dalam memberikan pelayanan prima adalah dengan mendengarkan kebutuhan konsumen. Tanyakan kepada mereka saat mereka datang apa yang bisa Kawan Kledo batu dan bantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Selain melakukannya saat konsumen datang, Kawan Kledo juga bisa melakukannya saat pelanggan terlihat kebingungan. Datangi mereka dan tanyakan apa yang dapat dibantu.

9. Jaga Sikap dan Ucapan

Selanjutnya, Kawan Kledo juga harus bisa menjaga sikap dan ucapan yang Kawan Kledo berikan kepada pelanggan. Menjaga sikap maksudnya di sini adalah Kawan Kledo bersikap sebaik-baiknya dan jaga ucapan Kawan Kledo kepala pelanggan.

Jangan sekali-kali mengucapkan sesuatu yang kasar atau menyinggung pelanggan. Bersikaplah sewajarnya dan dengan sopan, serta jagalah ucapan Kawan Kledo agar pelanggan merasa nyaman dan senang membeli produk Kawan Kledo.

10. Jangan Sungkan Membantu Konsumen

Selain jaga sikap dan jaga ucapan, Kawan Kledo juga jangan sungkan untuk membantu konsumen yang membutuhkan bantuan. Membantu konsumen ini merupakan bagian dari layanan utama yang dimiliki oleh suatu bisnis.

Ada banyak cara yang dapat Kawan Kledo lakukan untuk membantu konsumen. Sebagai contoh, perusahaan ekspedisi yang mendapatkan telepon dari pelanggan yang menanyakan keberadaan paket mereka.

Pastikan Kawan Kledo menanyakan permasalahan mereka dan membantu mereka untuk menyalurkan cabang ekspedisi dimana paket konsumen berada. Sebelum menutup sambungan telepon, jangan lupa untuk menanyakan kebutuhan konsumen lainnya.

Membantu konsumen ini juga harus dilakukan saat konsumen mengajukan komplain atas produk yang mereka beli. Terima komplain dari konsumen ini dan jelaskan apa yang bisa perusahaan berikan terhadap komplain yang konsumen ajukan.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai cara terbaik menghadirkan pelayanan prima dalam bisnis. Kawan Kledo bisa menggunakan cara-cara yang ada di atas agar bisnis Kawan Kledo bisa menghadirkan pelayanan prima dan membuat pelanggan puas.

Jangan lupa juga untuk mengelola keuangan Kawan Kledo dengan software akuntansi dari Kledo. Kledo merupakan software akuntansi yang memiliki berbagai fitur untuk memudahkan pengelolaan keuangan.

Dengan software akuntansi Kledo, Kawan Kledo dapat melakukan pengelolaan keuangan mulai dari invoice, purchasing, aset tetap, laporan, inventory, dan lainnya. Tunggu apa lagi, yuk daftar Kledo sekarang juga!